Khi bạn thực hiện thay đổi đối với tài liệu Google Documents, một bản sao của phiên bản trước sẽ được lưu. Điều này sẽ cho phép bạn hoàn tác các thay đổi, nhưng nếu muốn, bạn có thể ẩn hoặc xóa lịch sử phiên bản. Đây là cách thực hiện.
Ẩn lịch sử phiên bản của tài liệu Google Documents
Thật không may, không thể ẩn hoàn toàn lịch sử phiên bản với những người chỉnh sửa hoặc cộng tác viên tài liệu khác mà không tạo bản sao của tệp trước. Tuy nhiên, nếu bạn muốn giới hạn quyền truy cập vào lịch sử phiên bản mà không làm điều này, bạn phải hạn chế quyền truy cập ở chế độ chỉ đọc.
Người dùng có quyền truy cập chỉ đọc vào tài liệu Google Documents có thể xem bản sao hiện tại, nhưng không thể xem lịch sử phiên bản hoặc hoàn nguyên các thay đổi. Để chuyển tài liệu của bạn sang chế độ chỉ xem, hãy mở tài liệu của bạn và nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên cùng bên phải.
Trong cửa sổ cài đặt chia sẻ, mời người dùng khác xem tệp của bạn bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào hộp “Thêm người và nhóm”.
Sau khi địa chỉ email được chèn, hộp tùy chọn chia sẻ sẽ được cập nhật.
Chọn “Người xem” từ menu thả xuống, nhập tin nhắn để thêm vào lời mời [được gửi bằng email để cảnh báo người dùng] trong hộp “Tin nhắn”, sau đó chọn “Gửi” để gửi lời mời.
Bạn cũng có thể nhấp vào tùy chọn “Thay đổi thành bất kỳ ai có liên kết”. Điều này cung cấp cho bất kỳ ai có URL tài liệu quyền truy cập vào tài liệu.
Để đảm bảo quyền truy cập chỉ đọc, hãy chọn “Người xem” từ menu thả xuống. Để sao chép liên kết vào khay nhớ tạm của bạn, hãy chọn tùy chọn “Sao chép liên kết”.
Nhấp vào “Xong” để lưu cài đặt mới của bạn.
Khi chế độ chỉ đọc được bật, bất kỳ ai có liên kết tài liệu [hoặc lời mời trực tiếp để xem tài liệu] đều có thể xem nội dung của tệp, nhưng không xem được lịch sử phiên bản.
Xóa lịch sử phiên bản tài liệu Google Documents
Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn lịch sử phiên bản của tài liệu Google Tài liệu, bạn cần tạo một bản sao của tài liệu đó. Thao tác này sẽ xóa các phiên bản trước đó đã lưu của tệp, chỉ để lại phiên bản hiện tại cho tất cả người xem và người chỉnh sửa.
Từ thư mục Google Drive
Để thực hiện việc này, hãy mở thư mục Google Drive chứa tài liệu của bạn. Nhấp chuột phải vào tài liệu và chọn tùy chọn “Tạo bản sao”.
Một bản sao của tài liệu [với “Bản sao của” được thêm vào tên tệp] sẽ xuất hiện trong thư mục tài liệu của bạn.
Trong tài liệu Google Docs
Bạn cũng có thể sao chép trực tiếp trong tài liệu Google Documents của mình. Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu và chọn Tệp> Tạo bản sao để sao chép tài liệu.
Sau khi xác nhận các tùy chọn của bạn, một bản sao của tệp sẽ xuất hiện trong thư mục tài liệu bạn đã chọn.
Sử dụng menu Lịch sử Phiên bản
Để sao chép một phiên bản của tài liệu và xóa tất cả các phiên bản khác, trước tiên hãy mở tài liệu Google Documents. Sau đó nhấp vào Tệp> Lịch sử Phiên bản> Xem Lịch sử Phiên bản để xem lịch sử phiên bản của tài liệu của bạn.
Từ menu “Lịch sử Phiên bản”, nhấp vào biểu tượng menu ba chấm bên cạnh một mục trong bảng điều khiển bên phải.
Chọn “Tạo bản sao” từ menu thả xuống.
Trong menu “Sao chép phiên bản”, xác nhận nơi bạn muốn lưu tệp đã sao chép và nhập tên tệp mới.
Chọn hộp kiểm “Chia sẻ tệp với những người giống nhau” để chia sẻ tệp với những người dùng giống nhau [nếu bạn muốn]. Nhấp vào “OK” để tạo bản sao.
Phiên bản của tệp bạn đã sao chép được lưu trong thư mục bạn đã chọn.
