Chi phí bán hàng là khái niệm quen thuộc, thế nhưng lại rất dễ gây nhầm lẫn với các thuật ngữ khác trong quá trình hạch toán cũng như quản lý. Thực tế, đây chỉ là một khoản chi phí cơ bản trong chi phí kinh doanh tổng thể, tuy nhiên nếu không được kiểm soát một cách chặt chẽ sẽ tạo nên một áp lực không nhỏ đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Tất nhiên, ngay từ tên gọi chúng ta cũng đã biến được khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động kinh doanh cụ thể nào. Vậy chi phí bán hàng là gì? Làm sao để tiết kiệm chi phí bán hàng hiệu quả? Ngay sau đây hãy cùng chúng tôi giải đáp những vấn đề này nhé.
Chi phí bán hàng là gì?
Đối với những ai mới bắt đầu tập tành kinh doanh, buôn bán hay “lính mới” trong ngành kế toán thì “Chi phí bán hàng là gì?” có lẽ vẫn là một câu hỏi có phần hóc búa. Chưa kể, nó còn dễ bị nhầm lẫn với các thuật ngữ chi phí khác trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, trước hết chúng ta cần phải tìm hiểu về khái niệm chi phí bán hàng để hiểu rõ về thuật ngữ này và tránh sự nhầm lẫn sau này. Theo đó, chi phí bán hàng hay trong tiếng Anh còn được gọi là Selling Expenses được hiểu là khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho hoạt động, quy trình bán hàng của doanh nghiệp và trong đó bao gồm cả các khoản chi phí phát sinh liên quan.
Như vậy, nhắc đến chi phí bán hàng sẽ không chỉ có một khoản duy nhất mà trong đó sẽ được phân chia nhỏ thành nhiều khoản khác nhau như chi phí nhân viên, chi phí bảo hành, chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng,… Tất cả các khoản chi phí tiêu tốn, phát sinh trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ từ doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng sẽ đều được tính vào chi phí bán hàng. Tất nhiên, do đặc thù về ngành hàng, mô hình kinh doanh nên các khoản chi phí liên quan này vẫn sẽ có sự khác nhau. Ví dụ về chi phí bán hàng của các nhà hàng bao giờ cũng sẽ bao gồm cả khoản chi phí mua đồ dùng như khăn giấy, bát đũa,… phục vụ khách hàng. Nhưng nếu là các shop quần áo, đồ trang sức thì chắc chắn sẽ không có khoản này và thay đó vào đó là những khoản chi phí khác.
Ý nghĩa của chi phí bán hàng
Mọi doanh nghiệp, công ty tham gia vào thị trường kinh doanh sẽ đều phải chịu chi phí bán hàng. Ngay cả những cá nhân buôn bán với mô hình nhỏ lẻ cũng vậy, chỉ có điều nó không thường được kiểm soát chặt chẽ và chuyên môn hóa cao nhưng các đơn vị kinh doanh. Chi phí bán hàng không chỉ được tính toán dựa trên những khoản trực tiếp mà bao gồm cả những khoản gián tiếp. Thông qua việc hạch toán và quản lý một cách chặt chẽ về chi phí bán hàng các doanh nghiệp hoàn toàn có thể đánh giá đúng hiệu quả bán hàng, “gánh nặng” thuế của mình, phát triển KPIs hợp lý và đưa ra các biện pháp kiểm soát chi tiêu sao cho hợp lý.
Chỉ từ những con số được hạch toán một cách chính xác này, bạn hoàn toàn có thể đưa ra rất nhiều đánh giá mang tính chất quan trọng. Nhất là kịp thời phát triển chiến lược bán hàng, giải pháp tối ưu ngân sách một cách sáng suốt nhất. Hơn thế, dù chỉ là một “mảnh ghép nhỏ” trong tổng chi phi kinh doanh mà doanh nghiệp phải “gánh”. Thế nhưng, nếu chi phí bán hàng ngày một gia tăng thì cũng sẽ tương đương với việc doanh nghiệp sẽ phải chịu áp lực cao hơn.
Chi phí bán hàng cao, tăng liên tục thì chắc chắn giá thành sản phẩm, dịch vụ cũng sẽ tăng lên. Điều này ngẫu nhiên khiến sản phẩm, dịch vụ của bạn mất đi một ưu thế cạnh tranh. Nếu các yếu tố khác không đủ khác biệt, mang tính chất thuyết phục mà giá thành lại cao thì rất khó để thuyết phục khách hàng lựa chọn sản phẩm hay dịch vụ mà bạn đang cung cấp. Vì vậy, ý nghĩa của chi phí bán hàng sẽ liên quan trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Đây là lý do tại sao nó luôn được các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý quan tâm đến trong các bản báo cáo hạch toán hay báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Chi phí bán hàng bao gồm những gì?
