Tính kpi là gì

Khi bắt đầu đi làm, bạn sẽ từ từ được cấp trên giao cho các KPI công việc phải hoàn thành trong mỗi tháng. Vậy chỉ số này là gì, có ý nghĩa như thế nào cũng như làm cách nào xây dựng chỉ số KPI hiệu quả nhất? Hãy cùng mình tìm hiểu mọi thông tin xoay quanh chỉ số KPI trong bài viết dưới đây nhé!

I. KPI là gì?

Key Performance Indicator hay còn gọi tắt là KPI - là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Đây là bộ chỉ số quan trọng được đưa ra cho từng cá nhân, phòng ban và công ty để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. KPI thường ở dạng các con số cụ thể hoặc đôi khi cũng ở dạng định tính. Ví dụ như chỉ tiêu số lượng sản phẩm cần bán ra trong một tháng, chỉ tiêu lượt truy cập website mỗi ngày hay phần trăm khách hàng hài lòng với dịch vụ của công ty,…

Tất cả các KPI được cấp trên đưa ra nhằm khuyến khích mỗi cá nhân và phòng ban tích cực làm việc nhằm đạt được các mục tiêu ngắn hạn của công ty. Bên cạnh đó cũng giúp công ty tự đánh giá kết quả đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

Có thể bạn quan tâm: OKR là gì

II. Lợi ích của chỉ số KPI

Hiện nay tại các công ty, việc giao cho nhân viên KPI mỗi tháng giúp cho nhà lãnh đạo quản lý và điều hành dễ dàng hơn. Bởi vì, nó thúc đẩy tất cả mọi người làm việc một cách năng suất nhất nhằm đạt được mục tiêu chung của cả công ty. Cụ thể hơn, theo dõi các chỉ số KPI giúp ban quản lý có thể biết được kế hoạch đang được triển khai tốt hay không để có những thay đổi phù hợp. Ngoài ra, KPI còn giúp nhà quản lý đánh giá được nhân viên hay phòng ban nào làm việc hiệu quả để có những chế độ lương thưởng, tạo động lực cho họ làm tốt công việc hơn nữa.

Còn đối với nhân viên, nhờ có KPI mà họ sẽ xác định được cụ thể việc nào cần ưu tiên và nên làm trước để dồn nguồn lực vào công việc thật hiệu quả. Bên cạnh đó, nắm rõ KPI còn giúp cho họ có cái nhìn tổng thể hơn về mục tiêu chung của công ty trong hiện tại và tương lai.

Tìm việc làm, tuyển dụng Thu ngân có thể bạn quan tâm:

- Nhân viên Tư Vấn Bán Hàng Điện Máy Xanh

- Nhân viên Tư Vấn Bán Hàng Thế Giới Di Động

- Nhân viên thời vụ tại siêu thị

III. Phân loại chỉ số KPI

1. KPI chiến lược

KPI chiến lược là các chỉ tiêu gắn với mục tiêu chiến lược của công ty trong ngắn hạn hoặc dài hạn. Các chỉ số KPI này thường liên quan đến các vấn đề quan trọng, tác động trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty như doanh thu, lợi nhuận, thị phần, nguồn vốn đầu tư. Chỉ có những nhà lãnh đạo cấp cao của công ty mới đưa ra các KPI chiến lược.

Ví dụ như công ty đặt ra mục tiêu là gia tăng thị phần ngành hàng điện thoại di động tại Việt Nam năm 2022, và sau khi cân nhắc thì quyết định chọn KPI là 10% thị phần. 

2. KPI chiến thuật

KPI chiến thuật là KPI gắn với các nhiệm vụ cụ thể được đưa ra với mục đích là đạt được các KPI chiến lược hay mục tiêu chiến lược của công ty. KPI chiến thuật được đưa ra từ các cấp thấp hơn trong công ty như các giám đốc, trưởng bộ phận, trưởng phòng để triển khai cho các nhóm, hoặc từng nhân viên thực hiện.

Ví dụ, phòng Marketing nhận được nhiệm vụ mục tiêu tăng độ nhận diện thương hiệu trong một chiến dịch. Lúc này, trưởng phòng sẽ đặt ra KPI chiến lược cụ thể là TVC đạt 100.000 lượt xem, 50.000 lượt tương tác cho các bài đăng trên Facebook,... giúp nhân viên dễ thực hiện công việc và có mục tiêu để phấn đấu.

IV. Cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

1. Lựa chọn bộ chỉ số KPI tốt

Để xây dựng chỉ số này hiệu quả, trước nhất bạn phải có một bộ chỉ số KPI tốt. Tuy nhiên, thế nào mới được đánh giá là một bộ chỉ số KPI tốt? Tham khảo và so sánh các yếu tố dưới đây để chắc chắn hơn về lựa chọn của mình nhé!

