Sáng kiến kinh nghiệm của kế toán trường THCS
|
Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động thu chi của các doanh nghiệp, cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp. Nước ta đang trong quá trình hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới đòi hỏi các cơ quan công quyền phải giảm các thủ tục hành chính, tiết kiệm chi tiêu. Do đó, công tác kế toán với công cụ hữu hiệu trong việc xác định đúng đắn việc chi tiêu và quản lý chặt chẽ các khoản chi hoạt động thường xuyên đã góp phần không nhỏ vào việc giảm tải bội chi cho Ngân sách Quốc gia. Kế toán còn là một công cụ khoa học về quản lý kinh tế và là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính; đặc biệt trong nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế, thì vai trò của kế toán càng được thể hiện rõ. Công tác tổ chức kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước, có chức năng hệ thống thông tin toàn diện, liên tục, có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng Ngân sách, quỹ, tài sản công của các đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng ngân sách Nhà nước. Công tác tổ chức kế toán hành chính sự nghiệp không những có vai trò quan trọng trong quản lý ngân sách hoạt động của từng đơn vị mà còn rất cần thiết và quan trọng trong quản lý ngân sách Quốc gia. Với tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán như trên tôi quyết định chọn đề tài với tiêu đề: “Công tác tổ chức kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai ”. Nghiên cứu công tác tổ chức kế toán nhằm mục đích tìm hiểu về công tác tổ chức kế toán của đơn vị, xem công tác tổ chức kế toán ở đây đã khoa học, hợp lý và hiệu quả chưa, từ đó đề xuất những biện pháp để giải quyết. Nghiên cứu công tác tổ chức kế toán trong phạm vi trường Trung học phổ thông Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai. Trình bày lý do lựa chọn đề tài, mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của công tác tổ chức kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai. Trình bày lịch sử, quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Trung học phổ thông Tam Phước.
Phần nội dung là cơ sở lý luận, trình bày những vấn đề lý thuyết liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Các phương pháp nghiên cứu: Thu thập số liệu; phân tích tổng hợp.
Kết quả công tác tổ chức kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai .
– Kết quả mà khóa luận đạt được và đưa ra những đề nghị phải thực hiện. Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước, có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục, có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng Ngân sách Nhà nước, quỹ, tài sản công ở các đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng Ngân sách Nhà nước. Kế toán hành chính sự nghiệp không những có vai trò quan trọng trong quản lý ngân sách hoạt động của từng đơn vị mà còn rất cần thiết và quan trọng trong quản lý ngân sách Quốc gia. Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán; phân tích thông tin số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại đơn vị giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích Nhà nước, của các chủ thể trong nền kinh tế thị trường. Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin. Kết quả cuối cùng của quá trình công tác tổ chức kế toán là hình thành nên một cơ cấu kế toán đáp ứng được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu cầu sử dụng thông tin của từng đối tượng, sử dụng thông tin nhằm cung cấp các thông tin hữu ích và phù hợp.
a. Hình thức tổ chức bộ phận kế toán tại đơn vị: Bộ phận kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, tất cả các chứng từ đều được tập hợp tại phòng kế toán để tổng hợp, xử lý và ghi chép. b. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán tại đơn vị:
c. Chế độ kế toán vận dụng tại đơn vị: Niên độ kế toán tại đơn vị từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm. * Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính:
Hình 2.1: Sơ Đồ Trình Tự Ghi Sổ Kế Toán  * Trình tự ghi chép: Đầu năm kế toán mở các loại sổ kế toán và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Khoảng 10 đến 15 ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và phân loại để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, kế toán tiến hành định khoản và phân loại mục lục Ngân sách cho từng chứng từ theo các tài khoản của từng loại, khoản, mục, tiểu mục thích hợp và theo đúng mục lục Ngân sách Nhà nước. Chứng từ ghi sổ được kế toán trưởng đơn vị ký duyệt sau đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào Sổ cái, đến cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ cái để tính ra số phát sinh nợ, có và số dư cuối tháng trong từng tài khoản. Căn cứ vào Sổ cái và sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh vào Báo cáo tài chính hàng quý, năm. Ngoài ra, Báo cáo tài chính được lập dựa trên bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã khóa sổ, thẻ kế toán chi tiết và số liệu từng tài khoản trên sổ cái. Hệ thống báo cáo tài chính theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Quyết định số 33/2008/QĐ – BTC ngày 02/06/2008 của Bộ Tài Chính.
Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước, có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục, có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng Ngân sách Nhà nước, quỹ, tài sản công ở các đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng Ngân sách Nhà nước. Kế toán hành chính sự nghiệp không những có vai trò quan trọng trong quản lý ngân sách hoạt động của từng đơn vị mà còn rất cần thiết và quan trọng trong quản lý ngân sách Quốc gia. Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. b. Ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Trong kế toán mọi nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đầy đủ, liên tục, có hệ thống trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, chính điều này đã làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát của kế toán. Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán; phân tích thông tin số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại đơn vị giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích Nhà nước, của các chủ thể trong nền kinh tế thị trường. c. Mục đích của công tác tổ chức kế toán: Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin. Kết quả cuối cùng của quá trình công tác tổ chức kế toán là hình thành nên một cơ cấu kế toán đáp ứng được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu cầu sử dụng thông tin của từng đối tượng, sử dụng thông tin nhằm cung cấp các thông tin hữu ích và phù hợp. a. Khái quát công tác tổ chức kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp: Kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
b. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán: * Định nghĩa chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán( viết tắt là CTKT) là nguồn thông tin ban đầu( đầu vào) được xem như nguồn nhiên liệu mà kế toán sử dụng để tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do vậy việc tổ chức vận dụng chế độ CTKT có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin của kế toán. CTKT là những minh chứng bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Nó có ý nghĩa kinh tế và pháp lý quan trọng không chỉ để với công tác kế toán mà còn liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Chế độ CTKT được Nhà nước quy định có tính chất chung, liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động cũng như các thành phần kinh tế khác nhau. Khi tổ chức thực hiện chế độ CTKT hành chính sự nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên CTKT; kiểm tra CTKT, ghi sổ, lưu trữ, bảo quản CTKT; xử lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và chế độ về CTKT của chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp cụ thể. * Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán:
* Nội dung của chứng từ kế toán: CTKT phải có tên; số hiệu; ngày tháng năm lập chứng từ; tên; địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền bằng số và bằng chữ; chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan. * Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là CTKT khi nó có các nội dung như trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên các vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng, khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. * Tổ chức thực hiện chế độ hóa đơn bán hàng: Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng. Trường hợp bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ dưới mức tiền quy định mà người mua hàng không yêu cầu thì không phải lập hóa đơn bán hàng. Tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập, giao hóa đơn bán hàng cho mình. Hóa đơn bán hàng được thể hiện dưới các hình thức: Hóa đơn theo mẫu in sẵn; Hóa đơn in từ máy; Hóa đơn điện tử; Tem; Vé; Thẻ in sẵn giá thanh toán. Đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng hóa đơn bán hàng theo đúng quy định, không được mua, bán, trao đổi, cho hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác; không được sử dụng hóa đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi có nội dung quản lý, phương tiện bảo quản và lưu trữ hóa đơn; không được hư hỏng mất mát. * Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: CTKT trước khi ghi sổ phải được kiểm tra thật chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán vì vậy cần phải thực hiện một cách nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ trước khi tiến hành ghi sổ kế toán. Nội dung của kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: CTKT phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong đơn vị và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong chứng từ và thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng để phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. c. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản (được viết tắt TK) kế toán thống nhất được áp dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp là một mô hình phân loại đối tượng kế toán được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra, kiểm soát. Các nội dung cơ bản được quy định trong hệ thống TK bao gồm: Loại TK, tên gọi TK, số lượng TK, Số hiệu TK, công dụng và nội dung phản ánh vào từng TK, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các TK có liên quan. Hệ thống TK kế toán được quy định chung cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau nên mỗi loại hình cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu và khả năng quản lý để lựa chọn các TK phù hợp và sử dụng chúng đúng theo quy định về ghi chép trong từng TK. Hệ thống TK kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm 10 loại TK, trong đó có các TK từ loại 1 đến loại 9 thực hiện theo phương pháp ghi ghép, còn TK loại 0 thực hiện theo phương pháp ghi đơn. * Một số sơ đồ áp dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp được thể hiện ở các hình 3.1; 3.2; 3.3; 3.4; 3.5 Hình 3.1: Sơ Đồ Kế Toán Thu, Chi Tiền Mặt Hình 3.2: Sơ Đồ Kế Toán Tăng TSCĐ Hình 3.3: Sơ Đồ Kế Toán Các Khoản Phải Trả Công Chức, Viên Chức Hình 3.4: Sơ Đồ Kế Toán Nguồn Kinh Phí Hoạt Động Hình 3.5: Sơ Đồ Kế Toán Chi Hoạt Động Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập các báo cáo tài chính và quản trị cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như từng quá trình hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán. Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau trong đó có những loại sổ mở theo quy định chung của Nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của đơn vị. Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của đơn vị, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất của quy trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kế toán của đơn vị. Việc sử dụng hình thức kế toán nào là do đơn vị đó tự quyết định dựa trên những căn cứ đã nêu trên và phải tuân thủ những nguyên tắc nhất quán. Tuy nhiên trong các hình thức kế toán trên thì hình thức Nhật kí chung có ưu điểm là rất dễ áp dụng, vận dụng phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp và rất dễ dàng trong ứng dụng tin học vào kế toán. a. Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán: Sổ kế toán gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với những đơn vị mới thành lập, sổ kế toán phải được mở từ ngày thành lập. Sổ kế toán phải được ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: ngày, tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của CTKT dùng làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào các TK kế toán; số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán phải ghi đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục khi mở sổ đến khi khóa sổ. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên, hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi tách dòng, trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật. b. Tổ chức thực hiện việc sửa sổ kế toán: Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa thì sửa theo một trong ba phương pháp sau:
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm sai sót đó. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi số bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như đối với sổ kế toán bằng tay. c. Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng: Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ, mối liên quan giữa các sổ kế toán. Thực chất hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phương pháp ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính. Kế toán trưởng phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy mô và yêu cầu quản lý của đơn vị, căn cứ trình độ cán bộ kế toán và phương tiện tính toán để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vi. Theo chế độ kế toán hiện hành có 04 hình thức kế toán được quy định:
* Hình thức kế toán: Nhật kí – Sổ cái Là hình thức kế toán thường được sử dụng tại các đơn vị nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán. Đặc điểm: Kết hợp ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh với phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ở đơn vị vào một sổ kế toán tổng hợp là Nhật kí-Sổ cái. Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp một với việc ghi chép kế toán ở các tài khoản chi tiết và ghi ở 2 loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp (Nhật kí – Sổ cái) và sổ kế toán chi tiết. Không cần lập bảng cân đối số phát sinh của tài khoản cấp một vì có thể kiểm tra được tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán cấp một ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng trong sổ Nhật kí – Sổ cái. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình 3.6 Hình 3.6: Sơ Đồ Kế Toán Theo Hình Thức Nhật Ký – Sổ Cái Trình tự ghi sổ như sau:
* Hình thức kế toán: Nhật ký chung Là hình thức kế toán áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Đặc điểm cơ bản của hình thức Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: sổ Nhật ký chung; sổ Nhật ký đặc biệt; sổ Cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp trong trường hợp này là sổ Nhật ký chung, các sổ Nhật ký đặc biệt và sổ Cái. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo TK kế toán phù hợp. Đồng thời căn cứ vào CTKT đã ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Trường hợp đơn vị có mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào tài khoản phù hợp trên sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình 3.7 Hình 3.7: Sơ Đồ Kế Toán Theo Hình Thức Nhật Ký Chung * Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ Là hình thức kế toán thường được sử dụng các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán. Đặc điểm: Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái. Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái. Căn cứ vào CTKT (bảng tổng hợp CTKT cùng loại) lập chứng từ ghi sổ để làm căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp, việc ghi sổ kế toán chi tiết được căn cứ các CTKT và việc ghi chép kế toán tổng hợp, ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau. Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình 3.8 Hình 3.8: Sơ Đồ Kế Toán Theo Hình Thức Chứng Từ Ghi Sổ * Hình thức kế toán: Kế toán trên máy vi tính Kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy định ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Khi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo quy định. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình 3.9 Hình 3.9: Sơ Đồ Kế Toán Theo Hình Thức Kế Toán Trên Máy Vi Tính Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong đơn vị, là nguồn thông tin quan trọng cho nhà quản trị của đơn vị cũng như cho các đối tượng khác bên ngoài đơn vị trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước. Báo cáo kế toán gồm 2 phân hệ: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. Báo cáo tài chính bao gồm các báo cáo được Nhà nước quy định thống nhất mà đơn vị hành chính sự nghiệp phải có trách nhiệm lập theo đúng mẫu quy định, đúng phương pháp và phải gửi, nộp cho các nơi theo quy định, đúng thời hạn. Theo quy định hiện nay hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
