Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương của doanh nghiệp

Bài viết hướng dẫn đầy đủ, chi tiết cách tổ chức Hệ thống quản lý tiền lương (còn gọi là hệ thống tiền lương) trong doanh nghiệp.

XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG CHO DOANH NGHIỆP

Hiểu về Hệ thống Thang Bảng lương

1. Thang bảng lương là gì ?

Thang bảng lương (Từ chính xác hơn là Hệ thống thang bảng lương) là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Tùy theo năng lực, vị trí công việc và mức độ phức tạp của công việc, doanh nghiệp sẽ trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương đã xây dựng.

2. Vai trò của thang bảng lương trong doanh nghiệp

Xây dựng thang bảng lương giúp doanh nghiệp đảm bảo tính công bằng trong trả lương giúp người lao động biết được thu nhập thực tế của mình và có được kỳ vọng phấn đấu để đạt những vị trí có mức lương cao hơn trong thang lương.

Thang bảng lương còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý lao động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng kế hoạch hóa quỹ lương và quản lý chi phí lương cực kỳ hiệu quả.

Xây dựng thang bảng lương là trách nhiệm của doanh nghiệp. Khi xây dựng thang bảng lương người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện.

Quy trình xây dựng thang bảng lương cho Doanh nghiệp

1. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương

• Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
• Mức lao động phải là mức trung bình đảm bảo số động người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
• Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
• Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Lưu ý: Từ ngày 01/01/2021 doanh nghiệp không còn phải đăng ký thang bảng lương với cơ quan nhà nước.

Mức lương tối thiểu vùng làm cơ sở để xây dựng thang bảng lương năm 2021

Thang bảng lương là cơ sở để doanh nghiệp thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động với người lao động, trong đó mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường. Vì vậy, khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng để thực hiện đúng quy định về nguyên tắc trả lương.

Mức lương tối thiểu vùng từ ngày 01/01/2021 được quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP như sau:

Mức lương

Địa bàn áp dụng

4.420.000 đồng/tháng

Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I

3.920.000 đồng/tháng

Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II

3.430.000 đồng/tháng

Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III

3.070.000 đồng/tháng

Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV

Tham khảo bài viết về lựa chọn cấu trúc lương hữu ích tại đây: Cấu trúc lương

2. Trình tự và cách xây dựng thang bảng lương

Việc xây dựng hệ thống thang bảng lương đảm bảo trả lương theo đúng vị trí, chức danh cần xác định theo các trình tự sau:

1. Phân tích công việc:

Phân tích công việc nhằm thu thập những thông tin chi tiết về từng vị trí công việc cụ thể, xác định nhiệm vụ chính, các mối quan hệ, trách nhiệm công việc, các yêu cầu chuyên môn, trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, điều kiện làm việc cần thiết của từng công việc

2. Đánh giá giá trị công việc

Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành đánh giá giá trị công việc để xác định những vị trí công việc tương tự nhau có thể được tập hợp thành nhóm làm cơ sở xác định thang lương, bảng lương cho mỗi nhóm.

3. Phân ngạch (bậc) công việc

Sau khi phân tích, đánh giá giá trị từng công việc, tiến hành nhóm các công việc có cùng chức năng, yêu cầu kiến thức, kỹ năng tương tự nhau. Mỗi nhóm công việc được quy định thành một ngạch (bậc) cho công việc tùy theo tầm quan trọng của nhóm công việc.

4. Thiết lập thang, bảng lương cho từng ngạch (bậc) công việc

Thiết lập thang lương bảng lương trên cơ sở các thông tin thu thập được và các yếu tố ảnh hưởng đã xem xét, việc thiết lập thang lương, bảng lương được tiến hành theo trình tự sau:

• Xác định các ngạch lương trong doanh nghiệp thông qua việc lấy thông tin từ khâu phân ngạch công việc.
• Xác định số bậc lương trong mỗi ngạch căn cứ vào việc tính các điểm ưu thế theo kết quả làm việc và xem xét mức độ phức tạp cần có đối với thang lương, bảng lương.
• Quy định mức lương theo ngạch và theo bậc.

