Viết thư chấp nhận lời mời đi chối bằng tiếng Anh

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway

Nếu bạn quyết định chấp nhận một lời mời hoặc chấp thuận một yêu cầu, thì bạn hãy nói rõ ràng rằng bạn đồng ý? Bài viết này trong chuyên mục Kỹ năng viết của Dịch thuật Lightway sẽ hướng dẫn các bạn một số cách nhận lời bằng tiếng Anh sao cho lịch sự nhất.

Một lời nói “Yes” không thật lòng thì rõ ràng là sự đồng ý miễn cưỡng và bạn có thể khó mà nuốt lời được. Viết thư chấp nhận sẽ là một cách hay nếu bạn chắc chắn rằng mình muốn nhận lời người ta.

Các trường hợp cần viết thư hồi đáp

Chúng ta thường viết thư chấp nhận [acceptance] trong các trường hợp cần trả lời:

• Đơn xin gia nhập: nhập học, gia nhập câu lạc bộ, tổ chức
• Đơn xin việc
• Thư mời: ăn tối/mời họp/mời tiệc/mời khai trương
• Thư mời làm việc
• Thư mời làm thành viên: của một ủy ban, hội đồng, tổ chức
• Thư đề xuất
• Thư yêu cầu: nhờ vả, đóng góp, trợ giúp
• Thư mời phát biểu: hội nghị, hội thảo, tiệc tùng
• Thư mời đám cưới.

Vậy thì phải nói thế nào cho sang?

Để nói đồng ý bằng tiếng Anh đúng cách thì các bạn hãy lưu ý một vài điểm sau đây:

– Hãy thể hiện sự thoải mái của các bạn khi nhận lời, hoặc đồng ý với điều mình được yêu cầu. Hay nói cách khác, nhận lời trong vui vẻ.

– Xác nhận lại những thông tin mà bạn chấp thuận [ngày giờ, số tiền đóng góp, mức độ giúp đỡ, trách nhiệm bạn nhận v.v.]

– Đưa ra một số yêu cầu cụ thể nếu có: hóa đơn thuế cho phần đóng góp, chỉ dẫn đến địa điểm, hỏi xem có đỗ xe được không, nếu phát biểu thì cần chuẩn bị gì, và danh sách các bên tổ chức.

– Hãy kết thúc thư chấp thuận bằng cách bày tỏ sự mong đợi và hào hứng đối với việc này [được gặp ai đó, làm việc cho công ty, trở thành một phần của tập thể v.v.] hoặc các hành động trong tương lai mà bạn sẽ thực hiện [nhiệm vụ bạn sẽ hoàn thành, động thái bạn sẽ thực hiện v.v.]

Những gì bạn không nên nói

Bạn phải tránh sự khoa trương và kênh kiệu. Đại khái kiểu như nói mình bận lắm nhưng sẽ cố sắp xếp thời gian. Hay nói bạn có hai ba cái sự kiện khác đã lên lịch nhưng bạn sẽ cố gắng tham dự. Nên nhớ, bạn nhận lời hoặc không, chứ người ta không quan tâm bạn bận hay rảnh, có hai hay mười cuộc hẹn khác. Đó là việc của bạn. Tuy bạn là một diễn giả tốt, bạn cũng biết thế, nhưng hãy khiêm tốn bằng cách nói bạn sẽ cố gắng hết sức. Và nếu bạn không thể nhận lời thì đơn giản hãy nói từ chối, đừng nên viện dẫn lý do rườm rà.

Một số mẹo để viết thư hồi đáp tiếng Anh cho chỉn chu

– Hãy chấp nhận và viết thư thông báo cho đối phương càng sớm càng tốt. Nếu trễ, hãy xin lỗi, nhưng cố gắng đừng để trễ.

– Lời chấp thuận nên ngắn gọn và chỉ nên tập trung vào việc chấp thuận ấy mà thôi, đừng lan man nói chuyện khác.

