KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số hiệu suất công việc – dùng để đo lường hiệu suất dựa trên các mục tiêu kinh doanh chính.
KPI là gì?
KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số hiệu suất công việc – dùng để đo lường hiệu suất dựa trên các mục tiêu kinh doanh chính.
Chỉ số hiệu suất [KPI] chính là một giá trị đo lường để cho biết hiệu quả một công ty đang đạt được thông qua các mục tiêu kinh doanh chính. Các tổ chức sử dụng KPI ở nhiều cấp độ để đánh giá thành công của họ khi đạt được mục tiêu. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình trong các phòng ban như bán hàng, tiếp thị hoặc trung tâm cuộc gọi.
KPI có giá trị khi nó truyền được cảm hứng. Thông thường, các tổ chức áp dụng KPI một cách mù quáng, khuông mẫu theo công ty khác và sau đó tự hỏi tại sao KPI đó không phản ánh đúng hoạt động kinh doanh của mình và không ảnh hưởng, tạo ra bất kỳ thay đổi tích cực nào. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất, nhưng thường bị bỏ qua của KPI là chúng cũng là một dạng giao tiếp. Như vậy, chúng tuân theo các quy tắc và vận hành tương tự như giao tiếp. KPI cần phải vắng tắc, rõ ràng và có sự liên quan, như vậy sẽ có nhiều khả năng được hấp thụ và hành động theo.
Trong việc phát triển chiến lược xây dựng KPI, nhóm của bạn nên bắt đầu với những điều cơ bản và hiểu mục tiêu tổ chức của mình là gì, cách bạn lên kế hoạch đạt được chúng và ai có thể hành động dựa trên thông tin này. Đây phải là một quá trình lặp đi lặp lại liên quan đến phản hồi từ các nhà phân tích, trưởng bộ phận và người quản lý. Khi nhiệm vụ tìm kiếm thực tế này mở ra, bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh nào cần được đo bằng KPI và thông tin đó sẽ được chia sẻ với ai.
Một cách để đánh giá sự liên quan của KPI là sử dụng các tiêu chí SMART. KPI phải cụ thể [Specific] , đo lường được [Measurable], có thể đạt được [Attainable], có liên quan [Relevant], thời gian ràng buộc[Time-bound]. Nói cách khác, bạn có trả lời được 5 câu hỏi sau:
Mục tiêu của bạn có cụ thể không?
Bạn có thể đo lường tiến trình hướng tới mục tiêu đó không?
Là mục tiêu thực tế, có thể đạt được?
Có liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức của bạn?
Thời gian đặt ra để đạt được mục tiêu này là khi nào?
Xác định KPI có thể là một việc phức tạp. Từ chính trong KPI là “key” [chìa khóa] bởi vì mọi KPI nên liên quan đến một kết quả kinh doanh cụ thể. KPI thường bị nhầm lẫn với số liệu kinh doanh. KPI cần được xác định theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng. Để xác định KPI, có thể thực hiện theo các bước sau:
- Kết quả mong muốn của bạn là gì?
- Tại sao kết quả này lại quan trọng?
- Làm thế nào bạn đo lường được sự tiến bộ?
- Bạn có thể làm gì để tác động đến kết quả?
- Ai sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?
- Làm sao bạn biết bạn đã đạt được kết quả?
- Bao lâu thì bạn sẽ đánh giá tiến độ về kết quả một lần?
Ví dụ: Giả sử mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bán hàng trong năm nay. Bạn sẽ gọi KPI này là KPI tăng trưởng bán hàng của bạn. Dưới đây là cách bạn có thể xác định KPI này:
- Tăng doanh thu bán hàng lên 20% trong năm nay.
- Đạt được mục tiêu này sẽ cho phép doanh nghiệp sẽ có lợi nhuận.
- Tiến độ sẽ được đo lường như tăng doanh thu và chi phí đầu tư.
- Làm khách hàng hiện tại mua thêm sản phẩm bằng cách thuê nhân viên bán hàng bổ sung và đẩy mạnh quảng bá.
- Giám đốc bán hàng sẽ chịu trách nhiệm về những số liệu này.
- Doanh thu năm nay mục tiêu tăng 20%.
- KPI sẽ được xem xét hàng tháng.
Các tiêu chí SMART cũng có thể được mở rộng thành SMARTER với việc bổ sung các đánh giá [evaluate] và đánh giá lại [revaluate]. Hai bước này là cực kỳ quan trọng, vì chúng đảm bảo bạn liên tục đánh giá KPI và mức độ liên quan của chúng với doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn đã vượt quá mục tiêu doanh thu của mình cho năm hiện tại, bạn nên xác định xem đó có phải là do bạn đặt mục tiêu của mình quá thấp hoặc có thể quy cho một số yếu tố khác không.
Xây dựng hệ thống KPI thường có một mặt tiêu cực đi kèm với chúng. Không may, nhiều doanh nghiệp bắt đầu cho rằng quản lí Hệ thống chỉ tiêu KPI là một hoạt động đã lỗi thời. Điều này là do Hệ thống chỉ tiêu KPI cũng không chống lại nổi một vấn đề: thiếu sự giao tiếp.
Sự thật là Hệ thống KPI chỉ giá trị khi bạn thực hiện chúng. Hệ thống KPI yêu cầu thời gian, nỗ lực và sự gắn kết của nhân viên để có thể đạt được sự kì vọng. Bernard Marr, tác giả của các cuốn sách bán chạy nhất và là một chuyên gia về hiệu suất doanh nghiệp, khơi lên một cuộc trò chuyện khá thú vị về chủ đề này, “HỆ THỐNG KPI là gì?”. Các bình luận cho thấy rõ ràng khi Hệ thống KPI có vẻ như đã lỗi thời [tùy thuộc vào người mà bạn hỏi], thì giá trị tiềm ẩn của chúng vẫn nằm trong tay những người sử dụng chúng.
“KPI hay Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc” – digiiTeamW. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ tiêu KPI để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự giữ chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành chỉ số KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
1. Đánh giá công việc theo KPI
Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test [thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…]. Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là chỉ số KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.
Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các chỉ số KPI. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
2. Thế nào là chỉ tiêu KPI?
Điều đó do bạn định ra các chỉ số cho từng chức danh, nhưng một Kpi cũng phải đáp ứng được 5 tiêu chuẩn của một mục tiêu. Bạn cần xem thêm về quản trị theo mục tiêu để biết 5 tiêu chuẩn này.
Để thực hiện chỉ tiêu KPI, công ty nên xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO, tuy vậy có những công việc khó có thể thiết lập được các mục tiêu, khi đó người ta sẽ xây dựng các chuẩn cho quá trình [gọi là phương pháp quản lý theo quá trình MBP], các chuẩn đó cũng là các kpi.
3. Cách xác định chỉ tiêu KPI
Việc thiết lập chỉ tiêu, đánh giá hiệu quả làm việc và khen thưởng luôn là vấn đề “gai góc” của mọi tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Các chỉ số đo lường hiệu suất, với sự kết hợp của Thẻ điểm cân bằng BSC, là một công cụ xuất sắc được sử dụng rất nhiều để giải quyết vấn đề trên. Điều đầu tiên chúng ta cần xem xét đó là sự khác biệt giữa thước đo hiệu suất và thước đo kết quả. Chỉ số hiệu suất đại diện cho kết quả của các hành động được thực hiện trước đó, trong khi chỉ số kết quả là thước đo dẫn hướng hay định hướng những kết quả đạt được trong các chỉ số hiệu suất. Điều đáng lưu ý là Phiếu cân bằng điểm chưa tổ hợp các chỉ số kết quả và chỉ số hiệu suất.
