Kết quả của phân tích công việc la gì

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

Tác dụng từ các thông tin của bản phân tích công việc:

- Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo.

- Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.

- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc.

- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn của người lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng.

Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác.

Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc:

Bản mô tả công việc: là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu đựơc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.

Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

Bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn của công việc và bản tiêu chuẩn kết quả công việc tạo cơ sở cho các chức năng quản lý nguồn nhân lực. Một người quản lý hiểu được những yêu cầu này là người có khả năng tốt nhất trong việc lựa chọn đúng người cho các vị trí làm việc của doanh nghiệp vào thời điểm tại và trong tương lai dài hạn.

Lợi ích của việc sử dụng các thông tin trong phân tích công việc đối với hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp trình bày trong sơ đồ sau:

Để có thể xây dựng đựơc bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được chính xác, cần thu thập được các loại thông tin sau đây trong phân tích công việc:

- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc,v.v...

- Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các môí quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động của các nhân viên khác, cách thức thu thập, xử lý các loại số liêụ và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.

- Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khoẻ, quan điểm tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc, v.v...

- Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật, và tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.

- Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.

Nguồn:TS. Hà Văn Hội (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa) 

Phân tích công việc là gì? Nó chính là một nhiệm vụ quan trọng với các nhà quản lý công ty. Thông qua đó mang đến hiệu quả công việc như mong muốn. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này và những thông tin liên quan với chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé!

Phân tích công việc chính là quá trình tiến hành nghiên cứu về nội dung công việc cho một vị trí nào đó trong công ty. Thông qua đó có thể xác định cụ thể về các điều kiện thực hiện trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn và kỹ năng, cũng như phẩm chất để hoàn thành nó.

Phân tích công việc cần có thời gian và cả một quá trình lâu dài. Trong đó người quản lý có vai trò rất quan trọng khi là là người ghi chú lại những thông tin liên quan đến bản chất của công việc. Sau đó tiến hành phân tích để đưa ra những đánh giá chuẩn xác nhất cho nội dung công việc được triển khai.

Phân tích công việc là gì?

Khi phân tích công việc, nhà quản lý cần tiến hành triển khai theo hướng tìm lời giải cho các câu hỏi sau:

• Nhân viên có nhiệm vụ như thế nào?
• Thời gian cần hoàn thành hoặc kết thúc công việc cụ thể là bao lâu?
• Quá trình làm việc diễn ra như thế nào? Ở đâu và phương thức thực hiện ra sao?
• Lý do cần phải thực hiện công việc đó là gì?
• Những yếu tố hỗ trợ và cần thiết để nhận viên hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất là gì?

👉 Xem thêm: Xây dựng kế hoạch hiệu quả – bí quyết giúp bạn thành công!

Lợi ích của phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc để làm gì? Mục đích của phân tích công việc là gì? Muốn trả lời được những câu hỏi này, bạn hãy đọc ngay lợi ích khi triển khai phân tích công việc như sau:

Lợi ích của phân tích công việc là gì?

• Thứ nhất, giúp xác định trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên khi làm việc. Từ đó đảm bảo đạt được mục tiêu và hiệu quả theo tiêu chuẩn đạt ra.
• Thứ hai, mang đến sự công bằng cho mỗi nhân viên trong công ty, đảm bảo không xảy ra những vấn đề liên quan đến bất bình và so sánh không cần thiết trong tổ chức.
• Thứ ba, bảng phân tích công việc chính là định hướng cho nhân sự, từ đó triển khai kế hoạch đào tạo nhân viên mới phù hợp.
• Thứ tư, tạo cơ sở để xây dựng kế hoạch công việc và phân chia thời gian hợp lý để hoàn thành công việc theo yêu cầu.
• Thứ năm, phân tích công việc giúp quản lý dễ dàng giám sát công việc của cấp dưới đơn giản và dễ dàng nhất.
• Thứ sáu, nó sẽ là căn cứ để đánh giá và xếp hạng thi đua cho nhân viên. Thông qua đó xây dựng mức khen thưởng, mức lương phù hợp.

Nội dung cần có trong bảng phân tích công việc là gì?

Kết quả của phân tích công việc là gì? Muốn xây dựng một bản phân tích công việc hiệu quả, các bạn cần đáp ứng những thông tin cần thiết trong nội dung như sau:

Mẫu bảng phân tích công việc

• Dựa vào tình hình thực hiện công việc: Cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ, phương pháp làm việc, thành phần công việc, thời gian hoàn thành,…
• Dựa trên yêu cầu về nhân sự: Nhân sự có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm,…
• Dựa vào trang thiết bị hỗ trợ công việc: Có đầy đủ và đảm bảo đáp ứng tối đa và hiệu quả nhất hay không.
• Dựa vào tiêu chuẩn thực hiện: Năng suất làm việc, định mức thời gian,… đưa ra những đánh giá chi tiết cho từng tiến trình làm việc của mỗi nhân viên.
• Dựa vào điều kiện làm việc: Sức khỏe người lao động, môi trường làm việc, chế độ lương thưởng – phụ cấp,…

👉 Xem thêm: Bản tiêu chuẩn công việc là gì? Có khác biệt gì giữa mỗi ngành nghề?

Quy trình phân tích công việc như thế nào?

Xây dựng một bảng nội dung phân tích công việc sẽ được tiến hành theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định mục đích dùng dữ liệu để đưa ra phương pháp thu thập thông tin hiệu quả và phù hợp.
• Bước 2: Tiến hành thông tin dựa vào cơ cấu tổ chức, văn bản ban hành, bản mô tả công việc, chức năng và nhiệm vụ thực tế.
• Bước 3: Chắt lọc để chọn những thông tin then chốt và thiết yếu nhất đưa vào phân tích để đạt hiệu quả cao và tiết kiệm tối đa thời gian, công sức.
• Bước 4: Kiểm tra và xác minh là tính chân thực của thông tin. Sau đó đưa vào áp dụng rộng rãi trong công ty.

Sự khác biệt giữa phân tích và thiết kế công việc là gì?

Sự khác biệt giữa phân tích và thiết kế công việc là gì?

Phân tích công việc và thiết kế công việc là hoàn toàn khác nhau. Nếu bạn đang nhầm lẫn 2 thuật ngữ này, vậy hãy đọc ngay so sánh để thấy sự khác biệt giữa chúng. Cụ thể như sau:

• Thiết kế công việc là đưa ra quy định về cách thức sắp xếp các nhiệm vụ để đảm bảo mang lại hiệu quả tối đa và tốt nhất. Còn phân tích công việc là đánh giá về nhiệm vụ, kỹ năng, trách nhiệm, công việc, kiến thức, chuyên môn cần thiết để hoàn thành công việc theo yêu cầu.
• Khi thực hiện thiết kế công việc luôn phải tuân theo phân tích công việc để có sự thống nhất cho hiệu quả tốt nhất. Đồng thời phân tích và thiết kế công việc đều tạo nên những sự phù hợp giữa nhu cầu của doanh nghiệp với mỗi cá nhân nhân viên.

👉 Xem thêm: Các bước xây dựng kế hoạch thay đổi bản thân hiệu quả!

Như vậy, bài viết trên không chỉ giúp bạn hiểu phân tích công việc là gì mà còn có rất nhiều kiến thức bổ ích khác liên quan. Hy vọng nó sẽ hỗ trợ các nhà quản lý tạo nên hiệu quả công việc tốt nhất và phù hợp với thực tế công ty.