Bạn đang tìm công thức đánh số thứ tự trong excel cho một nhóm cột để dễ dàng theo dõi số liệu và thống kê khi cần tìm đến. Hãy cùng Daotaotinhoc.vn tìm hiểu ngay các cách sử dụng công thức đánh số thứ tự trong excel tự động giúp bạn thao tác công việc của bạn dễ dàng và nhanh chóng hơn nhé!
Cách sử dụng công thức đánh số thứ tự trong excel tự động
Công thức đánh số thứ tự trong excel
Ví dụ, nếu bạn nhập trong ô đầu tiên là số 1 mà bạn muốn điền số thứ tự theo kiểu 1,2,3… thì giá trị a sẽ là 1; nếu bạn muốn khoảng cách các sốtheo kiểu 1, 3, 5,…thì giá trị a là 2.
Cách xóa số thứ tự trong Excel
Để xóa bạn chỉ cần chọn các ô đã đánh số thứ tự và nhấn DELETE.
Ví dụ công thức đánh số thứ tự trong excel tự động bằng công thức
Bạn có thể dễ dàng đánh số thứ tự trong excel bằng công thức với các bước thực hiện đơn giản như sau:
– Bước 1: Bạn mở file excel cần nhập số thứ tự tự động và tại ô đầu tiên của bảng tính, bạn nhập số thứ tự ví dụ như 1. Sau đó, nhập công thức đánh số thứ tự trong excel vào ô tiếp theo =vị trí ô đầu + 1.
– Bước 2: Ví dụ trong hình ảnh bên dưới, mình nhập số 1 vào ô A1 và điền công thức vào ô A2 =A1+1. Công thức đánh số thứ tự trong excel này, bạn có thể sử dụng tại các ô khác tương tự.
– Bước 3: Sau đó Filldown bằng cách rê chuột đặt ở hình vuông nhỏ tại góc phải và kéo đến vị trí tương đương mà bạn muốn kết thúc đánh số thứ tự.
Công thức đánh số thứ tự trong excel với hàm
Hàm đánh số thứ tự trong Excel SEQUENCE
Công thức hàm SEQUENCE để đánh số thứ tự trong excel
HÀM SEQUENCE TRONG EXCEL: =SEQUENCE[tổng số ô cần đánh thứ tự]
Trong đó: tổng số ô cần đánh thứ tự: giá trị này bạn cần phải nhập để hàm xác định số thứ tự cần điền
Công thức đánh số thứ tự trong excel với hàm SUBTOTAL lồng hàm IF
Hàm đánh số thứ tự theo nhóm trong Excel
HÀM SUBTOTAL LỒNG HÀM IF TRONG EXCEL: =IF[logical test, value if true, SUBTOTAL[funtion num, ref1,...]]
Trong đó:
Công thức hàm IF là =IF[logical test, value if true, value if false],
- logical_test: điều kiện cần kiểm tra của hàm IF
- value if true: kết quả trả về nếu dữ liệu không thỏa mãn điều đúng
- value if false: kết quả trả về nếu dữ liệu không thỏa mãn điều sai
Công thức hàm SUBTOTAL có các đối số:
- funtion_num: các con số từ 1 – 11 sẽ được bỏ qua các ô đã được lọc ra, các hàng sẽ được ẩn thủ công; còn số từ 101 – 111 là bỏ qua các ô được lọc ra và ẩn thủ công. Nếu bạn nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô, Excel sẽ đưa ra danh sách các con số1-11 hoặc 101-111 này cho bạn dễ dàng để chọn.
- ref1, ref2,…: vùng ô cần điền giá trị dữ liệu
- Ref1: tham số bắt buộc phải có trong công thức hàm
- Ref2: từ ref2 đến số 254 là không bắt buộc.
>> Xem thêm hướng dẫn sử dụng hàm SUBTOTAL tại đây.
Ví dụ cách đánh số thứ tự trong Excel bỏ qua ô trống
Để sử dụng công thức hàm SUBTOTAL lồng hàm IF để đánh số thứ tự tự động, bạn thực hiện như sau:
– Bước 1: Tại ô đầu tiên, bạn nhập công thức đánh số thứ tự trong excel tự động như sau:
=IF[E9=””,””,SUBTOTAL[3,$E$9:E9]]
Trong đó:
– Hàm IF: hàm chính trong công thức. Hàm sẽ bỏ qua không đếm giá trị bị rỗng. Với các ô có dữ liệu thì hàm SUBTOTAL sẽ đánh số thứ tự.
