Quy trình điều hành chương trình du lịch là gì năm 2024

Du lịch luôn nằm trong những ngành có tiềm năng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, thu hút nhiều du khách trong nước và quốc tế. Điều này mở ra một cơ hội lớn cho các ngành nghề liên quan đến du lịch, đặc biệt là điều hành tour. Vậy cụ thể điều hành […]

Du lịch luôn nằm trong những ngành có tiềm năng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, thu hút nhiều du khách trong nước và quốc tế. Điều này mở ra một cơ hội lớn cho các ngành nghề liên quan đến du lịch, đặc biệt là điều hành tour. Vậy cụ thể điều hành tour là gì? Người làm công việc điều hành tour du lịch sẽ làm những công việc gì? Bài viết dưới đây, trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn sẽ giải đáp tất tần tật các thông tin về ngành nghề này để giúp bạn có thêm định hướng nghề nghiệp trong tương lai.

Điều hành tour là gì?

Đối với các bạn học sinh, sinh viên hứng thú với ngành du lịch có thể sẽ có những thắc mắc liên quan về lĩnh vực này như điều hành tour là gì hay nhân viên điều hành tour là ai? Nhân viên điều hành tour là những người chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho chuyến đi hay tham quan cả trong và ngoài nước cho một tour nào đó. Họ là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, làm visa, mua vé vận chuyển… đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng, theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch.

Bên cạnh đó, nhân viên điều hành tour còn phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các công việc thanh toán với các doanh nghiệp gửi khách và các nhà cung cấp dịch vụ. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch nhằm đảm bảo các chương trình du lịch diễn ra một cách hoàn hảo nhất.

Nhân viên điều hành tour chịu trách nhiệm triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình du lịch

Công việc của nhân viên điều hành tour du lịch là gì?

Để hiểu rõ công việc của điều hành tour là gì, chúng ta cần biết, nhân viên điều hành tour được xem là người đại diện cho các công ty lữ hành để triển khai chương trình du lịch và họ sẽ thực hiện các công việc bao gồm:

• Làm việc trực tiếp với khách hàng, giới thiệu, đàm phán và thuyết phục về các dịch vụ của công ty, từ đó đi đến việc ký kết hợp đồng.

• Xây dựng chương trình du lịch, lên kế hoạch chi tiết cho từng chương trình, hoạt động để tạo nên trải nghiệm du lịch tốt nhất.

• Đàm phán và hợp tác với các đối tác cung cấp dịch vụ như địa điểm tham quan, nhà hàng, khách sạn,… để đảm bảo chất lượng dịch vụ và giá cả tốt nhất cho tour.

• Phân công nhiệm vụ cho Hướng dẫn viên Du lịch, theo sát và cập nhật thông tin để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi.

• Luôn cập nhật xu hướng mới, nghiên cứu đối thủ, thị trường, thị hiếu khách hàng để đưa ra chiến lược phù hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

• Lập báo cáo hoạt động hàng tuần, hàng tháng và đề xuất các phương án mới để nâng cao hiệu quả và phát triển dịch vụ của công ty.

Nhân viên điều hành tour là người đại diện cho các công ty lữ hành để triển khai chương trình du lịch

Quy trình điều hành tour du lịch

Quy trình làm việc của điều hành tour là gì, diễn ra như thế nào? Để đảm bảo một chuyến đi du lịch diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo, quy trình điều hành tour du lịch cần được chuẩn bị kỹ càng từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc chuyến đi. Dựa vào kế hoạch đã đề ra, những nhà điều hành tour phối hợp với các bộ phận để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra theo đúng lộ trình. Cụ thể, nghiệp vụ điều hành tour du lịch cơ bản diễn ra như sau:

Chuẩn bị tour du lịch

Trong quy trình điều hành tour, bước chuẩn bị ban đầu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trước khi tour du lịch diễn ra. Ngoài việc lên lịch trình rõ ràng, nhân viên điều hành tour du lịch cần chuẩn bị:

• Đặt các yêu cầu vận chuyển: Để tiến hành đặt các yêu cầu vận chuyển phục vụ cho chuyến tham quan của khách, công ty lữ hành cần có những bước chuẩn bị chu đáo từ khảo sát, tìm hiểu, phân loại các loại hình, điều kiện giao thông trên tuyến điểm, tại điểm tham quan sắp diễn ra. Hiểu rõ về những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không, đường bộ, đường thuỷ và đường sắt ở Việt Nam và nước ngoài.

