Các cuộc họp luôn gắn liền với chúng ta trong công việc. Từ thảo luận về các chủ đề quan trọng, tổ chức các cuộc phỏng vấn, thực hiện phỏng vấn, và nhiều hơn thế nữa. Các cuộc họp giúp mọi người trao đổi, đề xuất ý tưởng hay nắm được trạng thái, tiến độ công việc. Tuy nhiên, khi có nhiều cuộc họp, lịch của bạn có thể trở nên lộn xộn hơn. ứng dụng Outlook trong Microsoft 365, sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý các cuộc họp. Chuyên trang Microsoft hướng dẫn bạn quản lý cuộc họp trên Outlook.
Sử dụng Scheduling Assistant
Lựa chọn số một để quản lý cuộc họp trên Outlook là sử dụng Trợ lý lập lịch biểu-Scheduling Assistant. Bạn tìm thấy tính năng tích hợp sẵn này trên Outlook bằng cách bấm vào tab Home. Sau đó bấm vào mũi tên xuống bên cạnh New Email, rồi chọn Meeting. Bạn sẽ thấy một tab xuất hiện trên cùng là Scheduling Assistant.
Nhìn vào Scheduling Assistant, một vùng bóng mờ với các thanh dọc sẽ hiển thị thời gian họp bạn muốn. Bạn có thể kéo các thanh để điều chỉnh thời gian. Một lưới cũng sẽ hiển thị khi có người tham dự, Bạn sẽ thấy rằng Outlook cũng sẽ đề xuất thời gian và số lượng xung đột cho cuộc họp đó nếu có.
Scheduling Assistant giúp đảm bảo rằng mọi người trong cuộc họp sẽ ở trên cùng một trang và không có xung đột. Tính năng cũng cho biết khoảng thời gian mà đồng nghiệp của bạn bận. Và thậm chí sẽ cho bạn biết khi nào phòng họp có và không có khi thực hiện cuộc họp.
Xem lịch nhanh trên Calendar
Tiếp theo để quản lý cuộc họp trong Outlook là sử dụng Lịch- Calendar của Outlook. Trước khi đồng ý tham gia cuộc họp từ email, bạn nhanh chóng xem lịch của mình trong ngày hoặc tuần của bạn đang diễn ra như thế nào. Chỉ cần di chuột qua biểu tượng Calendar để xem lịch hàng tháng. Với chế độ xem nhanh lịch, bạn sẽ có thể xem lịch biểu của mình mà không cần dời khởi email.
Tại đây, bạn sẽ xem các cuộc họp và cuộc hẹn sắp tới trong tuần hay ngày. Bạn cũng có thể xem chúng xuất hiện ở những phòng nào và vào thời gian nào. Nếu muốn, bạn chọn biểu tượng Dock the peek ở góc trên cùng bên phải của lịch [gần thanh cuộn] để gắn chế độ xem trước và để nó theo dõi bạn khi bạn đọc email.
Tính năng hỗ trợ phản hồi một lời mời họp
Tính năng cuối chuyên trang Microsoft giới thiệu đến bạn là khả năng phản hồi một lời mời họp trên Outlook. Bạn có toàn quyền kiểm soát việc phản hồi các yêu cầu họp khi bạn nhận được chúng. Điều này giúp đảm bảo bạn cập nhật lịch mới nhất của mình. Đồng thời, tính năng cũng giúp xóa hộp thư đến khỏi các lời mời.
Để sử dụng tính năng này, bạn cần mở email yêu cầu cuộc họp. Bạn sẽ thấy Accept, Tentative, hoặc Decline. Ứng với đồng ý, chưa chắc chắn hoặc từ chối. Nhấp vào một trong những trạng thái đó giúp những người tham dự cuộc họp biết trạng thái của bạn và thêm trạng thái đó vào lịch. Nếu bạn chọn Accept, bạn có thể chỉnh sửa trước khi gửi, gửi hoặc không gửi một phản hồi. Edit the Response before Sending, Send the Response Now or Do Not Send a Response. Những lựa chọn này sẽ giúp người tổ chức cuộc họp biết rõ hơn về người dự định tham dự. Nếu bạn không trả lời, người tổ chức sẽ không biết bạn có dự định tham dự hay không.
