Academia.edu no longer supports Internet Explorer.
To browse Academia.edu and the wider internet faster and more securely, please take a few seconds to upgrade your browser.
Trong quá trình tìm việc và ứng tuyển, khái niệm Cover Letter đã không còn xa lạ với các bạn ứng viên. Dù vậy, một vấn đề chung mà 80% ứng viên hay gặp phải đó là không viết hoặc viết Cover Letter chưa hiệu quả.
Mặt khác, tình hình dịch COVID-19 đã khả quan hơn, mở ra nhiều cơ hội việc làm trong bối cảnh “bình thường mới”. Dù vậy, theo báo cáo quý II/2021 từ Tổng cục Thống kê: “Tỷ lệ thiếu việc làm của lao động trong độ tuổi quý II năm 2021 là 2,60%, tăng 0,4 điểm phần trăm so với quý trước. Tỷ lệ thất nghiệp trong độ tuổi lao động quý II năm 2021 là 2,62%, tăng 0,2 điểm phần trăm so với quý trước. Tỷ lệ thất nghiệp trong độ tuổi của khu vực thành thị là 3,36%, tăng 0,17 điểm phần trăm so với quý trước.” Do đó, chắc chắn rằng thị trường tuyển dụng sau dịch sẽ trở nên cạnh tranh và nhộn nhịp hơn bao giờ hết.
Với bối cảnh này, công đoạn chuẩn bị cho việc ứng tuyển cần được đề cao và chú trọng hơn nữa. Bên cạnh CV, hãy chuẩn bị một bản Cover Letter thật “hoàn hảo” và chuyên nghiệp, để không lỡ mất bất kỳ cơ hội nào. Dưới đây là một số cách viết và trình bày Cover Letter giúp bạn tăng cơ hội phỏng vấn, chinh phục nhà tuyển dụng và công việc mơ ước.
Cover Letter là gì và tại sao nên đính kèm cùng CV khi ứng tuyển?
Cover Letter hay còn gọi là thư xin việc, thư ứng tuyển – là một bản mô tả khái quát của ứng viên gửi tới nhà tuyển dụng mà trong đó ứng viên bày tỏ lý do và nguyện vọng được làm việc tại doanh nghiệp với một vị trí mà họ đang nhắm tới. Cover Letter thường được gửi kèm cùng với CV. Một Cover Letter ngắn gọn, súc tích có điểm nhấn ấn tượng sẽ giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng chỉ trong vài giây.
Cách diễn đạt của thư ứng tuyển có thể thể hiện cá tính của bạn theo cách mà sơ yếu lí lịch, CV của bạn không thể. Giọng điệu trong thư của bạn cung cấp cho nhà tuyển dụng một cái nhìn sâu sắc về tính cách của bạn và những điểm mạnh có thể làm tăng giá trị đối với riêng công ty. Cover Letter cho phép bạn giải thích bằng lời rằng tại sao bạn là người tốt nhất cho công việc.
Các bước tạo nên một Cover Letter hoàn hảo
Dưới đây là gợi ý 7 bước giúp bạn không chỉ chinh phục nhà tuyển dụng mà còn “lay động” người quản lý hay sếp tương lai của bạn.
Bước 1: Đặt chi tiết liên hệ của bạn lên đầu
Việc đặt thông tin liên hệ ngay đầu đơn ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng nắm bắt thông tin của bạn một cách nhanh và tổng quan nhất. Đồng thời thuận tiện cho việc xem lại thông tin để liên lạc hẹn phỏng vấn với bạn. Một số thông tin bạn nên đưa vào:
- Họ tên của bạn
- Địa chỉ email của bạn [đảm bảo rằng đây là email chuyên nghiệp và không phải kiểu ]
- Số điện thoại của bạn
- Liên kết hồ sơ LinkedIn [Tùy chọn]
- Bạn cũng có thể đề tên của nhà tuyển dụng/người tiếp nhận đơn ứng tuyển [nếu có]
Bước 2: Xây dựng phong cách xưng hô chuyên nghiệp
Trong lời chào, hãy tạo ấn tượng ban đầu tuyệt vời bằng cách gửi Cover Letter của bạn cho một cá nhân bằng tên thật của họ. Ghi nhớ, bạn nên loại bỏ những kiểu “chào làm thân” đại trà và phản ánh sự lười biếng của bản thân. Một lời chào mở đầu thiếu sự chân thành sẽ làm giảm đi cơ hội trúng tuyển của bạn.