Bởi vì, nếu không có các tác nhân dẫn dắt, các chỉ số hiệu suất không thể cho chúng ta biết cách để hy vọng có thể đạt được kết quả. Ngược lại, các chỉ số kết quả có thể báo hiệu những cải thiện chính trong doanh nghiệp nhưng không cho biết liệu những cải thiện đó có dẫn dắt các kết quả về khách hàng, tài chính hay không nếu không có các chỉ số đo lường hiệu suất.
Các chỉ số đo lường hiệu suất là những thước đo có thể lượng hóa được. Những thước đo này đã được sự đồng ý của tất cả các thành viên và chúng phản ánh những nhân tố thành công cốt yếu của doanh nghiệp. Khi đơn vị đặt mục tiêu “Trở thành đơn vị hoạt động hiệu quả nhất trong ngành”, ví dụ như tại các trường học thì sẽ xây dựng các chỉ tiêu KPI như “Tỉ lệ tốt nghiệp” và “Tỉ lệ kiếm việc thành công sau tốt nghiệp”. Tóm lại, dù sử dụng chỉ tiêu KPI nào, chúng đòi hỏi phải phản ánh được mục tiêu và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. “Thu hút càng nhiều khách hàng cũ, mua hàng nhiều lần” là một chỉ số KPI vô ích vì không có sự phân biệt rõ ràng giữa khách hàng mới và khách hàng cũ. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” cũng không phải là một chỉ số KPI chuẩn do không có cách nào đo sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với các doanh nghiệp khác.
Chính vì vậy mà việc xác định rõ các chỉ số KPI và bám sát các chỉ số này rất quan trọng. Đối với mỗi chỉ tiêu KPI, cần phải đặt ra chỉ tiêu cụ thể. Ví dụ, nếu đặt mục tiêu xây dựng đội ngũ bán hàng giỏi thì doanh nghiệp sẽ xây dựng “Doanh số hàng năm ” thành chỉ tiêu KPI. Chỉ số này được định nghĩa là “Doanh số thu được trong một năm” và cách đo lường chỉ số này được thiết lập bằng cách thu thập dữ liệu từ hệ thống thông tin của kinh doanh. Sau đó, chúng ta cần phải đặt chỉ tiêu cho chỉ tiêu KPI này, ví dụ như “Tăng doanh thu 30%/năm” – đây mới thật sự là một chỉ tiêu KPI chuẩn.
Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều chỉ số đo lường được. Điều này không có nghĩa chúng đều là chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Vì vậy, khi lựa chọn chỉ tiêu KPI, cần phải thận trọng chọn ra những chỉ số thật sự cần thiết và có thể giúp cho đơn vị đạt mục tiêu đề ra. Mặt khác, chỉ tiêu KPI còn giúp cho toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng và những việc họ cần ưu tiên thực hiện trong các hoạt động của mình. Như vậy, yếu tố quan trọng là cần bảo đảm mọi nhân viên đều tập trung vào việc đạt mục tiêu đề ra trong chỉ tiêu KPI để đo lường đạt hiệu quả cao nhất.
4. Lợi ích của chỉ tiêu KPI
Chỉ tiêu KPI thường được tính toán trong hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP, với mỗi phòng ban lại có bộ chỉ tiêu KPI khác nhau. Điều đó cho thấy lợi ích của KPI trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.
– Chỉ tiêu KPI đo lường hiệu quả hiệu suất làm việc của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra
– KPI giúp cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng hợp lý, từ đó có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.
– KPI góp phần giúp đội ngũ nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc, các nhân tố quan trọng và các công việc ưu tiên cần làm trước để hoàn thành mục tiêu.
– Chỉ tiêu KPI định hình và phát triển mục tiêu, tầm nhìn, chiến lược doanh nghiệp một cách sâu sát trong từng cá nhân.
Nguồn: hirayamavietnam
Tham khảo thêm phần mềm quản lý KPI hiệu quả cho doanh nghiệp:
Phần mềm quản lý công việc và cộng tác – digiiTeamW