Làm thế nào để đánh giá là một sự kiện nào đó có thành công hay không

Đối với bất kì sự kiện nào, cho dù đó là hội nghị, hội thảo hay tiệc tất niên cuối năm (year end party),… để tổ chức sự kiện đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và kinh nghiệm. Do đó sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Đây là điều kiện cần thiết để đảm bảo cho sự kiện diễn ra được thành công tốt đẹp.

FS Event gợi ý cho bạn 10 bước cần thực hiện khi tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất và loại sự kiện cũng như quy mô, ngân sách, đối tượng tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh các sao cho phù hợp.

1. Thiết lập mục tiêu cho sự kiện

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là thiết lập các mục tiêu cho sự kiện. Các mục tiêu này càng rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch và kiểm soát sẽ dễ dàng hơn.

Thông thường mục tiêu sẽ do bộ phận marketing hoặc công ty tổ chức sự kiện đưa ra dựa trên bản yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty.

2. Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Dựa trên những mục tiêu đã đề ra để xác định quy mô tổ chức sự kiện và thành lập đội ngũ nhân sự cốt lõi. Trong bất kì sự kiện nào thì đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện.

Tổ chức một sự kiện cần có sự nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng của rất nhiều bộ phận có liên quan. Trong đó, quan trọng nhất là người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

3. Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

Ở bước này, thông thường sẽ theo kế hoạch marketing chung của công ty, nhưng cũng có lúc do đội sự kiện chủ động lập kế hoạch và đề xuất lên ban giám đốc.

Việc lựa chọn ngày và địa điểm cụ thể có thể được chỉ định trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:

• Xác định thời gian phù hợp lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
• Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
• Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.
• Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện

Cần khảo sát kĩ lưỡng địa điểm tổ chức sự kiện trước khi lựa chọn

4. Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện

Để có một sự kiện độc đáo và nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn để thu hút người tham gia. Và trước hết cần có một chủ đề thu hút và một cái tên sự kiện thật sự ấn tượng. Vì cái tên có thể là một điểm nhấn quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.

Lúc này, đội tổ chức sự kiện cần tập trung sáng tạo tên sự kiện. Tạo một tagline – một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện. Sau đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.

2. Số lượng đăng ký và vé bán được

Số liệu này chỉ đơn giản cho biết số lượng người tham dự đã mua vé và số người thực sự đã đến và đăng ký tại sự kiện của bạn. Nếu việc quảng bá sự kiện và liên hệ của bạn đến những người tham dự hoạt động tốt, hai con số sẽ rất giống nhau. Tuy nhiên, nếu hai con số cách xa nhau, bạn nên xem xét kỹ tất cả các hoạt động của mình và tìm ra đâu là nguyên nhân và lý do tại sao bạn mất những người này.

3. Số lượng khách hàng tiềm năng mới

Nếu mục tiêu của sự kiện là quảng bá sản phẩm, doanh nghiệp hoặc thương hiệu của bạn, bạn có thể đo lường số lượng khách hàng có được hoặc doanh số tăng như thế nào. Bạn phải xác định ý nghĩa của nhóm khách hàng tiềm năng này đối với công ty của bạn: Đó có thể là người đến từ một ngành, công ty cụ thể hoặc chỉ là người thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm của bạn. Sau đó, bạn có thể kiểm tra xem có bao nhiêu người tham dự trở thành khách hàng tiềm năng.

4. Khảo sát sau sự kiện

Cách tốt nhất để tìm hiểu cảm xúc của người tham dự về sự kiện này là thông qua các cuộc khảo sát. Bạn có thể hỏi những câu hỏi cụ thể như: Bạn thích địa điểm như thế nào? Bạn có thích thức ăn và cà phê không? Và để họ bỏ phiếu theo thang điểm từ 1-5. KPI của bạn có thể là tỷ lệ hài lòng mà bạn muốn đạt được trong từng khía cạnh của sự kiện. Bạn cũng có thể để lại một khoảng trống cho các bình luận trong trường hợp người tham dự không thích thứ gì đó để cải thiện cho lần tiếp theo.

