Tạo file nhập xuất tồn đơn giản bằng excel
|
File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí là một trong những biểu mẫu được nhiều doanh nghiệp tìm kiếm để sử dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ đang quản lý bằng Excel với số lượng ít các mã hàng hóa. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm được mẫu file excel quản lý kho hàng mới nhất. Show
1. Các danh mục chính trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phíDanh mục hàng hóa, vật tư thống kê các mã hàng hóa theo danh sách và quy chuẩn nhằm thống kê các loại hàng hóa, vật tư được xuất – nhập – tồn tại kho hàng. Từ các dữ liệu của phiếu nhập kho, kế toán doanh nghiệp sẽ thống kê và tổng hợp để xây dựng bảng kê nhập hàng. Bảng này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng hóa đã nhập bao nhiêu, chủng loại như thế nào để từ đó có kế hoạch phân phối và kinh doanh hiệu quả. Căn cứ từ các dữ liệu của phiếu xuất kho, bảng kê xuất hàng sẽ tổng hợp và thống kê các loại hàng hóa đã được xuất bán. Việc kiểm soát lượng hàng hóa được xuất ra để bán sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh thiếu hụt hàng hóa. Kết quả cuối cùng là một báo cáo xuất nhập tồn. Đây là báo cáo cho phép kế toán doanh nghiệp xem được lượng tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ và số lượng nhập/xuất trong kỳ một cách chi tiết theo từng mã hàng. Quản ký kho vật tư không hề đơn giản với kế toán các doanh nghiệp, bởi số lượng vật tư nhiều cùng các thông tin liên quan như chủng loại, kích thước… sẽ rất khó để kiểm soát. Do đó sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ giúp kế toán dễ dàng sắp xếp, phân loại vật tư xuất nhập tồn tại kho.  >> Đọc thêm:
2. Số liệu cần có trong file Excel nhập xuất tồn hàng hóa
+ Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày. + Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải. + Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ. + Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, xuất nhập tồn, số lượng, giá tiền.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng toàn diện theo nhiều đặc tính, size số và hạn sử dụng, đáp ứng đầy đủ các phương pháp tính giá xuất kho.
3. Hướng dẫn tạo file excel quản lý kho đơn giản miễn phíĐể tạo file excel quản lý kho hàng, kế toán doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Tạo file mới Bước 2: Tạo số sheet tương ứng với các mục doanh nghiệp cần quản lý, ví dụ: NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO. Bước 3: Tạo các thuộc tính liên quan đối với mỗi sheet cần quản lý, cụ thể:
+ STT + Ngày + Tháng + Tên hàng + Số lượng + ĐVT + Đơn giá + Thành tiền
+ STT + Ngày + Tháng + Tên hàng + Số lượng + ĐVT + Giá bán + Doanh số
+ STT + Mã hàng + Tên hàng + ĐVT + Đơn giá + Ghi chú
+ STT + Mã hàng + Tên hàng + ĐVT + Tồn kho đầu kỳ + Nhập trong kỳ + Xuất trong kỳ + Tồn cuối kỳ Ngoài các thông tin cơ bản kể trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác để file excel quản lý được chi tiết hơn. Các trường thông tin khác có thể bao gồm số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, địa chỉ nhà cung cấp… >> Đọc thêm: Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày và hướng dẫn cách lập trên excel 4. Một số lưu ý khi quản lý kho hàng bằng ExcelFile excel quản lý kho hàng đơn giản miễn phí có ưu điểm là dễ dàng thao tác và sử dụng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không mất chi phí đầu tư mua công cụ để quản lý. Tuy nhiên do các file excel được quản lý độc lập, riêng lẻ nên công tác tổng hợp cũng tiêu tốn của kế toán không ít thời gian, công sức và tồn tại không ít bất cập như:
Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, doanh nghiệp có nhiều mã hàng hóa, mỗi mã hàng hóa tạo thành các sheet khác nhau để quản lý khiến kế toán mất không ít thời gian, công sức tổng hợp để lên báo cáo. Do đó, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho hiệu quả hơn. Các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME được tích hợp các tính năng quản lý kho tiện ích như:
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn! 4,557
Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là một trong những cách quản lý kho được sử dụng phổ biến hiện nay, giúp doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa. Mời bạn tải file excel bảng xuất nhập tồn kho hàng hóa và xem hướng dẫn cách lập chi tiết trong bài viết này 1. Các số liệu cần có trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên ExcelĐối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ với số lượng hàng hóa chưa lớn thì việc lựa chọn Excel để quản lý xuất nhập tồn kho hàng hóa được coi là giải pháp giúp tiết kiệm. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel cần có các số liệu dưới đây:
Ngoài ra, kế toán doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến 4 thông tin cơ bản trước khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa, cụ thể:
File Excel quản lý kho cần có mẫu phiếu xuất/nhập kho: số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền để theo dõi chính xác và đầy đủ nhất.