• Đặt các yêu cầu về lưu trú, ăn uống cho tour: Căn cứ vào điều kiện thực tế về cơ sở lưu trú tại điểm du lịch cũng như nhu cầu và đặc điểm của khách du lịch mà doanh nghiệp lữ hành sẽ lựa chọn cơ sở lưu trú phù hợp.

• Đặt các yêu cầu về tham quan: Khách du lịch có thể mua chương trình du lịch trọn gói hoặc chương trình du lịch từng phần của công ty du lịch. Sau khi bàn bạc đi đến thống nhất chương trình du lịch, công ty lữ hành sẽ tiến hành đặt các yêu cầu tham quan phù hợp với yêu cầu của khách theo lịch trình đã ký kết để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi nhất.

• Đặt các yêu cầu khác: Ngoài các dịch vụ khách du lịch thường sử dụng như dịch vụ hướng dẫn, dịch vụ mua sắm, dịch vụ vui chơi giải trí… thì còn có nhiều dịch vụ khác cần tìm hiểu (ngân hàng, y tế, cứu hộ, bảo hiểm…), điều đó giúp doanh nghiệp lữ hành chủ động hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách du lịch, trong việc xử lý các tình huống và là cơ sở để doanh nghiệp lữ hành đưa ra mức chất lượng phục vụ cao.

• Sắp xếp hướng dẫn và lái xe.

• Theo dõi cập nhật thông tin và xử lý tình huống.

• Lập danh sách bảo hiểm chi tiết để đề phòng với rủi ro và những tình huống bất ngờ có thể xảy ra như tai nạn, thời tiết xấu, sự cố về chuyến bay,…

• Liên hệ và trao đổi với các bên cung cấp dịch vụ khách sạn, ăn uống, điểm vui chơi,…

• Sắp xếp và chuẩn bị các điểm đón và trả khách sao cho thuận tiện nhất.

• Chuẩn bị thông tin chi tiết về phương tiện đi lại, từ thời gian di chuyển đến số điện thoại liên hệ của các đối tác vận chuyển.

• Lập phiếu thanh toán tạm ứng trước các hạng mục cần thiết, các chứng từ dịch vụ và bảng xác nhận dịch vụ.

Nhân viên điều hành tour phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thủ tục liên quan đến tour

Thực hiện tour

Nhân viên điều hành tour phải luôn theo sát và xử lý mọi vấn đề để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho du khách. Dưới đây là những điều quan trọng mà một nhân viên điều hành tour cần lưu ý:

• Kiểm tra kỹ tất cả các thông tin trước giờ khởi hành khoảng vài tiếng đồng hồ.

• Kiểm tra và chuẩn bị các thủ tục tạm ứng trước.

• Làm việc lại với hướng dẫn viên du lịch một lần nữa.

• Liên tục hỗ trợ và làm việc với hướng dẫn viên du lịch để đảm bảo thông tin và hoạt động của tour diễn ra đúng như kế hoạch.

• Theo dõi tiến trình chuyến tham quan để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đáp ứng mong đợi của du khách.

• Hỗ trợ và xử lý kịp thời các tình huống cấp bách có thể xảy ra.

• Dự tính và chuẩn bị kế hoạch thay thế trong trường hợp xảy ra sự cố (nếu có).

Kết thúc và tập hợp, làm báo cáo

Sau khi kết thúc chuyến du lịch, nhiệm vụ của nhân viên điều hành tour là hoàn thành các bước cuối cùng và làm các thủ tục lên cấp trên. Thông thường, nhân viên phải báo cáo tài chính và mức độ hài lòng của du khách và sau đó, bạn sẽ nhận được lời khuyên và những chỉ đạo mới từ ban quản lý điều hành tour du lịch. Những công việc của một người điều hành tour cần làm sau khi kết thúc tour đó là:

• Lập bản tóm tắt, liệt kê các địa điểm đã đến và chi phí thực tế đã phát sinh trong quá trình tour diễn ra.

• Viết nhật ký du lịch để lưu lại kinh nghiệm.

• Thực hiện quyết toán với phòng kế toán dựa trên bảng chi phí đã kê khai (kể cả một số chi phí phát sinh nếu có).

• Lập bảng thu thập phản hồi ý kiến của du khách để đánh giá mức độ hài lòng, ghi nhận phản hồi và đóng góp từ khách hàng để cải thiện dịch vụ trong tương lai.

Nhân viên điều hành thu thập ý kiến khách hàng sau khi tour kết thúc

Những kỹ năng cần có của một nhân viên điều hành tour du lịch

Sau khi đã hiểu rõ điều hành tour là gì cũng như công việc và quy trình ở nội dung trên, vậy tiếp theo, để điều hành tour giỏi cần phải có những kỹ năng nào? Bạn cần phải có sự hiểu biết, kiến thức và kỹ năng để tổ chức và quản lý công việc hiệu quả cũng như mang đến cho khách hàng sự hài lòng. Dưới đây là một vài kỹ năng cơ bản mà nhân viên điều hành tour du lịch cần có:

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với những người muốn làm nghề điều hành tour. Từ việc tương tác với đồng nghiệp, phân chia công việc, lập kế hoạch triển khai cho đến việc thuyết phục khách hàng, tất cả đều đòi hỏi khả năng giao tiếp xuất sắc. Ngoài ra, giao tiếp và đàm phán với nhà cung cấp, đối tác là một phần không thể thiếu. Quá trình này đảm bảo các vấn đề về di chuyển, ăn uống, vui chơi giải trí được thực hiện theo đúng quy trình đã được đề ra trong kế hoạch điều hành tour.

Một nhân viên điều hành tour du lịch cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt

Kỹ năng tổ chức

Để các chuyến du lịch hoặc tham quan diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả, người làm nghiệp vụ điều hành tour cần phải có kỹ năng tổ chức vững vàng. Xây dựng kế hoạch cho từng phần của chuyến đi từ việc chọn địa điểm, lịch trình, hoạt động, đến việc quản lý ngân sách và tài chính. Phân chia thời gian hiệu quả giữa các địa điểm và các hoạt động trong chuyến đi để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch. Sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh và có khả năng tìm ra giải pháp nhanh chóng để giải quyết chúng một cách linh hoạt.

Kỹ năng xử lý tình huống

Xử lý tình huống là kỹ năng không thể thiếu trong quy trình điều hành tour du lịch. Trong khi thực hiện các hoạt động du lịch, sẽ không tránh khỏi các vấn đề phát sinh hay phàn nàn từ khách hàng mà Tour Operator phải đứng ra giải quyết. Lúc này, điều quan trọng nhất là nhân viên điều hành tour phải giữ được sự bình tĩnh trong mọi tình huống. Việc này giúp sẽ giúp bạn nhìn nhận vấn đề và tìm ra nguyên nhân cũng như giải pháp phù hợp để xử lý kịp thời.

Kỹ năng xử lý tình huống rất cần thiết trong ngành du lịch nói chung và nhân viên điều hành tour nói riêng

Kỹ năng ngoại ngữ

Trong ngành du lịch, việc tiếp xúc với đa dạng khách hàng, đặc biệt là du khách nước ngoài sẽ diễn ra thường xuyên. Đây là lý do tại sao khả năng sử dụng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, trở thành một kỹ năng quan trọng và không thể thiếu nếu bạn muốn phát triển trong lĩnh vực này. Sử dụng thành thạo tiếng Anh không chỉ giúp bạn tương tác và tư vấn khách hàng một cách dễ dàng mà còn tạo sự tin tưởng và thoải mái cho họ trong quá trình trải nghiệm du lịch.

Khả năng chịu được áp lực tốt

Trách nhiệm của một Tour Operator là vô cùng lớn và đòi hỏi họ phải đối mặt với nhiều tình huống phức tạp hàng ngày. Vì vậy, áp lực công việc là điều không thể tránh khỏi khi làm việc trong ngành du lịch. Để đối phó với áp lực này và hoàn thành tốt công việc, nhân viên điều hành tour cần có khả năng quản lý thời gian và công việc một cách khoa học. Việc sắp xếp công việc một cách hợp lý và có hệ thống giúp tránh được tình trạng chồng chéo công việc, từ đó tối ưu năng suất làm việc và giảm bớt áp lực.

Mức thu nhập của nhân viên điều hành tour du lịch

Mức thu nhập của nhân viên điều hành tour du lịch sẽ khác nhau tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân. Theo đó, một nhân viên điều hành tour chưa có kinh nghiệm sẽ có thu nhập thấp hơn những nhân viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành từ 2 năm trở lên. Mức thu nhập trung bình của một người điều hành tour sẽ dao động từ 5 – 7 triệu đồng/tháng (chưa có kinh nghiệm) và 8 – 10 triệu đồng/tháng nếu đã có kinh nghiệm làm việc ít nhất từ 2 năm.

Ngoài mức lương cơ bản, khi theo đuổi nghề điều hành tour du lịch, bạn còn có thể tăng thêm thu nhập dựa vào các khoản thu nhập bổ sung như phụ cấp, hoa hồng từ doanh số, tiền tips từ khách hàng hoặc các khoản tiền thưởng. Tuy nhiên, các khoản thu nhập này sẽ thường phụ thuộc vào chính sách của từng công ty du lịch.