Đối với nhà thuốc, SOP hay Standard Operating Procedure là hệ thống quy trình quan trọng để đảm bảo công việc. Vậy trong nhà thuốc, SOP đóng vai trò như thế nào? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. SOP là gì?
SOP [standard operating procedure] là hệ thống quy trình thao tác chuẩn được xây dựng với mục đích hướng dẫn và đảm bảo chất lượng công việc. Việc áp dụng quy trình thao tác chuẩn SOP sẽ giúp hạn chế tối đa các sai sót. Đồng thời, xây dựng các tài liệu chuẩn SOP cũng giúp việc đào tạo nhân viên hiệu quả hơn, giúp người mới có thể làm quen và bắt nhịp nhanh hơn với công việc.
Quy trình SOP đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống với khả năng mang lại nhiều lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian làm quen, thực hành nhờ quy trình rõ ràng, giúp công việc được xử lý thuần thục cũng như nhanh chóng và chủ động hơn
- Hạn chế tối đa vấn đề lãng phí, sai sót trong quá trình thử nghiệm quy trình mới
- Đảm bảo và đồng bộ năng suất thực hiện, xử lý công việc nhờ áp dụng quy trình SOP giống nhau
2. Quy trình SOP cho nhà thuốc chuẩn GPP
Đối với nhà thuốc, quy trình thao tác chuẩn SOP chính là các văn bản thể hiện trình tự các thao tác của hoạt động nào đó trong nhà thuốc. Trên thực tế, quy trình này cho nhà thuốc thường bao gồm các quy trình như mua thuốc, kiểm soát chất lượng, bán thuốc theo đơn, không theo đơn hay xử lý các vấn đề khiếu nại hay thu hồi,...
Các nhà thuốc đạt chất lượng cần có các quy trình thao tác chuẩn như sau:
- Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
- Quy trình pha chế thuốc theo đơn
- Quy trình bán thuốc theo đơn
- Quy trình bán thuốc không theo đơn
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc
- Quy trình giải quyết đối với các loại thuốc bị khiếu nại, thu hồi toàn quốc hay cấm lưu hành.
Bước 1: Tiếp đón và chào hỏi khách hàng
Việc tiếp đón khách hàng phải đảm bảo tuyệt đối nguyên tắc tôn trọng và có thái độ hòa nhã khi tiếp xúc. Đồng thời, mọi thông tin của khách mua hàng phải được giữ bí mật.
Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc
- Tính hợp lệ của đơn thuốc, đơn thuốc có đúng theo mẫu quy định và đầy đủ các thông tin như tên, chữ ký, địa chủ và dấu bệnh viện/ phòng khám không
- Hiệu lực đơn thuốc: không quá 5 ngày
- Kiểm tra lại thông tin bệnh nhân và chuẩn đoán bệnh
- Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, cách dùng, liều dùng, cách phối hợp
Đối với đơn thuốc không hợp lệ, nhân viên bán thuốc cần phải hỏi lại người kê đơn hoặc có thể từ chối bán. Khi này, nhà thuốc phải giải thích rõ lý do cho người mua.
Bước 3: Nhập dữ liệu và thu tiền
Theo quy định, mọi nhà thuốc hiện nay đều phải kết nối cơ sở dữ liệu Dược quốc gia. Do đó, khi nhận đơn thuốc, nhân viên bán hàng cần thực hiện nhập đơn thuốc vào các phần mềm quản lý nhà thuốc trên máy tính.
Nếu nhà thuốc hết các loại thuốc kê trong đơn thì phải thông báo lại cho bệnh nhân, yêu cầu kê lại đơn hoặc lựa chọn thuốc có tác dụng tương đương khi bệnh nhân yêu cầu. Tuy nhiên, chỉ dược sĩ đại học mới được phép thực hiện thay thế thuốc.
Khi đơn thuốc đã được bán ra, nhà thuốc thực hiện in hóa đơn bán hàng và thu tiền theo hóa đơn để kết thúc quy trình SOP. Trong trường hợp khách hàng không mua thuốc, cần thực hiện xuất hủy đơn bán hàng và trả lại đơn thuốc.