– Hàm SUBTOTAL với
- function num: 3 tương ứng với cách đếm trong hàm COUNTA, đếm ký tự và bỏ qua ô rỗng
- ref1 là $E$9:E9: dùng để đếm các ô phát sinh $E$9:E9, trong đó ô E9 sẽ cố định bởi dấu giá trị tuyệt đối “$” ở trước địa chỉ hàng và ô. Để khi sao chép công thức sang ô khác sẽ không bị nhảy và hàm sẽ đếm đúng, mang về kết quả như yêu cầu của bạn.
– Bước 2: Sau đó nhấn ENTER để hiển thị kết quả vào bảng tính excel. Tiếp tục Filldown để đánh STT bỏ qua ô trống.
Công thức đánh số thứ tự trong excel với Editing và Fill/Series
Các bước thực hiện đánh số thức với Editing và Fill/Series như sau:
– Bước 1: Mở file excel cần đánh số thứ tự tự động và nhấn chọn Fill, tiếp tục Series.
– Bước 2: Khi cửa sổ Series xuất hiện thì bạn có thể chọn các mục đánh số thứ tự tự động theo hàng hay theo cột.
Trong đó:
- Rows: đánh số thứ tự tự động theo hàng
- Columns: đánh số thứ tự theo cột.
Trong phần “Type” thì bạn có thể lựa chọn cách đánh số nào. Excel hỗ trợ giúp bạn đánh số thứ tự tự động theo 4 kiểu số sau:
– Bước 3: Sau khi đã thiết lập các chỉ số trong cửa sổ xuất hiện thì bạn nhấn chọn OK để tiến hành điền số thứ tự tự động.
Hy vọng với bài viết Hướng dẫn sử dụng công thức đánh số thứ tự trong excel từ Daotaotinhoc.vn giúp công việc thống kê dữ liệu trong excel sẽ dễ dàng hơn. Nếu trong quá trình thực hiện, các bạn có gặp bất cứ khó khăn nào có thể để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ hướng dẫn. Bên cạnh đó để không bỏ lỡ những mẹo hay trong tin học văn phòng, bạn có thể theo dõi các trang mạng xã hội của Đào tạo tin học ngay nhé!
Chúc các bạn áp dụng thành công!
Cách đánh số thứ tự trong excel giúp cho quá trình tạo bảng trong excel được dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm được tối đa thời gian. Nhưng nếu như bạn chưa biết cài đặt đúng cách công việc sẽ trở khó khăn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn đánh số thứ tự trong excel đơn giản nhé!
Microsoft Excel là một ứng dụng xử lý bảng tính và nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. Chương trình này hỗ trợ tối đa con người trong quá trình tính toán, phân tích dữ liệu, tự động hóa công việc. Bên cạnh đó, hỗ trợ công việc một cách tối ưu nhất là với dân văn phòng không thể bỏ qua ứng dụng này. Chính sự quan trọng này bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng văn phòng cơ bản thật vững chắc.
Tạo số thứ tự trong excel bằng con trỏ chuột là cách đánh số theo thứ tự sắp xếp trong danh sách ngắn và danh sách dài. Với phương pháp này có 2 cách để bạn áp dụng như sau:
Bước 1: Trong bảng số liệu cần đánh thứ tự, bạn chọn số bắt đầu trước khi đánh thứ tự vào ô đầu tiên [Ví dụ: số 1]
Bước 2: Nhấn giữ phím “Ctrl” dùng chuột rê vào bên phải của ô đầu tiên góc dưới, bạn nhập số bắt đầu cho đến khi con trỏ chuột chuyển sang dấu “+” và xuất hiện một dấu “+” nhỏ giống ảnh minh họa phía dưới.
