Vì sao nên tạo chữ ký trong email

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Những tiêu chí để có được chữ ký email chuyên nghiệp là gì?

Chữ ký email là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi bức thư email.

Chữ ký email có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.

Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:

• Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
• Tên công ty bạn đang làm việc.
• Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
• Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
• Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
• Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.

>>> Xem thêm bài viết: Cách lập email cá nhân

Chữ ký email là gì?

Chữ ký gmail không giống như chữ ký thông thường của bạn, mà nó là phần thông tin luôn tự động xuất hiện ở phần cuối của mỗi nội dung email. Bạn không cần phải viết lại, mà chỉ cần thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống tự động thêm vào cuối nội dung email mỗi lần gửi mail.

Chữ kýemail [Email Signature] là phần thông tin được xuất hiện cuối cùng trong một nội dung email marketing. Không chỉ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng hay đối tác, khách hàng mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, lịch thiệp.

Chữ ký email là gì?

Để có được 1mẫu chữ ký emailđẹp, chuyên nghiệp cần phải cólogo, font chữ, màu chữ, cách sắp xếp sao cho thật hài hòa và đẹp mắt.

Theo các chuyên gia marketing thì để tạo chữ ký gmail không quá phức tạp, bạn có thể tự thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống email tự động thêm vào phía cuối nội dung email của bạn.

Bizfly cung cấp bộ giải pháp chuyển đổi số [chatbot, CRM, Email Marketing và thiết kế website​...] giúp doanh nghiệp tăng trưởng100%doanh thu, tiết kiệm50%chi phí

KHÁM PHÁ NGAY

Những yếu tố cơ bản của một chữ ký email tốt

Một chữ ký email có hai nhiệm vụ:

• thu hút sự chú ý của người đọc
• để truyền đạt thông tin của bạn đến người đọc

Đây là một vài các yêu tố của một chữ ký email tốt:

1. Tên, chức vụ và công ty. Tên của bạn nói cho người xem ai là người đã gửi email đó. Nếu bạn đại diện cho một công ty, bạn nên thêm cả tên và chức vụ của bạn tại công ty đó.
2. Thông tin liên hệ. Thông tin liên hệ của bạn nên bao gồm cả website doanh nghiệp của bạn. Nó cũng nên kèm thêm ít nhất một số điện thoại. Nó cũng có thể có thêm một địa chỉ email mặc dù rất nhiều các nhà chuyên môn nói rằng nó là không cần thiết.
3. Đường link mạng xã hội. Nó trở nên quan trọng để có thông tin liên lạc truyền thông xã hội ở trong chữ ký email của bạn. Chọn những tài khoản thông tin xã hội chuyên nghiệp nhất của bạn để liên kết. LinkedIn là một ví dụ tốt. Tránh liên kết với các tài khoản xã hội vớ vẩn hoặc không liên quan.
4. Logo [không bắt buộc]. Nếu bạn làm việc cho một công ty hoặc sở hữu doanh nghiệp của mình, bạn có thể rất muốn đính kèm logo của mình trong chữ ký email của bạn.
5. Hình ảnh [không bắt buộc]. Rất nhiều chữ ký email bao gồm hình ảnh của người gửi. Cách này có thể giúp người đọc liên tưởng khuôn mặt của bạn với tên của bạn.
6. Thiết kế hồi âm. Sự sử dụng của những chiếc điện thoại thông minh và những thiết bị di động khác ngày càng tăng. Những cơ hội là khi người nhận email của bạn sẽ mở email của bạn bằng thiết bị điện thoại. Một thiết kế hồi âm điều chỉnh cho những người đọc di động.
7. Những quy định pháp luật. Một vài nước có những quy định pháp luật riêng mà tất cả các truyền thông kinh doanh đều phải tuân theo. Kiểm tra với luật sư của bạn để xem rằng liệu đất nước nơi doanh nghiệp của bạn hoạt động có luật cụ thể về quản lý chữ ký điện tử hay không.

Đừng tạo chữ ký email của mình quá dài hoặc bao gồm tất tần tật mọi thông tin. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng người nhận có khuynh hướng lờ đi các chữ ký email với quá nhiều thông tin. Ví dụ, một hoặc hai số điện thoại thông thường là đủ.

Hơn nữa, hãy cẩn trọng khi thêm những thông tin không liên quan như những câu trích dẫn dài hoặc những câu nói mang tính tranh luận. Những thứ này thường không làm tăng giá trị cho chữ ký email của bạn. Trong trường hợp xấu nhất, một câu trích dẫn có thể làm mất lòng hoặc quấy nhiễu người đọc của bạn - nguyên nhân làm mất đi giao dịch.