Tất nhiên, bạn cũng có thể nhấp vào tùy chọn Propose New Time để đề xuất thời gian thay thế cho cuộc họp. Hoặc, sau khi chấp nhận, bạn có thể chỉnh sửa cuộc họp từ lịch của mình, chẳng hạn như thay đổi thời gian, bằng cách nhấp chuột phải vào lịch họp.
Nếu người nào đó đã chia sẻ lịch với bạn, thì bạn có thể kiểm tra thời gian họ rảnh. Bạn không thể thêm lịch của người khác từ ứng dụng Lịch Google. Tuy nhiên, sau khi bạn thêm lịch từ máy tính, bạn sẽ thấy lịch đó trong ứng dụng. Khi bạn xem nhiều lịch cùng lúc, bạn sẽ thấy lịch biểu của cả hai người hiển thị song song. Mẹo: Để hiển thị hoặc ẩn lịch của họ, hãy nhấp vào tên của người đó trong phần "Lịch khác". Nếu người nào đó đã chia sẻ lịch với bạn hoặc thuộc cơ quan, trường học hay tổ chức khác của bạn, thì bạn có thể kiểm tra xem họ rảnh hay bận khi thêm họ vào sự kiện. Khi mọi người chia sẻ lịch, họ có thể quyết định lượng thông tin mà người khác có thể xem. Người đã chia sẻ lịch với bạn có thể đã cấp cho bạn quyền xem họ rảnh hay bận, chứ không phải xem tất cả chi tiết sự kiện.Xem lịch của người khác
Tìm thời gian người nào đó rảnh
Khắc phục sự cố
Lịch của người nào đó chỉ hiển thị "rảnh" hoặc "bận"
Khi mọi người chia sẻ lịch, họ có thể quyết định loại quyền mà người khác có.
Nếu bạn không thể chỉnh sửa sự kiện trên lịch của họ, thì họ có thể đã cấp cho bạn quyền xem, chứ không phải chỉnh sửa chi tiết sự kiện.
Thông tin này có hữu ích không?
Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào?
Các cuộc họp, nhiệm vụ được giao và các mục khác ảnh hưởng đến lịch trình của chúng ta - tất cả đều có một điểm chung. Chúng ta thường được thông báo về chúng qua email.
Nó có thể là bất tiện để đóng email Microsoft Outlook của bạn và mở một ứng dụng để tìm các cuộc hẹn của bạn và làm việc. Và sau đó mở lại Outlook một lần nữa sau khi bạn đã có những thông tin lịch trình mà bạn cần. Thật là bất tiện, và cũng không cần thiết.
Nhiều người không nhận ra rằng MS Outlook có lịch tích hợp. Nếu bạn biết thực hiện, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa hộp thư email của bạn và Microsoft Outlook Calendar.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ được học cách sử dụng Outlook Calendar. Tôi sẽ giải thích làm thế nào để thêm các nhiệm vụ và các cuộc hẹn vào lịch của bạn. Chúng ta cũng sẽ khám phá cách chia sẻ lịch Outlook.
Cách sử dụng Microsoft Outlook Calendar -Tổng quan nhanh [Video]
Outlook có một công cụ hoàn hảo để giúp bạn tạo và duy trì lịch làm việc, đó là công cụ lịch của Microsoft Outlook.
Nếu bạn muốn sử dụng Outlook để theo dõi cuộc hẹn và các cuộc họp cũng như các tác vụ của mình, lịch Outlook có thể giúp bạn điều này. Đây là hướng dẫn video nhanh về cách sử dụng MS Outlook Calendar:
Tìm hiểu thêm về lịch Microsoft Outlook bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước bên dưới.
Tải eBook làm chủ hộp thư đến qua email miễn phí
Trước khi bạn học cách làm việc với lịch Outlook, hãy hãy tham khảo nguồn tuyệt vời này. Tải về ebook chiến lược email mới của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. [Tải MIỄN PHÍ khi bạn đăng ký nhận bản tin Tuts + Business].
Cách Truy cập Microsoft Outlook Calendar của bạn
Outlook Calendar của bạn là một công cụ tiện dụng mà bạn có thể tiếp cận nhanh chóng và dễ dàng từ email của mình bằng cách chỉ nhấp vào một biểu tượng đơn nếu bạn biết cách.
Bước 1. Xem hình thu nhỏ của lịch
Bắt đầu bằng việc mở hộp thư Outlook của bạn:
Tìm biểu tượng Calendar ở phía dưới bên trái giao diện email của bạn [bên dưới cửa sổ Điều hướng]. Nếu bạn di chuột qua biểu tượng đó, bạn sẽ thấy hình thu nhỏ của lịch với các cuộc hẹn sắp tới.
Bước 2. Mở Chế độ xem Lịch của bạn
Để mở lịch của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng Calendar. Lịch Microsoft Outlook xuất hiện:
Chú ý chế độ xem mặc định là khoảng một tháng. Đây được gọi là Chế độ xem Tháng. Ngày hiện tại được làm đậm, mặc dù bạn có thể chọn ngày tháng khác để làm việc.
Lịch Outlook cũng bao gồm một số tính năng gọn:
- Có một báo cáo thời tiết địa phương ở đầu lịch. Tùy chỉnh thông tin này bằng cách nhập tên thành phố hoặc mã zip.
- Có hình những hình thu nhỏ của các tháng trước và sau tháng hiện tại ở bên trái của màn hình. Để ẩn các hình thu nhỏ này, hãy vào cửa sổ bên phải chứa các hình thu nhỏ và kéo nó sang bên trái.
- Có thanh tìm kiếm ở trên cùng bên phải của lịch. Bạn có thể tìm kiếm thông qua các sự kiện lịch bằng các từ hoặc cụm từ khóa.
Bây giờ chúng ta đã khám phá chế độ xem tháng, chúng ta có thể xem một số chế độ xem có sẵn.
Bước 3. Thay đổi Chế độ xem Lịch của bạn
Bạn có thể thay đổi Chế độ xem Lịch của mình. Ở đầu lịch Outlook, hãy nhấp vào View từ trình đơn:
Trên tab View, bạn sẽ thấy các cài đặt khác nhau sẽ cho phép bạn tùy chỉnh diện mạo lịch của bạn. Năm điều chúng ta muốn tập trung cho hướng dẫn này là:
- Day. Chế độ xem Ngày cho phép bạn xem các sự kiện trong một ngày. Chế độ xem Ngày trông giống như một trang trong sổ lập kế hoạch làm việc. Sử dụng thanh cuộn ở phía bên phải của chế độ xem Ngày để di chuyển lên và xuống trên trang.
- Work Week. Chế độ xem tuần làm việc cho phép bạn xem năm ngày theo lịch biểu của bạn [thứ Hai đến thứ Sáu] cùng một lúc.
- Week. Chế độ xem Tuần cũng giống như chế độ xem Tuần làm việc, ngoại trừ nó bao gồm cả cuối tuần. Cách xem này có thể hữu ích nếu bạn làm việc ngoài giờ bình thường hoặc nếu bạn có các cuộc hẹn cá nhân trong lịch của mình.
- Month. Chúng ta đã xem Chế độ xem Tháng, cho phép bạn xem nhanh một tháng.
- Schedule View. Chế độ xem Lịch biểu cho phép bạn xem các cuộc hẹn trong ngày ở dạng biểu đồ thanh. Chúng ta hãy cùng nhau khám phá những mâu thuẫn và những cam kết chồng chéo nhanh chóng và dễ dàng
Để mở một chế độ xem, nhấp vào biểu tượng cho chế độ xem lịch bạn muốn mở. Ví dụ này, hãy nhấp vào biểu tượng Schedule View. Chế độ xem Lịch trình hiển thị:
Lưu ý rằng ví dụ Schedule View này đã có hai cuộc hẹn có giờ trùng lặp. Hiểu biết về xung đột lịch trình cho phép bạn quản lý thời gian hiệu quả. Bạn có thể lên kế hoạch chỉ tham dự một trong các cuộc họp và sắp xếp lại thời gian khác. Hoặc, bạn có thể tham dự một phần của mỗi cuộc họp.
