Quản lý quán cà phê như thế nào là hiệu quả không phải là việc đơn giản bởi nhiều quán cà phê mới mở ra và nhiều quán trông số đó đã lụi tàn. Quản lý quán cà phê không chỉ cần kinh nghiệm quản lý là xong, mà còn cần đến trách nhiệm với đứa con tinh thần này nữa. Quán cà phê cần được quản lý thu hàng ngày, hàng tháng một cách chính xác, chặt chẽ. Một số trường hợp khó khăn khi quản lý thu của quán cà phê có thể là nhân viên thiếu trung thưc gian lận, nhân viên quên thu tiền của khách hoặc thu nhầm, thu thiếu tiền khi quán đông v.v… Vì thế, để quản lý thu hiệu quả, tránh thất thoát thì cần có hệ thống ghi lại hóa đơn của khách và bạn phải đối chiều hàng ngày. Để quản lý thu dễ dàng và chính xác hơn, bạn nên lắp đặt các thiết bị kinh doanh hỗ trợ tính tiền như máy tính, phần mềm, máy in hóa đơn, camera giám sát theo dõi trong quán. Chúng ta thường dễ xảy ra thất thoát nhất khi không kiểm soát được các khâu nhập – xuất nguyên liệu hàng ngày của quán cà phê. Để quản lý tốt nguyên vật liệu thì bạn có hai vấn đề sau cần chú ý. Thứ nhất, định lượng chi tiết nguyên vật liệu để chế biến đồ uống hàng ngày. Những nguyên liệu hoa quả cần tươi mới, tất cả phải được nhân viên pha chế sử dụng chuẩn xác, không thừa không thiếu để đảm bảo phục vụ khách uy tín nhất. Thứ hai, số lượng nhập các nguyên vật liệu hàng ngày cần được quản lý đầy đủ, ghi chép chính xác và kiểm tra sát sao. Quản lý kho và bên cung cấp không được phép cấu kết khai khống về số lượng nguyên liệu nhập để nhằm mục đích ăn chặn tiền của quán. Những nhân viên là người tiếp xúc trực tiếp, tư vấn và phục vụ khách hàng hằng ngày. Chính vì vậy bạn phải quản lý nhân viên và đào tạo nhân viên một cách kỹ càng, chi tiết thường xuyên bởi vì nhân viên sẽ là những người truyền đạt các thông điệp của thương hiệu. Một phương pháp cần thiết để kích thích sự nhiệt tình, tận tâm ở nhân viên đó là thực hiện chương trình đánh giá nhân viên hàng tháng để khen thưởng, xử phạt. Đối với những nhân viên luôn đi làm đúng giờ và phục vụ tốt nên được khen thưởng để họ gắn bó và yêu nghề hơn. Sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê là cách tốt nhất để kiểm soát quán của bạn 24/7 và thậm chí là từ xa một cách hiệu quả. Hiện nay, có nhiều công cụ quản lý quán cà phê từ xa trên thị trường với nhiều ưu điểm nổi bật như sử dụng dễ dàng trên máy tính, điện thoại thông minh, tablet cùng nhiều tính năng quản lý mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu… Từ những vấn đề trên, bạn đã hiểu quản lý quán cà phê như thế nào là hiệu quả không hề dễ dàng phải không nào. Hãy thường xuyên học hỏi và chú ý để có nhiều kinh nghiệm, giúp quán hoạt động tốt và có doanh thu lợi nhuận cao. Chúc bạn thành công!Quản lý nhân sự quán cà phê
Có thể nói, quản lý quán cà phê luôn là vấn đề khiến chủ cửa hàng kinh doanh đau đầu vì không biết phải quản lý như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất. Đặc biệt, nếu bạn vận hành sai cách thì sẽ làm cho việc kinh doanh của bạn đi sai và không đạt được kết quả tốt nhất.
Hiểu rõ những nỗi lo của chủ quán kinh doanh cà phê hiện nay. Puriocafe muốn chia sẻ tới các bạn toàn bộ quy trình quản lý quán cà phê chi tiết nhất khi quyết định mở quán cà phê nhằm mang đến cho bạn bí quyết và kinh nghiệm quản lý tốt nhất ngay từ ban đầu.
Quy trình quản lý nhân viên
Quản lý nhân viên là một trong những khâu rất quan trọng trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh quán cà phê. Hơn nữa, nhân viên cũng là bộ mặt của quán, là người chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất đồng thời truyền tải những thông điệp kinh doanh đến khách hàng.
Tuy nhiên, sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh liên quan đến khâu quản lý nhân viên như nhân viên phục vụ không tốt, thiếu vui vẻ với khách hàng, không tập trung làm việc, hay thường xuyên nghỉ việc… Chính vì thế, cần phải có một bảng mô tả công việc chi tiết dành cho nhân viên như: văn hóa phục vụ, quy trình tác nghiệp, công việc cần làm, thời gian làm việc…
Ngoài ra, bạn cũng cần đưa ra các phương án chi trả lương cho nhân viên một cách tốt nhất và công bằng, khen, thưởng rõ ràng nhằm khuyến khích nhân viên làm việc tích cực hơn.
Xem thêm: PurioCafe: Cung cấp cafe giá sỉ cho các quán tại TP.HCM, Hà Nội và toàn quốc
Quản lý nguồn hàng
Việc quản lý nguồn hàng rất quan trọng trong việc kinh doanh quán cà phê, do đó, bạn cần phải lên kế hoạch thật chi tiết như lựa chọn đối tác, đơn vị cung cấp sản phẩm uy tín, chất lượng lâu năm, giá cả hợp lý, thời gian, địa điểm giao hàng theo định kỳ…
Kho bảo quản sản phẩm
Cần thống kê số lượng hàng hóa đã nhập vào, sau đó cập nhật lên phần mềm quản lý bán hàng. Bạn nên thống kê đầy đủ như số lượng, giá cả, tên hàng hóa, các khoản thu chi cũng như danh mục kho hàng.
Quản lý kiểm soát thu chi
- Các khoản chi hàng ngày của quán cần được kê khai rõ ràng và được sự đồng ý của quản lý.
- Các khoản thu của quán: cần được thống kê và kiểm tra rõ ràng vào mỗi ca trực hoặc vào cuối ngày.
- Nên quản lý thu, chi trên các phần mềm nhằm giúp tiết kiệm thời gian, hiệu quả công việc cao, thống kê số liệu rõ ràng, nhanh chóng. Bạn nên tạo chi tiết các hạng mục thu, chi cho quán như: chi tiền cà phê, chi tiền trái cây, chi tiền điền nước, chi trả lương, chi phí khác.
Xem thêm: Mở quán cafe nhỏ cần bao nhiêu vốn? Chi phí mở quán cafe nhỏ cho người ít vốn
Kiểm soát hàng hóa, kho hàng
Tiến hành kiểm kho 1 lần/ tuần theo mẫu kiểm kho, thông thường vào sáng thứ 2 hàng tuần. Sau đó, đối chiếu thực tế tại kho với số liệu quản lý trên phần mềm.
Kiểm soát dựa trên các bảng báo cáo, phân tích
Bạn là người quản lý quán cà phê, cần phải nắm rõ các bảng báo cáo như:
- Báo cáo tổng doanh thu theo ngày/ tháng/ năm
- Báo cáo chi tiết các khoản chi phí.
- Báo cáo các chi phí phát sinh khác.
Và dựa trên các bảng báo cáo để đánh giá và đưa ra chiến lược kinh doanh quán một cách tối ưu và tốt nhất.
Xem thêm: 3 lời khuyên thiết kế quán cà phê mini đẹp, ấn tượng, thu hút khách hàng
Quy trình phục vụ quán chuyên nghiệp
Để quán có thể hoạt động một cách chuyên nghiệp, trơn tru thì cần xây dựng quy trình phục vụ rõ ràng nhằm giúp các bộ phận nhân sự như phục vụ, pha chế, thu ngân có thể thực hiện một cách logic, nhanh chóng. Tránh tình trạng phục vụ thiếu chuyên nghiệp, lộn xộn khi vận hành quán. Dưới đây, Puriocafe muốn chia sẻ tới các bạn những bước trong quy trình phục vụ quán cà phê cơ bản như sau:
Nhân viên phục vụ tiến hành nhận yêu cầu gọi đồ uống/ món ăn từ khách hàng. Các bạn cần lưu ý trong phiếu gọi đồ cần có đầy đủ thông tin như nhân viên lập phiếu, tên đồ uống, đồ ăn, số bàn, số lượng … để tiện cho quá trình kiểm tra, rà soát.
- Nhập thông tin lên phần mềm và in phiếu
Nhân viên phục vụ mang phiếu gọi đồ đến quầy thu ngân, nhân viên thu ngân sẽ nhập thông tin lên phần mềm đồng thời in phiếu chế biến. Sau đó bộ phận nhân viên sẽ pha chế.
Nhân viên pha chế sẽ thực hiện pha chế đồ uống theo yêu cầu trên phiếu in. Sau đó sắp xếp để nhân viên phục vụ đưa ra cho khách hàng theo đúng số bàn đã in trên phiếu.
Nhân viên phục vụ sẽ kiểm tra đồ uống trước khi giao cho khách cùng những dụng cụ, vật dụng kèm theo, sau đó đưa ra cho khách hàng.
- In phiếu thanh toán và thu tiền
Sau khi nhận được yêu cầu thanh toán từ khách hàng tại quầy thu ngân, nhân viên thu ngân sẽ in phiếu tính tiền theo số bàn trên hệ thống phần mềm, kiểm tra bill đã chính xác chưa và đưa cho khách hàng thanh toán.
Quản lý menu đồ uống/ đồ ăn tại quán
Một vấn đề quan trọng khác mà chủ kinh doanh cần quan tâm khi mới bắt đầu mở quán cà phê đó là menu đồ uống của quán. Chúng ta cần phải cập nhật các món mới theo xu hướng mới nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Hơn nữa, việc thay đổi và nắm bắt các xu hướng mới sẽ giúp quán của bạn có chỗ đứng vững chắc hơn trong thị trường có tính cạnh tranh cao như hiện nay. Ngoài ra, bạn cũng nên tiếp thu những đóng góp, ý kiến, phản hồi của khách hàng để nâng cao chất lượng đồ uống cũng như cách phục vụ của nhân viên.
Xem thêm: Bật mí ý tưởng menu đồ uống trong quán cà phê bạn không thể không biết
Trên đây là toàn bộ quy trình quản lý quán cà phê chi tiết nhất mà Puriocafe muốn chia sẻ tới các bạn mới bắt đầu kinh doanh. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp quán cà phê của bạn có những bước đi đầu tiên phát triển và ngày càng bền vững hơn. Ngoài ra, chủ quán cũng cần có tư duy kinh doanh, chiến lược phát triển và kế hoạch cụ thể theo định kỳ để quán ngày càng phát triển và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Chúc các bạn áp dụng thành công với quán cà phê của mình.
Xem thêm: Khóa học bí quyết kinh doanh quán cà phê lợi nhuận cao, tránh dẹp tiệm [có bonus trọn bộ công thức pha chế]
Viết bởi PurioCafe
Nếu sử dụng bài viết, bạn phải ghi rõ “Nguồn trích từ PurioCafe”