Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Đại sứ quán Việt Nam tại Pháp:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
- Bản chính văn bản có chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam, Bộ Ngoại giao hoặc các cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Pháp, Bồ Đào Nha và các nước khác do ĐSQ kiêm nhiệm
- Một [01] bản sao văn bản cần phợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự ;
- Bản sao hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của người yêu cầu.
Lưu ý :
- Văn bản của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hoá/chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán để sử dụng tại Việt Nam phải được chứng thực bởi:
- Bộ Ngoại giao của Pháp ;
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền của nước thứ ba tại Pháp hoặc kiêm nhiệm Pháp, nếu là giấy tờ, tài liệu của nước thứ ba đó.
- Văn bản của Việt Nam trước khi đề nghị hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại Pháp hoặc nước thứ ba [Bồ Đào Nha] phải được chứng thực bởi :
- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ;
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
- Các văn bản được miễn hợp pháp hóa : Trên cơ sở Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự giữa Việt Nam Pháp ký năm 1999, Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi và Công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam năm 2011, các giấy tờ sau được miễn Hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự :
- Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con
- Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi
- Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự được miễn hợp pháp hóa tuy nhiên phải được chứng nhận lãnh sự nếu phía Bên tiếp nhận giấy tờ kia yêu cầu]
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền hoặc công chứng viên của Hoa Kỳ cấp/ công chứng khi trước khi đem sử dụng tại Việt Nam phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam [Bộ Ngoại giao Việt Nam và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài] hợp pháp hóa theo quy định.
Hồ sơ xin hợp pháp hóa giấy tờ có thể nộp trực tiếp tại Tổng lãnh sự quán hoặc gửi qua đường bưu điện.
Hồ sơ bao gồm:
– Phiếu đề nghị hợp pháp hóa [MẪU kèm theo]
– Bản chính giấy tờ tùy thân [chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu] đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân [chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu] đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực
– Giấy tờ cần được hợp pháp hóa [Quý vị tự chuẩn bị, hoặc yêu cầu người thân tham khảo cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam, hoặc tham khảo trên website của Tổng Lãnh sự quán]. Các giấy tờ này phải có xác nhận của của Văn phòng Đổng lý tiểu bang [State-level Department of State] hoặc Văn phòng Công chứng [Office of Authentication] thuộc Bộ Ngoại giao Liên bang*.
– Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
* Lưu ý: Những giấy tờ chưa có xác nhận của Văn phòng Đổng lý Tiểu bang [State-level Department of State] hoặc Văn phòng Công chứng [Office of Authentication] thuộc Bộ Ngoại giao Liên bang sẽ bị coi là không hợp lệ và bị trả lại, cho dù giấy tờ đó đã được công chứng hoặc xác nhận bởi công chứng viên [Notary Public], hộ tịch viên [registrar], lục sự tòa [court clerk] hay cơ quan khác của Hoa Kỳ.
– Lệ phí có thể trả bằng tiền mặt nếu hồ sơ được nộp trực tiếp; hoặc bằng Money Order, Cashier’s Check cho “Vietnam Consulate” nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu điện.
– Nếu muốn nhận kết quả qua đường bưu điện, Quý vị cần gửi kèm theo 01 bì thư đảm bảo [certified mail] có ghi rõ địa chỉ người nhận và đã trả cước phí. Để tránh mất mát trong quá trình vận chuyển, đề nghị Quý vị sử dụng các dịch vụ chuyển phát bảo đảm của FEDEX hoặc UPS và ghi lại tracking number để theo dõi việc chuyển phát thư [Lưu ý KHÔNG sử dụng FEDEX Ground và UPS Ground – là bì thư không đảm bảo]. Tổng Lãnh sự quán không chịu trách nhiệm trong trường hợp hồ sơ của Quý vị bị thất lạc do Quý vị dùng bì thư không đảm bảo.
Tổng Lãnh sự quán xử lý hồ sơ và trả kết quả trong vòng 5-7 ngày làm việc. Nếu có yêu cầu làm gấp, Tổng Lãnh sự quán trả kết quả trong vòng 1 ngày làm việc.
Quý vị có thể gửi giấy tờ qua bưu điện hoặc trực tiếp đến Lãnh sự quán Việt Nam tại New York để hợp pháp hóa giấy tờ đã được Công chứng và được Đổng lý Văn phòng [Secretary of State] của các Bang xác nhận tính xác thực của con dấu và chữ ký của Công chứng viên đóng trên văn bản:
1. Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa gồm:
- Phiếu đề nghị hợp pháp hóa giấy tờ/tài liệu
- Bản chụp giấy tờ tùy thân [hộ chiếu, bằng lái xe, thẻ xanh...]
- Giấy tờ mong muốn được hợp pháp hóa/chứng thực tại Lãnh sự quán cần được xác nhận trước bởi Đổng lý Văn phòng [Secretary of State] thuộc Tiểu bang nơi xuất phát của văn bản.
Thông thường, các văn bản công chứng cần có lời chứng, chữ ký, con dấu của Công chứng viên và xác nhận [đối với chữ ký của Công chứng viên] của Cơ quan quản lý của Hoa Kỳ nơi Công chứng viên đăng ký hành nghề. Tại một số Bang, Cơ quan quản lý công chứng viên là cấp Hạt. Ở các Bang khác, Cơ quan này là Văn phòng Đổng lý.
Danh sách các Văn phòng Đổng lý các Bang tại Hoa Kỳ.
2. Trả kết quả:
- Qua đường bưu điện: Quý vị gửi kèm 01 bì thư đã trả cước phí có số tracking [như Express Mail [USPS] hoặc USPS Priority with confirmation delivery, certified mail hoặc FEDEX] ghi rõ địa chỉ người nhận để Lãnh sự quán gửi trả hộ chiếu.
Giấy chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Giấy chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự có thời hạn bao lâu?
Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện nay thì bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc thì không có thời hạn.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn ở đâu?
Trụ sở các cơ quan ngoại vụ địa phương đã được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ. Hoặc gửi hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ Tp Hồ Chí Minh.
Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là mẫu đơn quan trọng để xin chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự. Để đảm bảo hoàn thành tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến chính xác, bạn nên tham khảo qua 3 bước hướng dẫn điền form được Vietnam Booking chia sẻ trong bài viết này.