Cách hạch toán mua công cụ không qua kho năm 2024

Để thực hiện phân bổ công cụ dụng cụ chính xác, kế toán cần phải lưu ý đến các nội dung cụ thể về thời gian phân bổ, phương pháp phân bổ và cách hạch toán phân bổ định kỳ. Chi tiết về toàn bộ các nội dung này mời bạn đọc xem tại bài viết dưới đây.

1. Khái niệm công cụ dụng cụ

Những tư liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu thì đều được gọi là công cụ dụng cụ. Công cụ dụng cụ có tính chất hao mòn theo thời gian sử dụng tuy nhiên giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn nên không được gọi là tài sản cố định.

Công cụ dụng cụ bao gồm các danh mục tư liệu sau:

• Danh mục 1: Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp.
• Danh mục 2: Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì.
• Danh mục 3: Công cụ, dụng cụ bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.
• Danh mục 4: Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ.
• Danh mục 5: Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng.
• Danh mục 6: Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,…

Phân loại: Công cụ dụng cụ có thể được phân loại nhiều nhiều tiêu chí khác nhau. Tuy nhiên có 2 tiêu chí chính được doanh nghiệp sử dụng phổ biến để đáp ứng yêu cầu theo dõi và quản lý đó là:

• Dựa vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán thì công cụ dụng cụ được chia thành 4 loại: Công cụ dụng cụ; Bao bì luân chuyển; Đồ dùng cho thuê; Thiết bị, phụ tùng thay thế.
• Dựa vào phương pháp phân bổ, công cụ dụng cụ chia làm 2 loại: Phân bổ 1 lần và phân bổ nhiều lần.

2. Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

Nội dung tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về thời gian phân bổ công cụ dụng cụ như sau: Đối với những tài sản là công cụ dụng cụ (chưa đạt điều kiện là tài sản cố định) giá trị sẽ được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kì, nhưng thời gian tối đa không quá 3 năm. Như vậy doanh nghiệp sẽ tự cân đối thời gian phân bổ công cụ dụng cụ sao cho phù hợp nhất.

3. Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ và cách tính chi tiết

Có 2 phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) phổ biến như sau:

Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ 1 lần: áp dụng cho những công cụ dụng cụ giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, chỉ sử dụng cho một kỳ sản xuất kinh doanh thì toàn bộ 100% giá trị của nó sẽ được tính vào chi phí SXKD trong kỳ.

Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ nhiều lần: áp dụng cho những CCDC có giá trị lớn hơn và thời gian sử dụng dài (trong nhiều kỳ SXKD). Trong trường hợp này, kế toán phải sử dụng TK 242 – Chi phí trả trước khi xuất dùng CCDC. Đồng thời phân bổ giá trị công cụ dụng cụ sẽ được tính theo công thức sau:

Mức phân bổ công cụ dụng cụ hàng năm=Giá trị CCDCThời gian phân bổMức phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng=Mức phân bổ hàng năm12 tháng

Lưu ý về cách tính mức phân bổ công cụ dụng cụ tháng đầu tiên:

• Nếu CCDC đưa vào sử dụng từ ngày 1-5 của tháng thì kế toán sẽ được tính trong tháng và áp dụng theo công thức tính chung.
• Nếu CCDC đưa vào sử dụng từ ngày thứ 6 trở đi thì mức phân bổ tháng đầu tiên được tính như sau: Mức phân bổ

Tháng đầu tiên

\=Mức phân bổ tháng

X

Số ngày sử dụng trong thángTổng số ngày của tháng

Trong đó:

Số ngày sử dụng trong tháng=Tổng số ngày của tháng đầu tiên–Ngày bắt đầu sử dụng+1

4. Cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ

1. Công cụ dụng cụ mua về và được sử dụng ngay trong ngày, cách hạch toán phân bổ như sau:

Trường hợp 1: Nếu giá trị CCDC nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thường trong một kỳ SXKD thì hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí:

Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)

Có TK 111, 112, 331

Trường hợp 2: Nếu CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu (trong nhiều kỳ SXKD) thì hạch toán ghi:

• Hoạt động mua CCDC về nhập kho ghi:

Nợ TK 242

Có TK 111, 112, 331

• Bút toán hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng vào chi phí:

Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)

Có TK 242

2. Nếu mua CCDC về nhập kho rồi mới xuất ra dùng:

Hoạt động nhập kho công cụ dụng cụ, bút toán ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111,112, 331

Hoạt động xuất kho CCDC phục vụ cho sxkd: Kế toán căn cứ vào giá trị CCDC và thời gian sử dụng để hạch toán chi phí cho phù hợp.

Trường hợp 1: CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thì hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí:

Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)

Có TK 153

Trường hợp 2: CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu thì hạch toán:

• Mua CCDC ghi:

Nợ TK 242

Có TK 153

• Bút toán hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng vào chi phí ghi:

Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)

Có TK 242

\>>> Có thể bạn quan tâm: Thủ tục thanh lý công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp

5. Một số lưu ý quan trọng liên quan tới phân bổ công cụ dụng cụ dành cho kế toán

• Xác định giá gốc CCDC nhập kho được thực hiện như quy định đối với nguyên liệu, vật liệu và dùng tài khoản 153 để ghi sổ.
• Phương pháp tính giá xuất kho công cụ dụng cụ: tương tự như các loại tài sản sản, giá trị CCDC xuất và tồn kho cũng được thực hiện theo 3 phương pháp: Nhập trước – Xuất trước; Thực tế đích danh; Bình quân gia quyền.
• Ghi nhận công cụ dụng cụ:

+ Công cụ dụng cụ phải được thực hiện ghi số theo từng kho, từng loại, từng nhóm, … để có thể dễ dàng theo dõi và quản lý.

+ Đối với những CCDC có giá trị lớn được xuất dùng cho hoạt động SXKD, cho thuê phải được ghi nhận theo dõi về hiện vật và giá trị theo nơi sử dụng, đối tượng thuê và người chịu trách nhiệm vật chất. Những CCDC này thường được xuất dùng trong nhiều kỳ kế toán thì phải được ghi nhận vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước và phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh.

+ Những CCDC có giá trị nhỏ khi xuất dùng được ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

+ Công cụ dụng cụ liên quan đến giao dịch bằng ngoại tệ được thực hiện bình thường theo đúng các quy định kèm theo.

Đặc thù tại nhiều doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý phân bổ công cụ dụng cụ cũng như tài sản cố định diễn ra thường xuyên, liên tục. Bởi vậy nếu quản lý bằng hình thức thủ công sẽ khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực. Ngoài ra những sai sót trong quá trình quản lý thủ công là vấn đề không thể nào tránh khỏi, có những sai phạm mang đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính. Vậy nên, lựa chọn một công cụ phần mềm quản lý công cụ dụng cụ tự động và hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không chỉ liên quan đến các vấn đề về nhân lực tài chính còn trợ giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể một cách khoa học.