Lỗi ẩn nội dung xuống chữ ký trong email năm 2024
Chữ ký Email là nơi người xem Mail có thể tìm kiếm thông tin của người gửi một cách dễ dàng. Vậy các công cụ tạo chữ ký Email tốt là gì? Làm thế nào để có một Email thật chuyên nghiệp? Hãy để Mắt Bão hướng dẫn độc giả nhé! Show
Chữ ký email là gì?Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Những tiêu chí để có được chữ ký email chuyên nghiệp là gì? Chữ ký email là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi bức thư email. Chữ ký email được hiểu như một tấm danh thiếp điện tửChữ ký email có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh. Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:
\>>> Xem thêm bài viết: Cách lập email cá nhân Vai trò chữ ký Email là gì?Chữ ký email là công cụ tiếp thị, quảng bá thương hiệu mạnh mẽĐối với nhiều người thì việc tạo chữ ký cuối email chỉ là một hành động “cho có”. Chữ ký email có thể là “thanh gươm” hữu dụng cho những “chiến binh” biết tận dụng chúng. Đặc biệt với doanh nghiệp, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu. Cụ thể, một chữ ký email đúng nghĩa sẽ có những vai trò sau đây:
Chữ ký Email hữu ích thế nào trong Marketing?Riêng với hoạt động Marketing, chữ ký Email cũng hỗ trợ hiệu quả. Cụ thể, bạn có thể theo dõi một số lợi ích tôi liệt kê dưới đây:
Trong các chiến dịch Email Marketing tôi đã triển khai không thể thiếu việc tạo chữ ký. Những hiệu quả đạt được là minh chứng rõ nhất khiến tôi tiếp tục thực hiện việc này để đạt được các mục tiêu đề ra. Những yếu tố cơ bản của một chữ ký Email tốtTôi luôn nhìn nhận một chữ ký Email chất lượng phải đáp ứng tốt 2 nhiệm vụ. Đó là thu hút sự chú ý của người đọc và truyền đạt thông tin của bạn đến họ. Muốn làm được như vậy, khi tạo chữ ký Email bạn nên đảm bảo có các yếu tố cơ bản sau:
Cách tạo chữ ký email như thế nào?Cách đơn giản nhất là sử dụng công cụ có sẵn, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi tạo xong, chữ ký sẽ tự động được thêm vào cuối nội dung email mà bạn gửi đi. Sau đây là cách tạo ra chữ ký email trên bốn trình phổ biến hiện nay là Gmail, Outlook, HTMLSIG và Hubspot. Tạo chữ ký email trên Outlook cực dễ dàngĐể tạo chữ ký trên Outlook, bạn cần thực hiện các bước sau:
Click vào nút “OK” sau khi hoàn tất. Điền nội dung chữ ký email
Cách tạo chữ ký email trên GmailCách tạo chữ ký email trên Gmail cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Tương tự như Outlook, bạn có thể thay đổi màu, kích thước và thêm hình ảnh vào theo ý mình. Điền nội dung vào khung soạn thảo chữ ký email
Lúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới, bạn sẽ thấy chữ ký vừa tạo ở cuối thư. Cách tạo chữ ký email trên HTMLSIGBước 1: Bạn truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ: https://htmlsig.com/. Website cung cấp cho bạn 2 lựa chọn tạo chữ ký miễn phí và có tính phí. Tùy vào nhu cầu thực tế bạn có thể chọn một trong hai. Bước 2: Điền các thông tin vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,… Bước 3: Nhấp chọn “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký. Cách tạo chữ ký Email với HubspotBước 1: Truy cập vào link: https://www.hubspot.com/email-signature-generator Bước 2: Trên màn hình lúc này sẽ hiển thị giao diện để bạn có thể chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu. Bước 3: Điền thông tin, chỉnh sửa Style và Upload ảnh kèm chữ ký Email theo phong cách mà bạn muốn. Bước 4: Sau đó, nhấn “Create Signature” để tạo chữ ký. Yếu tố ảnh hưởng đến chữ ký email là gì?Chứ ký email cần có thiết kế đơn giản, gọn gàngĐể tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến những khá nhiều những yếu tố sau. Tuy nhiên 4 yếu tố dưới đây sẽ là quan trọng nhất:
Hình ảnhNhư đã đề cập trước đó, hình ảnh không bắt buộc khi tạo chữ ký email. Để thật sự gây ấn tượng với người nhận thì hình ảnh cá nhân/logo công ty là rất cần thiết. Lưu ý rằng, bạn nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng vẫn đảm bảo sắc nét. Mỗi tấm hình lớn sẽ khiến tốc độ load chậm đi và khiến email của bạn nặng hơn bình thường. Thiết kếYếu tố thiết kế ảnh hưởng rất lớn đến tính chuyên nghiệp của một chữ ký email. Theo đó, bạn nên design chúng theo dạng hierarchy (từ trên xuống). Đối với các thông tin quan trọng như họ và tên, số điện thoại,… hãy nhấn mạnh bằng cách in đậm và chỉnh size lớn. Ngoài ra, bố cục của chữ ký email cũng nên được tùy chính cho đơn giản, gọn gàng nhất có thể (tốt nhất nên để ở dạng phẳng hoặc bán phẳng, tránh sử dụng thiết kế 3D). Font chữCần sử dụng các font chữ hiển thị rõ ràng. Tránh dùng các font khó đọc như script hoặc calligraphy. Màu sắcĐể người đọc không cảm thấy bị rối mắt, một chữ ký email chỉ nên dùng tối đa 3 màu. 3 thủ thuật thiết kế nhanh chữ ký EmailĐể thiết kế nhanh chữ ký Email vẫn đảm bảo phù hợp với thương hiệu và nhu cầu, dưới đây là 3 thủ thuật tôi thường áp dụng:
Bắt đầu thật đơn giản, bám sát thương hiệuHai yếu tố tính dễ đọc và phong cách thiết kế là điều tôi muốn bạn luôn nhớ khi thiết kế chữ ký Email. Để đảm bảo tính dễ đọc, hãy giữ chữ ký thật đơn giản, chỉ bao gồm thông tin cần thiết. Đưa quá nhiều thông tin không khiến người nhận nhớ đến bạn hơn mà ngược lại họ có thể đóng Email ngay lập tức. Về phần thiết kế, bạn nên theo sát, đồng nhất nhận diện với thương hiệu: từ màu sắc, phông chữ, bố cục trình bày,… Tạo chữ ký Email đồng nhất theo quy chuẩn của doanh nghiệpXác định phong cách thiết kếXác định phong cách thiết kế, chẳng hạn như sáng tạo, màu sắc hay hiện đại, rõ ràng,… sẽ giúp bạn giới hạn lại chọn lựa của mình. Nhanh chóng thiết kế được mẫu chữ ký đúng nhu cầu. Sử dụng tốt những tùy chọnSử dụng các mẫu thiết kế chữ ký có sẵn là cách nhanh nhất để bạn có thể tạo cho mình một mẫu chữ ký chuyên nghiệp. Các mẫu chữ ký Email cung cấp nhiều tùy chọn để chọn có thể chỉnh sửa. Nếu biết sử dụng chúng để cập nhật ảnh, Logo, chèn các Icon liên kết mạng xã hội hay thay đổi HTML, PSD,… tôi tin rằng bạn chắc chắn sẽ tạo chữ ký nhanh chóng, chuyên nghiệp. Một số lời khuyên cho chữ ký EmailAi cũng có thể tạo chữ ký Email nhưng tạo được chữ ký tốt không phải cũng làm được. Bạn có thể soi vào những lời khuyên được tôi liệt kê để nhìn nhận, đánh giá chữ ký của mình:
Giữ chữ ký Email đơn giảnĐừng tham đưa quá nhiều thông tin. Điều này sẽ khiến chữ ký Email của bạn trở nên dày đặc, còn người nhận sẽ rất rối mắt, “bội thực” thông tin. Hãy giữ chữ ký Email đơn giản với đủ thông tin cần thiết. Kết nối với các địa chỉ mạng xã hộiNgười nhận sẽ đánh giá cao các Email có kết nối với mạng xã hội. Nếu bạn sở hữu các kênh mạng xã hội: Facebook, Youtube,… đừng quên gắn Link để mọi người có thể dễ dàng kết nối với bạn. Chọn cho mình một tấm ảnh đẹpMột tấm ảnh chuyên nghiệp chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt với người nhận. Kết hợp màu sắcSử dụng màu sắc là cách dễ nhất để thu hút sự chú ý. Tuy nhiên việc kết hợp quá nhiều màu sắc rất dễ khiến chữ ký của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, trẻ con. Lời khuyên cho bạn ở đây là không nên dùng quá nhiều màu sắc. Chỉ nên chọn hai đến ba màu để kết hợp chúng. Sử dụng màu đen – trắng tương phảnNếu bạn không biết kết hợp màu sắc sao cho hợp lý, cặp bài trùng đen trắng là lựa chọn đảm bảo chữ ký Email hiện đại, chuyên nghiệp. Thống nhất chữ ký Email trong doanh nghiệpNếu bạn đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên theo đúng chuẩn của doanh nghiệp khi tạo chữ ký Email. Thông thường việc tạo chữ ký trong trường hợp này thường bao gồm: tuyên bố về bảo mật, đường Link liên kết Website và các tài khoản mạng xã hội của công ty, địa chỉ. Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp ở đâu?Bên cạnh Gmail và Outlook, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ bên ngoài. Hiện nay có rất nhiều phần mềm/website cho phép bạn tạo chữ ký email chuyên nghiệp vô cùng đơn giản. Những công cụ này mang đến thiết kế đẹp mắt hơn cho chữ ký của bạn. Thông thường, các phần mềm này miễn phí nhưng các chức năng sẽ bị giới hạn. Với phiên bản cao cấp hơn thì bạn sẽ phải trả phí. Một vài trình tự động tạo chữ ký email thông dụng, tốt nhất hiện nay có thể kể đến như:
Emailsignaturerescue.comỨng dụng này cho phép bạn tùy chỉnh từng phần trong chữ ký với hơn 200 templates mẫu khác nhau. Mail-signatures.comMail Signatures cũng là một phần mềm tập hợp đa dạng những mẫu template chuyên nghiệp, ấn tượng. Bạn có thể dễ dàng lựa chọn một mẫu chữ ký phù hợp với nhu cầu của mình. Canvato.netCanvato là giải pháp chữ ký email hàng đầu dành cho chuyên giaChữ ký email Canvato là giải pháp thiết kế được rất nhiều người yêu thích. Website này có giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng với nhiều tùy chỉnh khác nhau. Đến với Canvato bạn còn được hướng dẫn tạo chữ ký email sao cho thật chuyên nghiệp. Bạn cũng có thể làm phong phú chữ ký email của mình trên Canvato với các kết nối đến Facebook, Twitter, Skype,… Hiện tại hơn 43.000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng Canvato để phát triển chữ ký thương hiệu. Các gói tính năng tạo chữ ký email trên CanvatoHiện nay, Canvato đang cung cấp 2 gói tính năng tạo chữ ký tên email. Các bạn có thể lựa chọn gói tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng:
Đối với cá nhân (Personal) – Gói miễn phíBạn chỉ cần đăng ký tài khoản trên trang Canvato.net. Sau đó đăng ký mua gói cước Personal (Cá nhân). Với gói cước này, bạn sẽ không tốn bất cứ chi phí nào. Ưu điểm:
Nhược điểm:
Đối với doanh nghiệp (Business) – Gói tính phíSau khi đã đăng ký tài khoản trên Canvato.net, bạn sẽ mua gói Business (Doanh nghiệp) với mức phí chỉ “một ly trà sữa” mà sử dụng cả tháng. Những tính năng tuyệt vời mà Canvato mang lại cho bạn:
\>>> Xem chi tiết: Email theo tên miền Đây là các thông tin cơ bản về chức năng và cách tạo chữ ký email mà bạn nên biết. Chúng có rất nhiều lợi ích tuyệt vời trong quảng bá thương hiệu cá nhân cũng như doanh nghiệp. Còn đợi gì nữa mà không tạo ngay chữ ký email chuyên nghiệp cho mình nào! Làm sao để tạo chữ ký trong email?Thiết lập chữ ký chỉ hiển thị cho các email bạn gửi từ ứng dụng Gmail.. Mở ứng dụng Gmail .. Ở trên cùng bên trái, nhấn vào biểu tượng Trình đơn .. Cuộn xuống phía dưới, sau đó nhấn vào Cài đặt.. Chọn Tài khoản Google bạn muốn thêm chữ ký.. Nhấn vào Chữ ký trên thiết bị di động.. Nhập văn bản cho chữ ký của bạn.. Nhấn vào OK.. Tại sao chữ ký Gmail quá dài?Giới hạn kích thước: Gmail áp đặt giới hạn kích thước cho chữ ký, thông thường là 10.000 ký tự, bao gồm cả các định dạng HTML. Khi chữ ký của bạn vượt quá giới hạn này, Gmail sẽ xem nó là chữ ký quá dài và gửi thông báo lỗi. Email tối đa bao nhiêu ký tự?Như đã đề cập đến trước đó, một email phải có tên người dùng, tiếp đến là ký hiệu “@”, cuối cùng là tên miền. Tên người dùng không thể dài hơn 64 ký tự và tên miền không thể dài hơn 254 ký tự. Một địa chỉ email chỉ được phép chứa một ký tự “@”. Mục đích của việc chèn chữ ký vào trong email là gì?Chữ ký email được ví như một tấm danh thiếp đính kèm ở phần cuối cùng mỗi thư của người gửi. Chữ ký là nơi người nhận có thể tìm kiếm thông tin người gửi mail một cách dễ dàng. Chữ ký email chính là đặc điểm nổi bật để nhận diện thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. |