Để thực hiện các phép tính toán thao tác số học logic người dùng sử dụng tab nào dưới đây

Nhấp chuột các tab của trang phía dưới để cuộn qua các trang và kiểm tra các tiêu đề.

11. Hàm IF: tạo giá trị ô dựa trên một điều kiện

Excel có vài hàm có thể đưa ra quyết định hiển thị giá trị nào. Chúng toàn dựa cả vào hàm IF. Một khi bạn đã quen thuộc với nó, sẽ dễ hơn cho bạn sử dụng các hàm phức tạp hơn.

Hàm IF có 3 đối số

• Điều kiện đang được kiểm tra.
• Ô sẽ hiển thị giá trị nào nếu điều kiện đó là đúng.
• Ô sẽ hiển thị giá trị nào nếu điều kiện đó là sai.

Khi một hàm có nhiều đối số, bạn phân cách chúng ra bằng dấu phẩy. Vì vậy cú pháp như sau:

= IF [điều kiện kiểm tra, giá trị nếu điều kiện đúng, giá trị nếu điều kiện sai]

Tham khảo sheet ‘functions’ trong file Excel miễn phí cho bài tập này.

Ví dụ: bạn có một danh sách đơn hàng được đặt từ nhiều người ở khắp các bang. Nếu một đơn hàng tới từ New Jersey, áp dụng thuế bán hàng 7%. Nếu một đơn hàng đến từ bất kỳ đâu khác, không áp dụng thuế.

Ở đầu của cột Tax [H3], nhập công thức thế này:

= IF[C3="nj", G3 *.07, ""]

Nghĩa là:

• Điều kiện kiểm tra: ô trong cột State có chứa giá trị “nj” không? [Lưu ý là nó không phân biệt chữ hoa chữ thường đâu nhé và vì nó là một giá trị dạng text, nó phải được đóng ngoặc kép vào]
• Nếu điều kiện là đúng, ô sẽ có giá trị Sale x 7%.
• Nếu điều kiện là sai, ô sẽ không có giá trì nào hết [một bộ ngoặc kép trống].

AutoFill xuống tới dòng cuối. Hầu hết các ô sẽ trống, và những ô không bỏ trống sẽ hiển thị giá trị thuế bán hàng vì dòng có giá trị NJ trong cột State, như thể hiện bên dưới.

12. SUMIF và AVERAGEIF: phép cộng và lấy giá trị trung bình dựa trên một điều kiện

Tương tự hàm IF, hàm SUMIF và AVERAGEIF sẽ tìm giá trị tổng và giá trị trung bình trong phạm vi các ô khi tồn tại một giá trị hay điều kiện nào đó.

Các hàm này cũng có 3 đối số:

• Chúng ta đang tìm điều kiện trong vùng nào?
• Điều kiện được kiểm tra là gì?
• Trong các dòng mà giá trị đó tồn tại, chúng ta bắt đầu lấy tổng hay trung bình trong vùng nào?

Cú pháp của 2 hàm này giống nhau – tên thì khác đó, nhưng các đối số là như nhau:

= SUMIF [vùng tìm kiếm, giá trị lựa chọn, vùng cộng]

= AVARAGEIF [vùng tìm kiếm, giá trị lựa chọn, vùng cộng]

Tham khảo sheet ‘SUMIF’ trong file Excel miễn phí cho bài tập này.

Ví dụ ha: tìm tổng của tất cả mọi đơn hàng tới California, và giá trị đơn hàng trung bình của Kona.

Làm SUMIF trước nhé.

Ở ô cuối cột Sale, ô G203, nhập công thức như sau để tìm tổng các đơn hàng tới California:

=sumif[C3:C201,"ca",G3:G201]

Nghĩa là:

• Tìm kiếm trong cột C.
• Trong cột C, chọn ra những dòng có chứa “ca”.
• Ở cùng dòng tìm thấy giá trị “ca”, cộng giá trị cột G vào số tổng.

Giờ làm tới AVERAGEIF

Dùng kỹ thuật tương tự để tìm ra giá trị trung bình của mọi đơn hàng của Kona.

Tới ô G204 và nhập công thức này:

=averageif[D3:D201,"kona",G3:G201]

Nghĩa là:

• Tìm kiếm trong cột D.
• Trong cột D, chọn ra những dòng có chứa “kona”.
• Ở cùng dòng tìm thấy giá trị “kona” thêm giá trị cột G vào để tính trung bình.

Kết quả sẽ như sau:

Dùng các kỹ thuật Excel này

Học cách dùng Excel cũng đáng để nỗ lực. Với các kỹ thuật và mẹo vặt này, bạn có thể áp dụng nhiều tính năng mạnh mẽ, tiết kiệm thời gian hơn vào bảng tính của chính mình. Thực tập các bài học ở trên, sau đó tiến tới kết hợp những kỹ thuật này vào quy trình công việc của bạn.