Ngoài ra, minh họa chế độ xem Lịch biểu này mô tả rằng có một cuộc họp ăn sáng được thiết lập bắt đầu lúc 7 giờ sáng - trước ngày bắt đầu làm việc.
Lưu ý: Các chế độ xem khác nhau cũng xuất hiện trên tab Home của lịch Outlook của bạn và bạn cũng có thể truy cập chúng từ đó.
Cách tạo một cuộc hẹn hoặc tác vụ
Bạn có thể thêm các kiểu công việc vào lịch Microsoft Outlook, bao gồm:
- Appointments. Một cuộc hẹn thường chỉ liên quan đến bạn và một người khác. Ví dụ, bạn đặt cuộc hẹn với bác sĩ hoặc kế toán của bạn. Thông thường [nhưng không phải luôn luôn] một cuộc hẹn được đặt với một người bên ngoài tổ chức của bạn.
- Meetings. Một cuộc họp thường bao gồm một nhóm người. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm không chỉ cho việc lập kế hoạch cuộc họp, mà còn cho việc gửi lời mời tham dự cuộc họp.
- Tasks. Tác vụ là thời gian bạn chặn trên lịch để đáp ứng các mục tiêu và cuộc hẹn nhất định.
Bạn cũng có thể thiết lập bất kỳ mục nào thành mục lặp lại hoặc mục nhiều ngày.
Bước 1. Thiết lập một cuộc hẹn mới
Bắt đầu từ bất kỳ chế độ xem lịch nào, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trên tab Home. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ bắt đầu với chế độ xem Tháng:
Nhấp vào biểu tượng New Appointment. Màn hình cuộc hẹn trống sẽ hiển thị:
Nhập thông tin cuộc hẹn của bạn vào các trường thích hợp. Đây là một mô tả ngắn gọn về từng trường và cách điền vào từng trường:
- Subject. Gõ một mô tả ngắn gọn về cuộc hẹn của bạn.
- Location. Nhập địa điểm nơi cuộc hẹn của bạn sẽ diễn ra.
- Start Time. Nhập ngày và giờ cuộc hẹn của bạn sẽ bắt đầu. Nhấp vào hình thu nhỏ của lịch để chọn một tháng và ngày. Nhấp vào mũi tên xuống bên phải của thời gian để chọn thời gian. Đánh dấu vào ô bật/tắt ở bên phải của trường này nếu sự kiện này sẽ kéo dài cả ngày.
- End Time. Nhập ngày và giờ cuộc hẹn của bạn kết thúc. Sử dụng hình thu nhỏ của lịch và mũi tên xuống.
Để làm cuộc hẹn của bạn kéo dài quá một ngày, hãy chọn một ngày cho End Time sau Start Time.
Chú ý: Nếu ngày và thời gian đã chọn của bạn trùng lặp với cuộc hẹn hoặc cuộc họp khác, bạn có thể sẽ thấy cảnh báo ở phía trên bên trái màn hình Cuộc hẹn. Tuy nhiên, Outlook vẫn sẽ cho phép bạn thêm cuộc hẹn xung đột này.
Trong hình vuông lớn bên dưới thông tin cuộc hẹn, hãy nhập bất kỳ ghi chú nào bạn có về cuộc hẹn. Trong ví dụ dưới đây, tôi đã lấp đầy màn hình Lịch hẹn với thông tin về buổi họp phụ huynh / giáo viên:
Để lên lịch cuộc hẹn định kỳ, hãy nhấp vào biểu tượng Recurrence ở Ribbon [trông như hình tròn]. Hộp thoại Appointment Recurrence sẽ hiển thị:
Chọn một mẫu Recurrence cho cuộc hẹn. Bạn cũng có thể xác định thời gian cuộc hẹn sẽ tiếp tục tái diễn. Trong ví dụ trên, tôi đã thiết lập một cuộc họp hàng tháng của phụ huynh / giảng dạy. Khi bạn hoàn tất, nhấp OK để trở lại màn hình Cuộc hẹn.
