Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện như thế nào?
 Ngày nay, các doanh nghiệp điều mong muốn tên doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh được nhiều người, nhiều nơi biết đến, nhằm mục đích mở rộng thị trường, quảng bá sản phẩm, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện tại nhiều tỉnh khác nhau trên lãnh thổ Việt Nam. Bài viết này cung cấp cho các bạn biết rõ hơn về chức năng hoạt động của văn phòng đại diện. Show ACC sẽ cung cấp cho bạn chức năng hoạt động của Thành Lập Văn phòng đại diện của các doanh nghiệp trong nước và Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của Doanh nghiệp đã mở Văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đặt được một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương cùng địa giới hành chính. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có quyền thuy đổi nội dung đã đăng ký, có quyền giao dịch nhưng không có quyền hoạt động kinh doanh trực tiếp như các chi nhánh của mình. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Ngoài ra, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý. Cần lưu ý khi tiến hành giao dịch với văn phòng đại diện trong ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện là nhân danh cho doanh nghiệp, nên khi thảo luận và tiến hành ký kết hợp đồng với văn phòng đại diện, bên đối tác cần yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp. Nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp gây thiệt hại về tài chính cũng như uy tín của các bên. Như vậy, nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên. Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng đại diện có 10 chức năng chính sau:
Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài được thành lập tại Việt Nam, hoạt động theo Giấy phép hoạt động được cấp bởi Sở công thương Thành phố Hồ Chí Minh, có con dấu tròn và mã số thuế để duy trì hoạt động; Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài không có chức năng kinh doanh; Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của Thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà Văn phòng đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. Văn phòng đại diện gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của Văn phòng trong năm trước đó; Văn phòng đại diện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. 3. Một số câu hỏi liên quan Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện cũng đơn giản với chức danh của người đứng đâu là: Trưởng văn phòng đại diện. Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Như đã phân tích, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty mẹ nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ. Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty. Người đứng đầu văn phòng đại diện do công ty quyết định và bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi, Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn đảm bảo nguyên tắc đáp ứng yêu cầu theo quy định.
Hiện nay, khi các doanh nghiệp có xu hướng mở rộng kinh doanh, giới thiệu tới khách hàng những sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp này sẽ lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện để hoạt động được hợp pháp. Văn phòng đại diện là gì? Đăng ký văn phòng đại diện có gì cần lưu ý? Mời bạn đọc tìm hiểu bài viết sau đây của EFY-CA. 1. Văn phòng đại diện là gì?
Chức năng của văn phòng đại diện là gì? Căn cứ Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) là “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.” Điều này có nghĩa là, văn phòng đại diện giữ các chức năng đơn giản với mục đích chính nhằm: - Liên lạc giữa công ty với khách hàng. - Tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh Văn phòng đại diện có chức năng hoạt động khá đơn giản, do đó cơ cấu tổ chức của văn phòng cũng đơn giản với người đứng đầu là trưởng văn phòng đại diện. Về cơ bản, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ do công ty mẹ quyết định và hoạt động theo sự cho phép từ phía công ty. Thường thì, văn phòng đại diện sẽ là đại diện cho công ty trong các trường hợp ký kết hợp đồng phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị,... 2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Muốn thành lập văn phòng đại diện phải tiến hành thủ tục như thế nào? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định tại Khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020 và Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ như sau: - Thông báo lập văn phòng đại diện; - Bản sao quyết định thành lập, bản sao biên bản họp về việc thành văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện. - Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. Đồng thời, doanh nghiệp cần tuân thủ theo trình tự thủ tục thành lập được pháp luật quy định: - Hồ sơ nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. - Nhận kết quả giấy chứng nhận văn phòng đại diện. Các cơ quan chức năng có đủ thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện là: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Thời gian giải quyết thủ tục xin thành lập: 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ. 3. Một số lưu ý về văn phòng đại diện- Về tên của văn phòng đại diện: Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên của văn phòng đại diện được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt. Trường hợp các chữ F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu, phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ Văn phòng đại diện. Ngoài ra, theo Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cho phép đăng ký tên văn phòng đại diện bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt hệ chữ La-tinh. Lưu ý: Tên riêng Không được phép sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp” trong tên văn phòng đại diện
Tuân thủ các quy định của pháp luật về đăng ký văn phòng đại diện - Về con dấu của văn phòng đại diện: Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của văn phòng đại diện. Do đó, việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do văn phòng đại diện ban hành. - Về hoạt động của văn phòng đại diện: Dù không có chức năng kinh doanh nhưng văn phòng đại diện vẫn có thể ký kết hợp đồng khi doanh nghiệp ủy quyền. - Về các vấn đề liên quan đến thuế: Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải nộp thuế môn bài. Ngược lại, không phải nộp thuế môn bài khi văn phòng đại diện của doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Hiện nay, theo Điểm c Khoản 1 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ cần nộp mức lệ phí môn bài là 1.000.000 đồng/năm. Nếu văn phòng đại diện thành lập từ 1/1 đến 30/6 thì nộp cả năm lệ phí môn bài tương đương 1.000.000 đồng. Trường hợp văn phòng đại diện thành lập từ 1/7 đến 31/12 thì cần nộp nửa năm tương đương 500.000 đồng. Các năm tiếp theo nộp là 1.000.000 VNĐ. Bài viết trên đây đã giúp bạn đọc tìm hiểu về văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện đóng vai trò rất quan trọng trong tiến trình mở rộng và phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, hiểu và nắm rõ luật về văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY ▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: Tổng đài: 19006142 / 19006139 Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899 Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ SenNTH |