– Chuyên gia ngôn ngữ Rudofl Flesch nói rằng “Nếu câu trả lời của bạn là Đồng ý, thì bạn cần nhấn mạnh từ Đồng ý đó ngay đầu bức thư trước khi nói những cái khác.”

– Hãy tỏ ra hào hứng. Quan trọng nhất là bạn nói rõ ràng và đơn giản rằng bạn Đồng ý, và xác nhận lại những thông tin mình được yêu cầu. Tuy nhiên chỉ dừng lại ở đó thôi thì chưa đủ, bạn cần bày tỏ chút cảm xúc, sự hào hứng và niềm vui của mình khi được tham gia chuyện họ mời. Bằng cách đó đối phương sẽ cảm thấy hài lòng và vui vẻ.

– Khi đối tượng mời bạn không phải là cá nhân mà là một nhóm người, thì trong thư hồi đáp bạn nên nhắc đến tất cả họ. Bạn nên gửi thư hồi đáp cho người được chỉ định trong phần R.S.V.P [please reply], hoặc nếu không có người nào được chỉ định rõ ràng thì bạn hãy gửi cho người đầu tiên trong danh sách của họ.

– Nếu trong thư mời có phần R.S.V.P thì bạn phải phản hồi cho người được nêu tên trong phần ấy chứ không được gửi cho bất kỳ ai khác.

Một số tình huống đặc biệt

• Khi được đề nghị nắm giữ một vị trí mà bạn muốn thì bạn hãy viết thư hồi đáp bày tỏ niềm vui của bạn, và xác nhận lại các thông tin của công việc.
• Khi viết thư đề xuất công việc cho một ứng viên, bạn nên bao gồm: lời chúc mừng ứng viên, một vài nhận xét khách sáo về năng lực của họ và buổi phỏng vấn; thông tin về công việc: trách nhiệm, lương, cấp trên, ngày bắt đầu làm việc, tên và số điện thoại của ai đó có thể trả lời thắc mắc, và bày tỏ thiện chí hợp tác trong thời gian sắp tới. Hãy nhấn mạnh các lợi ích khi làm việc cho công ty để tác động tới quyết định chấp thuận của ứng viên.
• Trong một số tình huống [đám cưới chẳng hạn] thì có thể tuy hai người được mời nhưng một người đi cũng được. Nhưng cũng có một số tình huống [như một bữa tiệc tối] thì bạn nên hỏi lại người mời xem như vậy có được không.
• Ở trên là một số quy tắc xã giao thông thường ở hầu hết mọi xã hội, bây giờ chúng ta sẽ bước vào những hướng dẫn cụ thể để viết một bức thư hồi đáp bằng tiếng Anh sao cho chỉn chu.

Cách viết thư hồi đáp [thư hồi âm] tiếng Anh

Viết thư hồi đáp cần tuân theo một vài định dạng và bố cục thông thường của loại thư này. Nếu thư mời là thư viết tay, bạn cũng hãy viết thư tay trả lời. Nếu thư mời là dạng đánh máy theo mẫu có sẵn, bạn cũng hãy phản hồi bằng thư đánh máy. Nếu là thư qua email thì bạn hãy email trả lời. Nếu người ta dùng ngôn ngữ bình dân trong thư mời thì bạn cũng hãy bình dân. Còn họ nói năng trang trọng thì bạn cũng cần phải lịch sự khi phản hồi. Nói chung, thư mời thế nào thì thư phản hồi nên thế ấy, về định dạng, bố cục, ngôn ngữ, hình thức, và nên dùng đúng những từ người ta đã dùng. Ta cùng xem ví dụ dưới đây:

Thư mời

Mr. and Mrs. Masterson Finsburyrequest the pleasure ofMr. and Mrs. Edward Bloomfield’s companyat a dinner-danceon Saturday, the seventh of Februaryat eight o’clock

