Việc tuân thủ theo các nguyên tắc, khi soạn thảo văn bản trong word rất quan trọng.
Nếu là bạn người hay soạn thảo văn bản, thì bắt buộc phải biết các nguyên tắc này. Để giúp văn bản ít bị lỗi ngữ pháp và gây ấn tượng cho người đọc hơn.
Trong bài viết này, mình sẽ giúp các bạn hiểu hơn về các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản.
Đọc thêm:
- Cách xóa trang trắng trong word
- Cách đánh số thứ tự trong bảng trên word
Các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản
1. Phân biệt ký tự, từ, câu và đoạn trong word
Trước khi có ý định muốn soạn thảo văn bản. Bạn phải phân biệt được, như thế nào là 1 ký tự, như thế nào là 1 từ…
Đây đều là những khái niệm cơ bản đã được học ở cấp 1. Nhưng bạn phải nắm chắc, những điều tưởng chừng như cơ bản này. Trước khi soạn thảo văn bản mới ít gặp lỗi về ngữ pháp.
Bây giờ chúng ta, sẽ đi tìm hiểu lần lượt các khái niệm nhé!
Ký tự: Tất cả những kí tự có trên bàn phím, khi bạn gõ vào văn bản thì đó được coi là ký tự.
VD: a, b,c đều là những ký tự.
Từ: Nhiều ký tự ghép lại với nhau, mà có nghĩa thì đó được coi là 1 từ. Các từ được phân cách nhau bởi dấu cách [Space].
Giữa 2 từ chỉ được sử dụng duy nhất 1 dấu cách [Space].
Câu: Nhiều từ có nghĩa, ghép lại với nhau tạo thành 1 câu. Khi gõ hết câu thì kết thúc phải có dấu chấm.
Đoạn: Nhiều câu có nội dung liên quan đến nhau, tạo thành 1 đoạn. Kết thúc đoạn phải bấm Enter xuống dòng.
2. Nguyên tắc gõ Enter xuống dòng
Nếu nội dung của dòng quá dài, thì word có chế độ tự động ngắt xuống dòng. Nên bạn không được tùy tiện sử dụng phím Enter, khi chưa hết đoạn.
Khi bạn gõ phím Enter, thì word sẽ coi như bạn bắt đầu 1 đoạn mới.
Một câu cũng có thể được coi là 1 đoạn, nếu bạn bấm Enter xuống dòng.
3. Sử dụng dấu câu trong word
Những dấu câu như là: Dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm hỏi, dấu chấm than, dấu chấm phẩy, dấu 2 chấm.
Nguyên tắc sử dụng: Khi sử dụng dấu câu trong word, bạn phải gõ sát vào từ đứng trước nó. Phía sau dấu câu là 1 khoảng trắng [dấu cách].
Trừ trường hợp dấu câu đứng ở cuối đoạn văn, thì không cần khoảng trắng.
Để hiểu hơn về cách sử dụng, bạn quan sát hình sau đây:
Các dấu câu khác bạn cũng làm tương tự nhé!
4. Sử dụng ngoặc đơn thường [] và ngoặc kép trong word
Cách sử dụng 2 ngoặc này, trong văn bản tương đối giống nhau.
Nguyên tắc sử dụng: Trước và sau dấu ngoặc đơn, luôn luôn có 1 khoảng trắng.
Trừ trường hợp ngoặc đơn nằm cuối 1 đoạn văn bản, thì sau ngoặc đóng không cần khoảng trắng.
Ngoặc đơn đứng sát với từ bên trong, không có khoảng trắng.
Cách sử dụng bạn quan sát hình sau đây:
5. Sử dụng dấu ngạch ngang trong word
Nguyên tắc sử dụng: Trước và sau dấu ngạch ngang đều phải có dấu cách.
Trừ trường hợp, dùng dấu ngạch ngang để mở đầu 1 đoạn văn. Thì chỉ có ở phía sau nó là có dấu cách thôi.
Ví dụ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
6. Video hướng dẫn
7. KẾT LUẬN
Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn bạn các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản trong word.
Đây là những nguyên tắc tưởng chừng đơn giản, nhưng vô cùng quan trọng khi soạn thảo văn bản.
Hy vọng kiến thức này sẽ hữu ích đối với bạn, chúc bạn thành công!
Nguồn tham khảo:
GÕ DẤU CÂU SAO CHO CHUẨN!
Chia sẻ - lưu lại facebook
Nỗi sợ hãi của Giaovienvietnam.com là những người tự xưng thầy mở lớp đào tạo về “content” mà điều cơ bản – gõ dấu câu sao cho chuẩn thì lại không dạy. Xong các anh, chị phóng viên, dân làm “content” viết cho người ta đọc mà dấu má cứ bay “va-lung-tung”. Hoặc các nghệ sỹ, các bạn trẻ… cứ thoải mái gõ dấu câu vô tội vạ, thích để đâu là thả ở đó. Mà có lần xem sách giáo khoa, mình thấy dấu câu cũng bị đặt… thiếu chuẩn xác.
Thôi, không thay đổi được tất cả thì mong rằng, ít nhất những ai xem bài viết này sẽ có ý thức hơn khi gõ dấu câu.
QUY TẮC 1:
Dấu chấm [.], dấu phẩy [,], dấu hai chấm [:], dấu chấm phẩy [;], dấu ba chấm […], dấu hỏi [?], dấu chấm than [!] được đặt ngay sau chữ cái trước nó. Tiếp đến là cách một khoảng trống rồi gõ chữ cái khác.
* ĐỪNG:
Em đi học . Mẹ đi làm. Còn con mèo , con cún ở đâu ?
Em đi học.Mẹ đi làm. Còn con mèo ,con cún ở đâu ?
Em đi học .Mẹ đi làm .Còn con mèo ,con cún ở đâu ?
– Mà HÃY gõ chuẩn:
Em đi học. Mẹ đi làm. Còn con mèo, con cún ở đâu?
* Cũng ĐỪNG:
Tôi thích nhiều loại hoa như : hoa hồng, hoa lan , hoa mai … Chúng đẹp lắm !
Tôi thích nhiều loại hoa như :hoa hồng,hoa lan ,hoa mai …Chúng đẹp lắm !
– Mà HÃY:
Tôi thích nhiều loại hoa như: hoa hồng, hoa lan, hoa mai… Chúng đẹp lắm!
-> Hãy chú ý đặt dấu ngay sát chữ cái đứng trước, xin nhắc lại là ngay sát. Sau đó, hãy cách một khoảng trống, nhớ là một khoảng thôi, không cần hơn.
QUY TẮC 2:
Đối với dấu ngoặc đơn [] và dấu ngoặc kép “”, thanh dấu đầu tiên đi liền với chữ cái phía sau và thanh dấu thứ hai đặt ngay sát chữ cái đằng trước.
– ĐỪNG:
Ông B [ Giám đốc công ty ] nói: ” Tôi rất vui”.
Ông B [ Giám đốc công ty] nói:”Tôi rất vui “.
Ông B [Giám đốc công ty ] nói: ” Tôi rất vui “.
– Mà HÃY:
Ông B [Giám đốc công ty] nói: “Tôi rất vui”.
QUY TẮC 3:
Tiếng Việt chỉ có một chấm [.], hai chấm [:] và ba chấm […]. Thế nên, đừng sáng tạo các thể loại bốn chấm trở lên rồi bảo viết thế là để nhấn mạnh!
– ĐỪNG:
Tôi muốn bay lên ….
Tôi muốn bay lên……
Tôi muốn bay lên..
– Mà HÃY:
Tôi muốn bay lên… [ba chấm, xin nhắc lại ba chấm là đủ rồi, đừng thêm hay bớt chấm nữa]
QUY TẮC 4:
Dấu gạch ngang [-] cách chữ cái đứng trước một khoảng trống và cách chữ cái đứng sau cũng một khoảng trống.
– ĐỪNG:
A -một bạn trẻ người Việt
A- một bạn trẻ người Việt
A-một bạn trẻ người Việt
– Mà HÃY:
A – một bạn trẻ người Việt
* Lưu ý: Dấu gạch ngang khác dấu gạch nối. VD: vắc-xin, Covid-19, pít-tông… -> đây là dấu gạch nối dùng chuẩn.
QUY TẮC 5:
Sau dấu hỏi [?] hoặc dấu chấm than [!], đừng đặt dấu chấm nữa.
– ĐỪNG:
Tại sao bạn lại vắng mặt?.
Trời hôm nay đẹp quá!.
– Mà HÃY:
Tại sao bạn lại vắng mặt?
Trời hôm nay đẹp quá!
-> Chừng đó là đã đầy đủ rồi.
QUY TẮC 6:
Ở câu trích dẫn, quy tắc đặt dấu đầy đủ là [“… abc xyz.”.] nhưng có thể giản lược thành [“… abc xyz”.] [bỏ bớt dấu chấm trước dấu ngoặc kép thứ hai, xong đặt dấu chấm sau dấu ngoặc kép thứ hai].
– ĐỪNG:
A nói: “Con mèo kia thật dễ thương.” Còn B nói: “Con cún này cũng vậy .” -> Ủa, thế trên kia là 1 câu hay 2 câu vậy quý vị!? Mà “Con mèo kia thật dễ thương.” mới là hết ý của vế thứ hai; chứ chưa kết thúc cả câu.
– Mà HÃY:
A nói: “Con mèo kia thật dễ thương”. Còn B nói: “Con cún này cũng vậy”.
QUY TẮC 7:
Với dấu gạch chéo, có hai cách gõ:
7.1. a/a [dấu / liền sát chữ cái đứng trước và đứng sau nó];
7.2. a / a [có một khoảng trống trước và sau dấu /].
– ĐỪNG:
con chó/ con mèo
con chó /con mèo
con chó / con mèo
– Mà HÃY:
“con chó/con mèo” hoặc “con chó / con mèo”
Hi vọng rằng, mấy điều nho nhỏ này sẽ giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn hẳn khi trình bày văn bản!
Nguồn: Tu An
4.5 / 5 [ 2 bình chọn ]
Có thể bạn quan tâm: Giáo án Stem Đại số lớp 9 cả năm
Chia sẻ - lưu lại facebook