Ý nghĩa của phương pháp phân tích abc

“80% doanh thu hàng năm đến từ 20% số lượng hàng hóa trong kho” Quy tắc đối nghịch này vẫn luôn được ứng dụng trong mô hình Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho.

Vậy Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho là gì? Và việc ứng dụng mô hình này giúp ích gì cho doanh nghiệp sản xuất?

Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho là gì?

Phân tích ABC là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho nhằm xác định giá trị của các mặt hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. Phương pháp này xếp hạng các mặt hàng theo lượng cầu, chi phí và rủi ro, và người quản lý hàng tồn kho xếp các mặt hàng vào các nhóm dựa trên các tiêu chí đó. Điều này giúp các nhà quản trị sản xuất hiểu được sản phẩm hoặc dịch vụ nào là quan trọng nhất đối với lợi nhuận và doanh thu của doanh nghiệp.

Các đơn vị lưu giữ hàng tồn kho (SKU) quan trọng nhất, dựa trên khối lượng bán hàng hoặc lợi nhuận, là các mặt hàng “Nhóm A”, quan trọng nhất tiếp theo là Nhóm B và ít quan trọng nhất là Nhóm C. Một số công ty có thể lựa chọn hệ thống phân loại sản phẩm thành nhiều nhóm hơn (A-F chẳng hạn).

Phân tích ABC và Nguyên tắc Pareto 

Nguyên tắc Pareto nói rằng hầu hết các kết quả chỉ đến từ 20% nỗ lực hoặc nguyên nhân trong bất kỳ hệ thống nào. Dựa trên quy tắc 80/20 của Pareto, phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho xác định 20% hàng hóa trong kho mang lại khoảng 80% giá trị doanh thu.

Do đó, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất đều có một số lượng nhỏ các mặt hàng A, một nhóm sản phẩm B lớn hơn một chút và một nhóm hàng hóa C với số lượng lớn nhất.

Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho

Phân tích ABC giúp xác định Điểm tốt nhất (Sweetspot) của hàng tồn kho – điểm mà tại đó tạo ra giá trị doanh thu lớn mà không đòi hỏi quá nhiều nguồn lực.

Nhóm hàng	Mức độ quan trọng	Phần trăm số lượng	Giá trị mang lại hàng năm	Mức độ kiểm soát
Nhóm A	Giá trị cao	10-20%	70-80%	Chặt chẽ
Nhóm B	Giá trị trung bình	30%	15-20%	Trung bình
Nhóm C	Giá trị thấp	50%	5%	Cơ bản

Người quản lý hàng tồn kho luôn tìm cách cải thiện giá cả và chất lượng hoặc để đạt được hiệu quả cao hơn. Để đạt được mục tiêu đó, họ có thể sử dụng kỹ thuật ABC, từ đó tập trung thời gian và nỗ lực chủ yếu vào hàng tồn kho Nhóm A và ít hơn vào các sản phẩm Nhóm B và C. Ví dụ, các nhà quản lý hàng tồn kho sẽ sử dụng phân tích ABC để kiểm tra các đơn đặt hàng mua sản phẩm có giá trị cao nhất (mặt hàng nhóm A) trước tiên, vì những đơn hàng này tạo ra nhiều doanh thu nhất.

Cách tính toán theo Phân tích ABC

Nhà quản trị sản xuất có thể tiến hành phân tích hàng tồn kho ABC bằng cách nhân doanh thu hàng năm của một mặt hàng nhất định với chi phí của nó. Kết quả sẽ cho biết hàng hóa nào nên được ưu tiên cao và hàng hóa nào mang lại lợi nhuận thấp, nhờ đó biết được cần tập trung nguồn nhân lực và vốn vào đâu.

Công thức để phân tích hàng tồn kho ABC:
(Số lượng mặt hàng đã bán hàng năm) x (Giá mỗi mặt hàng) = (Giá trị sử dụng hàng năm trên mỗi sản phẩm)

Nhà quản trị có thể sử dụng Microsoft Excel để thực hiện phân tích hàng tồn kho ABC cơ bản:

• Liệt kê từng sản phẩm theo thứ tự giảm dần tính theo giá trị sử dụng của sản phẩm đó
• Tính tổng giá trị của từng mặt hàng
• Xác định giá trị cho các danh mục A, B và C, sau đó xếp các mặt hàng vào mỗi nhóm

Hàng hóa có giá trị cao nhất thì sẽ được nhận được ưu tiên quản lý cao nhất.

Tại sao cần sử dụng Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho?

Sử dụng phân tích ABC cho hàng tồn kho giúp kiểm soát tốt hơn chi phí vốn lưu động, làm giảm hàng tồn kho lỗi thời và có thể tăng tốc độ luân chuyển hàng tồn kho (inventory turnover rate) hoặc tần suất doanh nghiệp phải thay thế các mặt hàng sau khi bán hết hàng. Cụ thể, phân tích ABC giúp:

• Tối ưu hóa không gian tồn kho: Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho xác định các sản phẩm đang có lượng cầu cao. Từ đó, doanh nghiệp có thể ưu tiên sử dụng không gian kho để dự trữ đầy đủ những hàng hóa đó và duy trì mức tồn kho thấp hơn cho các mặt hàng Nhóm B hoặc C.
  
  
  Duy trì mức tồn kho phù hợp cho các Nhóm hàng A, B và C

• Cải thiện dự báo hàng tồn kho: Theo dõi và thu thập dữ liệu về các sản phẩm có lượng cầu cao có thể tăng độ chính xác của dự báo bán hàng. Các nhà quản lý có thể sử dụng thông tin này để thiết lập mức hàng tồn kho và giá cả nhằm tăng doanh thu chung cho công ty.
• Định giá tốt hơn: Doanh số bán hàng cho một mặt hàng cụ thể tăng lên có nghĩa là lượng cầu đang tăng lên và việc tăng giá có thể được cân nhắc, điều này giúp cải thiện khả năng sinh lời.
• Phân bổ nguồn lực chiến lược: Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho là một cách để đánh giá liên tục việc phân bổ nguồn lực để đảm bảo rằng các mặt hàng Nhóm A phù hợp với lượng cầu của khách hàng. Khi lượng cầu giảm xuống, nhà quản trị sẽ phân loại lại mặt hàng để tận dụng tốt hơn nhân sự, thời gian và không gian cho các sản phẩm Nhóm A mới.
• Dịch vụ khách hàng tốt hơn: Chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như số lượng bán được, chi phí mặt hàng hay tỷ suất lợi nhuận. Khi nhà quản trị xác định được mặt hàng có lợi nhất, nhà quản trị có thể cân nhắc cung cấp mức dịch vụ tốt hơn cho những mặt hàng đó. 
• Quản lý vòng đời sản phẩm tốt hơn: Thông tin chi tiết về việc một sản phẩm đang ở giai đoạn nào trong vòng đời của nó là rất quan trọng để dự báo nhu cầu và dự trữ mức tồn kho một cách thích hợp. 
• Kiểm soát các mặt hàng có chi phí cao: Hàng tồn kho Nhóm A ảnh hưởng lớn đến thành công của doanh nghiệp. Phân tích ABC giúp nhà quản trị định hướng ưu tiên theo dõi lượng cầu và duy trì lượng hàng tồn kho tốt để luôn có đủ các sản phẩm chủ chốt. 
• Giảm chi phí lưu kho: Bằng cách tuân theo đúng tỷ lệ hàng dự trữ dựa trên các nhóm A, B hoặc C, nhà quản lý kho có thể giảm chi phí lưu kho đi kèm với việc giữ lại hàng tồn kho dư thừa. 
• Đơn giản hóa chuỗi cung ứng: Sử dụng phân tích ABC về dữ liệu hàng tồn kho để xác định xem liệu đã đến lúc hợp nhất các nhà cung cấp hay chuyển sang một nguồn duy nhất để giảm chi phí ghi sổ và đơn giản hóa hoạt động.

Làm thế nào để áp dụng Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho?

Cách tốt nhất để thực hiện quản lý hàng tồn kho ABC là trước tiên hãy đánh giá xem nó có hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn hay không. Nhà quản trị sản xuất có thể sử dụng bảng hỏi dưới đây để đánh giá mức độ sẵn sàng áp dụng mô hình ABC. 

Vấn đề	Câu hỏi	Có	Không
Thu thập thông tin	Thông tin về chi phí và lượng cầu theo từng mặt hàng có đáng tin cậy và dễ tiếp cận không?
Hệ thống	Các quy trình và hệ thống hiện tại có sẵn sàng để vận hành hiệu quả phương pháp phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho không?
Lợi ích kinh doanh	Các lợi ích của việc triển khai và vận hành phương pháp có được định lượng bằng cách sử dụng các mục tiêu SMART không? Lợi ích có lớn hơn rủi ro không?
Tác động của thay đổi	Doanh nghiệp đã đánh giá tác động của việc chuyển sang Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho hay chưa
Thời gian	Doanh nghiệp đã thiết lập một tiến trình thực hiện thực tế chưa?
KPI	Doanh nghiệp đã xác định các KPI cần theo dõi để đo lường mức tiết kiệm chi phí chưa?

Đơn giản hóa Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho cùng WMS-X

Để đơn giản hóa và tự động hóa việc kiểm soát có chọn lọc theo phương pháp Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho, nhiều doanh nghiệp sản xuất đã lựa chọn ứng dụng giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý kho.

Hệ thống Quản lý kho thông minh WMS-X do VTI Solutions phát triển giúp các doanh nghiệp duy trì mức cung ứng tối ưu với khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực, tránh tình trạng dư thừa quá mức cần thiết hoặc hết hàng. WMS-X cũng đưa ra cảnh báo cho nhà quản trị về các nhóm hàng tồn kho khi tồn kho đang ở thấp hơn mức tối thiểu quy định. 

Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions chuyên cung cấp các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất. 

Liên hệ với chúng tôi để được nhận khảo sát nhà máy miễn phí!