Cách nhập chứng từ vào phần mềm kế toán fast năm 2024

Danh sách hóa đơn đầu vào hiển thị theo khai báo tham số tùy chọn Kiểm tra chứng từ đã khai báo tại danh sách hóa đơn đầu vào:

Giá trị = Có: chỉ hiển thị các hóa đơn đầu vào có khai báo mã chứng từ tại thẻ Khác (chức năng Danh sách hóa đơn đầu vào).

Giá trị = Không: hiển thị cả hóa đơn đầu vào có khai báo mã chứng từ và không khai báo mã chứng từ.

• * Tích chọn các hóa đơn cần tạo chứng từ và nhấn Nhận.
  • Tại màn hình chi tiết hóa đơn đầu vào, nhập các thông tin và nhấn Nhận.

Mã nhà cung cấp: được ngầm định từ Danh mục nhà cung cấp nếu mã số thuế người bán trên dữ liệu XML trùng với mã số thuế của nhà cung cấp trong danh mục.

Mã hàng: được ngầm định từ chức năng Cập nhật mã hàng hóa, dịch vụ cho hóa đơn đầu vào nếu có khai báo, ngược lại để rỗng và người dùng tự cập nhật.

3. Hệ thống hóa đơn điện tử: lấy dữ liệu trực tiếp từ Danh sách hóa đơn đầu vào trên hệ thống Fast e-Invoice của doanh nghiệp (nếu có).

• * Màn hình điều kiện lọc: nhập các thông tin hóa đơn điện tử cần lấy dữ liệu và nhấn Nhận.

Mã số thuế: mã số thuế người bán.

Lưu ý: đơn vị cơ sở giữa phần mềm kế toán và hóa đơn đầu vào trên hệ thống hóa đơn điện tử phải trùng nhau mới lấy được dữ liệu.

Chức năng này dùng để khai báo các thông tin ngầm định riêng cho từng màn hình nhập chứng từ. Các thông tin này sẽ được áp dụng khi nhập liệu, in chứng từ và lên báo cáo.

• Ngoài ra, còn cho phép khai báo sử dụng các trường thông tin quản trị theo nhu cầu quản lý của Doanh nghiệp.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Hệ thống\ Khai báo các màn hình nhập chứng từ.
• Đặt con trỏ vào chứng từ cần khai báo, chọn biểu tượng Sửa trên thanh công cụ.

• Hệ thống ngầm định sẵn một số thông tin, người dùng có thể điều chỉnh lại.
• * Chứng từ mẹ:

Trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình cập nhật này có chung một mã chứng từ mẹ để chương trình nhận biết khi đánh số tự động (chỉ áp dụng trong trường hợp không sử dụng quyển chứng từ).

Mã chứng từ mẹ có thể khai báo bằng chính mã chứng từ đang khai báo.

• * Số hiện tại: (chỉ áp dụng trong trường hợp không sử dụng quyển chứng từ)

Số hiện tại cho biết số chứng từ đã dùng đến, giá trị tại trường này sẽ được tự động tăng 1 đơn vị cứ sau mỗi chứng từ được cập nhật.

Trường hợp vì lý do gì đó số hiện tại không đúng, dẫn đến số chứng từ tiếp theo khi thêm mới chứng từ không đúng thì người dùng có thể vào sửa lại giá trị tại trường này.

• * Kiểm tra trùng số chứng từ: (chỉ áp dụng trong trường hợp không sử dụng quyển chứng từ)

0 – Không kiểm tra: chương trình không kiểm tra và vẫn cho phép lưu phiếu khi trùng số chứng từ với phiếu đã nhập trước đó;

1/ 2/ 3/ 4 – Trong cùng ngày/ tháng/ quý/ năm: chương trình kiểm tra và cảnh báo nếu trùng số chứng từ trong ngày/ tháng/ quý/ năm.

5 – Tất: chương trình luôn kiểm tra và cảnh báo khi lưu phiếu nếu tồn tại trùng số chứng từ.

• * Tùy chọn Chỉ cảnh báo: (chỉ áp dụng trong trường hợp không sử dụng quyển chứng từ)

Nếu tích chọn thì chỉ cảnh báo khi trùng số chứng từ và vẫn cho lưu phiếu.

Trường hợp không tích chọn thì sẽ không cho lưu phiếu, người dùng phải sửa lại số chứng từ trên phiếu đang nhập liệu mới lưu được.

• * Mã giao dịch/ Loại chứng từ: khai báo giá trị ngầm định khi nhập liệu.
  • Xử lý:
  • Lập chứng từ/ Chưa chuyển sổ cái/ Chờ duyệt: dữ liệu cập nhật chưa được chuyển vào các sổ sách kế toán liên quan (không lên được bất kỳ báo cáo nào).
  • Chuyển kế toán tổng hợp (KTTH): dữ liệu cập nhật đã chuyển vào sổ kho, sổ thuế, sổ theo dõi thanh toán theo hoá đơn nhưng chưa được chuyển vào sổ cái tài khoản (lên được một số báo cáo liên quan đến vật tư, báo cáo thuế, báo cáo theo hoá đơn nhưng chưa lên được BCTC).
  • Chuyển sổ cái: dữ liệu cập nhật đã chuyển vào tất cả các sổ sách liên quan (lên được tất cả các báo cáo).
  • Người giao dịch:
  • Chọn 1 – Có sử dụng: hệ thống sẽ ngầm định hiển thị thông tin Đối tác (khai báo trong Danh mục khách hàng/nhà cung cấp) trên một số chứng từ khi nhập liệu như: phiếu thu/phiếu chi (hiển thị tại trường Người nộp tiền/Người nhận tiền), phiếu nhập kho/phiếu xuất kho (hiển thị tại trường Người giao/Người nhận),… được phép sửa lại.
  • Người sử dụng:
  • Chọn 1 – Lọc theo người sử dụng: giá trị này sẽ được ngầm định tại màn hình Tìm chứng từ. Khi tìm chứng từ, hệ thống chỉ trả về các chứng từ do chính người dùng nhập liệu.
• Khai báo các thông tin liên quan đến in chứng từ:

• * Tiều đề: tiêu đề ngầm định khi in chứng từ.
  • Mã chứng từ: giá trị hiển thị bên cạnh cột số chứng từ khi lên báo cáo, số sách kế toán. Người dùng có thể sửa lại để dễ nhận diện giữa các loại chứng từ khác nhau khi xem báo cáo.
  • Số liên: số liên ngầm định khi in chứng từ, được phép sửa lại khi in.
  • Số thứ tự: số thứ tự ưu tiên hiển thị trước/sau khi lên sổ sách trong trường hợp các chứng từ khác nhau có cùng ngày hạch toán.
  • Số dòng: số dòng trống mong muốn còn lại trên một số mẫu in chứng từ dạng bảng.
• Khai báo sử dụng các trường thông tin trên màn hình nhập liệu:

• Sử dụng: tích chọn các trường thông tin cần hiển thị trên màn hình nhập chứng từ. Nhóm khi lưu vào sổ cái: chỉ áp dụng đối với các chứng từ liên quan đến vật tư, tích chọn để bút toán hạch toán ghi nhận chi tiết theo từng mã đối tượng (trường hợp có nhiều mã đối tượng khác nhau trên cùng một chứng từ nhập liệu).