Mục đích của hoạt động phân tích cả sử dụng là gì

Biến dữ liệu thành doanh thu giờ đây không phải là điều chỉ dành cho các công ty lớn nữa. Nhờ có phần mềm tương đối phải chăng và các công cụ kéo-thả dễ sử dụng, việc kéo dữ liệu xuống và phân tích — với mục tiêu phát triển doanh nghiệp của bạn — chưa bao giờ đơn giản đến thế.  

Nói cách khác, ngay cả khi các con số khiến bạn đau đầu, bạn vẫn có thể hiểu được dữ liệu và tận dụng các bản phân tích kinh doanh một cách hữu hiệu.  

Phân tích kinh doanh là gì? 

Phân tích kinh doanh là quá trình xem xét và đánh giá khối tài sản dữ liệu mà công ty bạn đã có được và tùy ý sử dụng, đồng thời tận dụng nó để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Không chỉ đơn thuần là xem xét số liệu để hiểu được điều gì đã xảy ra. Các bản phân tích kinh doanh còn giúp bạn hiểu sâu về lý do dẫn đến những sự việc đó và đề xuất các bước cần thực hiện tiếp theo. 

Việc sử dụng các bản phân tích kinh doanh mang đến những lợi ích gì?  

Chỉ trong vòng vài năm, hoạt động triển khai phân tích dữ liệu đã tăng vọt. Việc tiếp nhận dữ liệu lớn đã nhảy vọt từ 17% trong năm 2015 lên 59% trong năm 2018, một mức tăng đầy ấn tượng 42%. Tuy nhiên, một khảo sát gần đây cũng cho thấy nhiều doanh nghiệp hiện vẫn chưa tận dụng dữ liệu mà họ có toàn quyền sử dụng. Có tới 60% đến 73% tổng số dữ liệu trong một doanh nghiệp chưa được dùng cho phân tích. Nếu nghĩ tới những lợi ích mà các doanh nghiệp nhỏ có thể đạt được, thì đây thực sự là một con số rất đáng ngạc nhiên.  

Dưới đây là một vài lợi ích dễ nhận thấy:  

• Giúp bạn kiểm soát tốt ngân sách. Nếu giống như hầu hết các công ty nhỏ, thì ngân sách bạn dành cho tiếp thị rất hạn hẹp. Việc sử dụng các bản phân tích kinh doanh sẽ giúp bạn tăng tối đa hiệu quả sử dụng của từng đồng bằng cách giúp bạn hiểu khách hàng rõ hơn, dự đoán được nhu cầu không ngừng thay đổi của họ, đạt được lợi thế cạnh tranh và đưa các ý tưởng cải tiến cũng như sản phẩm ra thị trường.  
• Ra quyết định sáng suốt hơn. Bạn không chắc phải làm sao để sử dụng ngân sách tiếp thị? Hay những từ khóa nào có hiệu quả cao nhất? Còn việc dự đoán những sản phẩm bạn sẽ bán chạy nhất trong mùa lễ hội thì sao? Phân tích kinh doanh sử dụng dữ liệu để hình thành quyết định đồng thời cải thiện độ chính xác, hiệu quả hoạt động và thời gian phản hồi. 
• Khả năng đánh giá thành tích so với các mục tiêu chung. Các bản phân tích kinh doanh mang đến cho bạn hình ảnh rõ nét hơn về các mục tiêu và mục đích. Bằng việc sử dụng tính năng trực quan hóa dữ liệu, các doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả hoạt động hiện tại và trước đây của mình dựa trên các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI), mục tiêu và mục đích. 
• Luôn nắm bắt thông tin. Các chủ doanh nghiệp và nhà tiếp thị có thể sử dụng dữ liệu phân tích để theo dõi xu hướng, hành vi của khách hàng và sự chuyển dịch thị trường. Dữ liệu này sẽ cho phép bạn nắm rõ tình hình và thay đổi theo cơ chế động khi và trong trường hợp dữ liệu hỗ trợ cho biết đã đến thời điểm hợp lý. 
• Tạo dựng hiệu quả. Ngày nay, các doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu ở tốc độ cực nhanh. Nhờ có phân tích kinh doanh, bạn có thể xác định mọi sự cố trong quy trình hoặc hiệu quả hoạt động gần như là ở thời gian thực, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài nguyên.  

Có những loại hình phân tích kinh doanh nào? 

Hãy xem xét phân tích kinh doanh như xảy ra ở 3 giai đoạn khác nhau sau đây: 

• Phân tích mô tả. Nghiên cứu kỹ dữ liệu của bạn và sử dụng KPI để cho bạn thấy tình hình hiện tại của doanh nghiệp mình. Ví dụ như thông tin trong thời gian thực về nhân khẩu, sở thích và hành vi mua sắm của khách hàng. Đó có thể là các con số hoặc số liệu tài chính. Có thể là các số liệu xã hội như số lượt thích, số lượng tweet hay số người theo dõi mà bạn có trên Facebook. Phân tích mô tả không cố gắng thiết lập các mối quan hệ nhân quả. Đó là những con số cứng nhắc, lạnh lùng nhưng thiết yếu.  
• Phân tích dự đoán. Loại hình phân tích này tiến thêm một bước xa hơn. Nó cố gắng dự đoán các hành động trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử đang thịnh hành. Sau đây là một vài ví dụ: 
  • Sử dụng thông tin có từ trước để dự đoán các loại sản phẩm mà khách hàng của bạn có thể quan tâm dựa trên số liệu gần đây, và khả năng họ sẽ mua tiếp. 
  • Nếu bạn có ngân sách hạn hẹp cho chiến dịch tiếp thị và không đủ khả năng đưa ra ưu đãi giảm giá cho tất cả mọi người, dựa trên phân tích mô tả, phân tích dự đoán có thể thông báo cho bạn về những khách hàng có nhiều khả năng sẽ mua sản phẩm của bạn nhất. 

• Phân tích đề xuất. Loại hình phân tích kinh doanh này có thể cho bạn thấy hành động hiệu quả nhất cho một tình huống cụ thể. Trong khi phân tích mô tả cho biết điều gì đã xảy ra, và phân tích dự đoán cố gắng dự báo sự việc có thể xảy ra tiếp theo, phân tích đề xuất sử dụng thông tin đó để mang đến cho bạn các giải pháp tiềm năng dựa trên những tình huống tương tự (Dữ liệu so với cùng kỳ năm trước, dữ liệu về tính thời vụ, dữ liệu về việc ra mắt sản phẩm). Ví dụ như hoạt động bán vé cho một chương trình lễ hội đang chậm trễ hơn so với cùng kỳ năm trước. Phân tích đề xuất có thể gợi ý cần phải hạ giá vé hoặc bổ sung thêm một buổi biểu diễn buổi chiều để ứng phó. 

Tài nguyên phân tích dễ sử dụng dành cho doanh nghiệp nhỏ 

• Google Analytics. Khi nói tới việc phân tích thế giới trực tuyến của bạn, cho dù đó là trang web hay sự hiện diện trên mạng xã hội, khó hãng nào có thể sánh kịp Google. Một nghiên cứu gần đây cũng cho thấy chỉ chưa đầy 30% số doanh nghiệp nhỏ sử dụng tính năng phân tích trang web, theo dõi cuộc gọi hay mã phiếu giảm giá. Khoảng 18% số doanh nghiệp nhỏ thừa nhận không hề theo dõi bất kỳ thông tin nào. Đó chính là nơi Google Analytics có thể phát huy tác dụng. Bạn có thể đồng bộ hóa các tài khoản Google của mình (bao gồm cả AdSense) để nhận thông tin chi tiết về ROI đối với tiếp thị, các chiến dịch quảng cáo và nhiều nội dung khác. Tuyệt vời nhất là, bạn có thể dùng thử miễn phí phiên bản cơ bản, phiên bản này có thể đủ mạnh đối với doanh nghiệp nhỏ của bạn. Nếu cần thông tin phân tích chuyên sâu hơn, bạn có thể nâng cấp sau. 
• Phần mềm dễ sử dụng. Với các công cụ trực quan hiện nay, phân tích kinh doanh chưa bao giờ tự nhiên đến vậy. Ngày nay, có vô số ứng dụng có giá thành phải chăng — như Power BI — cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi dữ liệu thành hình ảnh trực quan, sau đó phân tích và chia sẻ chúng với đồng nghiệp trên bất kỳ thiết bị nào, mang đến cho bạn những thông tin chi tiết có một không hai. Ngoài ra, các phần mềm như Visio cho phép bạn trình bày ý tưởng của mình theo cách thật sinh động với các biểu đồ dễ đọc được tạo từ các nguồn khác nhau, kể cả dữ liệu Excel hiện có của bạn. 
• Công cụ email và bảng tính tích hợp sẵn. Rất có thể bạn sẽ có được một số tính năng thu thập dữ liệu cơ bản sẵn dùng. Nhiều bảng tính có sẵn các biểu đồ và đồ thị dễ đọc, sẽ giúp bạn hiểu (và trình bày) dữ liệu của mình rõ hơn, thông qua tính năng định dạng, đường xu hướng và bảng biểu, cùng các tính năng giúp tạo dự báo chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Điều này cũng tương tự đối với email. Hãy tìm một bảng tính bằng công cụ Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) nhẹ cài sẵn, và bạn có thể dễ dàng quản lý dữ liệu khách hàng, bao gồm email, cuộc họp, cuộc gọi, ghi chú, nhiệm vụ, ưu đãi và hạn chót ở một nơi. Dữ liệu CRM có thể lưu giữ một kho tàng thông tin quý giá về khách hàng, doanh số và hoạt động tiếp thị của công ty bạn. 

Mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng phân tích kinh doanh. Cho dù cuối cùng bạn chọn công cụ nào, thì việc tìm hiểu sâu hơn về dữ liệu sẽ giúp bạn luôn kiểm soát tốt ngân sách của mình, theo kịp tiến độ và nắm bắt thông tin.  

Mọi quyết định đều có hậu quả. Khi các nhà lãnh đạo không suy nghĩ thấu đáo, kết quả có thể rất tồi tệ. Bằng cách tập trung vào những tác động không mong đợi, thường là tiêu cực của các quyết định, phân tích tác động có thể xác định những hậu quả tiềm ẩn của một sự thay đổi và giúp các tổ chức đưa ra các quyết định sáng suốt

Bài viết này giải thích phân tích tác động là gì, cách nó có thể được áp dụng trong kỹ thuật phần mềm và tại sao phần mềm quản lý yêu cầu có thể hỗ trợ quy trình cực kỳ quan trọng này.

Phân tích tác động được giải thích

Phân tích tác động, còn được gọi là phân tích tác động thay đổi, lần đầu tiên được mô tả vào năm 1996 bởi các kỹ sư phần mềm người Mỹ Robert S. Arnold và Shawn A. Bohner trong cuốn sách của họ có tên Bảo trì phần mềm. Trong cuốn sách, Arnold và Bohner tuyên bố rằng phân tích tác động là về việc “xác định những hậu quả tiềm ẩn của một thay đổi hoặc ước tính những gì cần phải sửa đổi để thực hiện một thay đổi”.

Trong thực tế, phân tích tác động là một nghiên cứu chi tiết về các hoạt động kinh doanh, các yếu tố phụ thuộc và cơ sở hạ tầng. Nó tiết lộ cách các sản phẩm và dịch vụ quan trọng được phân phối và xem xét tác động tiềm ẩn của một sự kiện gián đoạn theo thời gian.

Theo Arnold và Bohner, có ba loại phân tích tác động chính:

Phân tích tác động truy xuất nguồn gốc

Phân tích tác động xác định nguồn gốc nắm bắt các liên kết giữa các yêu cầu, thông số kỹ thuật, yếu tố thiết kế và kiểm tra, phân tích mối quan hệ của chúng để xác định phạm vi của một thay đổi bắt đầu. Việc xác định thủ công những gì sẽ bị ảnh hưởng bởi một thay đổi có thể cực kỳ tốn thời gian trong các dự án phức tạp, đó là lúc phần mềm quản lý yêu cầu xuất hiện (sẽ tìm hiểu thêm về nó ở phần sau của bài viết này).

Phân tích tác động phụ thuộc

Loại phân tích tác động này được sử dụng để xác định độ sâu của tác động lên hệ thống.

Phân tích tác động trải nghiệm

Có tính đến kinh nghiệm trước đây của các chuyên gia trong tổ chức, phân tích tác động theo kinh nghiệm nghiên cứu những gì đã xảy ra trong các tình huống tương tự trong quá khứ để xác định điều gì có thể xảy ra trong tương lai.

Phân tích tác động-thăm quan

Phân tích tác động trong kỹ thuật phần mềm

Phân tích tác động luôn được kết nối chặt chẽ với kỹ thuật phần mềm vì những người tạo ra nó ban đầu đã sử dụng nó để dự đoán các phần của hệ thống phần mềm có thể bị ảnh hưởng bởi những thay đổi trong hệ thống.

Thực tế của kỹ thuật phần mềm là những thay đổi xảy ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình phát triển phần mềm. Tuy nhiên, nó thường không khả thi và bạn nên chấp nhận mọi yêu cầu thay đổi. Làm như vậy có thể dẫn đến sự chậm trễ lớn, vượt quá ngân sách và thậm chí không mang lại kết quả mong muốn.

Phân tích tác động giúp ban quản lý dự án phần mềm quyết định khi nào có thể chấp nhận yêu cầu thay đổi bằng cách thông báo cho họ về tác động của yêu cầu thay đổi đối với các phần khác của hệ thống phần mềm. Thực hiện phân tích tác động trong quá trình phát triển phần mềm có thể làm tăng tổng chi phí phát triển, nhưng chi phí tăng thêm có thể được biện minh một cách dễ dàng.

Làm thế nào để tiến hành một phân tích tác động?

Bởi vì tất cả các tổ chức đều khác nhau, không có cách nào được thiết lập để tiến hành phân tích tác động. Nói chung, quy trình có thể được chia thành ba bước, nhưng bạn hoàn toàn có thể thêm nhiều bước hơn, thay đổi thứ tự của chúng và trong một số trường hợp, thậm chí xóa các bước.

1. Chuẩn bị

Sự thành công của một phân tích tác động phần lớn phụ thuộc vào sự chuẩn bị trước đó. Tập hợp một nhóm gồm những người giỏi có quyền truy cập vào tất cả thông tin bạn sẽ cần về thay đổi được đề xuất và nhận được sự chấp thuận của quản lý cấp cao. Bạn nên làm rõ những gì bạn muốn đạt được với phân tích tác động, vì vậy hãy đảm bảo xác định mục tiêu, mục tiêu và phạm vi của nó. Nếu tổ chức của bạn thiếu người phù hợp cho công việc, bạn có thể thuê bên thứ ba phân tích tác động.

2. Thu thập thông tin

Tiếp theo, phân tích các lĩnh vực cấp cao bị ảnh hưởng bởi thay đổi được đề xuất, chẳng hạn như chiến lược của bộ phận, nhóm khách hàng và quy trình kinh doanh, đồng thời thu thập thông tin cần thiết để thực hiện phân tích. Nếu bạn biết rằng thay đổi sẽ ảnh hưởng đến một số phòng ban, hãy liệt kê chúng. Có hai cách phổ biến để thu thập thông tin: bảng câu hỏi và phỏng vấn thu thập dữ liệu. Mỗi loại có một số ưu và nhược điểm, đó là lý do tại sao chúng thường được kết hợp với nhau.

3. Đánh giá thông tin thu thập được

Cuối cùng, đã đến lúc đánh giá thông tin thu thập được. Hãy tự hỏi bản thân xem những lợi ích và hậu quả tiêu cực lớn nhất của sự thay đổi sẽ là gì và tìm ra cách giải quyết chúng hiệu quả nhất. Tóm tắt những phát hiện của bạn trong một báo cáo phân tích tác động. Báo cáo nên bắt đầu bằng một bản tóm tắt điều hành và mô tả các phương pháp luận được sử dụng để thu thập dữ liệu và đánh giá, tóm tắt các phát hiện và các khuyến nghị để phục hồi, cùng những nội dung khác.

Các phương pháp hay nhất để thực hiện phân tích tác động thay đổi

Mặc dù không thể biến kinh nghiệm của các chuyên gia về phân tích tác động chỉ thành một vài gạch đầu dòng, nhưng có một số phương pháp hay nhất để thực hiện phân tích tác động thay đổi mà mọi người nên biết.

1. Sẽ rất hữu ích khi phân biệt giữa các tác động định lượng (tiền tệ) và các tác động định tính.
2. Đừng bao giờ quên xác định chặt chẽ phạm vi của mỗi phân tích tác động.
3. Thành lập nhóm dự án phân tích tác động đại diện cho tất cả các lĩnh vực trong phạm vi phân tích tác động.
4. Việc thu hút mọi người tham gia luôn dễ dàng hơn nếu bạn có được cam kết điều hành bằng văn bản cho việc phân tích tác động.
5. Tận dụng các công cụ phần mềm quản lý yêu cầu để đảm bảo truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối.

Sử dụng công cụ Quản lý Yêu cầu để Phân tích Tác động Thay đổi

Không ngoa khi nói rằng phân tích tác động là một khía cạnh quan trọng của quản lý các yêu cầu có trách nhiệm vì nó cung cấp sự hiểu biết chính xác về tác động của một thay đổi được đề xuất, giúp mọi người có liên quan đưa ra quyết định sáng suốt.

Vấn đề là việc mô tả thủ công và theo dõi vòng đời của một yêu cầu từ khi hình thành nó, thông qua đặc điểm kỹ thuật và phát triển, cho đến khi triển khai nó là gần như không thể trên các dự án phức tạp với hàng nghìn hiện vật.

Các công cụ quản lý yêu cầu chẳng hạn như Yêu cầu về thăm thân giúp dễ dàng xác định nguồn gốc của từng yêu cầu và theo dõi tất cả sự thay đổiảnh hưởng đến chúng, đảm bảo end-to-end Truy nguyên nguồn gốc và cung cấp thông tin chính xác và được lập thành văn bản để phân tích tác động.

Hỏi chúng tôi câu hỏi của bạn

Các bài liên quan khác:

Tìm hiểu thêm về Công cụ quản lý yêu cầu

Tìm hiểu thêm về Công cụ ALM