Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khái niệm về sổ tay nhân viên còn khá mơ hồ và cho rằng đây là dòng văn bản chỉ dành cho những tập đoàn lớn. Bạn hãy cùng Fastdo tìm hiểu về khái niệm và cách xây dựng sổ tay nhân sự hiệu quả qua bài viết dưới đây. Cùng xem ngay nhé!
Nhận ngay MIỄN PHÍ Bộ biểu mẫu Nhân sự mới nhất 2022 từ Fastdo. Click ngay vào ảnh để xem thông tin chi tiết chương trình:
>>>> BỎ TÚI NGAY: 10 mẫu quản lý dự án bằng excel chuyên nghiệp, miễn phí 2021
Sổ tay nhân sự được hiểu là một bộ tài liệu tổng hợp được doanh nghiệp ban hành để truyền đạt các nhiệm vụ, chính sách và kỳ vọng đối với người lao động. Bên cạnh đó, loại sổ tay này còn tổng hợp tất cả các thông tin về chính sách, quy định làm việc và hình thức khen thưởng, xử phạt của nội bộ công ty.
Mục đích của loại sổ tay này là giúp doanh nghiệp thiết lập những quy định trong nội bộ tổ chức. Sổ tay nhân sự này cho phép nhân viên biết được những lợi ích, quyền lợi của mình từ phía doanh nghiệp và ngược lại. Từ đó, tài liệu này sẽ là chiếc cầu nối minh bạch giúp quan hệ cộng tác giữa doanh nghiệp và người lao động diễn ra hiệu quả hơn.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Mẫu kế hoạch tài chính cho Startup, dự án khởi nghiệp chuẩn
Với những thông tin tổng quát trong sổ tay nhân sự sẽ rất có ích với nhân viên mới. Một quyển sổ tay được viết kỹ càng và hoàn chỉnh sẽ giúp các nhân viên có thể nhanh chóng bắt kịp môi trường làm việc mới.
>>> [TẢI MIỄN PHÍ]: MẪU SỔ TAY NHÂN VIÊN
Việc doanh nghiệp làm sổ tay nhân sự sẽ giúp các nhân sự mới có thể tiếp thu và nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới. Bên cạnh đó, loại sổ tay này còn đem lại nhiều lợi ích như:
- Hỗ trợ các nhân sự mới bắt kịp: Nhân viên có thể tự chủ động tra cứu những thắc mắc về nội quy hay những phương pháp làm việc thay vì phải đi tìm những nhân sự liên quan để tham khảo ý kiến.
- Xây dựng một văn hóa có tính minh bạch trong tổ chức: Tất cả thông tin, chính sách khi được phân bố rộng rãi sẽ giúp đem lại tính minh bạch trong tổ chức công ty rõ ràng hơn.
- Là thang tham chiếu đánh giá nhân viên: Sổ tay nhân sự giúp xác định rõ quyền và trách nhiệm của từng nhân viên rồi từ đó khuyến khích những hoạt động mang lại lợi ích đồng thời loại trừ những hành vi sai trái.
- Thiết lập các chính sách làm việc tốt hơn: Việc thiết lập các chính sách một cách tổng quát kể các cách thức doanh nghiệp vận hành trong sổ tay sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra những phương án củng cố và cải thiện những điểm yếu còn tồn tại.
- Hạn chế các rắc rối liên quan đến pháp lý: Sổ tay nhân sự sẽ chỉ ra những trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những tham khung chiếu chuẩn để khen thưởng hay xử phạt người lao động mà không bị vướng vào kiện cáo vô nghĩa.
>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA: Mẫu bảng tiến độ thi công chuẩn 2021 và cách lập bảng chi tiết
Sổ tay công nhân viên là loại hình không bị ràng buộc với các định dạng tiêu chuẩn. Mỗi doanh nghiệp có thể biến sổ tay dành cho nhân viên thành tài liệu độc nhất vì vậy việc xây dựng loại sổ tay này sẽ tùy thuộc vào mỗi tổ chức.
Nội dung sổ tay dành cho nhân viên không có khuôn mẫu nhất định và doanh nghiệp có thể tùy biến sao cho phù hợp với mục đích, nhu cầu sử dụng. Một quyển sổ tay nhân sự cần phải đảm bảo những nội dung sau:
- Giới thiệu về doanh nghiệp.
- Tầm nhìn sứ mệnh và văn hóa làm việc.
- Quy tắc ứng xử được dùng trong và ngoài doanh nghiệp.
- Nội quy công việc.
- Cơ chế khen thưởng, phúc lợi.
- Một số quy tắc làm việc chung mà nhân viên cần nắm.
