Nêu phương pháp 5w 1h 2c 5m, vận đụng để trong lập kế hoạch, tổ chức chuyến đi picnic trong 5 ngày
 Lập kế hoạch có vai trò quan trọng đối với các nhà quản lý vì giúp công việc diễn ra trơn tru và nhanh chóng. Dưới đây là phương pháp lập kế hoạch hiệu quả được nhiều nhà quản lý áp dụng với tên gọi 5W – H – 2C – 5M. Show Vì sao cần cần lập kế hoạch?Một dự án thành công thường bắt đầu bằng một bản kế hoạch chỉn chu và dự trù được tất cả trường hợp xấu có thể xảy ra. Đây là công việc người quản lý phải tìm ra các cách, phương tiện và thời gian để thực hiện các công việc này hiệu quả. Để làm được như vậy đòi hỏi người quản lý phải có các kỹ năng quan trọng như:
Xem thêm: Cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc: Sống trọn mỗi ngày! 5W 1H 2C và 5M được coi là xương sống của toàn bộ bản kế hoạch, chúng giúp bạn định hình được mục tiêu cần hướng tới và từ đó tạo nên bản kế hoạch hoàn hảo. Các công đoạn của bản kế hoạch này là: 5W: When – Where – Who – Why – WhatWhen – Where – Who: Bạn cần xác định thời gian, địa điểm và người thực hiện dự án này là ai. Phân chia công việc hợp lý dựa trên những kỹ năng của nhân viên. Người quản lý sẽ biết được nhân viên của mình ai mạnh yếu những phần nào và từ đó quyết định phần việc cho họ. Tiếp đến hãy thử trả lời công việc này được thực hiện ở đâu thì hợp lý. Nếu số lượng khách đến đông thì những địa điểm như sân vận động được đề xuất thay vì nhà hát chật hẹp. Và thời gian là điểm quyết định kế hoạch đó diễn ra. Công việc bắt đầu khi nào và kết thúc thời điểm nào là hợp lý. Why: Câu hỏi tiếp theo sẽ giúp bạn xác định mục tiêu công việc chính xác hơn. Bạn thực hiện công việc này vì điều gì. Hãy trả lời các câu Tại sao bạn làm công việc này? Ý nghĩa của nó là gì? hay Nếu không làm thì có ảnh hưởng đến lợi ích của ai không? Việc đặt câu hỏi là để xác định được mục tiêu ban đầu và có cơ sở cho bước đánh giá sau cùng. What: Sau khi xác định được tất cả những điểm nói trên, bạn dùng phương pháp gì để thực hiện sẽ là câu hỏi quan trọng cần trả lời. Nội dung công việc được vạch cụ thể giúp bạn biết được tổng quan và thực hiện theo trình tự này tốt hơn. 1H: HowPhương pháp thực hiện các công việc đã liệt kê là gì. Bạn phải dùng sức người hay nhờ sự hỗ trợ của máy móc đều được liệt kê cụ thể ở bước quan trọng này. 2C: Control – CheckControl: Kiểm soát dự án đi đúng hướng là việc làm quan trọng mà người quản lý sẽ là người đứng đầu và chịu trách nhiệm. Bất cứ công việc nào khi tiến hành cũng cần đến bước này để cải thiện từng phần và hoàn thiện nhằm đem đến kết quả tốt nhất. Việc đo lường bằng công cụ gì và như thế nào sẽ được vạch sẵn trong bản kế hoạch. Tùy vào tính chất công việc và kết quả cần đạt thì các công cụ này sẽ thay đổi theo. Check: Xác định phương pháp mà người quản lý sẽ dùng để kiểm tra trong trường hợp này là gì. Bạn phải kiểm tra nó với tần suất bao nhiêu và người thực hiện việc này là ai. Đích thân người quản lý hay trợ lý thực hiện? 5M: Man – Money – Material – Machine – MethodMan: Nguồn nhân lực. Tùy vào quy mô dự án, người quản lý cần xác định có bao nhiêu người để thực hiện thành công dự án này. Ai ở khâu nào và làm việc gì cần được quyết định trong thời gian lập kế hoạch để tránh ảnh hưởng đến dự về lâu dài. Money: Tiền bạc. Ngân sách thực hiện dự án là yếu tố quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi lên kế hoạch các dự án này. Các khoảng tiền cần thiết để dự án có thể đi vào hiện thực và đừng quên một khoảng sự trù cho các sự cố ngoài ý muốn. Material: Nguyên vật liệu cần chuẩn bị cho dự án gồm nhiều yếu tố tạo thành như: phương pháp giao hàng, xác định thời gian và các nhà cung ứng. Machine: Máy móc sản xuất Method: Phương pháp thực hiện Tìm kiếm cơ hội việc làm cấp quản lý cùng JobHopin ngay! JobHopin Team
Chủ đề nhóm 4:Dựa vào quy trình lập kế hoạch, nhóm hãy lập kế hoạch cho chuyến đi chơi dã ngoạicủa cả lớp nhân dịp 26/3Nhóm đã lựa chọn địa điểm cho chuyến đi dã ngoại của lớp dịp 26/3 đó là Vườn QuốcBa Vì, Sơn Tây, Hà Nội.Như đã biết, Quy trình lập kế hoạch gồm 5 bước, và để có 1 bản kế hoạch hoàn chỉnhtất yếu phải làm lần lượt từng bước mộtBước 1: Phân tích môi trườngBước 2: Xác định mục tiêuBước 3: Xây dựng các phương ánBước 4: Đánh giá và lựa chọn các phương án tối ưuBước 5: Quyết định kế hoạchI.Bước 1: Phân tích môi trườngĐể phân tích triệt để các yếu tố ảnh hưởng của môi trường, ta dựa vào mô hình SWOT1. Điểm mạnh- Quân số: đi theo lớp (an toàn hơn, có nhiều ý nghĩa tinh thần) => dễ được sựủng hộ của gia đình- Thời gian: đi trong một ngày nên không gặp nhiều khó khăn+ 26/3 - thời điểm chuẩn bị bước vào kiểm tra giữa kì, chưa có áp lực thi cửlớn, vui chơi thoải mái, xả stress, giải tỏa tâm lý, thoải mái học tập+ Không phải mùa du lịch, ít khách, không chen chúc, nên giá rẻ hơn, có nhiềukhông gian để vui chơi hơn- Giao thông: Vườn quốc gia Ba Vì nằm trên khu vực núi Ba Vì, thuộc huyệnSơn Tây, cách trung tâm Hà Nội khoảng 65km, đường đẹp, dễ đi, thời gian đitừ 1-2h, thích hợp với sinh viên2. Điểm yếu- Quân số: có thể có trường hợp 1 số bận hoặc đột xuất có việc bận không thểtham gia được nên chưa thể tập hợp tổ chức cho đầy đủ thành viên của lớp- Kinh phí: thời điểm đi chơi vào khoảng cuối tháng nên có thể có nhiều bạnkhông có đủ tiền kinh phí- Thời tiết: vẫn còn đang trong mùa lạnh nên có thể không thích hợp để đi dulịch- Phương tiện:+ Nếu đi bằng xe máy: độ nguy hiểm cao, yêu cầu kinh nghiệm của người cầmlái đi đường dài, có thể hạn chế về số lượng xe+ Nếu thuê ô tô: kinh phí cao3. Cơ hội- Giúp tập thể lớp thêm đoàn kết, gắn bó tất cả thành viên lớp với nhau vì cónhiều bạn chưa giao lưu và trò chuyện với nhau và còn khá xa lạ dù đã cùnghọc với nhau gần 2 năm- Tạo không khí giải trí, vui chơi thoải mái giúp các bạn thư giãn, vui vẻ để cónhững cảm xúc tích cực hơn khi bước vào đợt kiểm tra giữa kì- Được tham gia các hoạt động tập thể, có thêm nhiều kĩ năng sống và kĩ năngmềm: trong khoảng thời gian mọi người đi cùng nhau, chơi cùng nhau thì sẽgiao lưu với nhau nhiều hơn, có nhiều trải nghiệm và kỉ niệm với nhau nhiềuhơn…- Được biết đến tham quan và có thêm những hiểu biết, trải nghiệm về các địađiểm đẹp của Hà Nội4. Nguy cơ, thách thức- Cần phải đảm bảo an toàn cho tất cả các thành viên trong suốt quá trình đi vàtham gia vui chơi, trải nghiệm- Các bạn phụ trách chính chuyến đi cần có khả năng kết nối tất cả các thànhviên trong lớp giao lưu với nhau nhiều hơn- Phải tổ chức được một chuyến đi thú vị, có những trải nghiệm và trò chơi hấpdẫn để tạo và duy trì bầu không khí sôi động và vui vẻ nhất- Đảm bảo các lịch trình và hoạt động được diễn ra thuận lợi, theo đúng kếhoạch Từ mô hình SWOT, nhóm đã có thể đưa ra một số quyết định như:+ Địa điểm: Vườn quốc gia Ba Vì, Sơn Tây, Hà Nội+ Thời gian: 1 ngày (26/3)Bước 2: Xác định mục tiêuII.Để đề ra những mục tiêu hiệu quả và thiết thực thì ta thường sử dụng phương phápSMART. Phương pháp SMART là một trong những công cụ phổ biến và hiệu quả nhất đểđặt ra mục tiêu thực tế và có khả năng hoàn thành. Đó là:--S - Specific : Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.+ Mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng càng chứng tỏ khả năng đạt được.VD: Mục tiêu của chuyến dã ngoại đó là:Tạo sự đoàn kết, gắn kết của tất cả các bạn trong lớpTạo môi trường, cơ hội để các thành viên trong lớp làm quen, tìm hiểu, thânthiết với nhau nhiều hơn cũng như cùng nhau vui chơi, thư giãn và có với nhaunhững kỉ niệm, ấn tượng đẹp-Tổ chức các hoạt động tập thể, hoạt động nhóm để các trải nghiệm và rèn luyệnthêm những kĩ năng sống và kĩ năng mềm cho bản thânMeasurable : Đo lường được+ Để đánh giá được kết quả của các mục phải dựa trên những con số đo lườngđượcVD:--Số lượng người tham gia: 49 bạnVề chi phí cho chuyến đi chơi: Vì đều là sinh viên và thời điểm đi chơi vàokhoảng thời gian cuối tháng nên vấn đề tài chính có thể không được mấy dưdả. Và để chuẩn bị cho chuyến đi thì có nhiều khoản phải chi, ví dụ như tiềnphương tiện đi lại, đồ ăn trưa, nước uống, dụng cụ cho các trò chơi, vé vào khudu lịch, chi phí phát sinh… nên cần được tính toán để đưa ra con số phù hợp.Và để lượng hóa được kinh phí, ta phải dựa vào nguồn lực có sẵn và nguồn lựccó thể huy động được để đưa ra kinh phí dự kiếnA - Achievable : Có thể đạt được+ Phải hiểu và biết được khả năng của bản thân trước khi đưa ra các mục tiêu+ Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu màkhông thể đạt nổi.-VD: Tham khảo ý kiến cả lớp về mức kinh phí có thể chi cho chuyến đi dãngoại tối đa tầm bao nhiêu, thời đi như thế nào là hợp lý nhất ?Từ đó để cân nhắc và đưa ra con số mà tất cả các bạn có đủ khả năng về tàichính và có thể sắp xếp thời gian cho 1 chuyến đi như vậy. Và người lập kếhoạch cần cân nhắc và đưa ra những lựa chọn về khoản phải chi, thời gian, cáchoạt động, nơi tổ chức phù hợp-R - Realistics : Thực tế+ Là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực cósẵn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).+ Sau khi có bản kế hoạch sơ bộ ta cần đánh giá tổng quan xem kế hoạch có thểthực hiện được với tình hình nhân lực,tài chính,...như hiện tại hay không. So với kế hoạchthì liệu có thể đáp ứng được các tiêu chí kia không,từ đấy đưa ra những thay đổi phù hợp.- T - Timely: Thời gian hoàn thành+ Đặt ra những thời gian, thời hạn cụ thể cho từng mục tiêu để có thể hoàn thànhmọi việc đúng hạn.+ Những mục tiêu lớn hãy chia nhỏ để hoàn thành dễ dàng hơnVD:+ Thời gian, Deadline cho việc chuẩn bị xong cho các hoạt động hậu cầnnhư thuê xe, dụng cụ, đặt đồ ăn, nước uống…là 24/3 chẳng hạn+ Thời gian cho thời gian khởi hành, xuất phát, thời gian kết thúc haykhoảng thời gian cho các hoạt động, timeline cụ thể, chi tiết để đảm bảo kếhoạch được thực hiện một cách tuần tự,không gây mất thời gian,đảm bảo lịchtrình diễn ra suôn sẻ như dự kiếnIII.---Xây dựng các phương án1. Phương án tự tổ chức:Chuẩn bị:+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thờigian, địa điểmKinh phí dự kiến: 150k/ngườiHình thức đi: Bằng cách ghép đôi và đi bằng xe máy của các thành viên tronglớp hoặc có thể huy động đượcThời gian di chuyển: 1 tiếngLà chuyến đi 1 ngàyCác công việc cần làm, chuẩn bị trước:+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được và danh sách cácbạn có xe máy hoặc có thể mượn được xe+ Phân công các bạn đã đăng kí tham gia chuẩn bị các công tác hậu cần:Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho chuyến điĐi tiền trạm và tìm hiểu các thông tin cần thiết cho chuyến đi từ nhiều kênh vànhững người có kinh nghiệm về chi phí, địa điểm, quy định nơi tổ chức….Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các bạn thành viên+ Sắp xếp người phụ trách các phần công việc như: dẫn đoàn, chốt đoàn, quảntrò tổ chức các trò chơi….Timeline sơ bộ:Thời gian6h6h308h8h308h45 – 10h45Hoạt độngTất cả mọi người tập trung ở trước cổng KTX NEUĐiểm danh người, xe máyKiểm tra đồ dùng, dụng cụ…Sắp xếp và hướng dẫn cách di chuyểnCả lớp xuất phát (người dẫn đoàn và chốt đoàn cố gắng hoànthành công việc của mình)Đến nơi. Mọi người vào gửi xe và di chuyển đến địa điểm tậptrung và nghỉ ngơi một chút sau thời gian đi đường dàiCả lớp tập trung và lớp trưởng giới thiệu về chuyến đi dã ngoại,mục tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động trong ngàyLớp tham quan khu du lịch, khám phá cảnh quan thiên nhiên tại11h11h – 12h12h-13h1513h15 – 13h3013h30 – 16h16h – 16h30rừng quốc gia Ba VìĐịa điểm du lịch:+ Vườn thực vật với hơn 300 loài cây gỗ+ Đỉnh Ngọc Hoa (1180m)+ Ngọn Tản Viên (1227m)+ Đền thờ Đức Thánh Tản+ Đỉnh Vua (1296m)Tập trung tại địa điểm đã chọn để tổ chức hoạt động buổi trưaChia team và tổ chức các hoạt động như các trò chơi, câu đốliên quan đến danh lam thắng cảnh tại Ba Vì hay về kĩ năngsống cần thiết cho bản thânĂn trưa, nghỉ ngơi, giao lưu văn nghệTập trung cả lớp và có những hoạt động khởi động nhẹ nhàngchuẩn bị cho các hoạt động buổi chiềuTổ chức các hoạt động Teambuiding. Ví dụ như: Qua sông,Cướp cờ, Đá bóng buộc chân….Tập trung cả lớp, tổng kết và