Cách hạch toán chênh lệch tỷ giá trên excel năm 2024

Nhận được hàng và hóa đơn của nhà cung cấp ngày 20/05/2021, giá trị đơn hàng 200 USD, thanh toán sau. Tỷ giá giao dịch thực tế: 22.200

- Chứng từ hạch toán: Phiếu nhập mua

- Tiền tệ : USD

- Tỷ giá: 22.200

- Mã nhập xuất: 331TN

2. Thanh toán tiền hàng (lần 1)

Ngày 22/05/2021: Xuất quỹ 100 USD tiền gửi ngoại tệ thanh toán một phần tiền hàng cho hóa đơn ngày 20/05/2021, tỷ giá xuất quỹ 22.500 USD.

- Chứng từ hạch toán: Báo nợ

- Tiền tệ: USD

- Tỷ giá: 22.500

Hạch toán:

Nợ TK 331-->Tiền tệ: USD--> Tỷ giá: 22.500--> Nguyên tệ: 100

Có TK 1122-->Tiền tệ: USD-->Tỷ giá: 22.500--> Nguyên tệ: 100

Không cần gõ chính xác tỷ giá ghi nhận công nợ của TK 331 trước đó. Khi tích chọn, tỷ giá quy đổi ngoại tệ trên báo nợ là tỷ giá trên chứng từ bị tích chọn.

* Kiểm tra tích chọn thanh toán theo hóa đơn

Tỷ giá quy đổi TK 331 trên báo nợ là 22.200, nghiệp vụ phát sinh chênh lệch tỷ giá do phần mềm tính và hạch toán (xem sổ nhật ký chung)

3. Thanh toán tiền hàng (lần 2)

Ngày 25/05/2021, thanh toán 100 USD tiền hàng còn lại cho hóa đơn ngày 20 bằng tiền gửi ngân hàng. Tỷ giá xuất quỹ: 22.500

Chứng từ hạch toán: Báo nợ

Tiền tệ: USD

Tỷ giá: 22.500

Hạch toán:

Nợ TK 331--> Tiền tệ: USD-->Tỷ giá: 22.500-->Nguyên tệ: 100

Có TK 1122-->Tiền tệ: USD-->Tỷ giá: 22.500-->Nguyên tệ: 100

*Kiểm tra tích chọn thanh toán theo hóa đơn

Tỷ giá quy đổi TK 331 trên báo nợ là 22.200, nghiệp vụ phát sinh chênh lệch tỷ giá do phần mềm tính và hạch toán (xem sổ nhật ký chung).

Ngoài ra, người dùng có thể kiểm tra tích chọn thanh toán từ phiếu nhập mua để thể hiện tất cả các chứng từ thanh toán đã tích chọn cho phiếu nhập mua này.

Hóa đơn mua hàng ngày 20 được chia ra làm 2 lần thanh toán, mỗi lần 100 USD. Vì phiếu nhập mua bị tích chọn bởi 2 chứng từ báo nợ nên người dùng không thể sửa chứng từ, thực hiện bỏ tích chọn hoặc sửa lại số tiền thanh toán tại đây. Điều này chỉ có thể thực hiện từ chứng từ đi tích chọn (Báo nợ).

Xem báo cáo

Sổ chi tiết tài khoản ngoại tệ (TK 331)

Sổ nhật ký chung (kiểm tra lãi, lỗ tỷ giá)

Ngày 20/05/2021: Nghiệp vụ phát sinh không có chênh lệch tỷ giá

Ngày 22/05/2021: Có phát sinh lỗ tỷ giá, Chênh lệch do tỷ giá quy đổi của TK 331 và TK 1122, lỗ tỷ giá = (22.500-22.200)*100=30.000 VNĐ

Ngày 25/05/2021: Có phát sinh lỗ tỷ giá, Chênh lệch do tỷ giá quy đổi của TK 331 và TK 1122, lỗ tỷ giá = (22.500-22.200)*100=30.000 VNĐ

Kính chào quý khách hàng.

