Mẫu giấy ủy quyền ký chứng từ kế toán

Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn là mẫu giấy ủy quyền của giám đốc công ty cho phó giám đốc hoặc kế toán ký thay vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng theo đúng quy định pháp luật và của công ty. Vậy Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn [Cập nhật Mới nhất 2022] được quy định như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn dùng làm gì?

Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn được sử dụng khi giám đốc đi công tác hay muốn ủy quyền cho phó giám đốc hay kế toán ký thay hóa đơn. Giấy ủy quyền ký hóa đơn có hiệu lực kể từ ngày ký đến khi có văn bản ủy quyền mới thay thế hoặc bên được ủy quyền bị cách chức, chấm dứt hợp đồng lao động.

2. Những quy định cần biết về việc ủy quyền ký hóa đơn

Trước khi cập nhật mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn mới nhất hiện nay thì bạn và doanh nghiệp nên nắm được những quy định pháp luật liên quan đến việc ủy quyền ký hóa đơn. Điều này sẽ giúp đảm bảo cho nghiệp vụ ủy quyền ký hóa đơn của doanh nghiệp bạn được thực hiện một cách hợp pháp nhất.

2.1. Cơ sở pháp lý về việc ủy quyền ký hóa đơn

Nhiều người dùng thắc mắc việc ủy quyền ký hóa đơn có được hay không? Để giải đáp vấn đề này, bạn có thể căn cứ vào các quy định pháp luật sau:
– Tại Điểm d, Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 64/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về tiêu thức người mua hàng ký và ghi rõ họ tên như sau: Nếu như việc mua hàng không được thực hiện trực tiếp mà mua qua điện thoại, qua mạng, FAX thì bên mua không nhất thiết phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi này, bên bán phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
– Tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về tiêu thức người bán hàng ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên như sau: Đối với trường hợp thủ trưởng đơn vị vắng mặt, không thể ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán để ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
– Tại Điều 19, Luật Kế toán 03/2003/QH11, Quốc Hội đã quy định: “Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.”
– Tại điều 20, Luật Kế toán 03/2003/QH11, Quốc Hội đã quy định: “Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.”
Như vậy, căn cứ vào một số quy định nêu trên thì việc ủy quyền ký hóa đơn khi Thủ trưởng đi vắng hoặc bất đắc dĩ không thể thực hiện việc ký này là hoàn toàn hợp pháp.

2.2. Quy định về người được ủy quyền ký thay

Nếu quy định ủy quyền ký hóa đơn là hợp pháp thì những ai sẽ được phép ký thay hóa đơn khi thủ trưởng đơn vị đi vắng, không thể thực hiện việc ký vào hóa đơn? Dưới đây là một số quy định về người được nhận ủy quyền ký hóa đơn như sau:

– Trường hợp người nhận ủy quyền ký hóa đơn là nhân viên công ty

Với trường hợp người được ủy quyền ký hóa đơn là nhân viên của công ty thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền từ thủ trưởng của đơn vị cho người trực tiếp thực hiện việc lý.

Theo đó, người nhận ủy quyền ký thay phải ghi đầy đủ họ tên trên hóa đơn, phải đóng dấu của tổ chức ở phía trên bên trái tờ hóa đơn (đóng dấu treo).

Lưu ý rằng:

+ Người ký thay thế vào hóa đơn bắt buộc phải là người đã được ủy quyền.

+ Khi thực hiện ký ủy quyền tuyệt đối không được đóng mộc vào vị trí của thủ trưởng.

– Trường hợp người nhận ủy quyền là nhân viên quản lý

Với những trường hợp người được ủy quyền ký thay thủ trưởng là nhân viên quản lý (Ví dụ: Giám đốc tài chính, Kế toán trưởng,…) của doanh công ty thì nhân viên đó phải thực hiện việc ký ủy quyền vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn, đồng thời ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty đầy đủ.

– Trường hợp người nhận ủy quyền ký thay là kế toán trưởng

Với trường hợp này, kế toán trưởng sẽ là người thực hiện việc ký thay và phải tham khảo nguồn thông tin dựa vào Công văn số 209/TCT-CS, ban hành ngày 20/01/2015 quy định về chữ ký hóa đơn tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.
Lưu ý rằng, dù người được ủy quyền ký hóa đơn là ai, với bất kể trường hợp nào thì Thủ trưởng đơn vị cũng cần là giấy uỷ quyền ký hóa đơn và ghi rõ người được ủy quyền nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho nghiệp vụ này của doanh nghiệp.

2.3. Không quy định về số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn

Theo đúng như quy định hiện hành thì khi thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì được phép ủy quyền cho một hoặc một số người bán hàng trực tiếp thực hiện ký thay. Theo đó, người ký thay phải ghi rõ họ tên, đóng dấu vào phía trên, bên trái của hóa đơn. Đây là quy định trong Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Thông tư số 39.2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Như vậy, hoàn toàn không có việc bị giới hạn số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn.

Nếu bạn và doanh nghiệp đang phân vân mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn như thế nào là đúng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành thì có thể tham khảo mẫu mà bài viết gợi ý dưới đây:

Trên đây là Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn [Cập nhật Mới nhất 2022] mà ACC muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!