a. Tổ chức lập báo cáo tài chính: Đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm, ngoài báo cáo tài chính năm đơn vị hành chính sự nghiệp còn phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán quý, khi đơn vị bị chia tách, sát nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia tách, sát nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu. Báo cáo tài chính phải lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán, trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do. Báo cáo tài chính phải được lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị ký. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo. b. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính: Đơn vị hành chính sự nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức thực hiện công khai báo cáo tài chính năm theo chế độ quy định. Đơn vị hành chính sự nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chính của đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chính các đơn vị cấp dưới. Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp phải công khai theo các nội dung sau: tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trích lập và sử dụng các quỹ, thu nhập từ người lao động. Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau: phát hành ấn phẩm, thông báo bằng văn bản, niêm yết hoặc các hình thức khác theo quy định của pháp luật. Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong đơn vị thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và đạt hiệu quả cao. Nội dung kiểm tra bao gồm: kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh trên chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán, kiểm tra việc chấp hành chế độ thể lệ về kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác, việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng. Kiểm tra kế toán phải được thực hiện ngay tại đơn vị kế toán là đơn vị chủ quản cũng như các đơn vị trực thuộc. Kiểm tra kế toán cần được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống. Mọi thời kỳ hoạt động của đơn vị cần được kiểm tra kế toán. Kiểm tra kế toán do đơn vị kế toán tự thực hiện, bên cạnh đó còn phải chịu sự kiểm tra của cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo chế độ kiểm tra kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán là trách nhiệm của kế toán trưởng đơn vị, cần phải xác định nội dung , phạm vi, thời điểm và phương pháp tiến hành kiểm tra kế toán. Ngày nay vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và công tác tổ chức kế toán nói riêng là một nhu cầu tất yếu của mỗi đơn vị. Do đó chúng ta cần tổ chức công tác kế toán như thế nào để tận dụng các lợi thế của công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán một cách hiệu quả nhất. Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển sẽ tạo ra được bước đột phá quan trọng trong việc bảo đảm tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán cho nhiều đối tượng khác nhau. Việc ứng dụng những công nghệ thông tin vào công tác kế toán đang trở thành xu thế chung của thời đại và kết quả do việc ứng dụng này mang lại hết sức to lớn. Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm những trang bị phần cứng(hệ thống máy tính), trang bị phần mềm chương trình kế toán trên máy vi tính. Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp: cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính năm; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức, sở hữu hình thức.Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê, trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị phải xác nhận nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính, phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Khi đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán. Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Lưu trữ vĩnh viễn đối với các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Chứng từ điện tử là băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán, mạng truyền tin phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản đầy đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài, chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán trừ khi có quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì được tiêu hủy tại đơn vị đó. Khóa luận tốt nghiệp này được thực hiện thông qua các phương pháp nghiên cứu sau đây: Đây là một công việc quan trọng và cần thiết cho bất kỳ một khóa luận tốt nghiệp nào. Trước hết là đọc và tra cứu tài liệu sẽ có liên quan như: Sách Hệ thống mục lục Ngân sách Nhà nước, Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp… Khóa luận có sử dụng phương pháp thống kê mô tả. Đây là phương pháp thu thập thông tin, số liệu nhằm đánh giá tổng quát về công tác tổ chức kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai năm 2009. Trường Trung học phổ thông Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai là một cơ quan Nhà nước thuộc loại hình đơn vị sự nghiệp có thu ( tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên). Đơn vị sự nghiệp có thu là tổ chức được thành lập để thực hiện các hoạt động nhằm duy trì và đảm bảo xã hội hoạt động bình thường, mang tính chất phục vụ là chủ yếu, không vì mục đích lợi nhuận. Và trong quá trình hoạt động để bù đắp một phần chi phí hoạt động thường xuyên, những đơn vị này được phép thu phí, lệ phí. Phần còn lại được Ngân sách Nhà nước cấp hàng năm. Công tác kế toán tại đơn vị chấp hành nghiêm các Nghị định, Thông tư…như:
Trường Trung học phổ thông Tam Phước tổ chức thực hiện công tác kế toán tại đơn vị mình như sau: Trường Trung học phổ thông Tam Phước sử dụng CTKT (các khoản thu) loại CTKT này mua từ chi cục thuế như: Biên lai thu phí, lệ phí. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị đều lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ là căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán. Đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ quan trọng để kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Các chứng từ kế toán sử dụng để ghi sổ kế toán đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Các chứng từ lập theo đúng mẫu quy định, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội quy, bản chất mức độ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và được pháp luật cho phép, trên chứng từ có đầy đủ chữ ký và con dấu của đơn vị. Các chứng từ ghi chép đầy đủ các yếu tố, các tiêu thức theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ. Trên mỗi chứng từ có đủ các yếu tố cơ bản sau: Tên và số hiệu của chứng từ; Ngày, tháng, năm lập chứng từ; Tên, địa chỉ đơn vị cá nhân lập chứng từ; Tên, địa chỉ cá nhân nhận chứng từ; Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính; Họ, tên, chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan. Lập CTKT đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế như: Các khoản thu (thu học phí; thu lệ phí thi ĐH, CĐ, TCCN; thu lệ phí thi nghề …) các khoản chi (chi lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên; chi hoạt động …) đều phải lập chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài đều có chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng và dấu của đơn vị. Chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp ghi sổ kế toán có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán . Chứng từ kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam Phước gồm:
Ví dụ 1: Phiếu chi số 12, ngày 15/01/2009, xuất quỹ tiền mặt mua máy tính CASIO với số tiền là: 500.000 đồng, các chứng từ kèm theo:
Nhận xét: Chứng từ kế toán trên được lập rõ ràng, kịp thời, chính xác, không tẩy xóa, chữ ký trên chứng từ đầy đủ, số tiền bằng chữ và bằng số khớp nhau. Tuy nhiên, chứng từ kế toán trên còn thiếu phiếu báo giá của Nhà sách Long Thành, không nên lập giấy đề nghị chi mà nên lập giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu C37 – HD). Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do Ngân sách Nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán . Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định về loại tài khoản, số lượng tài khoản, kí hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. a. Một số tài khoản áp dụng cho Trường Trung học phổ thông Tam Phước: Do đặc thù của đơn vị nên đơn vị có mở các tài khoản chi tiết để dễ theo dõi theo các nguồn khác nhau như nguồn Ngân sách, Học phí, Lệ phí. TK 008: Dự toán chi hoạt động ( Tài khoản ngoài bảng). TK 111NS : Tiền mặt Ngân sách. TK 111HP : Tiền mặt Học phí. TK 111LP: Tiền mặt Lệ phí. TK 112HP: Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc ( Học phí). TK 112LP : Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc ( Lệ phí). TK 211: TSCĐ hữu hình. TK 214: Hao mòn TSCĐ. TK 3321: Các khoản phải nộp theo lương ( BHXH). TK 3322: Các khoản phải nộp theo lương ( BHYT). TK 3323: Các khoản phải nộp theo lương ( KPCĐ). TK 3324: Các khoản phải nộp theo lương ( BHTN). TK 334: Phải trả công chức, viên chức. TK 342 : Thanh toán nội bộ. TK 46111NS: Nguồn kinh phí thường xuyên ( Ngân sách) – Năm trước. TK 46111HP: Nguồn kinh phí thường xuyên ( Học phí ) – Năm trước. TK 46111LP: Nguồn kinh phí thường xuyên ( Lệ phí ) – Năm trước. TK 46121NS: Nguồn kinh phí thường xuyên ( Ngân sách) – Năm nay. TK 46121HP: Nguồn kinh phí thường xuyên ( Học phí )– Năm nay. TK 46121LP: Nguồn kinh phí thường xuyên ( Lệ phí ) – Năm nay. TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. TK 511HP: Các khoản thu ( Học phí). TK 511LP: Các khoản thu (Lệ phí). TK 66111NS: Chi thường xuyên ( Ngân sách ) – Năm trước. TK 66111HP: Chi thường xuyên ( Học phí ) – Năm trước. TK 66111LP: Chi thường xuyên ( Lệ phí ) – Năm trước. TK 66121NS: Chi thường xuyên ( Ngân sách) – Năm nay. TK 66121HP: Chi thường xuyên ( Học phí) – Năm nay. TK 66121LP: Chi thường xuyên ( Lệ phí) – Năm nay. b. Một số định khoản chủ yếu ( kèm sơ đồ tài khoản chữ T). * Tài khoản 111: Tiền mặt Ví dụ 2: Chứng từ số 26, ngày 05/02/2009, rút kinh phí về nhập quỹ: Ví dụ 3: Chứng từ số 29, ngày 05/02/2009, chi tiền văn phòng phẩm GV: Nợ TK 66121NS: 900.000 Có TK 111NS 900.000 * Tài khoản 112: Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Ví dụ 4: + Chứng từ số 50, ngày 18/02/2009, xuất quỹ gửi Kho bạc tiền thu Học phí: Nợ TK112 HP: 95.512.500 Có TK 111HP: 95.512.500 Ví dụ 5: Chứng từ số 09, ngày 15/01/2009, rút tiền gửi Học phí về nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 111HP: 10.000.000 Có TK 112 HP: 10.000.000 Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình Ví dụ 6: Chứng từ số 386, ngày 31/12/2009, tài sản cố định (máy photo siêu tóc ) tăng trong năm 2009 ( Cấp trên cấp). Nợ TK 211: 79.596.000 Có TK 466: 79.596.000 * Tài khoản 214: Hao mòn TSCĐ và Tài khoản 466: Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ Ví dụ 7: Chứng từ số 387, ngày 31/12/2009, hao mòn tài sản cố định năm 2009: Nợ TK 466 457.803.634 Có TK 214 457.803.634 * Tài khoản 334: Phải trả công chức – viên chức
Ví dụ 8: Chứng từ số 18, ngày 16/01/2009, Chuyển khoản 2% KPCĐ.