Gideon Country Club

Thư hồi đáp:

Mr. and Mrs. Edward Bloomfieldaccept with pleasurethe kind invitation ofMr. and Mrs. Masterson Finsburyto a dinner-danceon Saturday, the seventh of Februaryat eight o’clock

Gideon Country Club

Một số từ vựng hữu ích

Một số cụm từ hữu ích để viết thư phản hồi

Một số mẫu câu để viết thư phản hồi tiếng Anh

• After reviewing your application, we are pleased to be able to offer you the funding requested.
• I accept with pleasure the position of senior research chemist.
• I am happy to be able to do this.
• I appreciate very much [and accept] your generous apology.
• 4 / HOW TO SAY IT®I’ll be happy to meet with you in your office March 11 at 10:30 to plan this year’s All-City Science Fair.
• In a word, absolutely!
• In response to your letter asking for support for the Foscari Children’s Home, I’m enclosing a check for $500.
• Thank you for inviting me to speak at the Chang-Ch’un Meditation Center next month.
• We accept your kind invitation with great pleasure.
• We are happy to accept your estimate for refinishing our Queen Anne dining room suite.
• We are pleased to grant you the six-week extension you requested to complete your work.
• We are pleased to tell you that your application for admission to the Emmet School has been approved.
• We look forward to working with you

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway

Đưa ra những lời mời tới ai đó đến tham dự một bữa tiệc, một buổi dã ngoại hay cùng làm một việc gì thú vị là cách để bạn trở nên gần gũi hơn với đồng nghiệp hay đối tác. Hãy áp dụng những các dưới đây để mời họ tới hay trả lời đối phương khi bạn là người được mời.

Cách đưa ra những lời mời

I would like to invite you to a party this evening. Tôi xin mời bạn tới dự bữa tiệc tối nay.
May I invite you to our picnic? Tôi có thể mời bạn tham dự cuộc dã ngoại của chúng tôi không?
I was wondering if you would like to go to a movie Saturday evening. Tôi đang tự hỏi liệu bạn có muốn đi xem phim vào tối thứ sáu không?
Could you come to a party at my place this evening? Anh có thể đến dự bữa tiệc ở chỗ tôi tối nay không?
Are you free Thursday, by any change? À này, bạn có rảnh vào thứ năm không?
What about having a drink with me? Uống một ly với tôi chứ?
Do you want to grab coffee? Anh có muốn đi uống cafe không?
Do you feel like getting coffee one day after work? Anh có muốn đi uống cafe vào một nào đó sau giờ làm không?
Do you want to go for a bike ride one Saturday fairly soon? Bạn có muốn cùng đi đạp xe vào một thứ Bảy gần đây không?

Đừng ngần ngại đưa ra những lời mời để kết nối nhiều hơn

Do you want to get something to eat after our evening shift? Chị có muốn đi ăn gì đó sau khi chúng ta kết thúc ca tối không?
I'm going to go see One Direction when they come to town in three weeks. Tickets are cheap. Want to come with me? Ba tuần nữa, tôi đang định đến xem One Direction tới đây biểu diễn. Giá vé rất rẻ, anh có muốn đi cùng không?
Are you doing anything tonight? Want to hang out at my place and watch some TV? Tối nay anh có làm gì không? Tới nhà tôi xem TV đi?
Do you guys want to go downtown after work gets out? Các anh có muốn tới khu trung tâm chơi sau khi kết thúc giớ làm không?
My friends and I are going out on Saturday. We'd be happy to have you along. Tôi cũng vài người bạn sẽ đi chơi vào thứ bảy này. Rất vui nếu anh tham gia cùng.

