Ngôn ngữ trong văn bản hành chính là gì

Phong cách ngôn ngữ hành chính là gì? Cùng Top lời giải tìm hiểu khái niệm, đặc trưng, và luyện tập các dạng bài Phòng cách ngôn ngữ hành chính:

1. Văn bản hành chính & Ngôn ngữ hành chính

a. Văn bản hành chính.

Thông qua các văn bản:

- Nghị định của Chính phủ. Gần với nghị định là có các văn bản khác của cơ quan nhà nước như pháp lệnh, nghị quyết, thông tư, thông cáo, chỉ thị, quyết định,..

- Giấy chứng nhận, gần với giấy chứng nhận có văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh,...

- Gần với đơn có bản khai báo, báo cáo, biên bản,..

b. Ngôn ngữ hành chính.

- Cách trình bày: các văn bản đều được soạn thảo theo một kết cấu thống nhất, thường có ba phần theo một khuôn mẫu nhất định

- Về từ ngữ: có một lớp từ ngữ cần được dùng với tầng suất cao. Ví dụ như: căn cứ; được sự ủng hộ; được sự ủy nhiệm; tại công văn số; nay quyết định số;...

- Về kiểu câu: Có những văn bản tùy dài nhưng chỉ là kết cấu của một câu.

- Đặc điểm:

+ Về trình bày, kết cấu: Các văn bản đều được trình bày thống nhất, thường có ba phần theo một khuôn mẫu nhất định:

+ Về từ ngữ: Có lớp từ ngữ được sử dụng với tần số cao [căn cứ… được sự ủy nhiệm của…,tại công văn số… nay quyết định, chịu trách nhiệm thi hành quyết định, có hiệu lực từ ngày… xin cam đoan…].

+ Về câu văn: Có những văn bản tuy dài nhưng nhưng chỉ là kết cấu của một câu [Chính Phủ căn cứ… Quyết định: điều 1, 2, 3…]. Mỗi ý quan trọng thường được tách ra và xuống dòng, viết hoa đầu dòng.

- Ví dụ:

Tôi tên là:

Sinh ngày:

Nơi sinh:

- Ngôn ngữ hành chính được dùng trong các văn bản hành chính để giao tiếp trong các cơ quan Nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội hoặc giữa cơ quan với người dân và giữa những người dân với nhau trên cơ sở pháp lí.

2. Đặc trưng của PCNN hành chính

a.Tính khuôn mẫu

Tính khuôn mẫu thể hiện ở ba phần thống nhất.

 * Phần mở đầu

– Quốc hiệu và tiêu ngữ.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Địa điểm, thời gian ban hành văn bản.

– Tên văn bản, mục tiêu văn bản.

 Phần chính: nội dung văn bản

* Phần cuối

– Địa điểm, thời gian [nếu chưa đặt ở phần đầu].

– Chữ kí và dấu [nếu có thẩm quyền].

* Chú ý:

– Nếu là đơn từ kê khai thì phần cuối nhất thiết phải có chữ kí, họ tên đầy đủ của người làm đơn hoặc kê khai.

– Kết cấu 3 phần có thể xê dịch một vài điểm nhỏ tuỳ thuộc vào những loại văn bản khác nhau, song nhìn chung đều mang tỉnh khuôn mẫu thống nhất.

b. Tính minh xác

Tính minh xác thể hiện ở:

– Mỗi từ chỉ có một nghĩa, mỗi câu chỉ có một ý. Tính chính xác về ngôn từ đòi hỏi đến từng dấu chấm, dấu phẩy, con số, ngày tháng, chữ kí,…

– Văn bản hành chính không được dùng từ địa phương, từ khẩu ngữ, không dùng các biện pháp tu từ hoặc lối biểu đạt hàm.ý, không xoá bỏ, thay đổi, sửa chửa.

* Chú ý:

– Văn bản hành chính đảm bảo tính minh xác bởi vì văn bản được viết ra chủ yếu để thực thi. Ngôn ngữ chính là “chứng tích pháp lí”.

Ví dụ: Nếu văn bằng mà không chính xác về ngày sinh, họ tên, tên đệm, quê,… thì bị coi như không hợp lệ [không phải của mình].

– Trong xã hội vẫn có hiện tượng giả mạo chữ kí, làm dấu giả để làm các giấy tờ giả: bằng giả, chứng minh thư giả, họp đồng giả,…

c. Tính công vụ

Tính công vụ thể hiện ở:

– Hạn chế tối đa những biểu đạt tình cảm cá nhân.

– Các từ ngữ biểu cảm được dùng cũng chỉ mang tính ước lệ, khuôn mẫu.

Ví dụ: kính chuyển, kính mòng, kính mời,…

– Trong đơn từ của cá nhân, người ta chú ý đến những từ ngữ biểu ý hơn là các từ ngữ biểu cảm.

Ví dụ: Trong đơn xin nghỉ học, xác nhận của cha mẹ, bệnh viện có giá trị hơn những lời trình bày có cấm xúc để được thông cảm.

LUYỆN TẬP

1. Một số văn bản hành chính thường liên quan đến công việc học tập trong nhả trường: Đơn xin nghi học, biên bản sinh hoạt lớp, đơn xin vào Đoàn, giấy chứng nhận, sơ yếu lí lịch, bằng tốt nghiệp, giấy khai sinh, học bạ,…

2. Những đặc điểm tiêu biểu:

– Trình bày văn bản: 3 phần:

+ Phần đầu gồm: tên hiệu nước, tên cơ quan ra quyết định, số quyết định, ngày… tháng… năm…, tên quyết định.

