Cách gạch chép xóa bỏ hóa đơn viết sai năm 2024

Biên bản xóa bỏ hóa đơn thực chất là biên bản thu hồi hóa đơn, được lập khi hóa đơn viết sai, vô hiệu hóa và khiến hóa đơn viết sai không còn giá trị trao đổi. Rất nhiều kế toán hiểu nhầm việc lập biên bản xóa bỏ hóa đơn với biên bản hủy hóa đơn dẫn đến việc lúng túng khi khai báo về tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp mình.

Biên bản xóa bỏ hóa đơn và các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn.

1. Phân biệt xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn

Rất nhiều người hiểu nhầm việc xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn:

• Xóa bỏ hóa đơn: Khi viết sai, nhưng chưa xé khỏi cuống, gạch chéo 3 liên hoặc thu hồi xuất tờ khác thay thế.
• Hủy hóa đơn: Khi doanh nghiệp ko còn nhu cầu sử dụng hóa đơn hoặc hóa đơn bị in sai, in trùng, in thừa.

Trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có 2 mục là “hóa đơn xóa bỏ” và “hóa đơn hủy”, trong quá trình lập báo cáo có không ít kế toán thuế kê khai sai 2 mục này. Để phân biệt được các trường hợp kê khai hóa đơn như vào mục hóa đơn bị xóa bỏ, khi vào kê khai vào mục hóa đơn hủy kế toán cần lưu ý các trường hợp xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn.

2. Biên bản xóa bỏ hóa đơn

Biên bản xóa bỏ hóa đơn (biên bản thu hồi hóa đơn) được lập trước khi lập hóa đơn mới thay thế hay lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

2.1 Các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn

Căn cứ vào Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC có 2 trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn viết sai hay biên bản thu hồi hóa đơn và thực hiện lập biên bản xóa bỏ hóa đơn (biên bản thu hồi hóa đơn) đã lập như sau:

Các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn/ biên bản thu hồi hóa đơn.

• Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
• Trường hợp đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Trong hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… và hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Lưu ý: Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

2.2 Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn

Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn được viết dưới dạng biên bản thu hồi hóa đơn. Việc lập biên bản thu hồi hóa đơn sẽ được bên bán thực hiện và có xác nhận của các bên liên quan gồm bên mua và bên bán.

Nội dung biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.

Nội dung của biên bản thu hồi hóa đơn bao gồm các mục:

• Căn cứ Quyết định thực hiện biên bản thu hồi hóa đơn,
• Thông tin của đơn vị mua và đơn vị bán
• Lý do xóa bỏ hóa đơn, thu hồi hóa đơn, chỉ rõ sai sót
• Xác nhận của các bên liên quan

Như vậy nội dung của biên bản xóa bỏ hóa đơn khá đơn giản và ngắn gọn, biên bản xóa bỏ/ thu hồi hóa đơn phải có xác nhận của các bên (bên bán và bên mua). Biên bản xóa bỏ hóa đơn nếu thực hiện trên giấy buộc phải có đóng dấu và chữ ký, nếu thực hiện trên hệ thống phần mềm buộc phải có chữ ký số.

Những chia sẻ về biên bản xóa bỏ hóa đơn (biên bản thu hồi hóa đơn) đến từ hóa đơn điện tử E-invoice hy vọng sẽ giúp các bạn đặc biệt là các bạn kế toán phân biệt và hiểu rõ các trường hợp lập biên bản thu hồi hóa đơn theo đúng quy định. Nếu bạn có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo địa đường dây nóng 19004767 hoặc 19004768 để được tư vấn tốt nhất.

Với các hóa đơn đã được giao cho khách hàng và đã được khách hàng cũng như doanh nghiệp kê khai thuế, nếu phát hiện ra sai sót sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Khách hàng sau khi phát hiện ra sai sót, yêu cầu lập biên bản hoặc thỏa thuận về việc sai sót của hóa đơn.
2. Kế toán bán hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn đã bị lập sai
3. Sau khi nhận được hóa đơn trả về từ khách hàng, kế toán bán hàng gạch chéo hóa đơn lập sai, ghi nhận là hóa đơn bị xóa bỏ
4. Kế toán bán hàng lập hóa đơn mới và giao lại cho khách hàng

2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Lưu ý: Chỉ có thể xóa các hóa đơn đã được doanh nghiệp thông báo phát hành trước đó.

Bước 1: Ghi nhận hóa đơn đã cấp sai cần xóa bỏ

• Vào phân hệ Quản lý phát hành hóa đơn\tab Xóa hóa đơn, chọn chức năng Thêm.

• Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn
• Tại mục Biên bản thu hồi nhấn biểu tượng … để đính kèm biên bản thu hồi hóa đơn.
• Tại mục Hóa đơn xóa nhấn biểu tượng … để tìm kiếm hóa đơn muốn xóa:
  • Thiết lập khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
  • Chọn hóa đơn cần xóa, sau đó nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy hóa đơn muốn xóa thì xem hướng dẫn tại đây.

• Thông tin hóa đơn xóa sẽ được lấy lên mục Hóa đơn xóa như sau.

• Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.

Lưu ý:

1. Đối với công ty đa chi nhánh, các chi nhánh chỉ có thể xóa bỏ hóa đơn của chi nhánh mình, không xoá bỏ được hoá đơn của chi nhánh khác. Nhưng tổng công ty lại được xóa bỏ hóa đơn của các chi nhánh hạch toán phụ thuộc.

2. Các hoá đơn bị xoá vẫn được lấy lên báo cáo thuế với giá trị bằng 0.

3. Sau khi thực hiện xóa hóa đơn thì số hóa đơn bị xóa này sẽ thể hiện trên báo cáo Tình hình sử dụng hóa đơn ở cột Xóa hóa đơn và trên Bảng kê hóa đơn, chứng từ, hàng hóa, dịch vụ bán ra sẽ ghi chú là Xóa hóa đơn

Bước 2: Cấp lại số hóa đơn mới cho chứng từ bán hàng

• Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng Chọn chứng từ bán hàng cần cấp lại hóa đơn mới, nhấn đúp chuột vào chứng từ vừa chọn hoặc nhấn chuột phải và chọn Xem.