Bước 3: Tiếp tục nhấn giữ chuột trái di chuyển đến hết danh sách cần đánh số thứ tự
Sau đó bạn sẽ thấy kết quả số thứ tự tăng dần:
Đối với những danh sách dài hàng trăm, nghìn số, dòng bạn muốn đánh số thứ tự có thể áp dụng cách điền số thứ tự trong excel:
Bước 1: Nhập số thứ tự bắt đầu số 1 tiếp theo số 2 [lần lượt theo thứ tự tăng dần]
Bước 2: Kéo con trỏ chuột chọn vào hai ô bạn vừa thao tác nhập số di chuyển con trỏ chuột tới ô bên phải của ô thứ 2 bên dưới đến khi chuyển dấu “+”
Bước 3: Sau đó nhấn chuột trái để excel tự động đánh số theo thứ tự. Bạn sẽ thấy kết quả ngay sau đó:
Bước 1: Ô đầu tiên trong bảng ở cột STT, nhập số bắt đầu [một số bất kỳ bạn muốn, thường là số 1]
Bước 2: Nhập công thức vào ô tiếp theo [Ví dụ: =A5+1]
[Trong đó: A5 đây là ô chứa số đầu tiên như bước 1; 1 chính là đơn vị bắt đầu; 2 chính là đơn vị gia tăng,…]
Bước 3: Khi đã nhập xong số bắt đầu bạn di chuyển con trỏ chuột vào bên phải góc dưới của ô công thức. Con trỏ chuột sẽ chuyển sang dấu “+” thì bạn di chuyển chuột xuống dưới để copy lại công thức đánh số thứ tự trong excel
Kết quả hiển thị sau khi thao tác xong:
▶ XEM THÊM: Các hàm cơ bản trong Excel mà “dân” văn phòng phải biết
Bên cạnh những cách tạo số thứ tự trong excel thủ công thì sử dụng hàm đánh số thứ tự cũng đem lại kết quả nhanh và chính xác. Ví dụ cụ thể dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung và áp dụng hàm vào trong thao tác tạo số thứ tự trong excel.
Sử dụng hàm Counta đánh số thứ tự có điều kiện: B2=IF[C2=””,0,COUNTA[$C$2:C2]]
Trong đó: Ô C2 cố định điểm đầu, điểm cuối không cố định
Với công thức trên đây bạn thực hiện ngay tại ô B2 khi kéo xuống công thức đến kết thúc bảng, với ô không có giá trị sẽ trả về kết quả bằng 0 và tiếp tục đếm số thứ tự với những ô có giá trị ta sẽ có bảng kết quả như như sau:
▶ XEM THÊM: Cách dùng hàm sumif trong excel – Minh họa áp dụng cụ thể
Cách đánh số thứ tự trong excel kho lọc dữ liệu bạn có thể sử dụng hàm subtotal kết hợp với hàm IF để thực hiện. Dưới đây là cách để các bạn thực hiện.
Cũng tương tự cách sử dụng hàm counta nhưng với Filter số thứ tự vẫn đúng đây chính là điều đặc biệt của hàm subtotal.
Hàm counta [cột B]
Hàm subtotal [cột C]
Công thức thực hiện: =IF[D2=””,””,SUBTOTAL[3,$D$2:D2]]
Trong đó:
Ô không giá trị hàm sẽ không trả kết quả [IF[D2=””,””]
Ô D2 có giá trị thì có thể áp dụng hàm SUBTOTAL[function_num,Ref1,…] [SUBTOTAL[3,$D$2:D2]
Thao tác đánh số tự động trên excel là hoạt động thường xuyên sử dụng bất kỳ nhân viên văn phòng nào. Tuy nhiên, cách này chỉ áp dụng cụ thể cho bảng dữ liệu, đánh số thứ tự theo cột và thao tác này hoàn toàn tự động. Với những file dữ liệu có nhiều thông tin cần áp dụng đánh số thứ tự tự động sẽ giúp công việc hiệu quả hơn và tiết kiệm nhiều thời gian. Dưới đây là cách bạn thực hiện tạo thứ tự cột số tự động trong excel:
Bước 1: Nhập số thứ tự bắt đầu là số 1 [hoặc một số bất kỳ]
Bước 2: Mục Editing click chuột vào Fill / Series
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Series
Nếu là Series in lựa chọn Rows để thao tác đánh số theo hàng, chọn Columns đánh số theo cột
Type bạn có thể lựa chọn tùy chỉnh sau:
- Linear [Đánh số tăng dần]
- Growth [Đánh số lũy tiến]
- Date [Đánh ngày tháng năm]
- AutoFill [Đánh số tự động]
- Step value [Khoảng cách giữa các số thứ tự]
- Stop value [Chỉ định đánh số thứ tự]
Trong ví dụ này, áp dụng đánh số theo Columns và type Linear [Step value là 1 và Stop Value là 20]
Sau khi thao tác xong nhấn OK để hiển thị kết quả
Hi vọng với những chia sẻ hữu ích trên đây sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm và kiến thức về cách đánh số thứ tự trong excel. Đây là một trong những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản đặc biệt với những bạn nhân viên văn phòng cần phải nắm rõ để áp dụng vào trong quá trình làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian làm việc tối ưu.