5. Mức độ tương tác người tham dự

Nó không chỉ là sự hiện diện tại sự kiện, mà còn về hoạt động. Bạn có thể đo lường bao nhiêu câu hỏi mà người tham dự đã đặt ra, bao nhiêu đánh giá mà diễn giả của bạn nhận được hoặc có bao nhiêu người đang kết nối. Bạn có thể quan sát những thống kê này trong phân tích ngay sau đó.

6. Số lượng người tham dự quay trở lại

Chỉ số thú vị để đo lường tiếp theo chính là số lượng người tham dự quay lại các sự kiện của bạn. Con số này cho thấy mức độ phù hợp của nội dung đối với người tham dự và mức độ đánh giá cao sự kiện mà họ sẽ trở lại. Bạn có thể yêu cầu điền thông tin trong các mẫu đăng ký và đo lường tỷ lệ phần trăm của những người tham dự là những người trở về.

7. ROI (Tỷ lệ chi phí trên doanh thu)

Đây là một trong những chỉ số quan trong để đo lường hiệu quả của sự kiện. Lợi nhuận đầu tư cho bạn thấy sự kiện mang lại lợi nhuận như thế nào hay nói cách khác, mức độ thành công của các khoản đầu tư cụ thể. Bạn có thể tính ROI cơ bản bằng cách chia tổng chi tiêu cho tổng doanh thu được tạo sau sự kiện. Nếu chỉ số ROI là dương, có nghĩa tổng doanh thu lớn hơn tổng chi phí, đây chính là điều bạn cần đạt được. Bạn cũng có thể quan sát ROI cụ thể – ví dụ: liệu vé đã bán có bao gồm chi phí quảng cáo mà bạn đã bỏ ra để săn người tham dự hay không. Hãy nhớ đặt mục tiêu rõ ràng trước cho các khoản đầu tư cụ thể.

8. Chi phí cho mỗi người tham dự

Một thay thế cho ROI chính là tỷ lệ Chi phí trên mỗi người tham dự. Bạn có thể tính toán bằng cách lấy tổng chi phí chia cho số lượng người tham dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể đo chi phí cho việc quay trở lại của người tham dự bằng cách chia tổng chi phí marketing cho số người tham dự. Hãy suy nghĩ về tỷ lệ tối ưu trước và so sánh nó với các lợi nhuận thực tế.

9. Sự hài lòng của nhà tài trợ

Sự thành công của một sự kiện không chỉ dựa vào sự hài lòng của người tham dự. Sự hài lòng của nhà tài trợ cũng rất quan trọng vì các nhà tài trợ là những người tài trợ cho sự kiện này, khi khoản đầu tư tiền của họ đạt được một số kỳ vọng. Vì thế, bạn nên đo lường điều đó và đặt một số liệu để tìm hiểu xem sự kiện của bạn có đáp ứng mong đợi của họ hay không.

Có nhiều cách để đo lường giá trị này như thông qua các cuộc phỏng vấn, khảo sát, các cuộc họp đánh giá, v.v … Hãy nhớ rằng, bạn nên tìm cách thiết lập mối quan hệ lâu dài để tạo được sự tin tưởng với các nhà tài trợ cho các sự kiện tiếp theo. Hãy cởi mở để nhận phản hồi trung thực và cải thiện cách làm việc của bạn.

Đại diện thương hiệu Kid Plaza hài lòng và vui vẻ chụp ảnh cùng Team Backstage Event sau khi kết thúc sự kiện

Ý nghĩa của việc đo lường mức hiệu quả của sự kiện

Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn, có thể là sự nhận diện thương hiệu, số lượng người tham dự hoặc tối đa hóa doanh thu, bạn cần xác định KPI phù hợp và sau đó, đánh giá xem bạn đã đạt được tất cả các mục tiêu của mình hay chưa.

Bước đánh giá sau sự kiện được xem là việc làm vô cùng cần thiết để người tổ chức sự kiện có thể rút kinh nghiệm và đưa ra phương án triển khai tốt hơn cho những sự kiện kế tiếp. Biết được những thứ mà khách tham dự và đơn vị tham gia sự kiện muốn thay đổi hoặc cải thiện có tác động đến sự thành công của chương trình.

Theo Hạnh Phúc – Brandsvietnam

Xem thêm: