Mục lục bài viết
- 1. Ghi chú kết hôn là gì?
- 2. Quy định pháp luật liên quan
- 3. Điều kiện ghi chú kết hôn
- 4. Các trường hợp từ chối ghi chú kết hôn
- 5. Thẩm quyền ghi chú kết hôn
- 6. Thủ tục ghi chú kết hôn
- 7. Những vấn đề cần lưu ý khi ghi chú kết hôn
- 8. Trình tự thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài:
1. Ghi chú kết hôn là gì?
Căn cứ theo quy định tại Mục IINghị định số 123/2015/NĐ-CPcó thể hiểu ghi chú kết hôn là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc đăng ký kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Như vậy, khi một công dân Việt Nam đã đăng ký kết hôn với một người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài, hai bên có thể tiến hành thủ tục ghi chú kết hôn ở cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Với thủ tục này, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam sẽ ghi nhận lại sự kiện đăng ký kết hôn đó vào sổ hộ tịch của Việt Nam. Sau khi hoàn tất thủ tục này, quan hệ hôn nhân của hai bên thực hiện thủ tục sẽ được công nhận trên phạm vi lãnh thổ Việt Nam.
2. Quy định pháp luật liên quan
-Luật Hôn nhân và gia đình 2014
-Luật Hộ tịch 2014
-Nghị định số 123/2015/NĐ-CPquy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hànhLuật Hộ tịch
-Thông tư số 04/2020/TT-BTPquy định chi tiết thi hành một số điều củaLuật Hộ tịchvàNghị định số 123/2015/NĐ-CPngày 15 tháng 11 năm 2015 của chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hànhLuật Hộ tịch
3. Điều kiện ghi chú kết hôn
Do có sự quy định khác nhau về điều kiện kết hôn giữa pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài nên thủ tục ghi chú kết hôn được đặt ra để xác định các bên đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật Việt Nam. Vì vậy khi thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam, hai bên phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định pháp luật Việt Nam về thủ tục này. Các điều kiện này được quy định tại Điều 34Nghị định số 123/2015/NĐ-CP cụ thể là:
Thứ nhất,việc kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau hoặc với người nước ngoài đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch nếu tại thời điểm kết hôn, các bên đáp ứng đủ điều kiện kết hôn và không vi phạm điều cấm theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Theo đó, điều kiện kết hôn được quy định tại Điều 8Luật Hôn nhân và gia đình 2014bao gồm:
- Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên;
- Việc kết hôn do nam và nữ tự nguyện quyết định;
- Không bị mất năng lực hành vi dân sự;
- Việc kết hôn không thuộc một trong các trường hợp cấm kết hôn theo quy định.
Các trường hợp cấm kết hôn được quy định tại các điểm a, b, c, d khoản 2 Điều 5Luậtnày, bao gồm:
- Kết hôn giả tạo, ly hôn giả tạo;
- Tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, lừa dối kết hôn, cản trở kết hôn;
- Người đang có vợ, có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người khác hoặc chưa có vợ, chưa có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người đang có chồng, có vợ;
- Kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng giữa những người cùng dòng máu về trực hệ; giữa những người có họ trong phạm vi ba đời; giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi; giữa người đã từng là cha, mẹ nuôi với con nuôi, cha chồng với con dâu, mẹ vợ với con rể, cha dượng với con riêng của vợ, mẹ kế với con riêng của chồng;
Khi nộp hồ sơ ghi chú kết hôn, cán bộ nhận hồ sơ sẽ xem xét, thẩm định các thông tin về điều kiện kết hôn của người vợ/người chồng xem có đáp ứng điều kiện kết hôn của pháp luật Việt Nam hay không. Nếu hai bên đủ điều kiện kết hôn thì sẽ được phép ghi chú kết hôn tại Việt Nam.
Thứ hai,nếu vào thời điểm đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, việc kết hôn không đáp ứng điều kiện kết hôn, nhưng không vi phạm điều cấm theo quy định củaLuật Hôn nhân và gia đình, nhưng vào thời điểm yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, hậu quả đã được khắc phục hoặc việc ghi chú kết hôn là nhằm bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam và trẻ em, thì việc kết hôn cũng được ghi vào Sổ hộ tịch.
4. Các trường hợp từ chối ghi chú kết hôn
Căn cứ theo quy định tại Điều 36Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, yêu cầu ghi chú kết hôn của hai bên sẽ bị cơ quan có thẩm quyền từ chối thực hiện nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:
- Việc kết hôn vi phạm điều cấm theo quy định củaLuật Hôn nhân và Gia đình.
- Công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam.