Trong trường hợp bạn chưa chắc chắn về chức danh hay tên gọi thật của họ, đừng ngại xác thực. Cách hiệu quả nhất là thử kiểm tra trang web của công ty. Với tin ứng tuyển tại TopCV, bạn có thể check thông tin nhà tuyển dụng với tính năng TopCV Connect, thậm chí là trao đổi ngắn gọn về công việc cũng như những điều cần lưu ý riêng cho vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
Nếu vẫn nhận thấy chưa rõ ràng, hãy làm theo những mẹo sau:
- Nếu bạn không thể tìm ra người tuyển dụng là ai, bạn có thể đoán. Ví dụ: nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí nhân viên nhân sự, bạn có thể gọi tên Giám đốc nhân sự.
- Nếu bạn không thể tìm thấy tên của bất kỳ ai, bạn có thể xưng hô như với cho bộ phận Nhân sự. Ví dụ: “Kính gửi Phòng Nhân sự” là sự lựa chọn không tồi.
Bước 3: Thu hút người quản lý tuyển dụng bằng một lời giới thiệu mạnh mẽ
Nhiều ứng viên cho rằng họ quá vất vả về việc tìm ra cách bắt đầu thư xin việc của họ. Nhưng trên thực tế, nó không quá phức tạp như bạn nghĩ. Bạn cần lưu ý, một thư giới thiệu hiệu quả, thu hút nhà tuyển dụng có thể bao gồm những đặc điểm sau:
- Vị trí công việc: Tên vị trí bạn đang ứng tuyển
- Tên công ty: Tên công ty bạn đang ứng tuyển
- Ý định ứng tuyển: Thể hiện được nhiệt huyết của cá nhân bạn đối với vị trí bạn mong muốn ứng tuyển
Ngoài ra, bạn có thể làm làm cho phần giới thiệu của mình thêm sự thu hút bằng cách thêm một số mô tả về tính cách, đam mê hoặc điểm nhấn về nghề nghiệp. Tính cách luôn là điều quan trọng mà nhà tuyển dụng mong muốn thấy ở bạn. Tuy nhiên, nên chắc chắn rằng mọi thứ có chừng mực. Một số cách bạn có thể sử dụng để xây dựng chiến lược giới thiệu thư xin việc độc đáo là:
- Thể hiện tình yêu của bạn đối với công ty, có thể từ trải nghiệm trong quá khứ về việc bạn tình cờ làm việc với công ty
- Làm nổi bật thành tích trong quá khứ: ở công ty cũ bạn đã đạt được những kết quả, thành tích gì?
- Thể hiện niềm đam mê với công việc của bạn: tại sao bạn lại đến với ngành làm việc của mình,…
Bước 4: Chứng minh rằng bạn là ứng viên hoàn hảo cho công việc
Đây là bước thuộc phần trọng tâm của thư xin việc. Và như chia sẻ ở trên, đã đến lúc bạn trình bày một cách thuyết phục tại sao bạn là người phù hợp với vị trí, công việc đó.
Một số lưu ý về nội dung trong Cover Letter
Để chỉ ra cho nhà tuyển dụng thấy bạn là một ứng cử viên tuyệt vời, hãy ghi nhớ ba điểm sau:
1. Mạnh dạn, nhưng đừng khoe khoang: Một lá thư xin việc mạnh mẽ thì điều cần truyền tải chính là sự tự tin. Để chứng minh bạn là ứng viên tốt nhất cho công việc, hãy đưa ra những minh chứng về năng lực và thể hiện nó trong thư xin việc của bạn. Đừng nói những điều thiếu thực tế so với khả năng thật sự của bạn.
2. Trung thực và không thêu dệt: Sự chân thật rất quan trọng. Đừng nói dối hoặc thậm chí kéo dài sự thật về những trải nghiệm cá nhân của bạn. Vì điều này chỉ làm bạn tụt lại mãi phía sau, không bao giờ tiến bộ được.
3. Tránh liệt kê những thông tin không liên quan: Cover Letter của bạn nên được điều chỉnh cho phù hợp với công việc và công ty bạn đang ứng tuyển. Thư xin việc [và CV] của bạn nên thể hiện được rằng bạn có thể đảm nhận vị trí này với những kiến thức, kỹ năng phù hợp của mình. Đồng thời, đề cập trực tiếp đến các kỹ năng hay bằng cấp mà nhà tuyển dụng yêu cầu.
Quan tâm đến những kết quả thực tế
Các nhà quản lý tuyển dụng sẽ có cách kiểm chứng thư Cover Letter, CV của bạn để xác thực rằng bạn là ứng viên hoàn hảo hay chỉ đang cố thể hiện mình.
Để tăng độ tin cậy, bạn có thể sử dụng các thành tích gần đây để chứng minh [bằng các con số cụ thể] rằng bạn có các kỹ năng để hoàn thành công việc. Cụ thể như sau:
Thành tích nghề nghiệp: Hãy chỉ ra những số liệu chứng tỏ bạn đạt những thành tích về số lượng doanh thu, lợi nhuận, giá trị về sự hài lòng,…
Khen ngợi về chuyên môn: Bạn đã nhận được những đánh giá như thế nào từ cấp quản lý hoặc đồng nghiệp của mình
Giải thưởng chuyên môn: Bạn đã nhận được giải thưởng gì sau những nỗ lực, cống hiến?
Trau dồi và rèn luyện các phẩm chất
Bạn đừng quá lo lắng và e dè khi kinh nghiệm bản thân chưa đủ. Đừng lo ngại vì trên thực tế, người quản lý tuyển dụng còn đánh giá thư xin việc trên cơ sở khai thác những phẩm chất khác, chẳng hạn như:
- Thành tích học tập [và các thành tích khác]: Bạn có bằng cấp [cử nhân, thạc sĩ hoặc tiến sĩ không?]. Kết quả GPA của bạn như thế nào? Suốt quá trình học tập và trải nghiệm, bạn có đạt học bổng nào không? Bạn có tham gia thực hiện các luận án khoa học chuyên ngành nào đó hay chưa?
- Các hoạt động ngoại khóa: Bạn đã từng trải nghiệm công việc bán thời gian nào chưa? Các hoạt động tình nguyện, dự án xã hội nào mà bạn đã tham gia? Bạn có theo đuổi sở thích và đam mê không?
- Động lực bản thân và thiết lập mục tiêu: Các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn là gì? Công việc bạn đang ứng tuyển có ý nghĩa gì đối với mục tiêu bạn đã đề ra?
Hãy nhớ rằng bất kỳ thông tin nào bạn đưa vào phải liên quan đến công việc bạn đang ứng tuyển. Ví dụ, trải nghiệm các cuộc thi về công nghệ sẽ là câu trả lời thuyết phục khi bạn ứng tuyển các vị trí trong ngành IT.
Bước 5: Đánh giá sơ bộ và hoàn thiện nội dung thư xin việc
Khi viết thư xin việc, hãy thể hiện mình là một ứng viên lịch sự và tự tin. Dù là đoạn cuối cùng nhưng bạn vẫn phải đảm bảo sự cẩn thận, tỉ mỉ. Để có thể hoàn chỉnh Cover Letter một cách hiệu quả, bạn hãy lưu ý những vấn đề sau:
- Cảm ơn người quản lý tuyển dụng đã xem xét sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn
- Khái quát lại lý do tại sao bạn là một ứng viên tiềm năng
- Nhắc lại niềm đam mê của bạn dành cho vị trí, công việc đó
- Lịch sự yêu cầu họ gửi cho bạn lời mời phỏng vấn
Bước 6: Khép lại Cover Letter bằng một màn chào kết thúc chuyên nghiệp
Ký tên vào thư xin việc của bạn với một lời chào kết thúc chuyên nghiệp, ví dụ:
“Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho em. Mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A”
Bước 7: Kiểm tra lại lần cuối
Đã đến lúc xác nhận mọi thứ đang đi đúng quỹ đạo! Liệu thư xin việc của bạn có thật sự đúng quy chuẩn và tạo được sự ấn tượng chưa? Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:
Định dạng thư xin việc của mình đã đúng chưa?
Một Cover Letter chuyên nghiệp sẽ có 200-350 từ được sắp xếp trong một khoảng trống trên một trang A4. Kiểu phông chữ phải đồng nhất, mức độ chênh lệch không quá nhiều. Khoảng cách lề tạo cảm giác thuận mắt nhất của thư xin việc là từ 1’’ – 1,5’’.
Rà soát nội dung và các lỗi cần thiết
Văn phong – giọng điệu trong thư xin việc là một yếu tố quan trọng. Lưu ý rằng bạn không nên viết thư xin việc một cách quá trang trọng. Sự nhầm tưởng này không làm cho Cover Letter của bạn chuyên nghiệp hơn. Mặt khác, nó lại khiến cho thư xin việc trở nên cứng nhắc và khó để nắm bắt các thông tin.
Để cải thiện tức thì văn phong – giọng điệu thư xin việc của bạn, hãy thử những cách sau:
Tránh dùng các danh ngữ sáo rỗng, chẳng hạn như “suy nghĩ khách quan” và “sức mạnh tổng hợp”. Chọn các từ ngữ đơn giản, không chứa nhiều sắc thái quá trang trọng. Rà soát các lỗi về dùng từ, chính tả, cách diễn đạt, ngữ pháp câu.
Nếu phát hiện câu cú quá dài dòng, hãy lượt bớt những thông tin không quan trọng. Nếu nhận ra cách diễn đạt quá lủng củng, hãy sửa lại ngay để thông điệp về thông tin của bạn được nhà tuyển dụng nắm bắt một cách tốt nhất.
CV và Cover Letter phải luôn cùng một phong cách thiết kế
Là bộ đôi luôn đi cùng nhau, CV và Cover Letter phải luôn được đồng nhất: màu sắc, font chữ, cách sắp xếp [layout], định dạng,… Tháng 10 này TopCV gửi đến các bạn ứng viên bộ 3 mẫu CV – Cover Letter với phong cách hiện đại, cá nhân hóa, giúp bạn dễ dàng ghi điểm tuyển dụng. Với 3 mẫu Gradient, Lập trình viên và Basic, thay vì là một bản PDF thông thường hay một tờ giấy A4 “vô hồn”, bản CV và Cover Letter của bạn sẽ trở thành phương tiện để thể hiện bản thân cũng như là “chiếc vé thông hành quyền năng” trong giai đoạn đầu của quá trình ứng tuyển.
Ngoài ra còn rất nhiều mẫu CV, Cover Letter được thiết kế chuẩn, phù hợp với sinh viên và người đi làm đang có sẵn và miễn phí trên TopCV.
Nếu đã sở hữu CV, Cover Letter “xịn”, đừng quên lựa chọn những “địa điểm” uy tín để tìm kiếm công việc mơ ước. Là nền tảng tuyển dụng và việc làm hàng đầu Việt Nam, tất cả những tin tuyển dụng tại TopCV đều đã được kiểm duyệt và xác thực. Bạn có thể tìm kiếm việc làm mơ ước với TopCV ngay tại đây.