2. Các bước thực hiện file Excel nhập xuất tồn đơn giảnĐể xây dựng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel, kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước dưới đây:
Sheet thông tin doanh nghiệp bao gồm các nội dung dưới đây: + Đặt công thức name box từ ngày với tên: ngay1 + Đặt phương pháp name box đến ngày với tên: ngay2 + Các công thức còn lại được đặt ở mục ghi chú (insert comment)
+ Khi phát sinh nhập xuất hàng hóa, kế toán doanh nghiệp cập nhật các thông tin vào sheet này + Sử dụng hàm và “&” để nối tên nội dung công ty và địa chỉ, mã số thuế: làm công thức tại A1 sau đó kéo copy phương pháp xuống là bạn có kết quả cần làm + Tại cột số phiếu đặt công thức mãng tại namebox là : SOPHIEU + Mong muốn thu thập không giới hạn ô hãy chọn: ctrl + shift+Mũi tên đi xuống + Tại cột số lượng nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLN + Tại cột số lượng xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLX + Tại cột thành tiền nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTN + Tại cột thành tiền Xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTX
Sheet danh mục người sử dụng, kế toán doanh nghiệp thực hiện các thao tác cụ thể sau: + Tại cột Mã khách hàng ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MKH Sang sheet Nhập Xuất : tạo danh sách chọn mã khách hàng + Tại cột Mã công ty ctrl + shift+Mũi tên đi xuống/ date/data vailidation: Allow: list Source: = MKH vừa đặt bên danh mục khách hàng vừa tạo mãng Để phục vụ việc tìm mã khách hàng, kế toán doanh nghiệp chỉ phải chọn trong danh sách + Sử dụng các hàm vlookup để lập phương pháp để tự động hiển thị tên người sử dụng, địa chỉ, MST tìm kiếm trên cơ sở mã người tiêu dùng
+ Tổng hợp vật tư nhập xuất trong ngày và của tháng, kỳ kế toán + Mỗi vật tư mới đều tạo mã ở sheet này thay luôn sheet danh mục mã vật tư như vậy rút gọn thêm được một bước làm giảm rườm rà + Ở sheets này Mã vật tư cho đến thành tiền tồn đầu thì là trống ko cần lập công thức + Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MVT Chuyển sang sheet nhập xuất : Tạo list danh mục vật tư chọn khi xuất dùng + Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống + Sử dụng các hàm vlookup để lập phương pháp để tự động hiển thị tên: Vật tư, đơn vị tính Sau này chỉ cần chọn mã vật tư khác sẽ tự động tìm kiếm bên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kiêm danh mục vật tư.
+ Tại cột số lượng nhập và thành tiền nhập thì không hề có công thức gì phần này khi nhập liệu phải nhập thủ công tay + Cột Đơn giá = Thành tiền/ Số lượng nhập + Cột số lượng xuất thì không hề có phương pháp gì phần này khi nhập liệu phải nhập thủ công tay + Thành tiền xuất = Số lượng xuất x Đơn giá xuất + Cột đơn giá xuất kho dùng hàm Vlookup để dò tìm ở bảng bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho + Để tránh tình trạng âm kho khi xuất sử dụng thì kế toán làm thêm hai cột kiểm tra tồn kho và sử dụng hàm Vlookup để dò tìm bên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
+ Vào sheet Bảng Kê Nhập Xuất + Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MNX Tạo tổng hợp nhập xuất tồn kho bằng hàm Sumif của các mặt hàng, nguyên vật liệu, thành phẩm để báo cáo định kỳ. >> Đọc thêm: 3. Lưu ý để quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quảQuản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng hóa dễ dàng hơn, tuy nhiên do các file được quản lý độc lập, riêng lẻ nên công tác tổng hợp cũng tiêu tốn của kế toán không ít thời gian và công sức. Chính vì vậy, để quản lý kho hiệu quả bằng Excel, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau: + Thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp mình + Nhập liệu thông tin chính xác + Trang bị kiến thức để xử lý những lỗi cơ bản trên Excel Ngoài ra, khi sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel các doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm về việc trang bị các tính năng bảo mật nhằm hạn chế các virus gây hại và các file quản lý cần nhập hàm đúng về các giá trị tham chiếu để hạn chế sai sót số liệu. Sử dụng Excel để quản lý nhập xuất tồn kho mang lại nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mang lại Excel cũng còn nhiều mặt hạn chế trong công tác quản lý tồn kho hàng hóa. Kế toán doanh nghiệp phải nhập tay hàng nghìn mã hàng, mỗi mã hàng tạo thành từng sheet riêng lẻ, độc lập do đó mỗi lần làm báo cáo kế toán lại mất không ít thời gian, công sức để tổng hợp. Do đó, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho hiệu quả hơn. Nhiều Phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME được tích hợp các tính năng quản lý kho tiện ích như:
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn. Tác giả tổng hợp: Kiều Lục 11,076
|