Khi bạn đã hoàn tất thông tin cuộc hẹn, hãy nhấp vào biểu tượng Save & Close ở phía trên bên trái màn hình Cuộc hẹn của bạn. Cuộc hẹn đo đã được thêm vào lịch của bạn.
Bước 2. Thiết lập cuộc họp mới
Cho dù bạn cần thu thập một nhóm với nhau để làm một dự án kinh doanh hay một cuộc tụ họp xã hội, bạn sẽ thấy công cụ New Meeting rất hữu ích. Bắt đầu bằng lịch Outlook mở:
Nhấp vào Home > New Meeting. Màn hình New Meeting Invitation sẽ mở ra:
Sử dụng màn hình này để sắp xếp một cuộc họp và mời những người tham dự cuộc họp. Dưới đây là tổng quan nhanh về cách điền vào lời mời tham dự cuộc họp:
- Trường From mặc định là email chính hoặc mặc định.
- Nhấp vào trường To để chọn những người tham gia cuộc họp của bạn từ Sổ Địa chỉ của bạn.
- Nhập mô tả ngắn gọn về cuộc họp của bạn trong trường Subject.
- Nhập vị trí cuộc họp vào trường vị trí hoặc sử dụng mũi tên xuống ở bên phải của trường để chọn các vị trí đã sử dụng gần đây.
- Chọn một ngày và thời gian bắt đầu và ngày và giờ kết thúc. Nếu cuộc họp kéo dài vài ngày, hãy làm ngày bắt đầu sau ngày kết thúc.
- Nếu cuộc họp kéo dài cả ngày, hãy chọn hộp bên cạnh All day event.
Khi bạn đã điền thông tin cuộc họp, hãy sử dụng hộp bên dưới tiêu đề thư để viết một ghi chú ngắn cho người tham gia trong thông điệp . Dưới đây là ví dụ về những gì mà một lời mời cuộc họp đã hoàn thành sẽ có thể trông như sau:
Nếu đây là cuộc họp định kỳ, hãy sử dụng biểu tượng Recurrence trong Ribbon để xác định tần suất cuộc họp sẽ xảy ra.
Khi lời mời của bạn đã sẵn sàng để gửi, nhấp vào nút Send ở phía trên bên trái của cửa sổ. Cuộc họp của bạn được thêm vào lịch. Tất cả người nhận mà bạn đã bao gồm trong trường To sẽ nhận được một tài liệu đính kèm cuộc họp cho cuộc họp đó.
Tìm hiểu thêm về cách gửi tin nhắn trong MS Outlook trong hướng dẫn này:
Microsoft Outlook
How to Compose & Send New Emails With Microsoft Outlook
Laura Spencer
Bài viết này có thể giúp bạn viết một email hiệu quả để gửi với thư mời họp của bạn:
Email
How to Write a More Effective Email [15+ Best Tips & Tricks]
Laura Spencer
Bước 3. Thiết lập một tác vụ mới
Các tác vụ khác với các cuộc hẹn và cuộc họp mà chúng thường chỉ liên quan đến bạn. Bạn có thể thiết lập các tác vụ trên lịch của bạn để hoạt động như một To Do list trực tuyến. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng tác vụ trong lịch Outlook để gán một tác vụ cho người khác hoặc gửi các báo cáo trạng thái.