Xem thêm: Danh sách các phần mềm kết nối cơ sở dữ liệu Dược quốc gia
Bước 4: Lấy thuốc theo đơn
Thực hiện lấy thuốc cho khách theo đơn, ghi rõ cách dùng, liều dùng cũng như lưu ý khi sử dụng và dán bên ngoài túi thuốc. Túi đựng cần đảm bảo tiêu chuẩn để không ảnh hưởng đến thuốc. Đối với các loại thuốc đã thay thế cần ghi rõ tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế nếu có.
Bước 5: Hướng dẫn sử dụng và giao hàng cho khách
Nhà thuốc cần đảm bảo giải thích và hướng dẫn cho khách hàng về từng loại thuốc, tác dụng, liều dùng cũng như chống chỉ định cụ thể của từng loại thuốc để khách hàng biết cách sử dụng và theo dõi chính xác. Cuối cùng là thực hiện giao hàng và cảm ơn khách hàng.
3. Những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?
Khi thực hiện thao tác chuẩn SOP, nhà thuốc cần tuân thủ:
- Liệt kê danh sách công việc cần làm với hệ thống nhà thuốc
- Tiến hành thực hiện công việc đã liệt kê
- Ghi chép công việc đã thực hiện đầy đủ và chính xác
- Rà soát hệ thống SOP theo định kỳ
Đặc biệt, khi soạn thảo quy trình thao tác chuẩn, văn phong cũng cần tuân thủ các quy tắc:
- Sử dụng từ ngữ ngắn gọn, dễ hiểu
- Không dùng các từ đa nghĩa gây khó hiểu, không dùng các từ trừu tượng và phương ngữ địa phương
Nhà thuốc đạt chất lượng cũng cần có tối thiểu các quy trình thao tác chuẩn như sau:
- Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
- Quy trình pha chế theo đơn
- Quy trình bán thuốc theo đơn
- Quy trình bán thuốc không kê đơn
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
- Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hay thu hồi
Ngoài ra, một nhà thuốc đạt chất lượng sẽ cần đáp ứng đủ các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất cũng như tài liệu chuyên môn. Quy trình chuẩn SOP sẽ giúp xây dựng một nhà thuốc chất lượng, đạt chuẩn, từ đó tạo lòng tin cho người tiêu dùng.
Trên đây là những yếu tố quan trọng cần nắm vững về quy trình chuẩn SOP là gì cũng như những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc mà Sapo muốn gửi đến bạn.
Xem thêm: 5 tiêu chuẩn thực hành tốt GPs trong ngành Dược
Với mỗi nhà thuốc khi mở ra đều cần thực hiện theo đúng quy trình chuẩn mà Bộ Y tế ban hành nhằm đảm bảo an toàn cho người bệnh, thuận tiện trong quá trình tư vấn. Ngành Dược quy định các nhà thuốc phải xây dựng theo mô hình thao tác chuẩn SOP. Vậy, SOP là gì và SOP nhà thuốc là gì? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để biết được khái niệm này và lý do nhà thuốc cần thực hiện việc này.
SOP nhà thuốc là gì?
SOP là tên viết tắt của từ tiếng Anh – Standard Operating Procedure, thuật ngữ này mang ý nghĩa là quy trình thao tác chuẩn. Không chỉ với riêng nghề nào, SOP được áp dụng với rất nhiều ngành khác nhau trong xã hội vì đối với bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần có thao tác chuẩn.
SOP nhà thuốc là gì và cụ thể quy trình như thế nào? Với ngành Dược, bạn đọc có thể hiểu, mọi hoạt động xảy ra trong nhà thuốc được trình bày dạng văn bản theo quy trình chuẩn.
Các quy trình thao tác chuẩn đối với mỗi nhà thuốc có thể là việc ghi chép quá trình mua bán thuốc. Ngoài ra, đó có thể là văn bản ghi về chất lượng của các loại thuốc không kê đơn, thuốc kê đơn hoặc các loại thuốc bị thu hồi, khiếu nại về chất lượng…
Đối với mỗi nhà thuốc khi hoạt động đều phải có ghi chép đầy đủ bằng văn bản tất cả các hoạt động diễn ra hằng ngày. Điều này không chỉ thực hiện theo quy trình thao tác chuẩn được quy định sẵn mà còn giúp chủ cửa hàng kiểm soát tốt hoạt động của nhà thuốc.
Xem thêm
- Cách Đọc Tên Thuốc Tây Đúng, Chính Xác Và Chuẩn Y Khoa
Tại sao cần thực hiện SOP nhà thuốc?
Khi xây dựng theo quy trình chuẩn SOP nhà thuốc sẽ giúp tránh được những sai sót, nhầm lẫn và công việc chồng chéo lên nhau. Việc này còn giúp cơ quan có thẩm quyền dễ dàng hơn trong việc thẩm định hồ sơ, hoạt động của nhà thuốc. Lý do cần thực hiện SOP nhà thuốc là gì? Dưới đây là một số tác dụng cụ thể của việc thực hiện theo quy trình chuẩn SOP:
- Các hoạt động được ghi chép đầy đủ bằng văn bản được cho là tài liệu có thể sử dụng để hướng dẫn, đào tạo nhân viên, nhất là nhân viên mới. Nó giúp toàn bộ nhân viên thống nhất trong các hoạt động ở nhà thuốc để thực hiện theo quy định chung do Bộ Y tế ban hành. Nhờ vậy, chất lượng dược phẩm cũng được nâng cao, mang đến sự an toàn cho người bệnh.
- Nhờ có văn bản ghi chép đầy đủ, chủ cửa hàng thuốc cũng có thể lấy đây làm căn cứ đánh giá năng lực, trách nhiệm và trình độ của nhân viên trong nhà thuốc. Điều này giúp cho việc trả lương công bằng và minh bạch hơn.
- Hỗ trợ nhân viên mới, nhân viên cũ có thể ghi nhớ các thao tác và quy trình khi bán thuốc một cách nhanh chóng, dễ dàng. Thao tác chuẩn SOP nhà thuốc giúp tiết kiệm thời gian đào tạo nhân sự.
- Quy trình SOP nhà thuốc giúp cho các cơ quan thẩm định thuận tiện hơn trong việc kiểm tra và đánh giá chất lượng dược phẩm, chất lượng nhà thuốc. Đảm bảo an toàn cho sức khỏe người bệnh và đánh giá mức độ uy tín khi kinh doanh nhà thuốc.
- SOP nhà thuốc là cơ sở để chủ cửa hàng thuốc điều chỉnh, thay đổi, bổ sung để đạt điều kiện tiêu chuẩn, nâng cao chất lượng dịch vụ nhà thuốc.
- Trong trường hợp xảy ra bất kỳ khiếu nại hay phản hồi nào từ phía người bệnh, nhà thuốc cũng có cơ sở tài liệu để xác minh, đối chấp. Quy trình SOP nhà thuốc giúp nâng cao hiệu suất làm việc, hạn chế tối đa rủi ro, tránh lãng phí và thất thoát cho nhà thuốc.
Quy trình chuẩn thao tác SOP nhà thuốc
Với một nhà thuốc thực hiện thao tác chuẩn SOP cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản. Cụ thể, nguyên tắc đối với mỗi nhân viên nhà thuốc như sau:
- Lên danh sách những công việc mà mỗi nhân viên cần làm trong quá trình hoạt động tại nhà thuốc.
- Tiến hành hoàn thành các công việc đã được liệt kê trong danh sách.
- Sau khi thực hiện các công việc cần có ghi chép đầy đủ bằng văn bản để lưu trữ tại nhà thuốc.
- Toàn bộ nhân viên có trách nhiệm rà soát lại quy trình SOP nhà thuốc định kỳ.
Với mỗi văn bản ghi chép cũng đòi hỏi văn phong phải mạch lạc, câu chữ ngắn gọn, dễ hiểu. Yêu cầu nhân viên ghi chép sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, không lan man sang từ ngữ của chuyên ngành khác. Đồng thời, văn bản ghi chép quy trình SOP nhà thuốc không được viết tiếng địa phương, các từ ngữ có tính đa nghĩa, trừu tượng…
Thông tin hữu ích
- Hướng Dẫn Xây Dựng Sơ Đồ Nhà Thuốc Đạt Chuẩn GPP
Nhà thuốc đạt chuẩn theo SOP cần thực hiện các quy trình sau:
- Quy trình mua thuốc và tiến hành kiểm soát kỹ chất lượng dược phẩm.