LIÊN QUAN: 10 mẹo và thủ thuật dành cho Google Tài liệu
Google Sheet, Doc… là những công cụ làm việc nhóm hiệu quả. Các công cụ này cho phép những người dùng thao tác chỉnh sửa một nội dung trong cùng 1 File.
Nhưng chúng ta thường cảm thấy khó khăn khi không xác định được ai là người chỉnh sửa, và sửa nội dung gì và thay đổi vào khoản thời gian nào và cách xem lại nội dung đã được chỉnh sửa như thế nào.
Google Workspace cung cấp tính năng xem lại lịch sử [Tính năng Revision history] trong Google Docs, Google Sheets và Google Slides giúp bạn có thể biết được từng nội dung cập nhật trong file của bạn.
1. Hướng dẫn xem lại lịch sử chỉnh sửa trong Google Sheet
Bước 1: Đăng nhập vào Google Sheet nhấn vào mục Tệp trên thanh công cụ.Chọn tiếp vào Lịch sử phiên bảnrồi chọnXem lịch sử phiên bản.
Để mở nhanh giao diện lịch sử chỉnh sửa, người dùng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + Shift + H.
Xem lại lịch sử
Bước 2: Sau khi bạn nhấp vào xem lịch sử phiên bản các bạn sẽ thấy danh sáchlịch sử các lần chỉnh sửa nội dung trên Google Sheets.
Xem lại lịch sử
>>Xem thêm: Cách tạo chữ ký email đẹp chuyên nghiệp có template cho các bạn lựa chọn.
Bước 3: Các bạn có thể xem lại các phiên bản chỉnh sửa. Từ phiên bản chỉnh sửa sẽ ghi chú rõ thời gian sửa, người sửa. Chọn phiên bản mà bạn muốn xem và bạn có thể khôi phục lại phiên bản nếu muốn phục hồi.
Xem lại lịch sử chỉnh sửa
Bước 4: Nhấp vào nút 3 chấm sẽ thấy các tùy chọn đặt tên cho phiên bản và tạo bản sao. Bản sao có thể đặt các tên khác và lưu thành file khác trên Google Sheets.
Xem lại lịch sử
>>Xem thêm: Google Team Drive bộ nhớ dùng chung cho doanh nghiệp của bạn.
Bước 5: Google Sheet cũng cung cấp tùy chọn chỉ hiển thị các lần chỉnh sửa được đặt tên mà thôi.
Xem lại lịch sử Google Sheet
>>Xem chi tiết: 19 cách sử dụng Gmail hiệu quả trong công việc.
2. Hướng dẫn xem lại lịch sử chỉnh sửa trong Google Doc
Bước 1: Đăng nhập vào Google Doc nhấn vào mục Tệp trên thanh công cụ. Chọn tiếp vào Lịch sử phiên bảnrồi chọnXem lịch sử phiên bản.
Để mở nhanh giao diện lịch sử chỉnh sửa, người dùng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + Shift + H.
Xem lại lịch sử Google Doc
Bước 2: Sau khi bạn nhấp vào xem lịch sử phiên bản các bạn sẽ thấy danh sáchlịch sử các lần chỉnh sửa nội dung trên Google Doc.
Xem lại lịch sử
Các bạn tham khảo thêm: Tính năng và chi phí email doanh nghiệp trên nền điện toán đám mây an toàn tuyệt đối.
Bước 3: Các bạn có thể xem lại các phiên bản chỉnh sửa. Từ phiên bản chỉnh sửa sẽ ghi chú rõ thời gian sửa, người sửa. Chọn phiên bản mà bạn muốn xem và bạn có thể khôi phục lại phiên bản nếu muốn phục hồi.
Xem lại lịch sử chỉnh sửa Google Doc
>>Xem ngay: Cách gởi bài Powerpoint qua Gmail trên máy tính đơn giản.
Bước 4: Nhấp vào nút 3 chấm dọc sẽ thấy các tùy chọn đặt tên cho phiên bản và tạo bản sao. Bản sao có thể đặt các tên khác và lưu thành file khác trên Google Doc.
Xem lại lịch sử
>>Xem thêm: Cách cấp quyên cho tài khoản Google Drive đơn giản trong 5 phút.
Bước 5: Google Doc cũng cung cấp tùy chọn chỉ hiển thị các lần chỉnh sửa được đặt tên mà thôi.
Xem lại lịch sử Google Doc
>>Xem thêm: Cách đăng nhập Gmail trên điện thoại đơn giản trong 5 phút.
Chúc các bạn thành công!