Để thiết lập một tác vụ mới, một lần nữa bắt đầu với một lịch mở. Nhấp Home > New Items. Một trình đơn pop-up hiển thị:
Chọn tùy chọn Task. Cửa sổ New Task xuất hiện:
Nhập tên công việc vào dòng Subject. Chọn Ngày bắt đầu và Ngày hết hạn cho tác vụ. Nếu bạn thích, bạn cũng có thể chỉ định các giá trị cho các trường sau bằng cách nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh mỗi trường và tạo một vùng lựa chọn:
Nếu bạn muốn hệ thống gửi cho bạn một nhắc nhở, hãy chọn hộp kiểm Reminder. Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng Recurrence trong Ribbon để làm cho tác vụ lập lại. Hoặc xác định nhiệm vụ kéo dài hơn một ngày bằng cách chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc khác nhau.
Nhập thêm thông tin hoặc hướng dẫn về nhiệm vụ trong hộp bên dưới thông tin tiêu đề.
Khi bạn hoàn tất việc điền vào cửa sổ New Task, nhấn Task> Save & Close. Nhiệm vụ của bạn được thêm vào To Do list của lịch, nhưng nó sẽ không xuất hiện trên lịch trừ khi bạn bật chế độ xem Task.
Để xem danh sách tác vụ trong lịch của bạn, vào View> To-Do Bar. Một menu bật lên xuất hiện:
Nhấp vào tùy chọn Tools. Một cửa sổ sẽ mở ra ở bên phải lịch của bạn. Danh sách tác vụ của bạn xuất hiện ở phía dưới bên phải của lịch Microsoft Outlook bên dưới hình thu nhỏ của lịch tháng:
Để mở một nhiệm vụ lên và xem thêm chi tiết hoặc cập nhật nó, nhấp đúp vào tác vụ đó. Bạn cũng có thể đánh dấu một nhiệm vụ là cấp bách bằng cách nhấp vào hộp kiểm ở bên phải của nó. Chế độ xem tác vụ To-Do bar vẫn mở cho đến khi bạn đóng nó. Nếu bạn chuyển trở lại hộp thư email, danh sách tác vụ vẫn hiển thị ở góc dưới bên phải của cửa sổ MS Outlook:
Để đóng danh sách tác vụ đó, nhấp vào X ở góc trên bên phải.
Bước 4. Cách Xóa Mục Lịch
Loại bỏ cuộc hẹn hoặc cuộc họp từ lịch Microsoft Outlook của bạn một cách nhanh chóng. Cuộn tới chế độ xem lịch có chứa mục lịch bạn muốn xóa. Nhấp vào mục lịch để chọn nó [trong trường hợp này, là một cuộc hẹn], sau đó nhấp chuột phải. Một menu bật lên xuất hiện:
Lưu ý: Trong minh hoạ phía trên tôi đã chọn cuộc hẹn với chỉ một người tham gia khác. Nếu tôi đã chọn cuộc họp với nhiều người tham gia, tùy chọn trình đơn bật lên sẽ là Cancel Meeting. Khi chọn tùy chọn Cancel Meeting, tôi sẽ có cơ hội gửi thông báo huỷ bỏ cho tất cả những người tham gia cuộc họp.
Chọn tùy chọn Delete từ trình đơn bật lên. Nếu mục đó là mục lặp định kỳ, bạn sẽ có cơ hội chọn xem bạn có muốn xoá tất cả các trường hợp của mục lịch [Delete Series] hay chỉ cái đang xuất hiện duy nhất [Delete Occurrence] mà bạn đã chọn. Mục lịch được xóa khỏi lịch. Tùy chọn Delete Occurrence thật tuyệt khi sử dụng nếu bạn đã có cuộc hẹn thường xuyên, nhưng cần hủy bỏ khi trường hợp của nó do kỳ nghỉ hoặc có xung đột về thời gian biểu.
Quá trình gỡ bỏ một tác vụ từ danh sách tác việc của bạn thậm chí còn đơn giản hơn. Đơn giản chỉ cần nhấp vào nhiệm vụ trong To Do list của bạn, sau đó nhấp chuột phải vào nó. Chọn tùy chọn Delete từ trình đơn bật lên.
