Sử dụng kỹ thuật phân tích SWOT để phân tích vấn đề học môn kỹ năng mềm của bản thân ảnh chỉ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TPHCM KHOA MÁY TÀU THỦY  TÀI LIỆU THAM KHẢO MÔN 022014 - KỸ NĂNG MỀM 1 Người biên soạn: 1. TS. Nguyễn Duy Trinh 2. GV. Nguyễn Sơn Tùng 3. GV. Phạm Văn Chiến TPHCM, tháng 03/2014 KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 2 MỤC LỤC TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG MỀM 6 CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH S.W.O.T (S.W.O.T ANALYSIS) 10 1.1 Khái niệm S.W.O.T 10 1.1.1 Thế nào là điểm mạnh, điểm yếu của bản thân? 10 1.1.2 Cơ hội và thách thức là gì? 11 1.2 PHÂN TÍCH S.W.O.T 14 1.2.1 Khái niệm ma trận S.W.O.T 14 1.2.2 Cách lập ma trận S.W.O.T: 16 1.2.3 Phân tích ma trận S.W.O.T 17 CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 20 2.1 TỔNG QUAN: 20 2.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 21 2.2.1 Xác định tình huống. 21 2.2.2 Phân tích khán giả và diễn giả: 22 2.2.3 Xác định mục đích, mục tiêu: 24 2.2.4 Trang phục 25 2.2.5 Phương tiện, tuyến đường di chuyển và địa điểm thuyết trình 26 2.2.6 Thiết bị hỗ trợ 27 2.2.7 Tập luyện trước khi thuyết trình 28 2.3 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 28 2.3.1 Dàn bài cơ bản 28 2.3.2 Cách thể hiện các phần chính 30 2.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH 32 2.4.1 Sắp xếp nội dung theo trình tự lôgic 32 2.4.2 Âm điệu giọng nói thuyết phục 32 KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 3 2.4.3 Ngôn từ thích hợp 33 2.5 NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 35 2.5.1 Tính toán thời gian hợp lý 35 2.5.2 Nội dung phù hợp 35 2.5.3 Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn 35 2.5.4 Lập dàn ý cho riêng mình: 35 2.5.5 Luyện nói thật to: 35 2.5.6 Dẹp bỏ sự lo lắng 36 2.5.7 Sôi nổi và nồng nhiệt 36 2.5.8 Nghĩ trước tất cả những câu hỏi mà bạn sẽ hỏi khán giả và cả những câu hỏi mà khán giả có thể hỏi bạn 36 2.5.9 Tuân thủ nguyên tắc thuyết trình: 3T 37 2.6 BÍ QUYẾT ĐỂ THUYẾT TRÌNH THÀNH CÔNG TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG 37 2.6.1 Phải biết mình nói gì 37 2.6.2 Thực hành, nhưng không cần quá nhiều 37 2.6.3 Hãy là chính mình 37 2.6.4 Xem khán giả là bạn bè 38 2.6.5 Hãy tin rằng bạn sẽ làm được 38 2.7 CÁC YẾU TỐ LÀM CẢN TRỞ BÀI THUYẾT TRÌNH 39 2.7.1 Sai số liệu 39 2.7.2 Lỗi thiết kế file thuyết trình 39 2.7.3 Quay lưng về phía người nghe 39 2.7.4 Kết thúc không tốt 40 2.7.5 Không tìm hiểu kĩ về người nghe 40 2.7.6 Bỏ qua các rủi ro 40 2.8 KỸ THUẬT KÉO DÀI VÀ RÚT NGẮN BÀI THUYẾT TRÌNH 40 2.8.1 Kỹ thuật kéo dài bài thuyết trình 40 2.8.2 Kỹ thuật rút ngắn bài thuyết trình 41 KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 4 2.9 CÁCH SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN HỖ TRỢ 41 2.9.1 Nguyên tắc sử dụng các phương tiện hỗ trợ trong thuyết trình 41 2.9.2 Một số phương tiện hỗ trợ và cách sử dụng 41 CHƯƠNG 3: KĨ NĂNG THIẾT LẬP MỤC TIÊU 44 3.1 Mục tiêu & cách thiết lập mục tiêu 44 3.1.1 Mục tiêu là gì? 44 3.1.2 Tại sao phải sống có mục tiêu? 44 3.1.3 Phân loại mục tiêu: 45 3.1.4 Các bước thiết lập mục tiêu 47 3.2 Mục tiêu nhóm 48 3.2.1 Các đặc trưng của mục tiêu nhóm 48 3.2.2 Tại sao phải có mục tiêu nhóm 48 3.2.3 Thiết lập mục tiêu nhóm 49 3.2.4 Công cụ sử dụng 49 3.3 Mục tiêu “thông minh” SMART 50 3.3.1 Khái niệm 50 3.3.2 Ví dụ về mục tiêu SMART 51 CHƯƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH NGHỀ NGHIỆP & PHÁT TRIỂN BẢN THÂN – CHUYÊN MÔN 53 4.1 Kế hoạch là gì? 53 4.2 Lập kế hoạch nghề nghiệp 53 4.2.1 Lập kế hoạch phát triển (KHPT) nghề nghiệp là gì & tại sao? 54 4.2.2 Các bước lập KHPT nghề nghiệp 55 4.3 Phát triển bản thân & chuyên môn 58 4.3.1 Phát triển bản thân là gì & phát triển như thế nào là đúng? 58 4.3.2 Phát triển chuyên môn 60 CHƯƠNG 5: VĂN BẢN TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 61 5.1 Tiếp nhận văn bản 61 KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 5 5.1.1 Khái quát về văn bản 61 5.1.2 Đặc trưng văn bản 62 5.1.3 Phân tích một văn bản 64 5.1.4 Tóm tắt văn bản 65 5.1.5 Mục đích 65 5.2 Hướng dẫn xây dựng một số thể loại văn bản 67 5.2.1 Khái niệm về soạn thảo văn bản 67 5.2.2 Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính 67 5.2.3 Kỹ thuật lập đề cương 68 KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 6 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG MỀM Trong buổi phỏng vấn thi tuyển vào công ty Unilever, đang trao đổi về nghiệp vụ kinh doanh, bất ngờ nhà tuyển dụng hỏi: “Theo em, nếu phi một con dao vừa dùng để phết bơ thì mặt nào sẽ tiếp đất, mặt phết bơ hay không phết bơ?”