Sau đây 3TSoft xin hướng dẫn các thao tác thực hiện theo dõi Chênh lệch tỷ giá tự động trên Phần mềm kế toán 3TSoft.

I, Khai báo chung

Để sử dụng chức năng tự động đánh giá chênh lệch tỷ giá cũng như tự động tích chọn thanh toán theo hóa đơn trên 3TSoft, quý khách hàng cần khai báo như sau:

Vào Hệ thống->Khai báo tham số hệ thống->Phần I, tích chọn Tính chênh lệch tỷ giá “Thực tế đích danh”-->Chấp nhận.

II, Nghiệp vụ phát sinh

Trường hợp 1: Bán hàng nhận trước tiền hàng, giao hàng sau

1, Nhận trước tiền hàng bằng ngoại tệ

Ngày 05/03/2020, công ty Ban Mai trả tước 50% tiền hàng (900 USD), tỷ giá giao dịch thực tế 22.950.

Chứng từ hạch toán: Báo có

Mã tiền tệ: USD

Tỷ giá: 22.950

Hạch toán: Nợ 1122-Tiền tệ USD-Nguyên tệ 900

Có 131-Tiền tệ USD-Nguyên tệ 900

2, Phát sinh nghiệp vụ bán hàng

Ngày 12/03/2020, ghi nhận nghiệp vụ bán hàng cho công ty Ban Mai. Giá trị đơn hàng 1.800 USD, tỷ giá giao dịch thực tế 23.100, khách hàng đã trả trước 900 USD, 900 USD ghi nhận nợ phải thu.

Chứng từ hạch toán: Hóa đơn bán hàng

Tiền tệ: USD

Tỷ giá: 23.100

3, Kiểm tra tích chọn thanh toán theo hóa đơn

Chức năng tự động tích chọn thanh toán theo hóa đơn sẽ được thực hiện tích chọn theo trinh tự thời gian. Những chứng từ trong danh sách tích chọn cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện: có cùng mã đối tượng, mã tiền tệ, số hợp đồng, tài khoản công nợ, bộ phận, hạn thanh toán với chứng từ đi tích chọn (Hóa đơn bán hàng).

Để chuột tại dòng chứng từ, tích chọn biểu tượng như dưới đây:

-Việc tự động tích chọn trên phần mềm có thể không đúng với nghiệp vụ phát sinh thực tế, khách hàng có thể thao tác bỏ tích chọn, tích chọn lại cho chứng từ khác hoặc sửa số tiền thanh toán.

-Thao tác tích chọn phải thực hiện từ chứng từ phát sinh sau, chứng từ được tích chọn là chứng từ phát sinh trước. Chứng từ hóa đơn ngày 12/03/2020 tích chọn cho chứng từ báo có ngày 05/03/2020, không tích chọn ngược lại (thực hiện hiện tích chọn từ báo có tích chọn cho hóa đơn bán hàng)

-Trong trường hợp khách hàng sửa đổi giá trị hoặc tự tích chọn lại trong phần chi tiết thanh toán theo hóa đơn, khi F3 sửa lại chứng từ đi tích chọn và lưu lại thì phần mềm sẽ tự động tích chọn lại như ban đầu.

Kiểm tra báo cáo

Sổ chi tiết 511 (xem báo cáo nội tệ và ngoại tệ)

Trên sổ chi tiết 511, phát sinh có VND trong kỳ được tính:

20.655.000 + 20.790.000 = 41.445.000

– Đối với doanh thu tương ứng với số tiền bằng ngoại tệ đã nhận trước của người mua, kế toán ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tể tại thời điểm nhận trước

Nợ 131: 900*22.950 = 20.655.000

Có TK 511: 20.655.000

– Đối với phần doanh thu chưa thu được tiền, kế toán ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh: