Trên giấy tờ, việc tính toán lợi nhuận cho một doanh nghiệp nhỏ thật dễ dàng. Bạn lấy doanh thu trừ đi chi phí và thế là xong. Lợi nhuận. Nhưng thực tế không đơn giản như vậy. Mỗi khi bạn mua khoảng không quảng cáo, giá có thể thay đổi
Vậy làm thế nào để bạn biết nên sử dụng giá nào khi thực hiện kế toán?
Bạn cần chọn một phương pháp kế toán hàng tồn kho và một trong những phương pháp phổ biến nhất là Phương pháp FIFO. Nhưng chính xác thì phương pháp FIFO là gì?
Phương pháp FIFO là gì?
FIFO là viết tắt của phương pháp quản lý hàng tồn kho First In, First Out, giả định rằng những sản phẩm đầu tiên bạn mua là những sản phẩm đầu tiên bạn bán. Nói cách khác, FIFO có nghĩa là những mặt hàng cũ nhất trên kệ của bạn là những mặt hàng đầu tiên hết
Phương pháp FIFO cung cấp cho bạn cách tính giá vốn hàng bán và tính xem phần còn lại của hàng tồn kho trị giá bao nhiêu.
Việc bạn có thực sự bán các mặt hàng của mình theo thứ tự đó hay không không quan trọng miễn là bạn sử dụng phương pháp đó để tính giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp và giá trị hàng tồn kho. Bằng cách đó, tất cả hàng tồn kho của bạn sẽ được hạch toán theo cùng một cách. Điều quan trọng nhất là phải nhất quán.
Tại sao nên sử dụng FIFO?
FIFO là phương pháp kế toán hàng tồn kho được sử dụng rộng rãi nhất. Nó yêu cầu lưu trữ ít hồ sơ hơn và cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh hơn về cách chi phí ảnh hưởng đến lợi nhuận gộp của bạn.
Tại sao vậy? . Vì vậy, FIFO là cách tốt nhất để phản ánh thực tế đó
Cách sử dụng FIFO
Bạn có thể sử dụng FIFO để tính xem chi phí sản xuất các mặt hàng mà bạn bán là bao nhiêu [i. e. , giá vốn hàng bán hoặc giá vốn hàng bán] và lợi nhuận gộp của bạn. Đầu tiên, bạn sẽ nhân chi phí của khoảng không quảng cáo cũ nhất của mình với số lượng đơn vị đã bán.
Ví dụ: giả sử bạn sở hữu một cửa hàng bán nến đặc biệt và hai đơn hàng tồn kho cuối cùng của bạn như sau
Lô Đơn vị Chi phí Lô 1100 đơn vị được đặt hàng Chi phí sản xuất mỗi đơn vị là $5 Chi phí sản xuất mỗi đơn vị Lô 250 đơn vị được đặt hàng Chi phí sản xuất mỗi đơn vị là $7
Bây giờ, giả sử bạn đã bán 110 cây nến với giá 20 đô la một chiếc hôm nay, mang lại cho bạn tổng doanh thu là 2.200 đô la trong ngày. Đây là cách bạn tính giá vốn hàng bán [COGS] bằng cách sử dụng FIFO.
Bạn sẽ cho rằng 100 cây nến đầu tiên đến từ đợt đầu tiên và 10 cây nến còn lại đến từ đợt thứ hai.
Giá vốn hàng bán [sử dụng FIFO] = [100 x $5] + [10 x $7] = $570
Sau đó, bạn có thể tính lợi nhuận gộp của mình, đó là doanh thu – giá vốn hàng bán. Khi bạn đưa chi phí $570 vào công thức lợi nhuận của mình, bạn sẽ nhận được
Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận gộp = $2.200 - $570 = $1.630
Điều này có nghĩa là bạn đã tạo ra 1.630 đô la tiền lãi bằng cách bán 110 cây nến.
Định giá hàng tồn kho với FIFO
Bên cạnh việc tính giá vốn hàng bán, bạn có thể sử dụng phương pháp kế toán FIFO để tính giá trị của hàng tồn kho còn lại [chưa bán], còn được gọi là định giá hàng tồn kho. Trong trường hợp đó, bạn sẽ nhân số tiền còn lại với giá gần đây nhất mà bạn đã trả cho nhà cung cấp của mình
Quay trở lại ví dụ trên, bạn còn 40 cây nến trong kho—50 cây nến được mua trong đợt hai trừ đi 10 cây nến bạn đã bán từ đợt đó. Bạn có thể tính số dư hàng tồn kho cuối kỳ bằng phương pháp FIFO như sau
Giá trị hàng tồn kho [sử dụng FIFO] = Số đơn vị còn lại x Chi phí đơn vị gần đây nhất
Giá trị hàng tồn kho [sử dụng FIFO] = 40 x $7 = $280
Hãy nhớ rằng bạn phải nhất quán với phương pháp kế toán hàng tồn kho của mình. Nếu bạn sử dụng FIFO để tính giá vốn hàng bán, bạn cũng nên sử dụng nó để định giá hàng tồn kho.