>>> XEM NGAY: Những công việc của trưởng phòng nhân sự trong tổ chức
Ngoài phải đảm bảo nội dung thì yếu tố hình thức trình bày cũng phải đủ hấp dẫn để có thể lôi kéo nhân viên sử dụng. Hai xu hướng trình bày sổ tay dành cho nhân viên hiện nay là:
- Bản in: Đây là hình thức mà nhiều đơn vị lựa chọn vì tính sáng tạo và cá nhân hóa mà sổ tay mang lại. Tuy nhiên, xu hướng trình này có nhược điểm là chi phí khá cao và phải tái bản nếu có điều gì đó thay đổi .
- Sổ tay điện tử hay website tương tác: Xu hướng trình bày này có giao diện ấn tượng, dễ dàng chỉnh sửa và chi phí thấp. Đây hiện là hình thức sổ tay được nhiều doanh nghiệp nhỏ áp dụng.
Ngôn ngữ được sử dụng trong sổ tay dành cho nhân viên không nhất thiết trang trọng như các văn bản luật pháp hay hợp đồng kinh doanh. Ngôn ngữ viết có thể thay đổi để thích nghi với nhu cầu sử dụng của nhân viên. Dưới đây là một số cách giúp bạn tối ưu ngôn ngữ viết sổ tay.
- Sử dụng ngôn ngữ tích cực: Kể cả khi đưa những ngôn từ mang tính chất cấm [như cấm hút thuốc…] bạn cũng cần phải sử dụng những ngôn ngữ mang tính hướng dẫn nhiều hơn là ra lệnh.
- Sử dụng ngôn ngữ mang tính đối thoại: Bạn có thể thay đổi những ngôi xưng như “nhân viên” hay doanh nghiệp” bằng “bạn” và tên của doanh nghiệp để tạo thiện cảm.
- Nếu có thể hãy thêm vài điều hài hước: Tuy mục đích của cuốn sổ này không phải để chọc cười nhân viên nhưng những hình ảnh vui nhộn sẽ tạo nên những trải nghiệm đọc và tiếp thu thông tin tốt hơn rất nhiều.
- Sử dụng từ ngữ đơn giản và ngắn gọn: Mặc dù phải cung cấp đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp nhưng bạn hãy cố gắng sử dụng những câu ngắn gọn, dễ hiểu nhất có thể. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể nắm bắt tất cả thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn.
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA CÁC BÀI VIẾT SAU:
Fastdo hy vọng với những thông tin hữu ích trên giúp bạn hiểu rõ hơn về sổ tay nhân viên và có thể xây dựng được sổ tay này cho doanh nghiệp của mình. Hiện Fastdo đang phát triển và cung cấp một phần mềm quản trị nhân sự F-HRs. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm hoặc sử dụng phần mềm này thì hãy liên hệ đến chúng tôi qua thông tin bên dưới nhé!
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 5, toà S21T1, 83 Vũ Trọng Phụng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 3, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0965 210 444
- Email:
- Website: //fastdo.vn/
Phần mềm giao việc F-TODOLIST là phần mềm quản lý, sắp xếp công việc được phát triển bởi Fastdo, sở hữu tính năng nổi bật được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bên cạnh chức năng thiết lập todolist hàng ngày, phần mềm này còn hỗ trợ người dùng quản lý các nhiệm vụ và thống kê kết quả công việc cho từng cá nhân, đội nhóm, phòng ban.
Top 1, phần mềm quản lý, sắp xếp công việc F-Todolist. Top 2, app sắp xếp lịch trình Google Keep. Top 3 ứng dụng quản lý công việc Any.do. Top 4 app sắp xếp công việc trên iphone Clear. Top 5 phần mềm xếp lịch làm việc cá nhân Tick Tick.
Thứ nhất, không gian lưu trữ lớn. Thứ hai hoàn toàn miễn phí. Thứ ba hoàn toàn có thể chia sẻ lịch làm việc, thời gian biểu đến bạn bè. Thứ tư tạo các công việc con.
Cuốn sổ tay công ty sẽ giúp những kế hoạch mục tiêu của phòng ban, nhân viên được cụ thể hoá và dễ hoàn thành công việc hơn. Việc xây dựng kế hoạch làm việc hàng ngày hàng tuần cũng giúp cho nhân viên học hỏi được kỹ năng làm việc có kỷ luật và kế hoạch. Từ đó hoàn thiện bản thân và hoàn thành công việc với hiệu quả tốt hơn.
Sổ tay công ty giúp nhân viên làm việc có kế hoạch và hiệu quả.
