Tìm và đánh dấu giá trị trùng lặp trong excel

Làm việc với Excel thường đòi hỏi người dùng phải nhập một số lượng lớn các dữ liệu, đặc biệt là với những báo cáo, thống kê,… Vì vậy đôi khi việc nhập trùng một hoặc nhiều dữ liệu là việc không thể tránh khỏi.

Đừng lo, bài viết này Tin Học Đại Dương sẽ hướng dẫn bạn 4 cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel cực kỳ đơn giản và nhanh chóng.

Giới thiệu 4 cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel nhanh và chuẩn

Cách 01: Lọc dữ liệu trùng bằng Remove Duplicates

Bước 1: Chọn vào vùng dữ liệu bạn cần lọc, vào thẻ Data, ở phần Data Tools, chọn Remove Duplicates

Bước 2: Sau khi hộp thoại Remove Duplicates hiện ra:

Nếu vùng dữ liệu của bạn có dòng đầu tiên là tên của cột, hãy tick chọn vào My data has headers

Nếu bạn muốn chọn lọc dữ liệu trùng trên toàn bộ vùng dữ liệu của bạn, hãy tick chọn vào Select All, còn nếu bạn chỉ muốn chọn một vài cột thì hãy tick chọn vào các cột muốn lọc

Bước 3: Nhấn vào OK

Lúc này, hệ thống sẽ có một thông báo về số giá trị giống nhau (duplicate values) đã được xóa đi và số giá trị duy nhất (unique values) còn lại trong vùng dữ liệu của bạn

Cách 02: Đánh dấu dữ liệu trùng lặp bằng Conditional Formatting

Bước 1: Chọn vào cột dữ liệu bạn muốn lọc, ở thẻ Home, phần Styles, nhấn vào Conditional Formatting, sau đó chọn Highlight Cells Rules, tiếp đến chọn Duplicates Values

Bước 2: Trong hộp thoại Duplicate Values, bạn chọn một giá trị làm nổi bật giá trị trùng lặp bằng cách chọn Duplicate ở ô đầu tiên

Ở ô thứ 2, bạn có thể chọn màu sử dụng để làm nổi bật lên, mặc định là ô màu đỏ nhạt với chữ đỏ đậm (Light Red Fill with Dark Red Text)

Nhấn OK

Cách 03: Lọc dữ liệu trùng bằng Advanced Filter

Bước 1: Chọn vào vùng dữ liệu bạn muốn lọc, ở thẻ Data, phần Sort & Filter, chọn Advanced

Bước 2: Hộp thoại Advanced Filter hiện ra, có một vài thiết lập bạn có thể làm như sau:

• Ở mục Action, chọn Filter the list, in-place nếu bạn muốn lọc trực tiếp trên vùng dữ liệu đó, như một filter thông thường, Excel sẽ lọc ra các dòng có giá trị theo đúng điều kiện lọc
• Mục List range chứa vùng dữ liệu bạn muốn lọc
• Mục Criteria range chứa điều kiện lọc
• Mục Copy to chỉ hiển thị khi bạn chọn vào thiết lập Copy to another location ở phía trên
• Tick chọn vào Unique records only để lọc ra các giá trị trùng, chỉ giữ lại các giá trị duy nhất

Bước 3: Nhấn OK. kết quả xuất hiện như hình bên dưới

Cách 04: Lọc dữ liệu trùng bằng Pivot Table

Bước 1: Chọn vào vùng dữ liệu, vào thẻ Insert, chọn Pivot Table

Kiểm tra lại Table / Range xem có đúng vùng dữ liệu hoặc bảng bạn muốn không. Ở mục Choose where you want the Pivot Table to be placed, chọn New Worksheet nếu bạn muốn Pivot Table xuất hiện ở trang mới, chọn Existing Worksheet nếu bạn muốn đặt Pivot Table xuất hiện ở một vị trí nào đó cụ thể

Sau đó nhấn OK

Bước 2: Các tùy chọn của Pivot Table hiện ra

Ở cửa sổ Pivot Table Filelds, bạn kéo cột bạn muốn lọc dữ liệu trùng vào ô Rows

Ví dụ lọc cột Họ và Tên, sau đó kéo tiếp cột đó vào ô Values và chọn Values Field Settings là Count. Lúc này, Pivot Table sẽ đếm số lần xuất hiện của mỗi giá trị trong cột Họ và Tên và những giá trị nào có số lần xuất hiện lớn hơn 1 là những giá trị bị trùng lặp.

Bước 3: Double Click vào các giá trị lớn hơn 1, ở đây ví dụ là 3 (Nguyễn Văn A) , Excel sẽ hiển thị các giá trị bị trùng lặp cho bạn

Kết luận

Vậy là bạn đã biết cách Lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel một cách nhanh chóng và chuẩn xác rồi. Chức năng này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi bạn quản lý những bảng dữ liệu lớn cần lọc các dữ liệu trùng để báo cáo thay vì phải kiểm tra thủ công từng hàng, từng cột.