+ Phần chính: Bộ trưởng… căn cứ… theo đề nghị… Quyết định: điều 1…, điều 2…

+ Phần cuối: người kí [kí tên, đống dấu], nơi nhận.

– Từ ngữ: dùng những từ ngữ hành chính [quyết định về việc…, căn cứ nghị định…, theo đề nghị của,… quyết định, ban hành kèm theo quyết định, quy định trong chỉ thị, quyết định có hiệu lực, chịu trách nhiệm thi hành quyết định,…

– Câu : sử dụng câu văn hành chính [toàn bộ phần nội dung chỉ cố một câu].

3. Yêu cầu của biên bản một cuộc họp: chính xác về thời gian, địa điểm, thành phần. Nội dung cuộc họp cần ghi vắn tắt nhưng rõ ràng. Cuối biên bản cần có chữ kí, biên bản của chủ toạ và thư kí cuộc họp.

Trường THPT Lý Tự Trọng

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

BIÊN BẢN SINH HOẠT CHI ĐOÀN

Chi đoàn 12D2 – Tuần 6

Khai mạc lúc 10 giờ, ngày 7 tháng 10 năm 2013

Thành phần tham dự: 43 bạn đoàn viên chi đội 12D2

Đại biểu: Trần Thị Thanh Hà – Phó Bí thư Đoàn trường

Chủ tọa: Lê Hải Phong

Thư ký: Trần Triều Dâng                                                                   *

Nội dung sinh hoạt

[1] Bạn Lê Hải Phong thay mặt Ban chấp hành chi đoàn đánh giá hoạt động của chi đoàn trong tuần qua.

– Về học tập:

+ Toàn chi đoàn học tập chăm chỉ

+ vẫn còn một số bạn nói chuyện riêng trong giờ học môn Tiếng Anh, môn Địa lí.

– Về nề nếp, vệ sinh môi trường: vẫn còn hiện tượng không mặc đồng phục,…

[2] Ý kiến của các bạn dự họp:

– Phê bình một số bạn cán sự lóp…

– Cần chăm chỉ học tập để chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam.

[3] Phát biểu của đại biểu Trần Thị Thanh Hà:

– Biểu dương sự cố gắng của chi đoàn 12D2.

– Tán thành ý kiến tổ chức tháng thi đua học tập chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam.

[4] Bạn Lê Hải Phong phổ biến công tác Đoàn tuần tới.

Buổi sinh hoạt chi đội kết thúc vào lúc 10 giờ 45 phút.

Chủ tọa                                                                     Thư ký

Lê Hải Phong                                                        Trần Triều Dâng

Trong đời sống hiên nay, với loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý có rất nhiều quy định trong pháp luật. Vậy văn bản hành chính là gì? Và đặc điểm của văn bản hành chính như thế nào? Để làm rõ vấn đề này mời quý khách theo dõi bài viết dưới đây của ACC.

Văn bản hành chính

Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định hay văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạt thông tin dưới dạng một ngôn ngữ viết hay ký tự nhất định.

Do đó văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.

Ngoài ra thì văn bản hành chính thông dụng được hiểu là văn bản do mọi chủ thể quản lí ban hành, có nội dung là ý chí của chủ thể quản lí hoặc thông tin được truyền tải trong quản li, điều hành nhằm thực thi quy định pháp luật, trao đổi thông tin, phản ánh tình hình, ghi nhận sự kiện thực tế,… đáp ứng yêu cầu quản lí hiệu quả nhất.

Văn bản hành chính cần có những nội dung sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ
• Địa điểm và ngày tháng làm văn bản
• Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản
• Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản
• Nội dung thông báo , đề nghị báo cáo
• Chữ kí và họ tên người gửi văn bản

Thẩm quyền ký ban hành văn bản hành chính được quy định tại điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP như sau:

Nghị định khẳng định một nguyên tắc chung là ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể  thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Theo quy định pháp luật thì các loại văn bản hành chính được quy định như sau:

– Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm:

• Quyết định cá biệt;
• Chỉ thị cá biệt;
• Nghị quyết cá biệt.

– Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với các văn bản hành chính này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác.

+ Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy [giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…] các loại phiếu [phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…]. Những văn bản nhà nước loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể.

Hiện nay theo quy định pháp luật thì phân ra hai loại văn bản hành chính thông thường hay văn bản hành chính cá biệt. Theo đó chức năng của văn bản hành chính là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

• Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước, văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác.

• Văn bản hành chính thông thường

• Văn bản hành chính cá biệt

• Văn bản hành chính là một loại văn bản thuộc hệ thống các loại văn bản do Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành. Văn bản này có tính thông tin quy phạm của Nhà nước và truyền tải một cách cụ thể hóa trách nhiệm thực hiện và thi hành các văn bản pháp quy khác, việc ban hành văn bản nhằm thực hiện giải quyết các công việc có trong khâu quản lý.

• Với Văn bản hành chính cá biệt, thì đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.
• Với Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. 

Luật ACC xin gửi lời chào tới quý khách!

Tại ACC, quý khách có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh chóng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu: Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn về quy trình, thủ tục thực hiện; hồ sơ cần chuẩn bị; hướng dẫn quý khách ký và hoàn thiện theo quy định; Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan 24/7.

Trên đây là một số chia sẻ về văn bản hành chính. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:

Email:

Hotline: 1900 3330

Zalo: 084 696 7979