. Trước câu hỏi bất thình lình như thế, bạn sẽ lúng túng hay bạn sẽ mỉm cười và đáp lại câu hỏi bằng một câu trả lời đầy thuyết phục? Thật ra, ý đồ của các nhà tuyển dụng chính là nằm ở những câu hỏi "vu vơ" này là nhằm kiểm tra kỹ năng mềm của các ứng viên. Với những câu hỏi này, không có một đáp án cụ thể nào cả mà quan trọng là ứng viên phải thuyết phục được nhà tuyển dụng tin vào đáp án của mình. Thế nào là kỹ năng, kỹ năng mềm, kỹ năng cứng? Kỹ năng là khả năng thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn cảnh, điều kiện nhất định, đạt được một chỉ tiêu nhất định. Các kỹ năng có thể là kỹ năng sống, kỹ năng mềm và kỹ năng nghề nghiệp. Mỗi người học nghề khác nhau thì có các kỹ năng khác nhau nhưng các kỹ năng sống và kỹ năng mềm là các kỹ năng cơ bản thì bất cứ ai làm nghề gì cũng nên có và cần phải có. KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 7 Kỹ năng mềm (soft skills) – trí tuệ cảm xúc: là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người - thường không được học trong nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn, không thể sờ nắm, càng không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính của từng người. Nhưng, kỹ năng mềm lại quyết định bạn là ai, làm việc thế nào, là thước đo hiệu quả cao trong công việc. Hay có thể định nghĩa ngắn gọn hơn: Kỹ năng “mềm” (hay còn gọi là Kỹ năng thực hành xã hội) là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới Ngược lại, kỹ năng cứng (hard skills) – trí tuệ logic: chính là khả năng học vấn của bạn, kinh nghiệm và sự thành thạo về chuyên môn. Những kiến thức đó dù học tốt tới đâu trong 4 - 5 năm đại học thì nó cũng chỉ là một phần nhỏ trong cái đại dương mênh mông kiến thức sau này của đời con người. Thực tế cho thấy kỹ năng cứng tạo tiền đề, và kỹ năng mềm tạo nên sự phát triển. Người thành đạt chỉ có 25% là do những kiến thức chuyên môn, 75% còn lại được quyết định bởi những kỹ năng mềm họ được trang bị. Chìa khóa dẫn đến thành công thực sự là bạn phải biết kết hợp cả hai kỹ năng này một cách khéo léo. Để hiểu rõ hơn về kỹ năng mềm, bạn có thể tham khảo các kỹ năng mềm đang được giảng dạy một số nước: Tại Mỹ: có 13 kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công trong công việc: 1. Kỹ năng học và tự học (Learning to learn). 2. Kỹ năng lắng nghe (Listening skills). 3. Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills). 4. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills). 5. Kỹ năng tư duy sáng tạo (Creative thinking skills). 6. Kỹ năng quản lý bản thân và tinh thần tự tôn (Self esteem). 7. Kỹ năng đặt mục tiêu/ tạo động lực làm việc (Goal setting/ motivation skills). 8. Kỹ năng phát triển cá nhân và sự nghiệp (Personal and career development skills). 9. Kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ (Interpersonal skills). 10. Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork). 11. Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills). KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 8 12. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả (Organizational effectiveness). 13. Kỹ năng lãnh đạo (Leadership skills). Tại Úc các kỹ năng hành nghề bao gồm có 8 kỹ năng như sau: 1. Kỹ năng giao tiếp (Communication skills). 2. Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills). 3. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills). 4. Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills). 5. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (Planning and organising skills). 6. Kỹ năng quản lý bản thân (Self-management skills). 7. Kỹ năng học tập (Learning skills). 8. Kỹ năng công nghệ (Technology skills). Tại Canada có 6 kỹ năng đươc đào tạo: 1. Kỹ năng giao tiếp (Communication). 2. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving). 3. Kỹ năng tư duy và hành vi tích cực (Positive attitudes and behaviours). 4. Kỹ năng thích ứng (Adaptability). 5. Kỹ năng làm việc nhóm (Working with others). 6. Kỹ năng nghiên cứu khoa học, công nghệ và toán (Science, technology and mathematics skills). Tại Anh cũng đưa ra danh sách 6 kỹ năng quan trọng bao gồm: 1. Kỹ năng tính toán (Application of number). 2. Kỹ năng giao tiếp (Communication) 3. Kỹ năng tự học và nâng cao năng lực cá nhân (Improving own learning and performance). 4. Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information and communication technology). 5. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving). 6. Kỹ năng làm việc nhóm (Working with others). Tại Singapore người ta thiết lập hệ thống các kỹ năng hành nghề gồm 10 kỹ năng: 1. Kỹ năng công sở và tính toán (Workplace literacy & numeracy). KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 9 2. Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information & communications technology). 3. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định (Problem solving & decision making). 4. Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative & enterprise). 5. Kỹ năng giao tiếp và quản lý quan hệ (Communication & relationship management). 6. Kỹ năng học tập suốt đời (Lifelong learning). 7. Kỹ năng tư duy mở toàn cầu (Global mindset). 8. Kỹ năng tự quản lý bản thân (Self-management). 9. Kỹ năng tổ chức công việc (Workplace-related life skills). 10. Kỹ năng an toàn lao động và vệ sinh sức khỏe (Health & workplace safety). Trong thực tế, tùy vào điều kiện cụ thể ở mỗi quốc gia, mỗi ngành nghề, người ta đã xây dựng ra các chương trình đào tạo kỹ năng mềm mà trong đó các kỹ năng được chọn phù hợp với đối tượng nhắm đến. Đối với các đối tượng là sinh viên các ngành học tại Trường Đại học Giao thông vận tải TPHCM, chúng tôi đã lựa chọn ra một số kỹ năng thiết thực và bố trí chia thành hai môn học là Kỹ năng mềm 1 và Kỹ năng mềm 2. Trong môn học kỹ năng mềm 1, chúng tôi nhắm đến việc đào tạo sinh viên xây dựng được các kỹ năng có liên quan đến việc xác định, đánh giá khả năng của mỗi cá nhân và dựa trên cơ sở đó sinh viên có thể tự thiết lập cho mình các mục tiêu sống, kế hoạch học tập và phát triển bản thân cũng như công việc như: 1. Kỹ năng phân tích S.W.O.T 2. Kỹ năng thuyết trình 3. Kỹ năng thiết lập mục tiêu 4. Kỹ năng thiết lập kết hoạch phát triển bản thân (P.P.D) và nghề nghiệp (C.P.D) 5. Kỹ năng thiết lập văn bản Tiếng Việt. KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 10 CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH S.W.O.T (S.W.O.T ANALYSIS) S.W.O.T là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hiệu quả để xác định các ưu điểm, khuyết điểm của một tổ chức, các cơ hội để phát triển và cả thách thức, nguy cơ mà cá nhân, tổ chức đó sẽ phải đương đầu. Thực hiện phân tích S.W.O.T giúp chúng ta tập trung các hoạt động của chúng ta vào những lĩnh vực mà chúng ta đang có lợi thế và nắm bắt được các cơ hội mà chúng ta có được. Phân tích S.W.O.T ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực khác, tuy nhiên trong tài liệu này chỉ đề cập đến việc phân tích S.W.O.T cho các cá nhân nhằm giúp các bạn sinh viên hiểu và phân tích được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân; xác định được cơ hội và thách thức đối với họ trong giai đoạn bắt đầu việc học tập tại trường để có thể xác định và đưa ra những công việc cụ thể nhằm phát triển bản thân cho phù hợp. Ngoài ra, các bạn sinh viên sau khi làm quen còn có thể tiếp tục rèn luyện và phát triển thành một kỹ năng quan trọng để áp dụng vào công việc thực tiễn sau này. 1.1 Khái niệm S.W.O.T 1.1.1 Thế nào là điểm mạnh, điểm yếu của bản thân? Điểm mạnh (Strenghts): Là những nhân tố tích cực nổi trội bên trong bản thân mỗi người, có thể kiểm soát được và ta cần duy trì và phát huy các yếu tố này. Điểm yếu (Weaknesses): Là những nhân tố tiêu cực bên trong bản thân mỗi người có thể kiểm soát được mà ta cần loại bỏ hoặc khắc phục. Một số ví dụ về điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân: Điểm mạnh Có nền tảng giáo dục tốt Có kinh nghiệm làm việc Trình độ chuyên môn tốt Có mối quan hệ rộng rãi, vững chắc Đặc điểm cá nhân tích cực …. Điểm yếu Thiếu sự đào tạo chính quy, bài bản Thiếu kinh nghiệm Kĩ năng nghề nghiệp chưa cao Kĩ năng giao tiếp, ứng xử kém Đặc điểm cá nhân tiêu cực ….KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 11 1.1.2 Cơ hội và thách thức là gì? Cơ hội (Opportunities): là những sự việc bên ngoài không thể kiểm soát được, chúng có thể là những đòn bẩy tiềm năng mang lại nhiều cơ hội thành công, bao gồm: - Các xu hướng triển vọng. - Nền kinh tế phát triển bùng nổ. - Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở. - Một dự án đầy hứa hẹn được giao phó. - Học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới. - Sự xuất hiện của công nghệ mới. - Những chính sách mới được áp dụng. Thách thức (Threats): là những yếu tố gây ra các tác động tiêu cực cho sự nghiệp, mức độ ảnh hưởng của chúng còn tùy thuộc vào những hành động ứng biến. Các thách thức hay gặp là: - Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành nghề. - Những áp lực khi thị trường biến động. - Một số kỹ năng trở nên lỗi thời. - Bạn không sẵn sàng với phát triển của công nghệ. - Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty cũng như với cá nhân. Thảo luận: Xác định cơ hội và thách thức đối với ngành vận tải biển trong thời điểm hiện nay? Tham khảo: Theo dự báo của các chuyên gia, giai đoạn từ năm 2012 - 2014 nền kinh tế vẫn còn nhiều khó khăn, chưa thể thoát ra được cuộc khủng hoảng chung toàn cầu. Cũng như nhiều ngành nghề khác trong cả nước, lĩnh vực vận tải biển sẽ gặp rất nhiều thách thức. Những thành tựu và chiến lược phát triển Với lợi thế về vị trí địa lý, vận tải biển là lĩnh vực phát triển mạnh mẽ nhất trong số lĩnh vực vận tải công nghiệp ở Việt Nam. Từ nhiều năm nay, lượng hàng hóa thông qua cảng biển tăng trưởng bình quân đạt tốc độ 15%/năm. Theo báo cáo của Cục Hàng hải Việt Nam, năm 2011 lượng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam đạt xấp KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 12 xỉ 290 triệu tấn. Dự báo lượng hàng thông qua toàn bộ hệ thống cảng biển như sau: 500 - 600 triệu tấn/năm vào năm 2015; 900 - 1.100 triệu tấn/năm vào năm 2020; 1.600 - 2.100 triệu tấn/năm vào năm 2030. Có thể thấy, quy hoạch phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 đã có những thay đổi có tính chiến lược, nhằm phát triển hệ thống cảng biển xứng tầm quốc tế, thu hút được sự quan tâm của hãng tàu lớn, nhà khai thác cảng hàng đầu thế giới đến đầu tư và thúc đẩy phát triển ngành Hàng hải Việt Nam. Cụ thể, tập trung xây dựng một số cảng nước sâu cho tàu trọng tải lớn đạt tiêu chuẩn quốc tế như Vân Phong - Khánh Hòa để tiếp nhận được tàu container sức chở 9.000 - 15.000 TEU hoặc lớn hơn, tàu chở dầu 30 - 40 vạn DWT; cảng cửa ngõ quốc tế tại Hải Phòng, Bà Rịa - Vũng Tàu để tiếp nhận được tàu trọng tải 8 - 10 vạn DWT, tàu container sức chở 4.000 - 8.000 TEU và vùng kinh tế trọng điểm khác khi có điều kiện; cảng chuyên dùng cho các liên hợp hóa dầu, luyện kim, trung tâm nhiệt điện chạy than (tiếp nhận được tàu trọng tải 10-30 vạn DWT hoặc lớn hơn). Khó khăn và thách thức Cục hàng hải cho biết, năm 2012 do tác động chung của hoạt động hàng hải - thương mại thế giới và những khó khăn trong nước (thiếu tàu dầu, tàu chở khí hóa lỏng, tàu container; giá cước vận tải giảm, giá nhiên liệu tăng, trượt giá ) nên phần lớn các doanh nghiệp vận tải biển (nhất là các chủ tàu tư nhân) đều có lợi nhuận thấp và vẫn gặp nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, phổ biến là tình trạng khan hiếm nguồn hàng; không ít phương tiện chỉ vận tải hàng một chiều hoặc chạy “rỗng”; nhiều tuyến phải đỗ dài ngày do thiếu hàng chuyên chở. Do đó thu không đủ bù chi phí, riêng phần trả lãi ngân hàng có thời điểm lãi suất vay lên tới 21% năm. Nhiều doanh nghiệp bị nợ quá hạn kéo dài, nguy cơ dẫn đến phá sản là không thể tránh khỏi. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp vận tải biển lại bị thiệt thòi bởi khó tiếp cận với nguồn tài chính hỗ trợ thông qua các gói kích cầu của Chính phủ. Bên cạnh đó, hiện nay, hạ tầng giao thông kết nối cảng biển với các khu dân cư, khu công nghiệp mặc dù đã được Chính phủ quan tâm đầu tư xây dựng, tuy nhiên vẫn chưa đồng bộ với đầu tư xây dựng hạ tầng cảng biển, chưa đáp ứng được nhu cầu lưu thông hàng hóa xếp dỡ qua hệ thống cảng biển. Tình trạng trên là một trong những nguyên nhân dẫn đến ách tắc giao thông và ứ đọng hàng hóa tại các cảng biển. Đáng chú ý, thời gian gần đây, tai nạn hàng hải có xu hướng tăng lên. Tai nạn xảy ra trên hải phận quốc tế và trên các luồng hàng hải Việt Nam. Đã xảy ra tàu vận tải Việt Nam bị cướp biển tấn công bắt giữ tống tiền Những vấn đề này dẫn đến tổn thất to lớn về người và tài sản cho các doanh nghiệp hàng hải Việt Nam. Bên cạnh đó, KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 13 số lượng tàu vận tải của các doanh nghiệp Việt Nam bị lưu giữ tại các cảng nước ngoài do khiếm khuyết kỹ thuật vẫn chưa giảm, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phát triển chung của Ngành. Ngoài ra, vận tải hàng hóa bằng đường biển đang gặp khó khăn do sự cạnh tranh khốc liệt với đội tàu trong và ngoài nước. Cước phí vận tải giảm trong khi giá nhiên liệu tăng. Giá xếp dỡ hàng hóa tại cảng biển (đặc biệt là hàng container) thấp do đội tàu Việt Nam không giành được quyền vận tải và bị các hãng tàu nước ngoài ép phí THC (phí xếp dỡ tại cảng). Như vậy, trong khi nhà xuất khẩu của Việt Nam vẫn phải trả phí THC cao mà các nhà khai thác cảng của Việt Nam chỉ thu được một phần (khoảng một nửa), phần còn lại các hãng tàu nước ngoài thu mà không phải bỏ ra bất cứ khoản chi phí nào cả. Mô hình quản lý cảng theo các chuyên gia đánh giá vẫn còn nhiều bất cập. Mặc dù có nhiều cơ quan, tổ chức đồng thời tham gia vào công tác quản lý hoạt động tại cảng biển, nhưng chưa có cơ quan chịu trách nhiệm điều phối chung về sự đồng bộ trong đầu tư khai thác hạ tầng cảng biển và hạ tầng kết nối cảng biển, dẫn đến hiệu quả khai thác cảng thấp. Giải pháp nào để vượt qua khó khăn, thách thức của ngành vận tải biển? Thực trạng nêu trên cho thấy, để phát triển năng lực vận tải biển Việt Nam đáp ứng nhu cầu lưu thông hàng hóa, hành khách quốc tế và giữa các vùng miền trong nước, ngành Hàng hải phải chú trọng thực hiện các biện pháp cấp bách trong năm 2012 này, cùng với đó cần tiếp tục thực hiện những chiến lược dài hơi hướng tới sự phát triển bền vững ổn định của ngành vận tải biển. Cụ thể, về chiến lược lâu dài ngành hàng cải cần quyết liệt trong chỉ đạo triển khai bảo đảm chất lượng, tiến độ các dự án đầu tư phát triển kết cấu hạ tầng giao thông vận tải nối cảng với mạng lưới giao thông quốc gia đã được phê duyệt và đẩy nhanh tiến độ chuẩn bị đầu tư các dự án khác, đặc biệt là những dự án ở các khu trọng điểm phía Bắc, khu vực thành phố Hồ Chí Minh - Đồng Nai - Bà Rịa Vũng Tàu và đồng bằng sông Cửu Long. Bên cạnh đó, cần triển khai các dự án luồng hàng hải như dự án luồng Cái Mép-Thị Vải cho tàu có trọng tải lớn trên 160.000 DWT, luồng vào các cảng trên sông Hậu… Đặc biệt, cần tập trung chỉ đạo nhằm tăng cường hiệu quả xây dựng pháp luật, chính sách phát triển và đề xuất ký kết, gia nhập điều ước, thỏa thuận quốc tế an toàn hàng hải, an ninh hàng hải và bảo vệ môi trường mà Việt Nam tham gia, nhất là pháp luật trong nước và các Điều ước quốc tế có liên quan. Tăng cường công tác kiểm tra của Nhà nước tại cảng biển (PSC) đảm bảo tàu trong điều kiện kỹ thuật thật sự an toàn mới được rời cảng. KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 14 Ngoài ra, trong năm 2012, ngành hàng hải cần ban hành mức giá sàn xếp dỡ áp dụng cho các cảng; áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, điều hành và các hoạt động của các dịch vụ một cách có hiệu quả; liên kết chặt chẽ với nhau, xây dựng một hiệp hội có tiếng nói thống nhất để tạo sức mạnh cạnh tranh đối với các đội tàu nước ngoài. Có chính sách huy động nguồn vốn đầu tư nhằm hiện đại hóa và phát triển đội tàu biển Việt Nam; phát triển các trung tâm phân phối hàng hóa gắn liền với các bến cảng container, đặc biệt là ở các cảng cửa ngõ, cảng trung chuyển quốc tế; phát triển dịch vụ logistics và dịch vụ vận tải đa phương thức; áp dụng chính sách ưu đãi cho đội tàu biển Việt Nam được giảm giá hoặc hỗ trợ giá xăng dầu trong giai đoạn khó khăn như hiện nay. Một việc cần phải chú trọng nữa, đó là nghiên cứu đổi mới phương thức đào tạo, tiêu chuẩn đào tạo lực lượng lao động vận tải biển như ưu tiên và đãi ngộ kinh phí đào tạo cho học viên ngành Hàng hải, đầu tư công nghệ cao cho các trường hàng hải. Đồng thời, nghiên cứu, đề xuất chính sách ưu đãi đối với lực lượng lao động trong Ngành, nhằm khuyến khích lực lượng lao động gắn bó lâu dài với nghề. Cuối cùng, cần nghiên cứu xây dựng cơ quan quản lý cảng đủ mạnh (có