tuyên bố kết thúc chuyến đi dãngoạiCả lớp cùng ra về2. Phương án thuê trọn gói---Chuẩn bị:+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thờigian, địa điểmKinh phí dự kiến: 400kHình thức: Đi theo tourLà chuyến đi 1 ngàyCác công việc cần làm:+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được+ Tìm hiểu các công ty tổ chức du lịch+ Lựa chọn một công ty du lịch phù hợp với lớp+ Phổ biến qua lịch trình cho mọi người+ Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các bạn thành viênLịch trình chuyến đi do công ty du lịch đưa ra:Thời gian6h6h307h30 – 8hHoạt độngXe sẽ đỗ trước cổng KTX NEUĐiểm danh và phổ biến lại lịch trìnhXe xuất phátĐến khu du lịch, tập trung và nghỉ ngơi một chútLớp trưởng giới thiệu và tuyến bố lý do tổ chức chuyến đi:8h – 10h3011h – 11h3011h30 – 13h3014h16hmục tiêu, mong muốn…Hướng dẫn viên đưa đoàn đi khám phá khu du lịch và cùnggiao lưu với nhauCả lớp tập trung tại điểm tập trungĐoàn ăn trưa tại nhà hàng bên dòng thác Hòa Lan.Giao lưu văn nghệSau đó nghỉ ngơi tại nhà nghỉ của khu du lịchĐoàn thay trang phục chuẩn bị đi tham quan và bơi tại hồ tạosong cùng nhiều trò chơi hấp dẫnCả lớp tập trung và lêm xe trở về Hà Nội3. Phương án thuê xe và tự tổ chức---Chuẩn bị:+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thờigian, địa điểmKinh phí dự kiến: 200kChuyến đi 1 ngàyCác công việc cần làm:+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được+ Tìm hiểu về chỗ thuê xe+ Phổ biến qua lịch trình cho mọi người+ Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các bạn thành viên+ Liên hệ với xe thuê+ Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho chuyến đi+ Đi tiền trạm và tìm hiểu các thông tin cần thiết cho chuyến đi từ nhiều kênhvà những người có kinh nghiệm về chi phí, địa điểm, quy định nơi tổ chức….Timeline:Thời gian6h – 6h307h308h8h15 – 10hHoạt độngTất cả mọi người tập trung ở trước cổng KTX NEUĐiểm danh ngườiKiểm tra đồ dùng, dụng cụ…Xe ô tô đợi sẵn lúc 6h theo hợp đồng và xuất phát khi đã sẵn sàngĐến nơi. Mọi người xuống xe và di chuyển đến địa điểm tập trungvà nghỉ ngơi một chút sau thời gian đi đường dàiCả lớp tập trung và lớp trưởng giới thiệu về chuyến đi dã ngoại,mục tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động trong ngàyLớp tham quan khu du lịch, khám phá cảnh quan thiên nhiên tạirừng quốc gia Ba VìĐịa điểm du lịch:+ Vườn thực vật với hơn 300 loài cây gỗ+ Đỉnh Ngọc Hoa (1180m)+ Ngọn Tản Viên (1227m)+ Đền thờ Đức Thánh Tản+ Đỉnh Vua (1296m)10h30Tập trung tại địa điểm đã chọn để tổ chức hoạt động buổi trưa10h30 –Chia team và tổ chức các hoạt động như các trò chơi, câu đố liên11h30quan đến danh lam thắng cảnh tại Ba Vì hay về kĩ năng sống cầnthiết cho bản thân11h30-13hĂn trưa, nghỉ ngơi, giao lưu văn nghệ13h – 13h15 Tập trung cả lớp và có những hoạt động khởi động nhẹ nhàngchuẩn bị cho các hoạt động buổi chiều13h15 – 16hTổ chức các hoạt động Teambuiding. Ví dụ như: Qua sông, Cướpcờ, Đá bóng buộc chân….16h – 16h30 Tập trung cả lớp, tổng kết và tuyên bố kết thúc chuyến đi dã ngoạiCả lớp cùng ra vềIV.----Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu+ Dựa vào nội dung các phương án đã xây dựng được ở bước 3, ta có được sựphân tích và đưa ra những tiêu chí để đánh giá các phương án như sau:Thời gian di chuyển: Khi đi xe ô tô thì chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian hơn,không phải dừng lại dọc đường để nghỉ ngơi hay tiếp thêm nhiên liệu hay lạcmất thành viên như khi đi bằng xe máy; đặc biệt đi theo tour chúng ta cònkhông cần chuẩn bị các công tác hậu cần ( đồ ăn, nước uống, các dụng cụ cầnthiết khác,….) hoặc chỉ thuê xe thì sẽ rẻ hơn đi theo tour, cũng sẽ đến địa điểmnhanh hơnKinh phí: Khi tự chuẩn bị phương tiện và các đồ dùng cần thiết thì sẽ giúpchúng ta tính toán, cân nhắc được, chỉ chuẩn bị những thứ cần thiết và tất yếu,tiết kiệm chi phí; nhất là đối với sinh viên thì kinh phí là một trong những vấnđề quan trọng nhất.Sự an toàn trong chuyến đi: Đi xe máy sẽ rất dễ phát sinh các vấn đề trong quátrình di chuyển dọc đường ( lạc đoàn, thủng lốp, gặp sự cố…) sẽ ảnh hưởngđến các bạn và chuyến đi. Sự an toàn trong quá trình di chuyển, thăm quan dulịch và chơi các trò chơi cũng rất quan trọng, nếu chúng ta đi theo tour hoặcthuê xe sẽ giảm thiểu được tối đa các phát sinh không đáng có trong chuyến đi.Khoảng thời gian cho các hoạt động: Nếu tự tổ chức ta sẽ làm chủ được thờigian hơn nên thời gian cho các hoạt động cũng được tự nhiên và linh hoạt hơn.Sự thú vị trong chuyến đi: Nếu đi bằng xe máy, trong quá trình di chuyểnchúng ta có thể dừng ở những nơi có cảnh đẹp dọc đường để chụp ảnh, selfie,check in… Còn nếu đi theo đoàn thì sẽ bị bó hẹp trong kế hoạch của công ty dulịch.Sự tiện lợi trong chuyến đi: Khi tự chuẩn bị, chúng ta có thể chọn lựa những đồdùng và số lượng mà mình muốn. Ta có bảng đánh giá như sau:-Yếu tốđánh giáThời giandi chuyểnKinhphíSự antoàntrongchuyến điKhoảngthời giancho cáchoạtđộngSự thú vị Sự tiên litrongtrongchuyến đi chuyến điTổngđiểmTrọng số256134PA1: Tựtổ chứcPA2: Thuêtrọn góiPA3: Thuêxe và tự tổchức21563984365181343741012261246Bước 5: Ra quyết địnhV.Dựa vào sự phân tích, các tiêu chí đánh giá được thể hiện ở bảng trên theo phươngpháp trọng số ta có thể đưa ra nhận xét như sau:Phương án 1: Tự tổ chức+ Ưu điểm: giảm thiểu tối đa chi phí, chủ động và linh hoạt hơn+ Nhược điểm : khoảng thời gian cho các hoạt động vui chơi ngắn do thời giandi chuyển kéo dài và quá trình di chuyến đến địa điểm ko đảm bảo an toàn- Phương án 2: Thuê chọn gói+ Ưu điểm : an toàn cao, được trải nghiệm dịch vụ tốt hơn+ Nhược điểm: thời gian tổ chức các hoạt động và sự tiện lợi chưa đạt kết quảcao như mong muốn do phải phụ thuộc vào bên nhà xe và bên thuê dịch vụ;- Phương án 3: Thuê xe và tự tổ chức+ Ưu điểm: Kinh phí thấp, an toàn, tiện lợi nhìn chung đáp ứng được khá tốtcác tiêu chí còn lại Cuối cùng, cả nhóm đưa ra quyết định là chọn thực thi theo phương án 3: Thuê xevà tự tổ chức để tổ chức một chuyến đi dã ngoại cho cả lớp ngày 26/3- |
