Khi nhận được email mời tham gia buổi phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn cũng cần xác nhận và phản hồi mail bằng ngôn ngữ tương tự. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh sao cho đúng. Bạn cần lưu ý gì về điều này? Hãy cùng JobsGO tìm hiểu nhé!
Cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh
Một bức thư trả lời phỏng vấn không chỉ là sự phản hồi của bạn với lời mời của nhà tuyển dụng mà còn thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp của bạn đối với công việc. Sau bao nỗ lực cùng cố gắng của bản thân, bạn gần như đang dần chạm tay tới vị trí mong muốn, vì vậy không thể để một email gây ảnh hưởng đến chặng đường của mình. Thư xác nhận phỏng vấn cũng đóng vai trò như một lời chào đầu tiên của bạn đối với nhà tuyển dụng. Dù là công ty trong nước hay nước ngoài bạn cũng cần chuẩn bị cho mình kỹ năng viết một email phản hồi gây ấn tượng.
? Xem thêm: Viết Email từ chối phỏng vấn: 4 điều quan trọng nhất định phải biết
Dưới đây JobsGO sẽ chia sẻ đến bạn bí kíp để tạo một bức thư trả lời phỏng vấn bằng Tiếng Anh.
Cấu trúc một lá thư trả lời phỏng vấn bằng Tiếng Anh
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu một email phản hồi phỏng vấn gồm những thông tin cần thiết nào và bố cục được sắp xếp ra sao nhé!
Lời chào đầu thư
Tuỳ vào đối tượng mà bạn gửi thư phản hồi sẽ có những lời chào khác nhau. Thông thường cấu trúc được sử dụng là Dear [Tên], đây là lời chào thể hiện sự trang trọng nhất trong văn phong viết thư Tiếng Anh.
- Nếu bạn nhận email từ chính cá nhân nhà tuyển dụng, bạn có thể dụng: Dear Sir/Madam.
- Trong trường hợp bạn biết đầy đủ tên của họ thì hãy chào hỏi với: Dear Mr/Ms [Tên nhà tuyển dụng].
- Nếu nhận được email của công ty, bạn sẽ kính gửi ban nhân sự của công ty đó: Dear Human Resources Department of [Tên công ty].
Lý do viết thư
Tiếp đến hãy đi thẳng vào vấn đề chính, đừng “vòng vo tam quốc” tránh mất thời gian của nhà tuyển dụng. Lý do viết thư chắc chắn đã được làm rõ ở tiêu đề nên bạn chỉ cần nhắc lại ngắn gọn trong 1 câu kèm theo lời cảm ơn. Đừng bỏ qua lời cảm ơn vì họ đã cho bạn cơ hội được trao đổi về công việc. Có thể tham khảo một số mẫu câu dưới đây:
- I would like to thank you for your consideration of my application for the position of [tên vị trí].
- I have received interview information on the position of [tên vị trí]. I am very happy to receive this opportunity from the company.
- Thank you very much for the invitation to interview for the [tên vị trí] position.
Phản hồi
Ở phần này bạn sẽ xác nhận về việc có thể tham gia phỏng vấn hoặc không. Nếu thời gian phù hợp hoặc có nhiều lựa chọn, bạn cần đọc rõ thông tin và chọn để đảm bảo có thể tham gia đúng giờ. Nếu không phù hợp, đừng ngần ngại đưa ra một thời gian cụ thể khác để nhà tuyển dụng sắp xếp. Tuy nhiên, hãy cân nhắc kỹ thời gian, tránh lựa chọn vào giờ nghỉ trưa, sáng đầu tuần và chiều cuối tuần.
Đặt câu hỏi
Trong trường hợp bạn có thắc mắc hoặc chưa nắm rõ thông tin cần thiết cho buổi phỏng vấn có thể đưa ra câu hỏi. Thông thường nhà tuyển dụng sẽ cung cấp những thông tin cơ bản về thời gian, địa điểm, số điện thoại liên lạc, những giấy tờ cần mang theo, trang phục, người phỏng vấn,… Nếu không có hãy đặt câu hỏi ngay trong thư phản hồi này để chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn của bạn.