( Đối với cách hạch toán nộp BHXH, BHYT, BHTN tương tự như cách hạch toán nộp KPCĐ). * Tài khoản 008: Dự toán chi hoạt động Ví dụ 9: Ngày 30/12/2008 nhận Quyết định số 977QĐ – SGDĐT của Sở Giáo Dục Đồng Nai về việc cấp kinh phí năm 2009 ( sau đó đơn vị lập dự toán và nộp cho bạc Nhà nước Huyện Long Thành, Sở Giáo Dục và Đào Tạo, Sở Tài Chính Đồng Nai ) với số tiền: 2.651.000.000 đồng. Nợ TK 008: 2.651.000.000 ( Ngày tháng nhập dự toán: 14/01/2009, chứng từ số 01) Ví dụ 10:Chứng từ số 266, ngày 21/10/2009, chuyển trả tiền cước phí điện thoại Tháng 9/2009: Nợ TK 66121NS 593.202 Có TK 46121NS 593.202 Đồng thời Có TK 008: 593.202 * Tài khoản 461: Nguồn kinh phí hoạt động. Ví dụ 11: Chứng từ số 40, ngày 12/02/2009, chuyển trả tiền điện thắp sáng
Ví dụ 12: Chứng từ số 185, ngày28/7/2009, nhận thông báo y duyệt quyết toán năm 2008: Nợ TK 46121NS : 2.528.641.757 Có TK 66121NS: 2.528.641.757 * Tài khoản 511 : Các khoản thu Ví dụ 13: Chứng từ số 49, ngày 18/02/2009, thu Học phí Học kỳ 2 năm học 2008-2009: Nợ TK 111HP: 95.512.500 Có TK 511HP: 95.512.500 Ví dụ 14: Chứng từ số 139, ngày 15/05/2009, bổ sung nguồn kinh phí hoạt động (Học phí): Nợ TK 511HP: 89.794.500 Có TK 46121HP: 89.794.500 * Tài khoản 661: Chi hoạt động Ví dụ 15: Chứng từ số 13, ngày 15/01/2009, chi đăng ký mở tài khoản của trường tại Ngân hàng Nông nghiệp Huyện Long Thành: Nợ TK 66121HP: 1.000.000 Có TK111HP: 1.000.000 Ví dụ 16: Chứng từ số 185, ngày28/7/2009, nhận thông báo y duyệt quyết toán năm 2008: Nợ TK 46121HP : 208.055.798 Có TK 66121HP: 208.055.798 * Tài khoản 342: Thanh toán nội bộ Ví dụ 17: Chứng từ số 140, ngày 15/05/2009, chuyển khoản về Sở Giáo Dục ( hỗ trợ thi Tốt nghiệp THPT): Nợ TK 511HP: 5.718.000 Có TK 342: 5.718.000
Nợ TK 342: 718.000 Có TK 112HP: 5.718.000 ( Đối với hạch toán phải nộp lên cấp trên cho lệ phí thi nghề, lệ phí tuyển sinh ĐH, CĐ, TCCN hạch toán tương tự như Học phí). Nhận xét: Ở các định khoản trên đơn vị nên mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 như:
1111LP – Tiền mặt ( Tiền Việt Nam).
phí.
Hao mòn TSCĐ vô hình.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp. Sổ kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam Phước được ghi rõ tên đơn vị; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày tháng năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị; đánh số trang; đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán có các nội dung: ngày, tháng, ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của CTKT dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi đầy đủ nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Trường Trung học phổ thông Tam Phước có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán: sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm, được căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán được ghi đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán tuân theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau được kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ. Sổ được quản lý chặt chẽ, phân công rõ trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Trường Trung học phổ thông Tam Phước áp dụng hình thức: Nhật ký – Sổ cái để ghi sổ kế toán vì hình thức này rất thuận lợi trong việc tổng hợp trên máy tính. * Trường Trung học phổ thông Tam Phước cuối tháng, cuối quý in các loại sổ sau để đối chiếu ( Sổ kế toán được in từ phần mềm kế toán:
Ví dụ 18: Sổ quỹ tiền mặt (Học phí) Tháng 5/2009: Việc lập báo cáo tài chính được căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Cuối tháng đơn vị tiến hành khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính vào cuối quý theo quy định của Bộ Tài Chính và các văn bản của cơ quan cấp trên. Báo cáo tài chính là tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí Ngân sách Nhà nước, tình hình thu, chi và kết quả họat động của trường Trung học phổ thông Tam Phước trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp Sở Giáo Dục – Đào tạo và Sở Tài Chính. Số liệu báo cáo tài chính của trường Trung học phổ thông Tam Phước chính xác, trung thực, khách quan đã được tổng hợp từ số liệu từ sổ kế toán. Trường Trung học phổ thông Tam Phước nộp báo cáo tài chính cho Sở Tài chính và Sở Giáo Dục theo từng quý (ngày 25 của tháng tiếp theo). Báo cáo tài chính của trường Trung học phổ thông Tam Phước gồm những báo cáo sau:
Ví dụ 20: Báo cáo thu, chi họat động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2009 ( Mẫu B03 –H). Kiểm kê tài sản là công việc gắn liền với công tác kế toán, mục đích của kiểm kê tài sản là đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ kế toán với giá trị thực tế của các loại tài sản, tiền quỹ, công nợ của đơn vị. Kiểm tra tài chính – kế toán là công việc kiểm tra nghiệp vụ đòi hỏi phải được tiến hành thường xuyên, toàn diện và có hệ thống. Trường Trung học phổ thông Tam Phước hàng năm lập ban kiểm tra về tài chính, tài sản: nhằm đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện chế độ chính sách đúng theo quy định, chấp hành chế độ chứng từ kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép, sổ sách cập nhật đầy đủ, số liệu chính xác. * Năm 2009 trường thành lập ban kiểm tra gồm những thành phần sau: Bà Hồ Thị Liễu Trưởng ban kiểm tra Ông Nguyễn Thanh Tâm Phó ban kiểm tra Bà Lê Thị Hòa Ủy viên kiểm tra Bà Lê Thị Hiền Ủy viên kiểm tra Ông Nguyễn Thông Minh Ủy viên kiểm tra Ông Trương Văn Giang Ủy viên kiểm tra
Sau khi đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra và đưa ra kết luận:
+ Về tài sản: Tăng thêm 01 máy photo siêu tốc, không có tài sản thanh lý. + Về qũy tiền mặt (tồn): Không đồng. + Giữa sổ sách kế toán và số liệu thực tế đã khớp. + Đơn vị đã chấp hành nghiêm chỉnh về việc thực hiện chế độ chính sách, chấp hành chế độ chứng từ kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán được cập nhật đầy đủ, có thực hành tiềt kiệm trong chi tiêu. Hàng năm đơn vị cũng trang bị máy móc, thiết bị để phục vụ công tác chuyên môn, công tác khác. Trường cũng muốn trang bị nhiều nhưng kinh phí còn hạn chế. Năm 2009, trường không mua thêm tài sản nào, Sở Giáo Dục cấp 01 máy photo siêu tốc. Hàng năm trường cũng bảo trì phần mềm kế toán để cập nhật biểu mẫu đúng theo quy định của Bộ Tài chính. Ngoài ra trường cũng nối mạng Internet cho toàn bộ máy vi tính trong nhà trường nhằm phục vụ cho công việc tìm đọc thông tin, tài liệu chuyên môn và nhận được công văn mới, Nghị định mới một cách nhanh chóng, thuận lợi. Kết thúc niên độ kế toán, nếu tài liệu kế toán không còn để sử dụng trong niên độ kế toán tiếp theo thì kế toán đơn vị lập thành hồ sơ và đưa vào kho lưu trữ, tài liệu được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Tài liệu kế toán lưu trữ bản chính, các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy có giá trị pháp lý về kế toán như:
Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ thực hiện đúng thời gian quy định theo từng lọai, tài liệu lưu trữ tại kho phòng kế toán của đơn vị và những tài liệu hết thời hạn lưu trữ thì đơn vị được phép hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật (là Hiệu trưởng và kế toán trưởng). Qua việc nghiên cứu cho thấy, công tác kế toán của đơn vị nhìn chung đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Với một đơn vị sự nghiệp có thu, từ sau quyết định giao quyền tự chủ tài chính theo tinh thần Nghị định 43/2006/NĐ – CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ, thì việc quản lý nguồn kinh phí trở lên chặt chẽ hơn, công tác thu chi được các cơ quan cấp trên quan tâm hơn. Trước đây người làm công tác kế toán ở trường Trung học phổ thông Tam Phước theo phương pháp truyền thống là làm thủ công, khi kế toán làm tất cả các khâu từ Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi, Nhật kí -Sổ cái, Sổ tổng hợp, Sổ chi tiết… triển khai báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm đều phải tiến hành qua nhiều giai đoạn khi chỉ có một và một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Những năm gần đây thực hiện quan điểm đổi mới phương pháp quản lý tài chính, người làm kế toán đã tìm tòi học hỏi qua sách báo tài liệu … để vận dụng phương pháp quản lý tài chính. Người làm công tác kế toán trong trường Trung học phổ thông Tam Phước phải đóng vai trò tham mưu với ban lãnh đạo nhà trường trong vấn đề thu chi và xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cho phù hợp với yêu cầu thực tế về khả năng tài chính của đơn vị và là người tổ chức thực hiện tất cả các văn bản, đường lối chính sách của các cơ quan cấp trên . Trong quá trình làm việc đã tham mưu cùng ban lãnh đạo nhà trường và đề xuất những biện pháp quản lý tài chính cũng như quản lý tất cả tài sản, đồ dùng dạy học trong nhà trường để có tính hiệu quả cao. Từ đó mới có tiền thu nhập tăng thêm cho cán bộ, giáo viên và nhân viên trong nhà trường . Hàng năm trường