Ví dụ về ma trận quản lý thời gian
|
01/06/2018 09:34 by Admin Show
Ma trận quản lý thời gian là một trong những cách quản lý thời gian hiệu quả và được rất rất nhiều người thành công áp dụng. Phương pháp này được Stephen Covey đề cập tới trong quyển sách First Things First của mình, đây cũng là phương pháp được tổng thống Mỹ Eisenhower áp dụng và thầy Lê Thẩm Dương lý giải lại. Ma trận quản lý thời gian là gì?Cuộc sống hiện đại ngày càng khiến chúng ta trở nên bận rộn và quỹ thời gian của mỗi người dường như ngày trở nên eo hẹp hơn. Ma trận quản lý thời gian – Time management Matrix là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được những người thành công thường áp dụng. Phương pháp này được Stephen Covey đề cập tới trong quyển sách First Things First của mình, đây cũng là phương pháp được tổng thống Mỹ Eisenhower áp dụng. Ma trận quản lý thời gian chia tất cả các công việc thành 4 nhóm trên cơ sở đánh giá tính chất khẩn cấp và quan trọng của công việc. Sơ đồ quản lý thời gian Đây cũng là hai yếu tố mà chúng ta thường bị chi phối khi phải quyết định làm việc gì. Và đa số chúng ta hay bị tác động bởi yếu tố “khẩn cấp” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn. Chúng ta ngỡ rằng mình đã làm đúng, nhưng thực tế không phải vậy. Về bản chất là ma trận quản lý thời gian là một "Công cụ" hỗ trợ quản lý thời gian . Dựa trên tính chất quan trọng và khẩn cấp, ma trận này được chia làm 4 nhóm. Theo chiều mũi tên, tính khẩn cấp và tính quan trọng tăng dần. Cơ sở luận ma trận quản lý thời gianCơ sở luận: 80% kết quả có được của bạn chỉ có 20% là từ hành động của bạn, Vì thế: Hãy vì 80% hiệu quả công việc mà tập trung tối đa cho 20% công sức. Đặt vấn đề ma trận thời gian Mối người trong chúng ta, ai cũng đều được ban 24 tiếng mỗi ngày rất công bằng Chúng ta vẫn thường trả lời khi được hỏi về thời gian “mình ước gì ngày có thể dài hơn 24 tiếng, như thế mới đủ để mình làm được mọi việc trong ngày”. Điều này làm tôi nhớ đến câu nói của H. Jackson Brow :"Đừng nói rằng bạn không có đủ thời gian. Cuộc sống tặng cho bạn, cũng như cho Helen Keller, Louis Pasteur, Michelangelo, Mẹ Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson và Albert Einstein, mỗi ngày 24 giờ như nhau.”. Có lẽ chúng ta không thiếu thời gian, điều khiến chúng ta khác biệt trong việc đạt được hiệu quả trong công việc chính là cách chúng ta phân bố thời gian và sử dụng nó. “Luôn nhắc bản thân: 80% kết quả có được của bạn chỉ có 20% là từ hành động của bạn. Áp dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quảQuản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó. Theo ý kiến của tôi, quản lý thời gian là việc phân bổ và sử dụng thời gian sao cho đảm bảo thực hiện được các công việc một cách hợp lý và đem lại hữu dụng tối đa cho người quản lý. Giả sử như cùng một lượng thời gian là 10 tiếng, chúng ta được phân làm 4 nhiệm vụ, thì người biết cách quản lý thời gian sẽ biết phân phối sao cho vừa làm được nhiều việc nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất. “Tin xấu: thời gian cứ bay mãi. Nhưng tin tốt: bạn là phi công trên chuyến bay đó”. Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua.
Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau: Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc. KẾT LUẬN: Hãy dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu. 1. Quan trọng và khẩn cấp: ví dụ như: Còn 2 ngày nữa bạn phải đi thi hết môn nhưng chưa học chữ nào, bổ sung gấp hồ sơ để nộp xin học bổng du học, … Giải quyết những công việc này sẽ làm bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian và do đó làm cho bạn dễ bị stress. Những công việc nằm trong ô này thường được gắn những thuật ngữ như là khủng hoảng (crises) hay vấn đề (problems). Chính vì tính cấp bách của nó, yêu cầu đặt ra đối với những công việc này là phải giải quyết 2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp Những công việc trong nhóm này mang tính chất MỤC TIÊU. Đây là những công việc bạn có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao. Ví dụ: Luyện Toefl để đi du học, xác định kế hoạch để được trên 8.0 ở kỳ này, mục tiêu thăng tiến trong 2 năm tới… Chính vì tính “mục tiêu” ấy, những công việc trong nhóm này đòi hỏi bạn phải nỗ lực và tập trung nhiều thời gian, cũng như có một chiến lược rõ ràng, logic: 60% là con số các chuyên gia khuyên bạn nên dành cho những công việc như thế này. 3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng Giải quyết: Có thể bỏ qua. Ví dụ: bạn cần gửi một lá bưu phẩm đến bưu điện. Đây là nhóm duy nhất trong 4 nhóm bạn có thể nhờ người khác làm. Chính vì thế, nó còn có tên là nhóm ủy quyền. Mức thời gian cần thiết cho những công việc trong nhóm này: 5%. 4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng Những công việc trong nhóm này thường là những việc thiết yếu các bạn phải làm như: ăn, ngủ, sinh hoạt, và kể cả việc lướt web, chơi game, chat…Lượng thời gian các chuyên gia khuyên bạn dành cho nhóm này: 5% Càng tối thiểu hóa càng tốt. Nhóm này thường được gọi là SINH HOẠT. Quản lý nhân sự hiệu quả với phần mềm quản lý nhân sự TimeHRM Với phần mềm quản lý nhân sự, người quản lý sẽ có thể tối ưu được rất nhiều thời gian mà vẫn có thể đảm đương nhiều công việc quản lý như: chấm công, chấm lương, theo dõi, giám sát tiến độ, giao việc cho ai, phối hợp cùng ai.
Phần mềm quản lý Nhân sự TimeHRM - Giải pháp quản lý nhân sự, tính lương, chấm công hiệu quả nhất cho mọi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức, đoàn thể! TimeHRM có gì? - Cung cấp tới 12 chức năng quản lý nhân sự mở rộng, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý, từ quản lý bộ phận, quản lý ngày công, quản lý bảng lương, quản lý bảo hiểm,...Kết hợp với máy chấm công chuyên dụng, TimeHRM chắc chắn sẽ là sự lựa chọn thông minh nhất của người quản lý!
|