Chữ ký Gmail là gì? Tác dụng cơ bản

Chữ ký Gmail là phần nội dung thường được chèn ở cuối mỗi email bao gồm: số điện thoại, trang web hoặc chữ ký hình ảnh,…. Mục đích là để cung cấp thêm thông tin để 2 bên dễ dàng trao đổi và liên lạc hơn.

Chữ ký Gmail có vai trò như một danh thiếp, chữ ký cho phép bạn tiếp thị cũng như quảng bá thương hiệu của cá nhân hoặc công ty đến người nhận thư.

Email được sử dụng vô cùng phổ biến nên số lượng email mà người dùng nhận được có lên tới hàng chục, hàng trăm mỗi ngày. Do đó, việc đặt chữ ký email sẽ để lại ấn tượng cho đối tượng khách hàng.

Chữ ký email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng như số điện thoại, profile mạng xã hội để dễ dàng liên lạc lại với bạn khi cần thiết.

Hơn thế nữa, bạn cũng có thể thêm vào những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website trong chữ ký email như một loại quảng cáo miễn phí.

Khi tất cả nhân viên của công ty cùng sử dụng một dạng chữ ký email thì đây là bước thể hiện địa vị, thương hiệu của doanh nghiệp của bạn.

Những lưu ý trước khi tạo chữ ký Gmail

Để tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến 4 yếu tố quan trọng là Hình ảnh, Thiết kế, Font chữ, Màu sắc.

Cần chú ý 4 yếu tố trước khi bắt đầu thiết kế.

Về mặt hình ảnh

Tuy hình ảnh không phải là yếu tố bắt buộc khi tạo chữ ký email nhưng nếu bạn muốn gây ấn tượng với người nhận thư thì hình ảnh cá nhân, logo của công ty là điều cần có trong chữ ký. Bạn cần chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sắc nét. Bởi vì nếu chọn bức ảnh dung lượng lớn sẽ khiến email của bạn nặng hơn rất nhiều lần, gây khó chịu cho người mở bức thư.

Thiết kế

Yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến tính chuyên nghiệp của một chữ ký email. Bạn nên thiết kế chữ ký môjt cách khoa học và mang tính logic, thông tin nên được sắp xếp theo thứ tự quan trọng đến ít quan trọng từ trên xuống dưới. Những thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại thì nên được in đậm và chỉnh size lớn hơn.

Font chữ

Cần sử dụng các font chữ gọn gàng, dễ nhìn, tránh dùng các font chữ quá đặc biệt dẫn đến khó nhìn.

Màu sắc

Về phần màu sắc, đây là một yếu tố tạo nên sự độc đáo cho chữ ký của bạn. Tuy nhiên, để tránh gây rối mắt thì trong một chữ ký email chỉ nên dùng tối đa 3 màu.

Chữ ký email là gì?

• Hà Kiều Oanh
• 08/04/2021, 11:20 am
• 499

Bạn muốn giới thiệu, quảng bá thông tin tới khách hàng thì việc tạo chữ ký email là không thể bỏ qua. Chữ ký email là nơi người nhận có thể tìm kiếm thông tin người gửi mail một cách dễ dàng. Những yếu tố nào tạo nên một chữ ký email chuyên nghiệp? Cách tạo chữ ký email như thế nào là đơn giản và hiện đại nhất? Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email được hiểu như một tấm danh thiếp của người gửi email đính kèm ở phần cuối cùng của mỗi bức thư. Chữ ký cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản của doanh nghiệp và cá nhân gửi.

Chữ ký email được trình bày đa dạng tùy theo nhu cầu của người sử dụng. Chúng có thể được thể hiện dưới dạng văn bản hay hình ảnh.

Các nội dung cần có trong một chữ ký email chuyên nghiệp:

• Họ tên đầy đủ, chức vụ của người gửi.
• Tên công ty đang làm việc.
• Thông tin liên hệ như số điện thoại, số fax, email, website,…
• Link mạng xã hội: Có thể có hoặc không, phụ thuộc vào nhu cầu của người gửi. Một số người dùng thường thêm link tài khoản mạng xã hội như Facebook, Skype, Zalo… để người nhận email thuận tiện liên lạc khi có nhu cầu.
• Hình ảnh: Có thể có hoặc không. Nếu thêm hình ảnh thì đây cũng là một cách tạo ấn tượng với đối tác kinh doanh. Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc vì đôi khi hình ảnh của bạn bị phát tán với mục đích không trung thực.
• Câu slogan: Không bắt buộc.

Tạo chữ ký trong Gmail