Ngày nay nhiều công ty bắt đầu sử dụng các phần mềm vào quản lý công việc. Tuy nhiên hầu hết phục vụ giám sát hoạt động nhân viên và các số liệu phục vụ báo cáo máy móc chứ chưa tạo được động lực làm việc cho nhân viên. Việc sử dụng các phần mềm quản lý công việc có định vị và check in khiến nhân viên có cảm giác gò bó mất đi sự tự do và linh động trong công việc. Chính điều này đòi hỏi một cách quản lý hiệu quả hơn đề cao tính tự giác.
Sổ tay nhân viên có thể áp dụng cho các công ty SME, các đội nhóm làm việc tập thể.
Tại sao chúng ta cần sổ tay công ty, sổ tay nhân viên?
Ở đây Bullnote không nói những cuốn sổ phổ biến quy chế, quy tắc công ty hay hướng dẫn công việc cơ bản cho nhân viên mới, Cuốn sổ chúng tôi muốn đề cập là loại sổ ghi chép được tuỳ biến riêng cho mỗi nhu cầu làm việc của công ty.
Một cuốn sổ ghi chép công việc hàng ngày mà nhân viên có thể liệt kê ra những công việc trọng điểm trong ngày, tuần và tháng. Những chỉ tiêu để ra cho bản thân và theo dõi hiệu quả công việc. Thực tế chứng minh những người có thói quen làm việc với kế hoạch mục tiêu rõ ràng luôn đạt được hiệu quả tốt hơn so với những người chỉ làm việc theo thói quen không định hướng và không biết sắp xếp trật tự thứ tự công việc.
Sử dụng sổ tay công việc cách làm đơn giản để tạo động lực cho nhân viên dựa trên sự tự giác
Việc có cuốn sổ tay công ty nhân viên sẽ nắm được lượng công việc mỗi ngày và tự đánh giá về một ngày làm việc hiệu quả hay không. Việc theo dõi các kế hoạch ngày để ra hoàn thành và tự đánh giá cũng tương tự việc rèn luyện bản thân trong sức khoẻ như các mục tiêu só bước chân, đi bộ, tập luyện hàng ngày của mỗi người. Nó không chỉ giúp nhân viên định hướng được công việc hàng ngày mà còn tạo ra những hứng khởi khi hoàn thành mục tiêu và công việc mỗi ngày.
Sử dụng sổ tay công ty thế nào?
Mỗi phòng ban công ty đều có những công việc và đặc thù khác nhau, Không thể áp chung các loại sổ tay giống nhau. Việc soạn thảo nội dung ghi chép nên được thiết kế phù hợp với đặc thù làm việc của từng công ty.
Lợi ích của việc biên soạn nội dung các khung ghi chép sẽ giúp cho toàn bộ nhân viên có một quy chuẩn chung về cách ghi theo đúng nội dung công việc để người quản lý có thể đánh giá giữa các nhân viên với nhau. Hàng tháng hàng quý có thể tổng hợp sổ tay làm báo cáo tuần tháng cho nhân viên.
Mẫu lõi sổ kế hoạch nhân viên Bullnote
Ví dụ mẫu sổ bullnote thiết kế. Bên cạnh ghi chép thông thường sẽ có những trang ghi chép kế hoạch nội dung công việc cần làm hàng ngày và phần tự đánh giá dành cho nhân viên.
Hãy sử dụng sổ tay công ty như cách động viên nhân viên làm việc thay vì áp quy chế khắt khe.
Việc áp dụng sổ tay vào công việc cho nhân viên nên ở phạm vi tạo động lực và sự tự giác cho nhân viên thay vì các quy định và luật lệ khắt khe.
Sổ tay sẽ giúp nhân viên tự đánh giá được hiểu quả công việc của mình từ đó có những điều chỉnh nâng cao hiệu suất làm việc. Khi hiệu quả công việc tăng mỗi người sẽ tự cảm thấy hứng khởi hơn trong công việc và cuộc sống đồng thời rèn luyện được thói quen làm việc có kế hoạch hơn.
Tại Bullnote luôn có những cơ chế khen thưởng cho nhân viên dựa theo đánh giá sự gia tăng hiệu suất công việc do nhân viên tự đánh giá.
VD: Số lượng công việc hoàn thành / tổng khối lượng công việc, Số lượng công việc hoàn thành đúng thời hạn, hiệu suất làm việc trung bình các công việc đề ra, Doanh số và đơn hàng trên khách hàng mục tiêu hàng tháng… Tất cả những chỉ số này đều do nhân viên tự giác đề ra và tự đánh giá theo cho bản thân mình. Khi mỗi nhân viên thấy các con số trong hiệu suất của mình kém hơn các thành viên khác thì sẽ tự điều chỉnh để tăng năng suất làm việc của mình.