PO là thuật ngữ không quá xa lạ trong ngành xuất nhập khẩu. Đây là loại chứng từ rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, để hiểu sâu về PO là gì thì hãy cùng Vietnix tìm hiểu những thông tin về PO qua bài viết dưới đây nhé.
PO là gì?
PO là cụm từ viết tắt của thuật ngữ Purchase order, là khái niệm về đơn đặt hàng. PO là chứng từ thương mại được người mua gửi đến cho người bán nhằm ủy quyền cho phép mua hàng trong quá trình giao dịch mua bán quốc tế. Purchase order là một hợp đồng ràng buộc giữa người mua và người bán trao đổi hàng hóa.
PO là gì?Trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó thì đây cũng được xem một bản hợp đồng, nếu có ghi rõ những ràng buộc pháp lý giữa hai bên.
>> Xem thêm: 7 bước xây dựng quy trình bán hàng hoàn hảo cho doanh nghiệp
PO có tác dụng và ý nghĩa gì?
Đây chẳng những là một chứng từ quan trọng mà còn có ý nghĩa lớn đối với doanh nghiệp. Vì PO được dùng để kiểm tra, đánh giá những vấn đề phát sinh liên quan tới đơn hàng.
Đồng thời, nếu như hàng không được giao đúng thỏa thuận ban đầu thì cả bên bán lẫn bên mua có thể sử dụng PO để giải quyết.
Bên cạnh đó, PO còn cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm vận hành, tài chính và mua sắm. Điều này sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá và đưa ra một kế hoạch chi tiêu cụ thể và hợp lý hơn.
Purchase Order có tính chất ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp giữa người mua và người bán không có hợp đồng chính thức. Ngoài ra, PO là một trong những yếu tố quan trọng
Những nội dung chính có trong PO
Mỗi PO thường có đủ những thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng, điều kiện giao hàng, đơn giá, việc thanh toán, bao bì, cam kết các bên, thời hạn,…
Tất nhiên, ngoài những thông tin cần thiết thì mỗi một PO sẽ có thêm những thông tin phụ khác nhau. Điều này tùy thuộc vào việc trao đổi giữa hai bên mua và bán.
Các nội dung cơ bản thường gặp trên PO là gì:
- Number and date [số và ngày].
- Seller/ Buyer: Name, contact, tel/ fax [thông tin người bán, người mua].
- Goods description/ Commodity/ Product [mô tả hàng hóa].
- Quantity [số lượng].
- Specifications/ Quality [chất lượng, thông số kỹ thuật].
- Unit price [đơn giá].
- Total amount [giá trị hợp đồng].
- Payment terms [điều kiện thanh toán].
- Incoterms [điều kiện giao hàng].
- Special instruction [Các điều kiện đặc biệt như discount, FOC,…].
- Signature [chữ ký].
Quy trình sử dụng PO
Đối với mỗi ngành nghề thì quy trình sửa dụng PO sẽ khác nhau. Dưới đây, Vietnix sẽ tổng hợp quy trình chung các bước sử dụng và tạo PO, cụ thể như sau:
- Bước 1: Trước tiên, bên mua cần tìm hiểu, lựa chọn và đưa ra quyết định mua sản phẩm hay dịch vụ nào đó cho công ty.
- Bước 2: Khi bắt đầu quá trình mua hàng, bên mua sẽ tiến hành xuất PO cho bên bán.
- Bước 3: Ngay khi nhận được PO, bên bán cần phản hồi xem có thể đáp ứng được đơn đặt hàng theo yêu cầu hay không. Trong trường hợp vì một lý do nào đó mà không đủ điều kiện để đáp ứng thì lập tức PO sẽ bị hủy.
- Bước 4: Còn trong trường hợp xác nhận thực hiện được giao dịch này thì bên bán sẽ chuẩn bị và lên lịch sản xuất dựa theo số lượng và tiến độ đã ghi trên PO.
- Bước 5: Sau khi đã hoàn thành số lượng theo PO, bên bán có thể tự thực hiện hoặc tìm một đơn vị vận tải để vận chuyển hàng hóa đến người mua.
- Bước 6: Sau đó, bên bán cần tạo hóa đơn cho đơn hàng. Đồng thời, trong hóa đơn phải có số PO nhằm đảm bảo tính chuẩn xác của thông tin.
- Bước 7: Cuối cùng, khi bên mua nhận được hàng và kiểm tra mọi thông tin thì sẽ tiến hàng thanh toán theo những điều khoản mà hai bên đã quy định trước đó.
Cách quản lý PO hiệu quả
Bởi vì PO là một chứng từ rất quan trọng đối với các công ty kinh doanh các mặt hàng hóa. Do đó việc quản lý Purchase Order cần có sự thận trọng và rõ ràng để tránh các rủi ro trong quá trình làm việc với các nhà cung cấp:
- Để việc mua sắm hiệu quả và dễ dàng hơn thì hồ sơ của các nhà cung cấp cần phải được quản lý một cách rõ ràng.
- Hồ sơ và tài liệu cần được quản lý đúng cách tránh gây ra các tình trạng thất thoát hay nhầm lẫn khi kiểm toán.
- Quá trình hủy PO cũng cần phải được thực hiện một cách rành mạch và rõ ràng. Do đó, nếu bạn muốn hủy PO thì cần phải có những thông tin quan trọng như lý do hay chữ ký phê duyệt thì mới có thể hủy được.
- Tuy nhiên nếu PO của bạn bị hủy thì cũng cần được lưu trữ cùng với các tài liệu có liên quan tránh những vấn đề phát sinh khác.
Nhằm đảm bảo khả năng lưu trữ và quản lý được tối ưu hóa hiệu quả thì các đơn đặt hàng hay nhập hàng ở các cửa hàng lẻ cũng cần phải được kiểm soát trên các phần mềm quản lý bán hàng.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đánh giá được hiệu quả bán hàng theo từng nhà cung cấp khác nhau nhờ vào các bảng báo cáo trên phần mềm.
Việc này giúp cho quá trình theo dõi nhu cầu của khách hàng tốt hơn. Từ đó, người quản trị có thể lên kế hoạch nhập hàng một cách phù hợp nhất.
Sự khác nhau giữa Invoice và PO
Bạn đã biết sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì hay chưa? Cùng theo dõi tiếp bài viết này để Vietnix chia sẻ nhé!
Invoice là loại chứng từ được người bán xuất khi thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa.
Mặc dù có nhiều bạn vẫn còn nhầm tưởng PO và hóa đơn là như nhau. Tuy nhiên, trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định qua một số vấn đề sau:
- PO sẽ được bên mua chuẩn bị khi họ có nhu cầu đặt hàng với bất kỳ nhà cung cấp nào. Trong khi đó, hóa đơn được tạo ra với mục đích lưu trữ giao dịch và nhằm yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đó đã được xuất kho gửi đến người mua.
- Nếu như hóa đơn được gửi cho bên mua thì PO sẽ được gửi cho bên người bán.
- PO được chuẩn bị khi người mua có nhu cầu đặt hàng. Trong khi đó, hóa đơn được xuất ra khi quá trình mua hàng hoàn tất.
- Thông thường trong PO sẽ để rõ những thông tin về hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Còn các hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kết toán.
Lợi ích của PO là gì?
PO [đơn đặt hàng] cung cấp tài liệu chính xác về những gì đã được đặt hàng trong trường hợp có tranh chấp. PO liệt kê mô tả mặt hàng, số lượng, giá cả, chiết khấu, hướng dẫn giao hàng nếu có và ngày đặt hàng. Điều này để lại ít sai sót hơn so với một mệnh lệnh bằng lời nói.
PO hoạt động như thế nào?
Đơn đặt hàng có chức năng như một hợp đồng ràng buộc pháp lý giữa người mua và người bán, đảm bảo rằng người mua sẽ thanh toán cho người bán khi nhận được hàng hóa được yêu cầu .
Hệ thống đặt hàng cung cấp cho người bán sự bảo vệ hợp pháp trong việc bán hàng, trong trường hợp người mua không thanh toán khi đơn đặt hàng đã được hoàn
thành.
Lời kết
Bài viết trên đây tổng hợp những nội dung PO mà Vietnix muốn gửi đến bạn. Chắc hẳn, đến đây bạn đã có câu trả lời PO là gì hay Purchase Order là gì. Hy vọng những chia sẻ của Vietnix sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích cho mình. Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết sau của Vietnix.