Cách nhanh chóng thêm cuộc họp hoặc tác vụ từ tin nhắn Email
Một trong những điều thuận tiện về lịch MS Outlook là lịch của bạn không phải là mở để bạn có thể thêm một mục lịch. Thêm một mục lịch trực tiếp từ một email. Dưới đây là những việc cần làm:
Bước 1. Chọn một Email Message
Bắt đầu bằng hộp thư email mở. Nhấp vào một tin nhắn để chọn nó. Sau đó kích đúp vào tin nhắn để mở nó:
Trong ví dụ trên, tôi đã được gửi một email mời đến một cuộc họp. Email đã không được gửi dưới dạng thư mời lịch nhưng tôi muốn thêm sự kiện vào lịch Outlook của mình. Một cách để làm điều đó là sử dụng biểu tượng Reply with Meeting trên Ribbon. [Trông như lịch có mũi tên.]
Khi bạn nhấp vào biểu tượng Reply with Meeting, một thư trả lời sẽ mở ra - nhưng quan trọng nhất là nó ở dạng cuộc họp:
Lưu ý rằng thông tin vị trí đó trống và ngày và giờ mặc định với ngày và giờ hiện tại. Bạn cần sửa thông tin này bằng cách sử dụng các chi tiết được tìm thấy trong email gốc. Tiếp theo, nhập email trả lời của bạn vào người gửi ban đầu. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút Send ở bên trái.
Bạn vừa gửi email phản hồi cho người đã gửi email cho bạn thông báo cuộc họp và đã thêm cuộc họp vào lịch của bạn chỉ trong một bước!
Bước 2. Thêm một tác vụ vào danh sách tác vụ lịch và từ Email
Nó cũng dễ dàng để thêm một tác vụ vào danh sách tác vụ MS Outlook của bạn nếu bạn đã mở To-Do Bar. Bắt đầu bằng hộp thư email mở. Nhấp vào một tin nhắn để chọn nó, sau đó kéo tin nhắn đã chọn vào danh sách tác vụ trong To-Do Bar ở bên phải hộp thư đến của bạn:
Bạn sẽ thấy một dòng màu đỏ trong danh sách tác vụ mà tác vụ mới sắp được chèn vào. Khi email này được chèn vào danh sách tác vụ của bạn, nhấp đúp vào nó để xem chi tiết tin nhắn.
Lưu ý: Mặc dù Outlook sẽ chèn email vào danh sách tác vụ của bạn, tin nhắn sẽ vẫn còn trong hộp thư email của bạn.
Cách cài đặt Outlook Calendar để gửi bạn Nhắc nhở
Một tính năng Outlook tiện lợi khác là khả năng có hệ thống nhắc nhở bạn trước một cuộc hẹn hoặc cuộc họp. Để kích hoạt tính năng nhắc nhở khi bạn thiết lập cuộc họp hoặc cuộc hẹn mới, hãy nhấp vào mũi tên xuống trên biểu tượng Reminder trong Ribbon [trông như một cái chuông]:
Chọn khoảng thời gian trước cuộc họp hoặc cuộc hẹn mà bạn muốn nhắc nhở xuất hiện từ cửa sổ bật lên. Sau đó, nhấp vào biểu tượng Sound ở cuối cửa sổ bật lên để chọn âm thanh nhắc nhở.
Khi nhắc nhở của bạn đã được thiết lập, một nhắc nhở bật lên sẽ xuất hiện mỗi khi bạn mở email hoặc lịch:
Để nhắc nhở ngừng xuất hiện, nhấp vào nút Dismiss. Nếu cửa sổ nhắc nhở cho bạn nhiều mục lịch, bạn sẽ cần phải nhấp vào nút Dismiss All.
Cách Chia sẻ Lịch Outlook Microsoft
Chia sẻ lịch của bạn qua email hoặc bằng cách cho phép những người khác truy cập. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn chia sẻ các phần của lịch với một thành viên trong nhóm hoặc nếu bạn đang cố gắng lên lịch để gặp gỡ một ai đó. Có ba cách bạn có thể chia sẻ lịch:
- E-mail. Chia sẻ một phần lịch của bạn qua email.