FIFO so với. LIFO
Khi sử dụng FIFO, bạn cho rằng các mục đầu tiên [i. e. , đồ lâu đời nhất] bạn mua là những thứ đầu tiên bạn bán. Mặt khác, phương pháp định giá hàng tồn kho LIFO sử dụng giả định dòng chi phí ngược lại. Vào Sau, Ra Trước. Nói cách khác, nếu bạn sử dụng LIFO, bạn cho rằng những mặt hàng mới nhất bạn mua là những mặt hàng đầu tiên bạn bán
Phương pháp LIFO hữu ích cho các doanh nghiệp có giá dễ bị lạm phát hơn, như cửa hàng tạp hóa, cửa hàng tiện lợi và hiệu thuốc. Ở những doanh nghiệp này, chi phí sản xuất tăng đều đặn thay vì dao động lên xuống.
Nếu chi phí của bạn luôn tăng, thì chi phí của các mặt hàng tồn kho gần đây cao hơn hàng tồn kho cũ. Vì vậy, bạn sẽ nhận được giá vốn hàng bán khi sử dụng LIFO cao hơn so với FIFO, vì các giao dịch mua gần đây của bạn sẽ đắt hơn. Tại sao lại là vấn đề đó?
Giá vốn hàng bán cao hơn có thể làm giảm lợi nhuận gộp của bạn, do đó, có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn. Vì vậy, có thể bạn nên sử dụng LIFO nếu bạn đang đối phó với lạm phát
Cách sử dụng LIFO
Hãy thử LIFO cho cùng một công ty nến đã bán 110 chiếc với giá 20 đô la mỗi chiếc. Trước tiên, chúng tôi sẽ sử dụng chi phí của lô gần đây nhất, điều đó có nghĩa là 50 cây nến có giá 7 đô la mỗi cây. Và 60 cái còn lại sẽ có giá $5.
Lô Đơn vị Chi phí Lô 1100 đơn vị được đặt hàng Chi phí sản xuất mỗi đơn vị là $5 Chi phí sản xuất mỗi đơn vị Lô 250 đơn vị được đặt hàng Chi phí sản xuất mỗi đơn vị là $7
COGS [sử dụng LIFO] = [50 x $7] + [60 x $5] = $650
Phương pháp LIFO mang lại cho chúng tôi giá vốn hàng bán là 650 đô la, trong khi FIFO mang lại cho chúng tôi 570 đô la.
Vậy tại sao sự khác biệt này thực sự quan trọng? .
Nếu bạn tính lợi nhuận gộp bằng cách sử dụng giá vốn hàng bán cao hơn là $650, bạn sẽ nhận được.
Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận gộp = $2.200 – $650 = $1.550
Phương pháp LIFO đã giảm lợi nhuận gộp của bạn từ $1.630 xuống còn $1.550. Mặc dù điều này nghe có vẻ tệ, nhưng nó không nhất thiết phải. Tổng thu nhập thấp hơn này làm giảm thuế kinh doanh của bạn.
Vì lý do đó, phương pháp LIFO không được phép sử dụng ở các quốc gia tuân thủ Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế [IFRS]. Nhưng ở U. S. , các doanh nghiệp tuân theo Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung [GAAP], cho biết bạn có thể sử dụng phương pháp LIFO để hạch toán hàng tồn kho.
Cuối cùng, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp kế toán LIFO để tính giá vốn hàng tồn kho còn lại. Trong ví dụ này, đó sẽ là.
Giá trị hàng tồn kho [sử dụng LIFO] = Chi phí hàng tồn kho cũ hơn x Số lượng đơn vị chưa bán
Giá trị hàng tồn kho [sử dụng LIFO] = 40 x $5 = $200
Nhược điểm của việc sử dụng FIFO là gì?
Vì FIFO dễ sử dụng hơn và được chấp nhận rộng rãi hơn nên đây là phương pháp kế toán hàng tồn kho phổ biến hơn so với LIFO. Nhưng nó có một vài nhược điểm tiềm năng
- Không phản ánh lạm phát. Nếu bạn đang kinh doanh trong một ngành mà giá cả tăng đều đặn, thì việc sử dụng phương pháp Nhập trước, Xuất trước có thể đánh giá thấp giá vốn hàng bán của bạn. Khi bạn trừ đi giá vốn hàng bán thấp hơn khỏi doanh thu của mình, bạn sẽ có lợi nhuận gộp cao hơn và lợi nhuận cao hơn có thể làm tăng thuế doanh nghiệp của bạn. Nói cách khác, FIFO có thể cho bạn tính toán lợi nhuận cao hơn, điều này có thể làm tăng thuế của bạn
- Khó đo lường lợi nhuận hơn. Vì bạn không theo dõi chi phí của từng lô hàng tồn kho cụ thể, nên việc tính toán lợi nhuận chính xác của bạn có thể khó khăn hơn. Bạn đang cho rằng mình bán hàng tồn kho cũ nhất trước, nhưng có thể không phải vậy. Nếu bạn muốn con số lợi nhuận chính xác, bạn sẽ phải theo dõi từng lô hàng tồn kho và thời điểm bạn bán một mặt hàng từ lô hàng đó, nhưng điều đó không khả thi đối với mọi doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao nhiều chủ doanh nghiệp chọn phương pháp giả định chi phí như FIFO hoặc LIFO
Các phương pháp định giá khác
Ngoài FIFO và LIFO, có hai phương pháp quản lý hàng tồn kho khác dành cho bạn. Chúng là định giá chi phí trung bình và theo dõi hàng tồn kho cụ thể.