Như đã nói đến, chi phí bán hàng sẽ bao gồm rất nhiều các khoản chi phí liên quan khác nhau cả trực tiếp lẫn gián tiếp. Tùy thuộc vào từng ngành hàng và mô hình kinh doanh, quy trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ thì những khoản liên quan này sẽ có sự khác nhau nhất định. Vì vậy, khi tìm hiểu chi phí bán hàng bao gồm những gì? sẽ cần phải căn cứ vào tình hình thực tế của từng doanh nghiệp, công ty để có đáp án chính xác nhất. Nhưng để giúp các bạn xây dựng được một bức tranh tổng thể nhất về chi phí bán hàng, sau đây chúng tôi sẽ đưa ra danh sách 7 khoản chi phí “con” nằm trong chi phí bán hàng thường xuyên xuất hiện nhất.
Chi phí nhân viên
Con người – Nhân viên luôn là yếu tố quan trọng trong hoạt động bán hàng mà ở mọi doanh nghiệp, công ty khi xét đến ngành hàng, quy mô,… đều sẽ đề cập đến. Không có nhân viên đảm nhận những công việc, công đoạn hay trực tiếp bán hàng cho người tiêu dùng thì chắc chắn quy trình bán hàng của bạn sẽ không thể vận hành một cách thông suốt. Đây sẽ là khoản chi phí mà bạn cần phải trả cho những công sức, đóng góp mà họ mang lại cho doanh nghiệp bao gồm:
• Nhân viên sales • Nhân viên vận chuyển • Nhân viên đóng góp • Nhân viên CSKH • …
Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng
Đối với những mặt hàng, sản phẩm đặc thù thì để phục vụ quá trình bán hàng một cách tốt nhất sẽ cần phải sử dụng đến những dụng cụ, đồ dùng nhất định. Tất nhiên, khoản ngân sách bỏ ra để mua sắm những món đồ này sẽ được tính vào cả chi phí bán hàng của bạn. Khoản chi phí này đối với một số vật dụng có thể là một lần nhưng có thể là nhiều lần. Ví dụ nhưng bàn ghế nhà hàng, quán trà sữa sẽ chỉ cần mua một lần là sử dụng lâu dài. Tuy nhiên, sau đó có thể sẽ có khoản chi phí phát sinh cho việc sửa chữa, đổi mới chúng khi đã quá cũ hoặc bị hỏng. Tuy nhiên, những vật dụng khác như ống hút, giấy ăn,… thì phải thường xuyên chi trả nhiều lần.
Chi phí bao bì vật liệu
Một khoản chi phí tiếp theo mà không thể không nhắc đến, đó là chi phí bao bì vật liệu. Đây là những yếu tố quan trọng liên quan đến việc duy trì, sản xuất, giữ gìn và phân phối sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp. Tất nhiên, những bao bì vật liệu được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa cũng sẽ được tính vào khoản này. Tất nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp thì khoản chi phí này sẽ không có. Nhưng chúng ta sẽ xem xét trên trường hợp số đông để đưa ra một danh sách hợp lý nhất.
Chi phí khấu hao
Chi phí khấu hao được hiểu là khoản chi phí được phân bổ trong suốt vòng đời của một sản phẩm, tài sản hữu hình. Nó được tính từ khi sản phẩm, tài sản bắt đầu được khai thác, sản xuất hoàn tất cho đến khi giá trị bằng 0 hoặc không đáng kể. Như vậy, đối với các đơn vị sản xuất, kinh doanh nếu hàng hóa có số lượng lớn thì cũng sẽ đồng nghĩa với việc chi phí khấu hao sẽ lớn. Chúng cũng sẽ bao gồm cả những khoản chi phí tồn kho, bảo quản, vận chuyển bị chậm chễ. Những yếu tố này sẽ khiến chi phí khấu hao tăng lên và đương nhiên nó cũng sẽ tổng chi phí bán hàng của bạn lớn hơn. Ngoài ra, chi phí khấu hao sẽ được xác định dựa trên các tài khoản cố định của doanh nghiệp.
Chi phí bảo hành
Do đặc thù về mặt sản phẩm hoặc cũng là yếu tố để thu hút, thuyết phục khách hàng các doanh nghiệp, chủ cửa hàng luôn đưa ra những chính sách bảo hành đầy hấp dẫn. Và phần lớn chi phí bảo hành đều sẽ được xem như một phần của chi phí bán hàng mà chúng ta đang tìm hiểu đến. Nhà sản xuất sẽ đưa ra một khoản dự trù cho khoản chi phí bán hàng này. Đương nhiên, không phải tất cả các sản phẩm của họ khi cung cấp ra thị trường trong quá trình đều sẽ xảy ra vấn đề, gặp trục trặc. Nhưng việc dự trù vẫn được tính toán với mức tương đương để quản lý một cách hiệu quả.
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Đây là các khoản chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra để phục vụ trực tiếp cho hoạt động bảo hành, quản lý, phân phối, giữ gìn sản phẩm, hàng hóa hay các tài sản phục vụ cho hoạt động bán hàng. Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể “cân” được hết tất cả những hoạt động, yếu tố, cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc bán hàng của mình. Lúc này họ sẽ mua dịch vụ ngoài để quá trình bán hàng được đảm bảo và vận hành thông suốt. Chi phí các dịch vụ mua ngoài có thể kể đến như tiền thuê kho hàng, tiền sửa chữa các tài sản cố định, tiền vận chuyển thuê ngoài, tiền chiết khấu cho các đơn vị đại lý,…
Các khoản chi phí phát sinh
Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng của các doanh nghiệp, công ty sẽ không cố định và cũng không dập khuôn theo một mẫu giống nhau. Tuy rằng không xuất hiện thường xuyên, nhưng khi tính chi phí bán hàng thì bạn vẫn cần liệt kê đến chúng. Bởi chi phí phát sinh có thể chiếm một con số không hề nhỏ chút nào trong tổng chi phí bán hàng như:
• Chi phí marketing, quảng cáo • Chi phí cho việc gặp gỡ, tiếp khách • Chi phi cho các hoạt động tại chỗ khi bán hàng • …
Công thức tính chí phí bán hàng
Do liên quan đến nhiều khoản chi phí khác nhau, từ cố định đến không cố định nên với số đông việc tính chi phí bán hàng là một bài toán đầy nan giải. Chưa kể chi phí bán hàng sẽ được tính dựa trên quy đổi ngân sách được sử dụng trước, trong và sau quá trình bán hàng. Ngoài ra, có rất nhiều yếu tố khác nhau sẽ tạo nên chi phí bán hàng của bạn. Nên buộc người tính toán cần phải hiểu rõ mọi điều, mọi khía cạnh trong hoạt động bán hàng thì mới có thể hạch toán một cách chính xác.
Tuy nhiên, thực tế công thức tính chi phí bán hàng lại rất đơn giản nó chỉ là tổng các khoản chi phí được sử dụng, phát sinh trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Như vậy, nếu trong quá trình này chỉ có những chi phí như chi phí nhân viên, chi phí khấu hao, chi phí bao bì vật liệu và chi phí phát sinh thì công thức sẽ là như sau:
Chi phí bán hàng = Chi phí nhân viên + Chi phí khấu hao + Chi phí bao bì vật liệu + Chi phí phát sinh
Điều quan trọng là bạn cần phải xác định chính xác và đầy đủ các khoản chi phí liên quan đến chi phí bán hàng để cộng tổng chúng lại mà thôi. Những điều này sẽ được hạch toán trong cùng kỳ để đưa ra các số liệu khách quan nhất.
Một số biện pháp tiết kiệm chi phí bán hàng hiệu quả
Chỉ cần chi phí bán hàng gia tăng theo thời gian, chiếm tỷ lệ không nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh sẽ vô hình chung tạo nên một áp lực nặng nề đối với mọi đơn vị. Tất nhiên, nếu chi phí cần phải bỏ ra cho hoạt động bán hàng là quá nhiều thì lợi nhuận bạn đạt được sẽ giảm xuống, cùng với đó số vốn bổ sung vào ngân sách hoạt động cũng sẽ hạn hẹp hơn trong kỳ kế toán tiếp theo.
Một doanh nghiệp tốt, ngoài những điều kiện tiên quyết thì việc tiết kiệm chi phí bán hàng cũng được đề cập đến trực tiếp. Ngoài việc quản lý chi phí bán hàng chặt chẽ thì bạn nên áp dụng đến 3 biện pháp tiết kiệm hiệu quả dưới đây:
1. Áp dụng công nghệ tiên tiến trong hoạt động bán hàng, quản lý bán hàng: Công nghệ sinh ra để hỗ trợ và “nâng tầm” cuộc sống, công việc của chúng ta, vậy thì tại sao bạn không tận dụng chúng ngay lúc này? Hãy áp dụng những công nghệ tiên tiến vào ngay hoạt động bán hàng cũng như quản lý bán hàng của mình.
2. Tăng cường giám sát tài chính: Thông qua việc giám sát tài chính chặt chặt, bản thân bạn không chỉ nắm chắc tình hình mà còn kịp thời đưa ra các phương án, điều chỉnh sao cho tối ưu nhất. Từ đó giảm thất thoát, lãng phí trong các danh mục liên quan khiến chi phí bán hàng ngày càng “ngốn” hơn.
3. Áp dụng phương pháp phân bổ chi phí bán hàng khoa học: Muốn tiết kiệm chi phí bán hàng bạn cần phải áp dụng phương pháp phân bổ chi phí bán hàng khoa học, mọi thứ đều được xây dựng theo một kế hoạch chi tiết, hoàn chỉnh.
Trên đây là phần thông tin chia sẻ về chi phí bán hàng, từ khái niệm, ý nghĩa, phân loại cho đến công thức tính toán. Đặc biệt là các giải pháp tiết kiệm chi phí bán hàng – chìa khóa giúp việc quản lý, hạch toán khoản ngân sách này trở nên hiệu quả nhất luôn được quan tâm hàng đầu. Mong rằng, qua đấy sẽ giúp bạn “bỏ túi” cho mình những kiến thức đầy hữu ích. Đồng thời, có thể áp dụng những điều trên vào thực tế hoạt động kinh doanh, bán hàng của mình một cách thành thục nhất.