Đây là các bước xây dựng thang bảng lương nền tảng theo hướng dẫn của pháp luật. Trong thực tế doanh nghiệp đôi khi sẽ phát sinh thêm nhiều phương pháp quản trị tiền lương khác tùy theo đặc thù của doanh nghiệp đó.

Tham khảo cách xây dựng thang bảng lương theo mô hình lương 3P tại đây: Hệ thống trả lương theo mô hình 3P

FAQ - Câu hỏi thường gặp về Thang bảng lương

Theo Khoản 1 Điều 16 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định như sau:

1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

1. Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

2. Không lập sổ lương và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;

3. Khi thay đổi hình thức trả lương, người sử dụng lao động không thông báo cho người lao động biết trước ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện;

4. Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động;

đ) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;

5. Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng.

Như vậy, nếu như doanh nghiệp không xây dựng thang bảng lương thì sẽ bị xử phạt theo quy định nêu trên.

Căn cứ theo quy định tại Điều 93 của Bộ luật Lao động 2019 quy định thì người sử dụng lao động không còn phải đăng ký thang, bảng lương với cơ quan nhà nước nhưng khi xây dựng thang, bảng lương thì người sử dụng lao động phải:

– Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

– Công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện

Nếu doanh nghiệp vi phạm quy định nêu trên thì sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Khi xây dựng thang lương, bảng lương doanh nghiệp phải căn cứ theo mức lương tối thiểu vùng hiện hành để quy định mức lương cho từng chức danh, công việc, nhóm công việc sao cho phù hợp với các nguyên tắc mà pháp luật quy định. Cụ thể:

– Mức lương thấp nhất của công việc, chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng;

– Mức lương thấp nhất của công việc, chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng;

– So với mức lương của công việc, chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường thì mức lương của công việc, chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc, chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7%.

Lương tối thiểu vùng tăng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải làm lại thang lương bảng lương. Việc điều chỉnh hay không phụ thuộc vào thang bảng lương hiện tại của doanh nghiệp: Có 2 trường hợp như sau:

Trường hợp 01: Mức lương thấp nhất của công việc giản đơn nhất trong thang, bảng lương hiện tại của doanh nghiệp bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh lại thang lương, bảng lương vì mức lương này đã đáp ứng điều kiện không thấp hơn lương tối thiểu vùng.

Trường hợp 02:

Mức lương thấp nhất của công việc giản đơn nhất trong thang, bảng lương hiện tại của doanh nghiệp thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Theo đó, khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng mà mức lương tối thiểu trong thang bảng lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện tại thì doanh nghiệp cũng phải xây dựng lại thang bảng lương cho phù hợp với mức lương tối thiểu vùng.

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP thì khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.

Số bậc của thang lương, bảng lương do doanh nghiệp quyết định căn cứ vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi.

Luật không có quy định mỗi doanh nghiệp chỉ được xây dựng một thang lương, bảng lương. Vì vậy, một doanh nghiệp có thể xây dựng nhiều thang lương, bảng lương.

Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể lập một bảng lương cho các lao động quản lý, một bảng lương cho các lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.

Tại sao phải xây dựng thang bảng lương?

Vai trò của thang bảng lương Thang bảng lương là căn cứ pháp lý để quản lý chi phí tiền lương, tiền công cho nhân viên doanh nghiệp. Thông qua bảng lương, cán bộ công ty có thể quản lý có hệ thống và có cơ sở để xác định chính xác tiền lương của mỗi nhân viên tương ứng với chức doanh và thâm niên của mỗi người.

Hồ số đăng ký thang bảng lương gồm những gì?

Thụ tục đăng ký thang bảng lương gồm nội dung sau:.

Bản photo giấy đăng ký doanh nghiệp;.

Hệ thống thang bảng lương;.

Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương;.

Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương;.

Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương;.

Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức danh;.

Thang bảng lương có bao nhiêu bậc?

Hiện nay các doanh nghiệp thường xây dựng từ 05 đến 15 bậc lương. - Mức lương ở bậc 1 không được thấp hơn lương tối thiểu vùng. Mức lương ghi nhận ở từng bậc là mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động.

Khi nào thì xây dựng thang bảng lương?

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Như vậy, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương theo định mức công việc để tuyển dụng lao động và thỏa thuận lương theo công việc mới người lao động.