Cách chấp thuận những lời mời

Thank you, I'll be glad to come. Cám ơn, tôi sẽ rất khi tới đó.
How nice of you, thanks a lot. Bạn thật tử tế, cám ơn nhiều. Thanks, I'd love to. Cám ơn, tôi thích lắm.
Yes, with please. Vâng, rất hân hạnh.
Thank you for your kind invitation. I would love to attend it. Cám ơn anh đã có lời mời, tôi rất muốn tới tham dự.
That's great. I'll come with you. Thật là tuyệt, tôi sẽ đi cùng bạn.
Thank you for inviting us. We're eager to join a party. Cám ơn anh đã mời, chúng tôi rất háo hức được đến tham dự bữa tiệc.
I agree and are looking forward to the event. Tôi đồng ý và đang rất mong chờ sự kiện đó.
I highly appreciate your thinking of me, I have no reason to refuse it, I will probably go there. Tôi rất cảm kích vì anh đã nghĩ tới tôi, tôi không có lý do gì để từ chối cả. Tôi chắc chắn sẽ tới đó.

Cách từ chối những lời mời

Thank you very much for the invitation, but I'm not feeling well today. Cảm ơn lời mời của bạn rất nhiều, nhưng hôm nay tôi cảm thấy không được khỏe.
That's very kind of you, but I'm afraid I've arranged to go out then. Anh thật tử tế, nhưng tôi e rằng lúc đó tôi đã chuẩn bị đi ra ngoài.
I'm sorry, I'm expecting some visitors this afternoon. Rất tiếc, tôi đang chờ một người khách đến thăm chiều nay.
I'd love to, but I'm afraid I've already promised... Tôi thích lắm, nhưng tôi e rằng mình đã hứa ... rồi.
Well, I'd like to, but I have so many urgent things at hand. Ồ, tôi rất thích nhưng đang có nhiều gấp phải làm quá.
That's great. But I'm tied up today and tomorrow, because the boss is going abroad. Tuyệt thật, nhưng hôm nay và ngày mai tôi bận lắm, vì sếp sắp đi nước ngoài.
Thank you very much, but I'm afraid I'll be busy that evening. Rất cảm ơn anh, nhưng tôi e là tôi hôm đó tôi có việc bận.
Thanks for the gracious invitation, but we already have another offer that time. Cám ơn chị đã mời, nhưng tôi lại nhận một lời mời khác vào lúc đó rồi.
I wish I could attend your party, but I'll be out of town that weekend. Tối ước là mình có thể tới tham dự bữa tiệc nhưng tiếc là cuối tuần này tôi lại đi vắng mất rồi.
I regret to answer you that I won't be able to attend due to another business commitment. Tôi rất tiếc phải trả lời anh rằng tôi không tới tham dự vì bận một việc khác rồi.

Tình huống hội thoại mẫu

A: We're going for a drink at the pub. Won't you join us? Chúng tôi sắp đi ra quán uống rượu. Anh không đi cùng sao?

B: Well, I'd like to, but I have so many urgent things at hand. À, tôi thích lắm, nhưng đang có nhiều việc cần phải làm gấp.

A: Oh, come on! Just a quick one. Ồ, thôi nào! Chỉ uống một ly thôi.

B: All right, just a quick one. Được rồi, chỉ một ly thôi nhé.

- o O o -

A: We have a party at my place this evening. Would you like to come? Chúng tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc tại nhà tôi tối nay. Bạn sẽ đến chứ?

B: That's very kind of you, but I'm afraid I can't. I've arranged to go out. I'll have dinner out with my wife and then we'll go to the airport to see a friend off. Bạn thật tử tế, nhưng tôi e rằng tôi không thể. Tôi đã chuẩn bị ra ngoài ăn tối với vợ tôi và chúng tôi sẽ ra sân bay để tiễn một người bạn.

A: It's a pity you can't come. Thật tiếc là bạn không thể đến được.

B: Then next time. Vậy để lần sau nhé.

A: Yes, I'll let you know when we have gathering next time. Vâng, lần sau tôi sẽ cho báo lúc nào chúng tôi có tổ chức họp mặt nhé.