Như vậy, nếu hai bên thuộc một trong các trường hợp vừa đề cập trên, thì thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam của họ sẽ không thể thực hiện và quan hệ hôn nhân đã xác lập tại nước ngoài của họ cũng sẽ không được công nhận tại Việt Nam.
5. Thẩm quyền ghi chú kết hôn
Theo quy định tại Điều 48Luật hộ tịch 2014, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Bên cạnh đó, trường hợp Ủy ban nhân dân cấp huyện từ chối ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, Phòng Tư pháp thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cho người yêu cầu theo khoản 2 Điều 36Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.
6. Thủ tục ghi chú kết hôn
Khi các bên muốn thực hiện đăng ký ghi chú kết hôn tại Việt Nam sẽ phải tiến hành các trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 50Luật Hộ tịch 2014, Điều 35Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Điều 29Thông tư 04/2020/TT-BTP.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ ghi chú kết hôn gồm các giấy tờ sau đây:
- Tờ khai ghi chú kết hôn.
- Bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.
- Nếu công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp Trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn [Trích lụcghi chú ly hôn].
Ngoài ra, khi thực hiện thủ tục, bạn cũng cần xuất trình một số giấy tờ như:
- Giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu; hoặc chứng minh nhân dân; hoặc thẻ căn cước công dân; hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp. Các loại giấy này phải còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu ghi chú kết hôn.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền.
- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Trình tự thực hiện
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài [sau đây gọi là ghi chú kết hôn] nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền.
Bước 2: Xử lý hồ sơ
Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
Bước 3: Nhận kết quả
Nếu thấy yêu cầu ghi chú kết hôn đủ điều kiện, không thuộc trường hợp từ chối ghi vào sổ việc kết hôn theo quy định, Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện xem xét, quyết định. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân đồng ý giải quyết thì ký Trích lục ghi chú kết hôn cấp cho người yêu cầu; công chức làm công tác hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký kết hôn.
Thời hạn giải quyết tối đa là 12 ngày, kể từ ngày nộp hồ sơ
Một số thủ tục liên quan:
-Thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài
-Ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân việt nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài
7. Những vấn đề cần lưu ý khi ghi chú kết hôn
Khi thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam, hai bên cần lưu ý những vấn đề như sau:
Thứ nhất,bản sao giấy tờ của cả hai bên nam nữ nếu nộp hồ sơ qua đường bưu chính.
Thứ hai,đối với công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn.
Thứ ba,trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ghi chú kết hôn, hồ sơ cần nộp phải có văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
8. Trình tự thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài:
- Người có yêu cầu đăng ký kết hôn nộp hồ sơ đăng ký kết hôn tại Ủy ban nhân dân [UBND] cấp huyện có thẩm quyền.
- Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình, theo đó:
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định;
+ Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì người tiếp nhận phải lập văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.
- Phòng Tư pháp tiến hành nghiên cứu, thẩm tra hồ sơ đăng ký kết hôn; nếu thấy cần thiết, Phòng Tư pháp làm việc trực tiếp với các bên để làm rõ về nhân thân, sự tự nguyện kết hôn, mục đích kết hôn. Nếu thấy hồ sơ hợp lệ, các bên có đủ điều kiện kết hôn theo quy định thì Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện xem xét, quyết định.
- Trường hợp Chủ tịch UBND đồng ý giải quyết thì ký 02 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn và Phòng Tư pháp tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ, mỗi người giữ 01 bản.
Lưu ý:
- Khi đăng ký kết hôn cả hai bên nam, nữ phải có mặt tại trụ sở UBND. Công chức làm công tác hộ tịch hướng dẫn hai bên nam, nữ kiểm tra nội dung trong Giấy chứng nhận kết hôn và Sổ đăng ký kết hôn, nếu hai bên thấy nội dung đúng, phù hợp với hồ sơ đăng ký kết hôn thì công chức làm công tác hộ tịch cùng hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ; hai bên nam, nữ cùng ký vào Giấy chứng nhận kết hôn.
- Trường hợp một hoặc hai bên nam, nữ không thể có mặt để nhận Giấy chứng nhận kết hôn thì theo đề nghị bằng văn bản của họ, Phòng Tư pháp gia hạn thời gian trao Giấy chứng nhận kết hôn nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày Chủ tịch UBND huyện ký Giấy chứng nhận kết hôn.
Hết 60 ngày mà hai bên không đến nhận giấy thì Chủ tịch UBND cấp huyện hủy Giấy chứng nhận kết hôn đã ký. Nếu sau đó hai bên nam, nữ vẫn muốn kết hôn với nhau thì phải tiến hành thủ tục đăng ký kết hôn từ đầu.