- KPI phù hợp với mục đích, mục tiêu chiến lược của công ty. Có nghĩa là nếu các phòng ban đạt được KPI chiến thuật thì phải đảm bảo hỗ trợ hoàn thành đúng mục tiêu chiến lược mà công ty đã đề ra trước đó.

- KPI phù hợp với chức năng của từng phòng ban. Khi xây dựng chỉ số KPI cho các cá nhân hay phòng ban, bạn cần cân nhắc sao cho chúng phù hợp với chuyên môn và khả năng thì mới giúp công việc được hoàn thành tốt. Ví dụ như không thể giao KPI đạt 5000 lượt share bài đăng trên Facebook cho phòng Kinh doanh thực hiện.

- Bộ chỉ số KPI tập trung đúng trọng tâm mục tiêu. Bạn có thể nghĩ ra được nhiều chỉ tiêu KPI cho một chiến dịch nhưng không thể liệt kê ra hết. Thay vào đó cần chắt lọc KPI nào quan trọng, mang tính đóng góp cao cho mục tiêu chung. Bộ KPI ít nhưng mang lại kết quả chung tốt còn hơi là quá nhiều KPI mà không mang lại giá trị gì nhiều.

- Bộ KPI cần đáp ứng đủ tiêu chí SMART bao gồm Specific, Measurable, Achievable, Realistic/Relevant và Time-bound). Hay được dịch ra là Cụ thể - Đo lường được - Có thể đạt được - Thực tế/Phù hợp - Có mốc thời gian cụ thể.

2. Tiêu chí SMART trong KPI

- Cụ thể (Specific): KPI đưa ra thì không được chung chung mà phải xác định rõ con số chỉ tiêu cần đạt được cho từng nhiệm vụ. Nhìn vào đó, người nhận công việc mới biết rõ mình cần làm gì và cố gắng bao nhiêu để đạt được KPI.

- Đo lường được (Measurable): Không chỉ là cụ thể, chỉ số KPI cũng cần phải đo lường được nhằm giúp cấp trên thuận tiện đánh giá hiệu quả công việc. Bạn có thể sử dụng các phần mềm, ứng dụng để hỗ trợ mình trong việc đo lường các chỉ số. Hoặc có thể thuê các agency bên ngoài chuyên về đo lường các chỉ số, tuy nhiên ít doanh nghiệp dùng cách này vì không muốn tiết lộ thông tin nội bộ.

- Có thể đạt được (Achievable): KPI đưa ra phải phù hợp với tình hình của công ty về nhân lực và nguồn lực. Không nên đưa ra các chỉ số KPI tuy rất hấp dẫn nhưng trong điều kiện của công ty thì lại không có đủ khả năng thực hiện được.

- Thực tế – phù hợp (Realistic – Relevant): Khi đặt ra KPI, bạn còn cần phải xem xét các tác nhân bên ngoài như tình hình thị trường, xã hội,... trong thời gian thực hiện KPI. Trường hợp bạn bỏ qua bước đánh giá tính thực tế - phù hợp thì nhiều khả năng KPI đó không sử dụng được, hoặc không thể hoàn thành và phản ánh đúng giá trị công ty.

- Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound): Đặt ra mốc thời gian cụ thể cho KPI để người nhận công việc quản lý được thời gian, biết mình phải ưu tiên việc gì trước để hoàn thành KPI đã đề ra. Điều đó sẽ giúp cho công việc chung của tất cả phòng ban được diễn ra đúng tiến độ theo kế hoạch của công ty.

3. Quy trình xây dựng chỉ số KPI

- Xác định chủ thể xây dựng KPI: Đầu tiên, bạn cần xác định được ai là người phụ trách xây dựng các bộ KPI và chịu trách nhiệm phổ biến cho các cá nhân liên quan. Chắc chắn rằng họ phải là người nắm rõ kế hoạch cũng như mục tiêu chiến lược của công ty, có khả năng quản lý và đánh giá. Thường sẽ là ban lãnh đạo như giám đốc, trưởng bộ phận, trưởng phòng sẽ xây dựng KPI.

- Xác định rõ chức năng - nhiệm vụ: Người đặt ra bộ KPI phải hiểu rõ chức năng của từng phòng ban để phân ra các bộ KPI phù hợp. Đảm bảo các bộ phận làm đúng chức năng chính, đem lại hiệu quả tốt cho công việc.