- Tính năng chia sẻ . Nếu cài đặt Microsoft Outlook của bạn chạy qua Microsoft Exchange Server, bạn có thể cho người khác truy cập vào lịch của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng Set Calendar Permissions để xác định thêm người có thể truy cập vào lịch của bạn và mức độ truy cập của họ.
- Xuất bản trực tuyến. Xuất bản lịch của bạn lên máy chủ trực tuyến để cung cấp quyền truy cập cho người khác.
Vì cài đặt Outlook của tôi không chạy trên Microsoft Exchange Server, do đó chúng tôi sẽ tập trung vào các phương pháp đầu tiên và thứ ba để chia sẻ lịch Microsoft của bạn trong hướng dẫn này.
1. Chia sẻ Lịch qua Email
Với lịch mở, vào Home > E-mail Calendar. Một thông báo email trống sẽ xuất hiện với hộp thoại Gửi lịch qua Email ở trên cùng:
Nếu bạn đã thiết lập nhiều lịch, hãy nhấp vào mũi tên xuống trong trường Calendar để chọn lịch bạn muốn chia sẻ. Tiếp theo, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh trường Date Range để chỉ định ngày lịch nào để chia sẻ. Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống trong hộp Detail để chọn mức độ chi tiết để chia sẻ - chọn giữa các mức chi tiết sau:
- Availability only. Người nhận email sẽ thấy khi nào bạn có mặt và khi bạn được rảnh rỗi. Họ sẽ không nhìn thấy các cuộc họp và cuộc hẹn của bạn là gì.
- Limited details. Người nhận email sẽ chỉ nhìn thấy các chủ đề của cuộc họp và cuộc hẹn của bạn và khi chúng được lên lịch.
- Full details. Người nhận sẽ thấy các cuộc họp và cuộc hẹn của bạn và vị trí của mỗi cuộc họp, cuộc hẹn đó. Họ cũng sẽ xem thêm được chi tiết về mỗi cuộc họp hoặc cuộc hẹn.
Đánh dấu vào hộp kiểm nếu bạn chỉ muốn lịch được chia sẻ hiển thị trong giờ làm việc. Nếu giờ làm việc của bạn không được xác định, hãy nhấp vào liên kết Set working hours để đặt chúng. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK trong hộp thoại Send a Calendar via Email. Sau đó nhấp vào nút Send để gửi email.
Người nhận email sẽ nhận và gửi email với lịch trình của bạn trong văn bản của email đó và tập tin đính kèm lịch hiển thị lịch biểu của bạn.
2. Chia sẻ lịch bằng cách xuất bản trực tuyến
Bạn cũng có thể xuất bản lịch trực tuyến của bạn lên một máy chủ chia sẻ. Với lịch mở của bạn, hãy đi tới biểu tượng Home > Publish Online icon. Hộp thoại Publish Calendar to Custom Server xuất hiện:
Bắt đầu bằng cách liệt kê URL cho máy chủ nơi bạn sẽ xuất bản lịch của mình. Tiếp theo, xác định phạm vi ngày mà bạn muốn chia sẻ. Đối với tùy chọn Detail, chọn: Availability only, Limited Details, và Full Details. Nếu bạn chỉ muốn xuất bản lịch giữa các giờ làm việc, hãy chọn hộp kiểm.
Khi bạn hoàn tất, nhấp vào nút OK. Làm theo bất kỳ lời nhắc xuất hiện.
Phần kết luận
Bạn vừa học được cách sử dụng đúng lịch của Microsoft Outlook. Thiết lập lịch Outlook đúng cách có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Bây giờ bạn đã có lịch trình theo thứ tự bằng cách sử dụng lịch Outlook, bạn có thể sẽ muốn giải quyết hộp thư email của mình. Để có hướng dẫn miễn phí về quản lý hộp thư lộn xộn, hãy tải eBook MIỄN PHÍ của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó được đóng gói với các kỹ thuật quản lý email hộp thư tiên tiến.
Tại sao không bắt đầu dọn dẹp hộp thư email của bạn ngay hôm nay?