thể theo mô hình chính quyền cảng) phù hợp với thông lệ quốc tế và điều kiện của Việt Nam và áp dụng thí điểm để điều hành và liên kết các cảng trong khu vực, bảo đảm thống nhất quản lý toàn diện quy hoạch phát triển, nhu cầu thị trường, cạnh tranh giữa các cảng, quy hoạch nguồn nhân lực, ban hành các thể chế, quy định vận hành chung các cảng. 1.2 PHÂN TÍCH S.W.O.T Mô hình phân tích S.W.O.T là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và ra quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ mỗi cá nhân hay tổ chức kinh doanh nào nhằm cung cấp một công cụ phân tích chiến lược, rà soát và đánh giá vị trí, định hướng phát triển của mỗi người hay của một dự án, một đề án. S.W.O.T phù hợp với làm việc và phân tích theo nhóm hoặc đối với một cá nhân, được sử dụng trong việc lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị, phát triển sản phẩm và dịch vụ 1.2.1 Khái niệm ma trận S.W.O.T Để nhận biết đâu là ưu và nhược của bản thân, trước tiên bạn phải hiểu vai trò của chính bạn, nghĩa là hiểu cách bạn làm việc, cách bạn học, cách bạn đối phó với khó khăn. Bạn có thể lập một ma trận S.W.O.T ngắn gọn, trong đó liệt kê những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 15 Ma trận S.W.O.T KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 16 1.2.2 Cách lập ma trận S.W.O.T: 1. Lập một bảng gồm bốn ô, tương ứng với bốn yếu tố của mô hình S.W.O.T. 2. Trong mỗi ô, nhìn nhận lại và viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng, càng rõ ràng, ngắn gọn, chính xác càng tốt. 3. Thẳng thắn và không bỏ sót trong quá trình thống kê. Bạn cũng nên quan tâm đến những quan điểm của mọi người. 4. Biên tập lại để xóa bỏ những đặc điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm riêng biệt, quan trọng. 5. Phân tích ý nghĩa của chúng. 6. Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ bản thân khỏi các nguy cơ, rủi ro. 7. Định kỳ cập nhật biểu đồ S.W.O.T, làm tăng thêm tính hoàn thiện và hiệu quả cho kế hoạch gây dựng sự nghiệp, chắc chắn tìm ra con đường dẫn đến thành công, và hạn chế tối đa những rủi rõ có thể gặp phải. Tình huống thảo luận: Ông Hùng dự định mở một cơ sở sửa chữa mua bán trao đổi phụ tùng xe máy, đặc biệt là xe tay ga tại quốc lộ 13, thành phố Thủ Dầu Một. Ông Hùng đã tốt nghiệp khóa học sửa xe gắn máy tại Trung Tâm Dạy Nghề Sửa Xe Gắn Máy Bình Dương vào tháng 09/2010. Do khó khăn trong tài chính và mặt bằng ông phải đi làm công cho một cơ sở sửa xe gắn máy nổi tiếng tại Thủ Dầu Một. Ở đây ông có điều kiện trau dồi thêm kỹ năng nghề và giao tiếp tốt với khách hàng. Thị trường xe gắn máy ngày càng phát triển. Dân cư thành phố ngày càng đông đúc, tuy đó có một số tiệm sửa xe trên địa bàn nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nắm bắt được thông tin thị trường cộng với sự giúp đỡ của gia đình bạn bè, ông Hùng nhận thấy mình có thể đáp ứng được nhu cầu khách hàng ông quyết định mở cơ sở hành nghề. Theo bạn ông Hùng có cơ hội thành công? Kết quả S.W.O.T: KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 17 ĐIỂM MẠNH 1. Có quyết tâm kinh doanh 2. Có tay nghề 3. Có kinh nghiệm quản lý 4. Được gia đình ủng hộ 5. Có địa điểm kinh doanh tốt 6. Có mối quan hệ tốt 7. Kĩ năng giao tiếp tốt ĐIỂM YẾU 1. Thiếu kiến thức quản trị kinh doanh 2. Có kinh nghiệm quản lý nhưng chưa nhiều 3. Thiếu kinh nghiện thương trường CƠ HỘI 1. Nhu cầu khách hàng tăng 2. Đường sá còn hạn chế, mau xuống cấp 3. Phương tiện đi lại chủ yếu là xe máy THÁCH THỨC 1. Nhiều đối thủ cạnh tranh 2. Giá cả nguyên liệu phụ sinh hoạt tăng (Cơ sở mới mở có thể ảnh hưởng tới giá thành) 1.2.3 Phân tích ma trận S.W.O.T Phân tích S.W.O.T thực chất là công việc phân tích ma trận mà ta đã xây dựng được, trên cơ sở đó ta có thể nhìn nhận một cách thấu đáo hơn về bản thân và các điều kiện cụ thể của bản thân để đưa ra các chiến lược nhằm cải thiện bản thân tốt hơn. Ta có thể thấy các chuyến thuật cụ thể như sau (tham khảo hình vẽ): 1. S.O: tận dụng cơ hội kết hợp với điểm mạnh để phát huy tốt hơn các điểm mạnh 2. S.T: Phát huy các điểm mạnh để khắc chế, ngăn chặn các thách thức, đôi khi có thể biến thách thức thành cơ hội 3. W.O: Tận dụng cơ hội để khắc phục các điểm yếu 4. W.T: rất hiếm khi ta có thể đương đầu với thách thức để sửa đổi các điểm yếu của mình. …… Nhìn