- Xác định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân: Khi đã có bộ KPI chung cho từng bộ phận, phòng ban thì tiếp theo cần lập KPI cho từng cá nhân. KPI cá nhân phải nêu rõ nhiệm vụ cụ thể, thời gian hoàn thành để thúc đẩy các nhân sự làm việc tích cực, hiệu quả.

- Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs: Sau khi đặt ra tất cả KPI cho từng bộ phận, cá nhân thì cần xác định các chỉ số hiệu suất cốt yếu và phù hợp nhất với mỗi nhiệm vụ. Nhằm giúp nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả trong quá trình thực hiện.

- Xác định rõ khung điểm cho kết quả: Tùy từng doanh nghiệp sẽ đưa ra các mức điểm đánh giá KPI khác nhau, tuy nhiên bạn cần phải đảm bảo xác định rõ khung điểm. Việc này sẽ giúp người quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu quả hoàn thành công việc, cũng như khả năng của công ty.

- Đo lường, tổng kết và điều chỉnh hợp lý: Sau một thời gian thực hiện KPI, nhà quản lý sẽ nhận được bảng tổng hợp kết quả mức độ hoàn thành của từng cá nhân, phòng ban và tiến hành so sánh, đánh giá toàn diện. Nếu cảm thấy KPI không hợp lý hoặc quá cao so với khả năng thực hiện thì phải điều chỉnh lại sao cho hợp lý vào tháng, hay kỳ chạy KPI tiếp theo.

V. Giải thích một vài tình huống xảy ra với chỉ số KPI

1. Nguyên nhân doanh nghiệp không đạt được KPI đã đặt ra

Tuy đã cân nhắc để đặt ra được bộ KPI phù hợp cho doanh nghiệp, song vẫn có nhiều trường hợp không đạt được kết quả hoàn hảo như kế hoạch đề ra. Nguyên nhân có thể đến từ nhà quản lý nhận thức về KPI như một công cụ để giám sát nhân viên, gây áp lực lớn khiến họ cảm thấy mệt mỏi và từ đó làm cho hiệu quả giảm sút. Hoặc thiếu người có khả năng quản lý, giám sát để đảm bảo đúng tiến độ và hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, còn có các lý do như doanh nghiệp đưa ra KPI quá cao, xa vời với khả năng thực hiện của cấp dưới, KPI chưa đạt tiêu chuẩn SMART,...

2. Đạt KPI chiến thuật nhưng các KPI chiến lược thì lại không

Có thể nói rằng, KPI chiến thuật hay KPI chiến lược đều đóng góp lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, KPI chiến lược lại giữ vai trò quan trọng hơn vì ảnh hưởng trực tiếp và mang tính quyết định đến kết quả kinh doanh của công ty.

Nếu chỉ hoàn thành tốt KPI chiến thuật, còn KPI chiến lược đến cuối cùng vẫn không đạt được thì xem như kế hoạch thực thi không thành công. Một trong số lý do dẫn đến tình trạng này là KPI chiến thuật từ ban đầu được lập ra đã đi chệch hướng, không hỗ trợ và đóng góp cho KPI chiến lược. Hoặc KPI chiến thuật được xây dựng quá dễ dàng để đạt được, chưa đủ điều kiện để hoàn thành KPI chiến lược.

Các nhà quản lý có thể khắc phục điều này bằng cách họp đánh giá tính khả thi và thống nhất với nhau trước khi đề ra các chỉ số KPI. Ngoài ra, cũng cần có sự điều chỉnh KPI chiến thuật ngay khi cảm thấy chưa phù hợp, hoặc các nhiệm vụ đang đi sai hướng trong quá trình triển khai. 

3. Trường hợp KPI chiến thuật không đạt hoặc kém xa so với dự kiến

Nếu bạn đang gặp phải trường hợp này thì nguyên nhân có thể là do năng lực của nhân viên chưa đủ để thực hiện tốt nhiệm vụ. Hoặc do người quản lý chưa theo sát, nhắc nhở nhân viên cũng như bộ KPI chiến thuật đặt ra theo tham vọng của nhà quản lý và chưa phù hợp với tình hình thực tế.

Xem thêm:

- Mã SKU là gì? Tầm quan trọng của mã SKU trong quản trị kho hàng

- Product Owner là gì? Vai trò của Product Owner trong dự án

- Recruiter là gì? Sự khác biệt giữa một Headhunter và Recruiter

Mình hy vọng thông qua bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chỉ số KPI, cũng như nắm được các bước xây dựng KPI hiệu quả cho công việc. Đừng quên để chia sẻ bài viết với mọi người nếu bạn thấy hay và hữu ích nhé!

Nguồn tham khảo: https://vi.wikipedia.org/wiki/Key_Performance_Indicator