- Quy trình pha chế các loại thuốc theo đơn.
- Quy trình bảo quản thuốc trong điều kiện an toàn và theo dõi chất lượng thuốc.
- Quy trình bán thuốc cho khách có kê đơn.
- Quy trình bán thuốc cho khách không theo đơn.
- Quy trình giải quyết mọi vấn đề liên quan đối với thuốc như thuốc đang bị khiếu nại, thuốc đang bị thu hồi…
Bên cạnh các quy trình chuẩn trên, một cửa hàng kinh doanh thuốc được đánh giá chất lượng và uy tín còn dựa vào thẩm định của các cơ quan chức năng. Ngành Dược cũng có yêu cầu đối với mỗi nhà thuốc về điều kiện bảo quản, chất lượng dược phẩm, yêu cầu về trình độ của nhân sự và đầy đủ các tài liệu chuyên môn…
Các bước thực hiện quy trình chuẩn của nhà thuốc
Để thực hiện SOP nhà thuốc, mỗi dược sĩ khi đứng trước quầy thuốc cần giữ thái độ nhẹ nhàng, tư vấn nhiệt tình với khách. Mọi thông tin của người bệnh cần được bảo mật nhằm nâng cao uy tín đối với khách hàng. Các bước thực hiện quy trình chuẩn SOP bạn có thể tham khảo sau đây:
- Bước 1: Khi có khách hàng cần tiếp đón nhiệt tình và dùng thái độ niềm nở chào hỏi khách.
- Bước 2: Tiếp nhận đơn thuốc và kiểm tra các thông tin theo đúng chuyên môn nhằm xác định tính hợp lệ của đơn thuốc. Bao gồm: Chữ ký, đóng dấu, thời hạn kê đơn, mẫu đơn đúng quy định, thông tin người bệnh, tên thuốc, nồng độ và liều lượng… Nhân viên có trách nhiệm phục vụ khách khi đơn thuốc đúng quy định, nếu không đúng nhân viên được phép từ chối phục vụ.
- Bước 3: Nhập dữ liệu của đơn thuốc vào máy tính và thu tiền từ khách. Tùy vào từng loại thuốc nhân viên phải lấy chính xác tên thuốc, hàm lượng ghi trên đơn. Trường hợp bác sĩ gợi ý thuốc nhân viên có thể tư vấn loại tương tự cho khách. Cần thông báo số tiền cho người mua trước khi in biên lai. Nếu khách không lấy thuốc nên hủy đơn để tránh sai sót.
- Bước 4: Nhân viên lấy thuốc cho khách theo hóa đơn. Sau khi lấy đủ thuốc, phân loại các nhóm thuốc cơ bản và ghi rõ cách dùng, liều dùng, lưu ý khi sử dụng rồi dán bên ngoài túi thuốc. Túi đựng thuốc phải là túi kín khí để bảo quản và cất giữ thuốc tốt nhất.
- Bước 5: Hướng dẫn người mua cách dùng thuốc theo đơn và cách dùng thuốc được thay thế. Giải thích rõ ràng chỉ định, chống chỉ định của từng loại và những phản ứng có thể gặp khi sử dụng thuốc.
- Bước 6: Giao hóa đơn, giao thuốc và cảm ơn khách hàng đã tin tưởng, ủng hộ nhà thuốc.
Tin đọc thêm
- Quy Trình Bán Thuốc Theo Đơn – Kiến Thức Dược Sĩ Nên Biết
Trên đây là quy trình thao tác chuẩn SOP nhà thuốc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và năng lực chuyên môn của nhân sự mỗi quầy thuốc. Xây dựng quy trình chuẩn đối với các ngành nghề khác nói chung và cửa hàng thuốc nói riêng là điều vô cùng cần thiết. Nó không chỉ giúp việc kiểm soát dễ dàng, tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn là cơ sở để đánh giá mức độ uy tín, tạo niềm tin cho khách hàng.