Trung học phổ thông Tam Phước đều xây dựng lại quy chế chi tiêu nội bộ và thông qua Hội đồng giáo dục của nhà trường để cùng nhau tiến hành thật tốt về quản lý tài chính cũng như quản lý tài sản trong nhà trường. Trong quá trình xây dựng qui chế chi tiêu nội bộ thì Hiệu trưởng có quyền quyết định các mức chi như: chi quản lý hành chính, chi nghiệp vụ … sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế và khả năng tài chính của đơn vị mình . Quy chế chi tiêu nội bộ của trường gửi cho Sở Tài chính, Sở Giáo Dục, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mình giao dịch đó là những cơ quan quản lý cấp trên xem xét và đã được chấp thuận. Trong những năm trường Trung học phổ thông Tam Phước đã thực hiện kinh phí khoán ( theo Nghị định 43/2006/NĐ – CP của Chính phủ) về mặt quản lý tài chính có hiệu quả cao, bên cạnh đó người làm công tác kế toán là người tham mưu cho ban lãnh đạo trong công việc thu chi nên nhưng năm gần đây đã có tiền thu nhập tăng thêm cho cán bộ, giáo viên và nhân viên như: năm 2007 với số tiền là 52.300.000 đồng; năm 2008 với số tiền là: 98.500.000 đồng; năm 2009 với số tiền là: 137.700.000 đồng và hàng năm tổ chức cho cán bộ, giáo viên và nhân viên tham quan du lịch ở các tỉnh như: Lâm Đồng, Khánh Hòa, Bình Thuận …). Mặt khác đơn vị đang cố gắng hoàn thiện công tác hạch toán Từ đó dẫn đến việc tự chủ tài chính tốt hơn và hoàn thành nhiệm vụ cấp trên giao
+ Chứng từ kế toán phải đầy đủ, chính xác như: Hóa đơn mua hàng phải kèm theo phiếu báo giá, không nên lập giấy đề nghị chi mà nên lập giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu C37 – HD). + Một số tài khoản đơn vị nên mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 như:
Hao mòn TSCĐ vô hình. – Tài khoản 008 mở chi tiết TK 0081- Dự toán chi thường xuyên.
Trường Trung học phổ thông Tam Phước có hơn một nửa đội ngũ giáo viên là những đoàn viên thanh niên tuổi nghề chưa nhiều nhưng với kiến thức của tuổi trẻ cộng với sự say mê yêu nghề, nhiệt tình trong giảng dạy, tất cả đã tạo nên một nguồn lực vững mạnh cho trường. Tuy là một trường mới thành lập từ năm 1996 nhưng luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó có sự lãnh đạo sáng suốt của Ban Giám hiệu trường, đặc biệt là đường lối lãnh đạo đúng đắn của Chi bộ, UBND Thành phố Biên Hòa cũng như sự phối hợp giúp đỡ của các ban ngành liên quan.
Công tác tổ chức kế toán được thực hiện tốt, phản ánh và cung cấp kịp thời về tình hình biến động tài sản và nguồn kinh phí, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính từ đó giúp lãnh đạo có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phương án chi tiêu. Việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán, đưa máy vi tính vào sử dụng, có phần mềm kế toán riêng, phù hợp với điều kiện của đơn vị nhờ đó giúp giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép nhưng vẫn cung cấp thông tin kịp thời chính xác, đáp ứng yêu cầu. Chứng từ kế toán được lưu trữ tại đơn vị rất rõ ràng, khoa học. Các chứng từ hàng tháng sẽ được tổng hợp lại, đi theo trình tự thời gian trong Nhật ký – Sổ cái rất thuận lợi trong việc tra cứu.
Chứng từ hạch toán ban đầu được hạch tóan đúng quy định và sắp xếp có khoa học. Chứng từ sử dụng trong đơn vị vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành. Việc sắp xếp chứng từ nhanh chóng, kịp thời đã giúp cho công tác kế toán trong giai đọan kế tiếp được tiến hành nhanh gọn. Trường Trung học phổ thông Tam Phước áp dụng phần mềm kế toán nên mỗi quý đơn vị có in sổ để lưu. Để phù hợp với đặc điểm của đơn vị và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung. Trường Trung học phổ thông Tam Phước đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho từng loại hình để thuận lợi trong việc quản lý. Sau một thời gian thực tập tại trường Trung học phổ thông Tam Phước tôi đã học được nhiều điều bổ ích, xuất phát từ tình hình thực tế tôi có đề nghị như sau:
1. Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp – Bộ Tài chính – Nhà xuất bản Tài chính – Năm 2006 2. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam – Bộ Tài chính -Nhà xuất bản Tài chính – Năm 3. Hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước – Bộ Tài chính -Nhà xuất bản Tài chính – Năm 4. Hướng dẫn công tác quản lý tài chính – kế toán trong trường học – Bộ Tài chính – Nhà xuất bản Tài chính.– Năm 5. Giáo trình Nguyên lý kế toán – Trần Phước – Nhà xuất bản Thống kê – Năm |