chung phân tích S.W.O.T là mộ công cụ rất linh hoạt và hữu hiệu trong việc đánh giá bản thân và đưa ra các hành động cần thiết để cải thiện bản thân. Tùy KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 18 vào mỗi cá nhân và điều kiện cụ thể, mỗi người sẽ có cách tổng hợp khác nhau và hiệu quả của nó vì hế cũng rất khác nhau. Hãy sử dụng nó thành thạo bạn sẽ có thể tạo cho mình một kỹ năng để phân tích quen thuộc trước khi bạn muốn thực hiện một công viêc nào đó. KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 19 Opportunities Threats 1. Chú trọng lao động có kĩ năng, nhiệt tình 2. Có nhiều khóa học và học bổng tài trợ 3. Sách dạy kĩ năng xuất hiện nhiều 1. Yêu cầu kinh nghiệm ở một số việc làm 2. Cuộc sống hiện đại với nhiều áp lực nặng nề Strengths 1. Nhiệt tình 2. Tự tin 3. Có kiến thức, kĩ năng SO S1,S2,S3,O1: Tham gia các hoạt động tổ chức, tập thể, kiếm việc làm thêm… ST S1,S3,T1: Tìm kiếm trải nghiệm qua các công việc, hoạt động Weaknesses 1. Nóng vội, thiếu tính kiên trì WO W1,O2,O5: Rèn luyện tính kiên trì qua việc đọc sách, tham gia các khóa học WT W1,T1: Rèn luyện tính kiên trì và tích lũy kinh nghiệm thực tế THỰC HÀNH Hãy lập ma trận SWOT cho bản thân? KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 20 CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 2.1 TỔNG QUAN: Thuyết trình là quá trình trình bày về một vấn đề gì đó với ai đó nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể như giúp người nghe hiểu được nội dung bài thuyết trình, tạo dựng quan hệ… Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng rất quan trọng, một người có kĩ năng thuyết trình tốt sẽ có khả năng truyền đạt ý kiến của mình trước nhiều người một cách hiệu quả, vì thế khả năng thành công của họ sẽ cao hơn rất nhiều. Trong cuộc sống hằng ngày, mỗi chúng ta sẽ có những lúc phải trình bày về một vấn đề gì đó cho ai đó hiểu, nhưng đa số chúng ta lại gặp phải những cảm giác lo lắng, hồi hộp, không kiểm soát được lời nói, hành động của bản thân mỗi khi trình bày, nhất là khi phải trình bày trước nhiều người dẫn đến kết quả của bài thuyết trình thường không cao. Vì vậy, mục đích của bài này là hướng dẫn cho sinh viên các kiến thức cơ bản trong quá trình thuyết trình nhằm nâng cao chất lượng của bài thuyết trình. Khi đã nắm vững được các kiến thức cơ bản, kết hợp với quá trình tập luyện, thực hành thường xuyên thì sinh viên sẽ có được kĩ năng thuyết trình hiệu quả, giúp cho sinh viên dễ dàng thành công hơn trong tương lai. KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 21 2.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Trong cuộc sống, chúng ta cần lưu ý một vấn đề, đó là: “Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại”. Trong quá trình thuyết trình luôn phát sinh các tình huống bất ngờ, khó xử, do đó công tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng. Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hội thành công của chúng ta càng lớn. Sau đây là các công việc chuẩn bị mà chúng ta cần thực hiện để có được một bài thuyết trình thành công. 2.2.1 Xác định tình huống. 2.2.1.1 Giới hạn các vấn đề: Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề khán giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta hiểu biết sâu. Ngoài ra, chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của tổ chức nơi người nghe công tác. Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó thì bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không có trọng tâm. Để tránh tình trạng này thì ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc” phải nói, ý nào “cần nói” và ý nào “nên nói”. Thông thường ta sẽ ưu tiên nói những KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 22 ý “bắt buộc” trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý “cần nói” và các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng. 2.2.1.2 Đánh giá môi trường bên ngoài: Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi rất nhanh. Do đó, ta cần cập nhật thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài. Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề sẽ thuyết trình sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của khán giả khi thuyết trình. Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng ngày, từng giờ, thì trước khi thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa ra đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa. 2.2.2 Phân tích khán giả và diễn giả: “Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng”. Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà còn cả của khán giả. Phân tích diễn giả và khán giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trình của mình. 2.2.2.1 Phân tích khán giả: Càng hiểu về khán giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu của họ. Những thông tin chúng ta cần thu thập để phân tíchlà: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn, vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm của họ, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là chuẩn bị trước những bảng danh sách phân loại khán giả để dễ dàng tiếp cận hơn. Nếu biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn thì hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề gây tranh cãi khi chúng ta đã có những chứng cứ, lập luận thuyết phục. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước là cần thiết, nhưng đôi khi không đúng lúc lại trở thành phản cảm với khán giả. Do vây, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để mang lại hiệu quả cao nhất. KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 23 Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình. Nếu chỉ có ít người nghe, chúng ta có thể trả lời những câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị họ cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Nếu có đông người nghe thì buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều, người nghe ít có cơ hội đặt ra các câu hỏi chất vấn, do đó trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. 2.2.2.2 Phân tích diễn giả: Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: - Chúng ta muốn gì? - Mong muốn đạt được điều gì? - Quan hệ của chúng ta với khán giả ra sao? - Chúng ta có thể ảnh hưởng tới khán giả như thế nào? - ……………………… Sau khi trả lời hết các câu hỏi trên thì chúng ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình. KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 24 2.2.3 Xác định mục đích, mục tiêu: Khi thuyết trình thì hiển nhiên là chúng ta phải biết mục đích của bài thuyết trình là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta lại coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau khi kết thúc thuyết trình khán giả vẫn không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v Những điều càng cơ bản thì chúng ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan. Một bài thuyết trình được coi là thành công nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau: - Không làm mất thời gian của người nghe. - Cấu trúc bài thuyết trình tốt. - Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn. - Nhấn mạnh được những điểm quan trọng. - Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe. 2.2.3.1 Mục đích tổng quát Khi đã có chủ đề rồi thì chúng ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì: - Mục đích cung cấp thông tin gì cho khán giả? - Mục đích thuyết phục khán giả thực hiện điều gì? - Hay chỉ đơn thuần là giải trí? KỸ NĂNG MỀM 1 022014 – MTT - BGCT Trang 25 Thông thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp nào là phù hợp. 2.2.3.2 Mục tiêu cụ thể Dựa trên mục đích, các thông tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình. Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Cụ thể, rõ ràng (Specific). - Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được (Measurable). - Có thể đạt được (Attainable). - Hướng đến kết quả (Relistic). - Thời gian thực hiện (Time – bound). 2.2.4 Trang phục Trong mọi trường hợp, chúng ta chỉ có khoảng 90 giây để tạo cho người khác ấn tượng tốt về mình. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, 93% ấn tượng đầu tiên đó được tạo bởi những tín hiệu không lời như: Cách chúng ta nói, vẻ bề ngoài và cách cư xử. Vì thế, để có thể tự tin đứng trước đám đông khán giả thì chúng ta phải hoàn toàn tự tin về bề ngoài của mình. Tóc: Tóc phải được cắt tỉa gọn gàng, có thể sử dụng một ít gel để giữ dáng cho tóc, nhất là trong các buổi thuyết trình dài, trong điều kiện nóng nực tóc của bạn có thể bị rối và xõa xuống, điều này sẽ gây ra ấn tượng không tốt.