B: Thank you all the same. Dù sao cũng cảm ơn bạn.

Dù có nhận lời hay không cũng nên thể hiện thái độ lịch sự và vui vẻ

- o O o -

A: Hello, Frank. How are you? Chào Frank, anh có khỏe không?

B: Fine, thanks. How are you? Tôi khỏe, cảm ơn. Anh có khỏe không?

A: Not bad. It's a long time since we came together and had a chat last time. Why not come out to have dinner with me sometime this week?
I've got a lot of news for you. Không tệ lắm. Đã lâu lắm rồi kể từ khi chúng ta họp mặt và tán gẫu lần cuối. Tại sao không đi ăn tối với tôi lúc nào đó trong tuần này nhỉ? Tôi có nhiều tin cho anh đấy.

B: That is great. But I'm tied up today and tomorrow, because the boss is going abroad. I've got a lot of documents to prepare and a dozen of letters to type for him. Tuyệt quá. Nhưng hôm nay và ngày mai tôi bận lắm, bởi vì sếp sắp đi nước ngoài. Tôi phải chuẩn bị nhiều tài liệu và soạn mấy chục lá thư cho ông ấy.

A: How about Thursday evening? Tối thứ năm thì sao?

B: Let me see. I can finish everything by Wednesday. Yes, Thursday evening will be OK. Để tôi xem. Tôi có thể làm xong mọi việc vào thứ tư. Ừ, tôi thứ năm được đấy.

A: Then it's settled. Let's meet at 7:30 pm in Pearl River Restaurant. Thế quyết định vậy nhé. Chung ta sẽ gặp nhau lúc bảy rưỡi tối tại nhà hàng Pearl River.

B: That will be fine. See you Friday then. Được đấy. Vậy hẹn gặp anh thứ năm nhé.

A: See you. Tạm biệt.

- o O o -

A: Hello, Micheal. How are things going in your company? Chào Micheal. Tình hình công ty anh dạo này thế nào?

B: Everything is fine. How are you? Mọi việc đều tốt. Anh có khỏe không?

A: OK, but I had a very busy month. A lot of meetings, trade discussions, negotiations, and preparations for you international trade fair. Bình thường, nhưng tháng vừa rồi bận quá. Có nhiều cuộc họp, thảo luận thương mại, đàm phán và chuẩn bị cho hội chợ thương mại quốc tế.

B: We are all busy at this time of the year. But we have to find time to relax. Vào thời gian này trong năm, tất cả chúng ta đều bận rộn. Nhưng mình phải sắp xếp thời gian để thư giãn chứ nhỉ.

A: Yes, I've decided to relax myself this weekend. I'm going fishing. Why don't you come and join me? Được, cuối tuần này tôi quyết định tự thư giãn cho bản thân. Tôi định đi câu cá, anh sẽ tham gia cùng tôi chứ?

B: That's a good idea. I like fishing very much though I'm not good at it. It's so interesting. When are you going? Ý kiến hay đấy. Tôi rất thích câu cá mặc dù tôi không giỏi lắm. Nó rất thú vị. Khi nào bạn sẽ đi?

A: What about Sunday afternoon? Chiều chủ nhật được không?

B: That's fine. Được đó.

Tổng kết

Những buổi gặp gỡ ngoài giờ làm việc chính là cách hay nhất để gắn kết mọi người với nhau hơn. Đừng ngại ngần đưa ra những ý tưởng về một buổi tiệc, một chuyến đi chơi hoặc đơn giản chỉ là đi cafe và mời đồng nghiệp tham dự để có thời gian lắng nghe và chia sẻ những điều thú vị trong cuộc sống.

Nguồn tham khảo

900 Mẫu câu đàm thoại cho nhân viên công ty

Từ khóa

cách mời một ai đó tới tham dự một buổi tiệc, cách từ chối một cách lịch sự trong tiếng Anh