Lời chào kết thúc
Sau khi đã hoàn thành mục tiêu của bức thư thì hãy kết thúc bằng một lời chào trân trọng. Chú ý sử dụng văn phong trang trọng chứ không dùng như khi viết email cho bạn bè hoặc người thân. Một số cách khép lại bức thư bạn có thể sử dụng trong trường hợp này:
- Yours sincerely,
- Yours faithfully,
- Kind regards,
- Best wishes,
Những lưu ý khi viết thư trả lời phỏng vấn bằng Tiếng Anh
Trả lời thư mời phỏng vấn không hề đơn giản, trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh lại càng khó hơn. Tuy nhiên, bạn đừng lo lắng. Bằng cách ghi nhớ những điều dưới đây, bạn có thể có được một email phản hồi tốt.
Tiêu đề
Tiêu đề thường được ví von như “ngoại hình” của bức thư. Nếu bạn đặt một tiêu đề linh tinh lộn xộn thì khả năng cao nhà tuyển dụng sẽ nghĩ là thư rác. Bên cạnh đó, việc đặt một tiêu để nghiêm chỉnh là bước đầu thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Với mail xác nhận đi phỏng vấn, bạn chỉ cần để tiêu đề theo cấu trúc:
[Họ và tên đầy đủ] – THƯ TRẢ LỜI PHỎNG VẤN.
Thời gian trả lời
Thời gian lý tưởng để trả lời thư mời phỏng vấn là 24 – 48 giờ. Hãy cân nhắc kỹ về thời gian phỏng vấn, sắp xếp thời gian biểu của bạn để tham gia một cách thoải mái nhất, tránh trường hợp gấp gáp gây căng thẳng hoặc đến trễ. Không nhất thế phải trả lời ngay lập tức nhưng cũng đừng để nhà tuyển dụng chờ đợi quá lâu.
Ngôn từ
Nhà tuyển dụng sẽ không đánh giá kỹ năng viết văn hay sử dụng từ ngữ bay bổng của bạn qua thư phản hồi này. Chỉ cần đảm bảo đầy đủ bố cục cơ bản của một bức thư, đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề, không lan man, dông dài. Hãy sử dụng câu văn ngắn gọn, súc tích và phong thái trang trọng, lịch sự. Chú ý không dùng văn nói hàng ngày, ký tự đặc biệt hoặc các ký hiệu biểu cảm.
? Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email xin việc chi tiết kèm mẫu tham khảo
Mẫu thư trả lời phỏng vấn bằng Tiếng Anh
Khi đã nắm rõ về cách viết một bức thư trả lời phỏng vấn, hãy tham khảo thêm những mẫu dưới đây để có phiên bản hoàn thiện nhất của bạn nhé!
Mẫu 1 thư trả lời phỏng vấn bằng Tiếng Anh
| [Pham Thu Huong] – Interview Confirm Dear Ms.Smith, It was great speaking with you on the phone earlier today. Thank you very much for the invitation to interview for the Editorial Coordinator position at ABC Company. I’m very much looking forward to our conversation, scheduled for May 6, at 3 PM. When you have a moment, can you confirm that this interview will take place at the downtown location of ABC Company? I believe that my editorial experience in the technical publishing field makes me an ideal candidate for the position. I look forward to sharing my passion for and skills in editorial work with you. If I can provide you with any further information before the interview, please let me know. Sincerely, Pham Thu Huong 0903.xxx.xxx |
Mẫu 2 thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh
| [Tran Quang Dung] – Interview Confirm Dear Human Resources Department of XYZ Company, Thank you for considering me for the position of Content Marketing at XYZ Company. I am delighted to hear from you. I am available for the interview any time this week. If it helps, here are some schedules that work best for me. Tuesday 21/6/2021, 2 PM Wednesday 22/6/2021, 9 AM or 2 PM Thursday 23/6/2021, 9 AM I look forward to meeting with you and discussing this role in detail. Please let me know if you need any additional information from me. Sincerely, Tran Quang Dung 0948.xxx.xxx |
? Xem thêm: Bài mẫu giới thiệu bản thân khi phỏng vấn cho mọi đối tượng
Kết
Giờ thì bạn đã biết cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh rồi đúng không? JobsGO chúc bạn sẽ gặt hái nhiều thành công trên con đường của mình!