Định giá chi phí trung bình
Định giá chi phí trung bình sử dụng chi phí trung bình của tất cả các lô của bạn để xác định giá vốn hàng bán cho từng đơn vị. So với FIFO và LIFO, điều này dễ dàng hơn một chút vì bạn sẽ sử dụng cùng một phép tính giá vốn hàng bán cho mỗi đơn vị hàng bán.
Nhưng nó không phù hợp với tất cả các loại sản phẩm. Đặc biệt có thể gây hiểu nhầm nếu bạn có nhiều loại sản phẩm khác nhau với chi phí sản xuất khác nhau. Ví dụ: nếu bạn bán hai mặt hàng và một mặt hàng có chi phí sản xuất là 2 đô la trong khi mặt hàng kia có chi phí sản xuất là 20 đô la, thì chi phí trung bình là 11 đô la không thể hiện tốt cả hai chi phí.
Định giá chi phí trung bình có thể hữu ích cho các công ty bán một lượng lớn sản phẩm tương tự, chẳng hạn như vỏ điện thoại di động. Tuy nhiên, nó không được IRS cho phép vì mục đích thuế
Theo dõi hàng tồn kho cụ thể
Theo dõi hàng tồn kho cụ thể, còn được gọi là phương pháp nhận dạng cụ thể, là phương pháp phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất trong cả bốn phương pháp vì nó liên quan đến việc sử dụng giá vốn hàng bán thực tế cho mỗi sản phẩm được bán. Nó chỉ có thể được sử dụng khi bạn biết giá của tất cả các thành phần của sản phẩm và có thể theo dõi chi phí của chúng.
Một doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ phương pháp này sẽ là đại lý xe hơi. Họ có số lượng hàng tồn kho hạn chế và mỗi chiếc xe có các tính năng và thông số kỹ thuật khác nhau ảnh hưởng đến chi phí và giá cả của nó. Trong trường hợp đó, việc theo dõi chi phí và doanh thu của từng đơn vị cụ thể sẽ dễ dàng hơn
Kế toán hàng tồn kho và báo cáo tài chính của bạn
Tính giá vốn hàng bán giúp bạn hiểu được mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Đối với chủ doanh nghiệp, thông tin này hữu ích trong việc lập kế hoạch cho tương lai, dự báo doanh số bán hàng và đưa ra quyết định về sản phẩm và giá cả
Nhưng kế toán hàng tồn kho không chỉ vì lợi ích của riêng bạn. Đây là bước cần thiết để tính thuế thu nhập doanh nghiệp và lập báo cáo tài chính.
Cụ thể, bạn sẽ cần tính giá trị của khoảng không quảng cáo chưa bán để liệt kê nó dưới dạng tài sản trên bảng cân đối kế toán của mình. Đối với tổng giá vốn hàng bán của bạn, đó là một dòng trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của bạn, giúp bạn tìm ra bao nhiêu phần trăm doanh thu của bạn được coi là lợi nhuận gộp
Lựa chọn phương pháp kế toán chi phí
Tổng cộng, có bốn phương pháp tính chi phí hàng tồn kho mà bạn có thể sử dụng để định giá và quản lý hàng tồn kho. Trong số bốn, FIFO cho đến nay được sử dụng rộng rãi nhất. Nó được chấp nhận bởi cả U. S. và các chuẩn mực kế toán quốc tế, đồng thời giúp các doanh nghiệp biết được họ đang chi tiêu bao nhiêu cho hoạt động sản xuất
Bạn có thể tự do lựa chọn hệ thống khoảng không quảng cáo phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình, nhưng GAAP yêu cầu bạn phải nhất quán. Nói cách khác, nếu bạn chọn FIFO, bạn phải sử dụng nó cho giá vốn hàng bán và định giá hàng tồn kho. Và bạn cũng phải sử dụng phương pháp tương tự cho các kỳ kế toán trong tương lai.
Nếu bạn muốn thay đổi từ phương pháp định giá hàng tồn kho này sang phương pháp định giá hàng tồn kho khác, bạn phải xin phép IRS bằng cách nộp Biểu mẫu 3115, Đơn xin Thay đổi Phương pháp Kế toán
Bây giờ bạn đã biết tất cả những gì về FIFO, tất cả những gì còn lại phải làm?